Kontor / Verkäufe und Einkäufe - Belege erstellen und verwalten
Einkauf und Verkauf - QR-Rechnung
[BALANCE] und [SALDO]
Die QR-Rechnung ist ein Zahlungsverfahren, bei dem Daten IBAN-basiert mit und ohne Referenz von Rechnungssteller an Rechnungsempfänger und die am Zahlungsvorgang beteiligten Banken ausgetauscht werden. Ab Herbst 2024 (Entfernung bisheriger ES-Teile) und ab Herbst 2025 (neue Guidlinies, Version 2.3, strukturierte Adresse und weitere) sind die jeweils neusten Ausführungen zu verwenden.
Beachten Sie bitte: Personalisierte Formulare müssen selbständig erweitert werden.
Das Ziel ist, den offenen Posten möglichst bequem und automatisiert als Zahlung im Rechnungswesen zuzuweisen und dem Rechnungsempfänger die Option zu geben, die Informationen grafisch via mobilen Scangeräten, heute das Smartphone, zu erfassen. Mit der Einführung der XML-Rechnung 2025 besteht zudem eine noch höher integrierte Möglichkeit. Hier lesen Sie den Beleg als XML, ohne den digitalen Medienunterbruch in Ihr System einzubringen.
Grundlagen
Es gibt drei Ausprägungen der QR-Rechnung:
- QR-Rechnung mit Referenz (QRR)
- QR-Rechnung mit Creditor Referenz (QR-SCOR)
- QR-Rechnung NON mit IBAN/Mitteilung (QR-NON)
Varianten sind zudem mit und ohne Beträge sowie in den Währungen CHF und EUR. Die QR-Rechnung kann in der Schweiz und Liechtenstein eingesetzt werden und bei Kunden mit Bankkonto mit einer Bankverbindung einer Schweizer Bank.
shakehands Kontor unterstützt ab Release 17.2. alle Ausführungen.
Wir beschränken uns hier auf die QR-Rechnung mit Referenz, QRR.
Die Ausführung QR-SCOR wird heute durch die Banken angeboten, aber nur wenige nutzen diese Option.
Die Ausführung QR-NON kann genutzt werden, wenn der Empfänger des Zahlungsbelegs nicht feststeht, und muss genutzt werden, wenn Sie keine Adressen andrucken oder keine QR-IBAN vorhanden ist oder Sie keine Zahlungen als camt-Referenzfiles einlesen möchten, da z.B. nur wenige Rechnungen erstellt werden.
Stammdaten Eigene Banken, Formulare, Bankauszüge
Eigene Banken - Grundlage
Im Bereich eigene Banken werden die neuen Stammdaten erfasst. shakehands Kontor stellt Ihnen ab der Ausführung 2020 - Release 17 Vorlagen im Bereich eigene Banken zur Verfügung. Ab Release 22 sind zudem die neuen Ausführungen 2025 - der aktuellen 2.3 Guidlinies implementiert, die Sie z.B. via den Vorlagen Import einlesen können. 2026 haben wir zudem alle Formulare als Release 23.0.2 überarbeitet und die bisherigen ins Archiv abgelegt. Personalisierte Formulare müssen angepasst werden. Sie brauchen von Ihrer Bank: die QR-IID, die QR-IBAN und die Information, wie die Referenzzeile aufgebaut werden soll. Die BankKundennumer wird in der Regel an die bisherige ESR-Codierung angelehnt oder heute oft von der Bank freigegeben. Fehlt eine solche Vorgabe bei Ihrer Bank, empfehlen wir die Nutzung der QR-IID und Ergänzung mit einer 0 auf sechs Stellen. IBAN, BIC und Bank(name) sind Voraussetzung und beschaffen Sie von Ihrer Bank.
Diese Information legen Sie in die bisherigen Felder Teilnehmernummer und Bankkundennummer ab.Ab Release 19 finden Sie die Angaben direkt als eigene Felder. Definieren Sie nun die Ausgabe als Belegart als QR-Referenz. Und geben Sie eine Druck-ID mit, damit personalisierte Daten auch in der Zahlkondition ausgegeben werden können.
