Kontor 2020

Kontor / Verkäufe und Einkäufe - Belege erstellen und verwalten

QR-Rechnung

Die neue QR-Rechnung ist ein Zahlungsverfahren wo Daten IBAN-basiert mit und ohne Referenz von Rechnungssteller an Rechnungsempfänger und den am Zahlungsvorgang beteiligten Banken austauschen. Das Ziel ist, den offenen Posten möglichst bequem als Zahlung im Rechnungswesen zuzuweisen und dem Rechnungsempfänger, die Option zu geben, die Informationen auch graphisch via mobilen Scanngeräten zu erfassen und zu zahlen, u.a. heute das Smartphone. 



Arten

Es gibt die Ausprägung QR-Rechnung mit Referenz (QRR), QR-Rechnung mit Creditor Referenz (SCOR) und QR-Rechnung mit IBAN/Mitteilung (NON). 

shakehands Kontor unterstützt ab Release 17.2. alle Ausführungen. Wir beschränken uns hier auf die QR-Rechnung mit Referenz, welche den bisherigen ESR/BESR ablöst. Die Ausführung SCOR wird heute durch die Banken noch nicht angeboten. Die Ausführung NON kann genutzt werden, wenn der Empfänger des Zahlungsbelegs nicht feststeht oder keine QR-IBAN vorhanden ist. 


Stammdaten, Formulare, Bankauszüge

Eigene Banken

Im Bereich eigene Banken werden die neuen Stammdaten erfasst. Shakehands Kontor 2020 stellt Ihnen Vorlagen im Bereich eigene Banken zur Verfügung, die Sie z.B. via den Vorlagen Import einlesen können. Sie brauchen von Ihrer Bank: QR-IID, die QR-IBAN und die Information wie die Referenzzeile aufgebaut ist. Diese wird in der Regel an die bisherige ESR-Codierung angelehnt, weshalb Sie von den Banken das Verfahren des ESR/BESR anfordern, damit die Referenznummer definiert werden kann. Diese Information legen Sie in die bisherigen Felder Teilnehmernummer und Bankkundennummer ab. Definieren Sie nun den Belegart QR-Referenz. Die IBAN und BIC Nummer und eine Bezeichnung verstehen sich von selbst. 

Beispiele finden sie im Vorlagenmandant von shakehands Kontor 2020: Gold und Silber QRR, Gold und Silber SCOR, Gold und Silber IBAN. 


Formulare

Für die Ausgabe des Einzahlungsscheins brauchen Sie Formulare. shakehands Kontor liefert Ihnen diese ab Release 17.2. mit. Sie finden unter Drucken/Senden im Bereich Verkaufsbelege die neuen Formulare:

  • QR-Rechnung  mit QR-Referenz 1723 QRR
  • QR-Rechnung  mit QR-Referenz 1723 QRR digital
  • QR-Rechnung  mit QR-Referenz ohne Betrag 1723 QRR digital
  • QR-Rechnung  ohne (Referenz) IBAN 1723 NON digital
  • QR-Rechnung ohne (Referenz, Betrag, Adresse) IBAN 1723 NON digital

Für die Ausführung SCOR werden wir, sobald die Banken die Creditor Referenz definieren eine Ausführung bereitstellen. 

Die Erweiterung digital werden genutzt, wenn der Kunde den Zahlungsbeleg selber Ausdruck und den Beleg via Papierzahlungsauftrag oder am Schalter bezahlt. Sie beinhalten die Markierungen um den Zahlungsbeleg von der Rechnung abzutrennen. 

Besser ist es den Beleg direkt zu scannen und in das eigene Offene Posten System einzulesen oder per Scanvorgang den Beleg dem E-Banking zu Übergeben. 

Drucken Sie selber auf Papier und möchten dem Kunden die Handarbeit ersparen, verwenden Sie weisses Papier, welches perforiert ist. Hier einige Adressen von Druckereien

Sie brauchen  für das neue Verfahren keinen besonderen Testlauf für den Beleg zu machen, wie beim ESR/BESR-Verfahren. 

Ein integriertes Formular Rechnung und QR-Rechnung für A4 ist ebenfalls im Bereich Drucken/Versenden nutzbar: 

  • Auftragsformular universal A4 hoch mit QR-Rechnung NON digital
  • Auftragsformular universal A4 hoch mit QR-Rechnung QRR

Persönliche Layouts und angepasste Formulare von bisherigen shakehands Ausführungen müssen auf die neue Fassung angepasst werden. Wir beraten Sie Geren oder setzen Ihre CI-Wünsche in einem neuen Formular um. 



Bankauszüge

Ist die Rechnung vom Kunden bezahlt, werden die Gutschriften von Ihrer Bank via camt.053 und camt.054 avisiert. Diese ISO basierten Zahlungsdateien beinhaltet neben den bisherigen Zahlungsinformationen aus ESR und BESR neu auch die der QR-Rechnungen. Im Release 17.2.1 haben wir die letzten Fassung (V4) als Sccriptdateien bereitgestellt. Nutzen Sie für das Einlesen der Zahlungsdaten die neuen Scripte:

  • 1a camt.054 - cash management Nachricht (V4) - 1721
  • 1b camt.054 - cash management Nachricht (V4) - 1721

Diese sind für die zusammenfassenden ESR/QR-Rechnungsdaten.

  • 1 camt.053 - cash management Nachricht (V4) - 1721

Gemischte Avisierung mit allen Umsatzdateien eines Bankkontos. 

Wir empfehlen die Avisierung in Form der camt.054 Datei. Die weitere Verarbeitung zu Buchungen und Debitorenzahlungen bleibt gleich der Verarbeitung der bisherigen Bankauszügen.


Verarbeiten QR-Rechnung

Erstellen der QR-Rechnung

Wie gewohnt erfassen Sie eine Rechnung im Bereich Verkaufsbelege und weisen dem Beleg die entsprechend Bank zu. 

Bei der Ausgabe nutzen Sie eines der neuen Formulare oder das eigene personifizierte Formular für die QR-Rechnung.

Einlesen von Zahlungsfiles

Das Einlesen der Zahlungsfiles ist ebenfalls gleich wie bisher im Bereich Bankauszüge. Nutzen Sie einfach die neuen Scriptdateien. Und verarbeiten Sie diese in einem der Buchungsdialoge. 


Verarbeiten Eingangsrechnungen mit QR-Rechnungs-Beleg

Sie können QR-Rechnungen im Bereich Zahlungsaufträge erfassen. Statt IBAN können Sie QR-IBAN und die Referenz erfassen. Eine automatisches Ausfüllen aus dem Scanvorgang ist auf unserer Todo Liste, damit Sie ein Offline Zahlungsfile erstellen können.


Bitte Beachten: Nutzer von ESR/BESR-Verfahren nutzen in der Übergangszeit die Hybrid-Formulare für ESR. Ohne dies Anpassung können ab dem Release 16.3 (September 2019) und 17.x (Januar 2020) die ESR-Formualre nicht mehr korrekt in den neuen Formularen angezeigt werden. Dieses Verfahren ist notwendig, da die Referenz(Zeile) für ESR/BESR und QR-Rechnung in der Ausführung QRR die gleich ist.