Kontor / Verkäufe und Einkäufe - Belege erstellen und verwalten
Bei Aufträgen mit kostenintensiven Vorleistungen des Auftragnehmers ist das Vereinbaren von Abschlagszahlungen, auch Anzahlungen oder Akonto-Zahlungen genannt, üblich. Zur korrekten buchhalterischen Abwicklung auf beiden Seiten ist hierfür das Ausstellen von Abschlagsrechnungen notwendig. Sie können mit shakehands Kontor Abschlagsrechnungen erstellen und diese in einer Schlussrechnung entsprechend berücksichtigen. Alle daraus resultierenden Buchungsvorgänge werden automatisch vom Programm erstellt.
Voraussetzungen für Abschlags- und Schlussrechnungen sind:
Beachten Sie insbesondere folgende Besonderheiten für zusammenhängende Abschlags- und Schlussrechnungen:
Diese Besonderheiten ergeben sich aus der Mehrwertsteuergesetzgebung und den Anfoderungen der Buchhaltung.
Mit dem Speichern einer Abschlagsrechnung wird ein offener Posten angelegt sowie im Fall der Gewinnermittlungsart Betriebsvermögensvergleich eine entsprechende Buchung erzeugt.
Geben Sie hier keine einzelne der für den Gesamtauftrag vereinbarten Artikel- oder Leistungspositionen ein. Abschlagsrechnungen sind pauschale Zahlungsaufforderungen. Damit werden rechtlich keine konkreten Artikel oder Leistungen abgerechnet, auch wenn die zu Grunde liegende Vereinbarung diesen Eindruck erweckt. Daher erfolgen bei dieser Auftragsart keine Lagerbuchungen, auch wenn Sie hier später Lagerartikel fakturieren.
Wenn die Zahlung für eine Abschlagsrechnung eingeht, erfassen Sie diese Zahlung wie gewohnt über den Bereich Offene Posten. Mit dem Speichern der Zahlung werden die nachfolgend beschriebenen Buchungen erzeugt.
Zur besseren Kontrolle nutzen Sie das Buchungsjournal (Darstellung>Jornalausschnitt) und dessen Anzeige. in den Offenen Posten Bereichen oder in den Buchungsdialogen.
Der Bereich Abschlagsrechnungen wird nur im Beleg bearbeiten Ablauf angezeigt, wenn Sie einen Empfänger eingegeben haben, für den bereits Abschlagsrechnungen erstellt wurden.
Nur vollständig bezahlte Abschlagsrechnungen können in Schlussrechnungen berücksichtigt werden. Noch offene Abschlagsrechnungen müssen vorher manuell storniert werden.
Wenn die Zahlung für eine Schlussrechnung eingeht, erfassen Sie diese Zahlung wie gewohnt über den Bereich Offene Posten. Mit dem Speichern der Zahlung werden die nachfolgend beschriebenen Buchungen erzeugt.
Die von shakehands Kontor 2014 automatisch erzeugten Buchungen bei Abschlags- und Schlussrechnungen haben sich gegenüber älteren Versionen zum Teil geändert. Die Gründe dafür lagen sowohl im steuerrechtlichen als auch im programminternen Bereich. Je nach Konstellation kann dadurch die Korrektur bestimmter bereits vorhandener Vorgänge notwendig sein.
Fall 1: Abschlagsrechnung in shakehands Kontor 2013 erstellt und noch nicht bezahlt, noch keiner Schlussrechnung zugewiesen. Keine Unterschiede zum Anlegen einer Abschlagsrechnung in shakehands Kontor 2014, keine Korrektur notwendig.Fall 2: Abschlagsrechnung in shakehands Kontor 2013 erstellt und bezahlt, noch keiner Schlussrechnung zugewiesen Bereits bezahlte Abschlagsrechnungen können in shakehands Kontor 2014 problemlos weiter verwendet werden, keine Korrektur notwendigFall 3: Abschlagsrechnung in shakehands Kontor 2013 erstellt, noch nicht bezahlt und bereits einer Schlussrechnung zugewiesen Die Zuordnung der unbezahlten Abschlagsrechnung zur Schlussrechnung wird bei der Konvertierung zu shakehands Kontor 2014 aufgehoben, diese Konstellation ist hier nicht mehr möglich. Unbezahlte Abschlagsrechnungen sind in shakehands Kontor 2014 wieder offene Posten.Vorgehen Abschlagsrechnungen manuell stornieren und die dazugehörenden offenen Posten miteinander verrechnen. Alle entsprechenden offenen Posten in der OP-Liste markieren>Rechtsklick für Kontextmenu>OP-Zahlung erstellen... Alle dazugehörigen Verrechnungkonto-Umbuchungen ohne offene Posten manuell löschen. Anzeige über Buchungsliste > Rechtsklick mit gedrückter <alt>-Taste für Kontextmenu>Zeige Debitorenbuchungen ohne Posten. Vorgehen bei EÜ-Rechnung: Nur Abschlagsrechnung stornieren und offene Posten verrechnenFall 4: Abschlagsrechnung in shakehands Kontor 2013 erstellt und bezahlt sowie bereits einer Schlussrechnung zugewiesen Der gesamte Vorgang ist in shakehands Kontor 2013 erledigt, keine Korrektur notwendig.Fall 5: Abschlagsrechnung in shakehands Kontor 2013 erstellt, teilweise bezahlt und bereits einer Schlussrechnung zugewiesen Es bestehen zwei Optionen zur Korrektur: Option 1: Komplette Rückabwicklung und erneute Buchung der Rechnungen und Zahlungen. Vorteil: Steuerlich korrekt. Nachteil: Aufwändiger, Rechnungen müssen neu gestellt werden. Vorgehen: Zuordnung der Abschlagsrechnung in der Schlussrechnung aufheben , dann Teilzahlung löschen, dann gegebenenfalls Buchungen löschen oder stornieren (Umbuchungen), dann Betrag in der Abschlagsrechnung auf den Betrag der Teilzahlung ändern, dann In der Offene-Posten-Verwaltung eine Debitorenzahlung für die Abschlagsrechnung erstellen und zuletzt Abschlagsrechnung in Schlussrechnung neu zuweisen.Option 2: Korrektur der Buchungen über eine dafür vorgesehene versteckte Funktion. Vorteil: Sehr einfach, keine erneute Rechnungsstellung notwendig. Nachteil: Der zu hohe Vorsteuerausweis beim Rechnungsempfänger (über alle Rechnungen des Vorgangs betrachtet) bleibt bestehen. Vorgehen: OP-Liste aufrufen , dann Noch offene (aber eigentlich mit Schlussrechnung erledigte Abschlagsrechnung) identifizieren und zuletzt Rechtsklick mit gedrückter -Taste für Kontextmenü > Offenen AR-Betrag korrigieren