Bisherige Bankkonteninformationen aus den Firmenstammdaten müssen in der Version23.0 nun entgültig durch die personifizierten Stammdaten unter eigenen Banken erfasst werden.
Wir haben dazu die eigenen Banken überarbeitet und als Bank QRR, Bank SCOR und BANK IBAN in den Beispieldaten erfasst.
Beispiele finden sie im aktuellen Vorlagenmandant von shakehands Kontor in den Firmen Solaris Ltd nRLR KMU als Bank Gold und Silber QRR, als Bank Gold und Silber SCOR, und als Bank Gold und Silber IBAN.
Formulare - Grundlage Ausgabe - Erstellen QR-Rechnung
Für die Ausgabe der Zahlteile (ehemalige Einzahlungsscheine) brauchen Sie Formulare. shakehands Kontor 2020 liefert Ihnen diese ab Release 17.2. mit. Weitere sind aktualisiert worden in Release 18, 19 und neu 21, 22 sowie 23.
Sie finden unter Drucken/Senden im Bereich Verkaufsbelege die neuen Formulare (QR-Zahlteil als eigene Ausgabe) und weitere integrierte Formulare sind: Auftragsformular mit integriertem QR-Zahlteil oder Deckblattrariante oder Variante erste Seite QR-Teil.
Wir haben im neuen Release 23 zudem die Nummerierung überarbeitet:
- 1 Auftragsformular universal A4 hoch (ohne QRR)
- 2a Auftragsformular universal A4 hoch QRR letzte 2301
- 2b Auftragsformular universal A4 hoch QRR Deckblatt 2301
- 2c Auftragsformular universal A4 hoch QRR integriert 2301
- 3a QR-Rechnung QRR digital 2301
- 3b QR-Rechnung QR NON digital 2301 EigenrBank-IBAN
Varianten sind:
- QR-Rechnung mit QRR digital frz 2301
- QR-Rechnung mit QRR ohne Betrag 2301 QRR digital
- QR-Rechnung mit QR NON digital 2301 Firma-IBAN
- QR-Rechnung mit QR NON ohne (Ref., Betr., Adresse) dig. 2301
Kombibelege sind:
- Auftragsformular universal A4 hoch mit QRR erste Seite 2301
- Auftragsformular universal A4 hoch QR NON integriert 2301
- Auftragsformular universal A4 hoch mit QRR-Code digital 2301
- Auftragsformular universal A4 hoch mit QR NON integriert 2301
Vorgaben sind Guidlinies Version 2.3 in den Daten zu beachten sind:
Ab Herbst 2025 nicht mehr erlaubt sind: c/o-Adressen, Postfach-Angaben etc. sind für den Zahler irrelevant; solche Angaben sind in der Rechnung selbst platziert (z. B. im Rechnungskopf), nicht in der QR-Adresse.
Die Angaben zum Zahlungsempfänger müssen mit den Angaben des Gutschriftskontos übereinstimmen. Prüfen Sie Ihre Firmenstammdaten und die Adresse bei Ihrer Bank. Nutzen Sie Ihre UID (HR-Adresse), um sicherzugehen. Weicht die Adresse ab, kann die Bank eine Verarbeitung zurückweisen!
Strukturierte Adressfelder: zwingend zu befüllen. «Firmenname» oder «Vorname» und «Name» und «Strasse und Hausnummer oder Adresszeile 1», «Hausnummer oder Adresszeile 2», «Postleitzahl», «Ort» und optional «Land».
Der Einsatz des Zahlteils und des Empfangsscheins als Werbeträger oder Werbemittel ist ausgeschlossen. Die Rückseite darf nicht bedruckt werden!
Ausgabe auf Papier: Eine Perforation zwischen den Angaben zur Rechnung und des Zahlteil mit Empfangsschein ist obligatorisch. Genauso ist eine Perforation zwischen dem Zahlteil und dem Empfangsschein vorgegeben. Kaufen Sie im Fachhandel entsprechende Papiersets. Alternativ drucken Sie die Schnittkanten an.
«Zusätzliche Informationen» werden nur als Hinweis auf dem Zahlteil aufgedruckt. Diese Daten werden im QR-Code selber nicht mehr übermittelt.
Archiv Bisherige ohne Garantie der Guidlinies 2.3:
- Auftragsformular universal A4 hoch mit QRR erste Seite 2200
- Auftragsformular universal A4 hoch mit QRR letzte Seite 2221
- Auftragsformular universal A4 hoch mit QRR integriert 2200
- Auftragsformular universal A4 hoch mit QRR-Code digital 2200
- Auftragsformular universal A4 hoch mit QR NON int. letzte 2221
- Auftragsformular universal A4 hoch mit QR NON integriert 2200
- QR-Rechnung mit QRR 2200
- QR-Rechnung mit QRR digital 2200
- QR-Rechnung mit QRR digital frz 2200
- QR-Rechnung mit QRR ohne Betrag 2200 QRR digital
QR-Rechnung mit QR NON ohne digital 2200
- QR-Rechnung mit QR NON ohne (Ref., Betr., Adresse) dig. 2200
Ätere sind unter Varianten und Archiv.
Bitte beachten Sie: Mit Release 21 und dem Wegfall der alten ESR/BESR-Daten sind möglicherweise Ihre bisherigen QR-Rechnung-Formulare veraltet. Zudem sind die neuesten Aktualisierungen der Guidelines 2.3 der Vorlagen für QR-Codes implementiert. Passen Sie die Einstellungen in eigene Banken an und überarbeiten Sie die bisherigen Formulare. Nutzen Sie dazu die neuen Ausführungen Release 2100 oder höher...
Bisherige
- QR-Rechnung mit QR-Referenz ohne Betrag 1840 QRR digital
- QR-Rechnung mit QRR 1840
- QR-Rechnung mit QRR digital 1840
- QR-Rechnung mit QRR digital frz 1840
QR-Rechnung NON ohne (Ref., Betrag, Adresse) digital 1840
- QR-Rechnung mit QR-Referenz 1723 QRR
- QR-Rechnung mit QR-Referenz 1723 QRR digital
- QR-Rechnung mit QR-Referenz ohne Betrag 1723 QRR digital
- QR-Rechnung ohne (Referenz) IBAN 1723 NON digital
- QR-Rechnung ohne (Referenz, Betrag, Adresse) IBAN 1723 NON digital
Die Ausführung mit dem Vermerk digital werden genutzt, wenn der Rechnungsempfänger den Zahlungsbeleg selber auf Papier druckt und den Beleg via Papierzahlungsauftrag oder am Schalter bezahlt. Sie beinhalten die Markierungen, um den Zahlungsbeleg von der Rechnung abzutrennen.
Besser ist es, den Beleg direkt zu scannen und in das eigene Offene Posten-System einzulesen oder per Scanvorgang den Beleg dem E-Banking zu übergeben.
Drucken Sie selber auf Papier und möchten dem Kunden die Handarbeit ersparen, verwenden Sie weisses Papier, welches perforiert ist.
Hier einige Adressen von Druckereien.
Sie brauchen für das neue Verfahren keinen besonderen Testlauf für den Beleg zu machen, wie beim ehemaligen ESR/BESR-Verfahren. Es lohnt sich sicher einen Testbeleg auszustellen und via ein mobiles Gerät den QR-Code einzulesen und zu prüfen.
Die weitere bisherigen Formulare sind bis Release 2100
- Auftragsformular universal A4 hoch mit QRR Deckblatt 2100
- Auftragsformular universal A4 hoch mit QRR erste Seite 2100
- Auftragsformular universal A4 hoch mit QRR erste Seite %2100
- Auftragsformular universal A4 hoch mit QRR integriert 2100
- Auftragsformular universal A4 hoch mit QRR-Code digital 2100
- Auftragsformular universal A4 hoch mit QR NON integriert 2100
Bisherige:
- Auftragsformular universal A4 hoch mit QRR Deckblatt 1851
- Auftragsformular universal A4 hoch mit QRR digital 1840
- Auftragsformular universal A4 hoch mit QRR erste Seite 1840
- Auftragsformular universal A4 hoch mit QR-Code digital 1840
- Auftragsformular universal A4 hoch mit QR-Rechnung NON digital
- Auftragsformular universal A4 hoch mit QR-Rechnung QRR
Persönliche Layouts und angepasste Formulare von bisherigen shakehands Ausführungen müssen auf die neue Fassung angepasst werden.
Wir beraten Sie oder setzen Ihre eigenen CI-Wünsche in einem neuen Formular um.
Bankauszüge – QR-Daten als Zahlungen automatisiert einlesen
Ist die Rechnung vom Kunden bezahlt, werden die Gutschriften von Ihrer Bank via camt.053 und camt.054 avisiert. Diese ISO-basierten Zahlungsdateien beinhalten auch die der QR-Rechnungen. Im Release 17.2.1 haben wir die letzte Fassung (V4) als Sccriptdateien bereitgestellt.
Nutzen Sie für das Einlesen der Zahlungsdaten die neuen Scripte:
- 1a camt.054 - cash management Nachricht (V4) - 1721
- 1b camt.054 - cash management Nachricht (V4) - 1721
Diese sind für die zusammenfassenden QR-Rechnungsdaten.
- 1 camt.053 - cash management Nachricht (V4) - 1721
Gemischte Avisierung mit allen Umsatzdateien eines Bankkontos.
Wir empfehlen die Avisierung in Form der camt.054 Datei.
Die weitere Verarbeitung zu Buchungen und Debitorenzahlungen bleibt gleich der Verarbeitung der bisherigen Bankauszügen.
Verarbeiten QR-Rechnung
Erstellen der QR-Rechnung
Wie gewohnt erfassen Sie eine Rechnung im Bereich Verkaufsbelege und weisen dem Beleg die entsprechende Bank (Bank QRR; Bank IBAN, Bank SCOR) zu.
Bei der Ausgabe nutzen Sie eines der Formulare mit (QR-Rechnung; QRR; QR-NON, QR-SCOR) oder das eigene personifizierte Formular für die QR-Rechnung.
Einlesen von QR-Daten (Zahlungsfiles)
Das Einlesen der Zahlungsfiles ist ebenfalls gleich wie bisher im Bereich Bankauszüge. Nutzen Sie einfach die neuen Scriptdateien. Und verarbeiten Sie diese in einem der Buchungsdialoge.
Verarbeiten Eingangsrechnungen mit QR-Rechnungs-Beleg
Sie können QR-Rechnungen im Bereich Zahlungsaufträge erfassen. Statt IBAN können Sie QR-IBAN und die Referenz erfassen. Ein automatisches Ausfüllen aus dem Scanvorgang ist auf unserer Todo-Liste, damit Sie ein Offline-Zahlungsfile erstellen können.
Die Übergangszeit endete am 30. September 2022:
Zwingende Aktualisierung ab Release 21 shakehands Kontor 2024: Die bisherigen Einstellungen wurde entfernt, nutzen Sie die neuen QR-Formulare mit 2100-Ergänzung oder neuer. Bitte Beachten: Nutzer von ESR/BESR-Verfahren nutzen in der Übergangszeit die Hybrid-Formulare für ESR. Ohne dies Anpassung können ab dem Release 16.3 (September 2019) und 17.x (Januar 2020) die ESR-Formualre nicht mehr korrekt in den neuen Formularen angezeigt werden. Dieses Verfahren ist notwendig, da die Referenz(Zeile) für ESR/BESR und QR-Rechnung in der Ausführung QRR die gleich ist.