Kontor 2024

Kontor / Verkäufe und Einkäufe - Belege erstellen und verwalten

Einkauf und Verkauf - eRechnung als XRechnung und ZUGFerd / Factur - X [PRO]

[PRO]

Mit dem Format XRechnung kennt shakehands Kontor ein digitales Rechnungsformat im BTB und BTC Bereich.

Hier in der Schweiz ist die eBill im BTC der aktuelle Standart, im Bereich BTB  sind es diverse eRechnungen der jeweiligen Rechnungsempfänger und -empfängerinnen, welcher vom Bankwesen und der PostFinance forciert werden. 

Die erste Version der XRechnung ist ab Relase 16 eingeführt worden Mit Version 22 kommt nun die ZUGFerd und Factur - X basierten Rechnungen hinzu.  Diese werden in einem strukturierten elektronischen Format ausgegeben und können so zwischen Unternehmen einfach ausgetauscht werden, ohne Medienunterbruch. Dies als Gegenentwurf zu eBill.

Zur Anwendung kommt dabei ein XML basierendes Format. Dieses lehnt sich an das europäisches ISO-Format an. Die XRechnung und die ZUGFerd/Factur-X Formate sind im Gegensatz zur eBill kostenlos bei der Verwendung, hier wird nicht für jede Transaktion von den Banken eine Gebühr verlangt. 

Die Formate sind zwingend vorgeschrieben für XRechnungen und für ZUGFerd / Factor - X. Sie können daher mit dieser Funkion eine erstellte Rechnung um die XRechnungs-, rsp ZUGFerd / Factur - X Vorgaben einfach ergänzen.


Erstellen einer XRechnung / ZUGFerd / Factur - X
  1. Öffnen Sie im Navigator den Bereich Einkauf & Verkauf>Verkaufsbelege
  2. Die Listenansicht wird geöffnet, klicken Sie in der Toolbar auf Neu. Der Eingabedialog wird geöffnet. 
  3. Bearbeiten Sie alle Bereiche wie gewohnt um eine neue Rechnung zu erstellen. 
  4. Aktivieren Sie die Checkbox XRechnung anzeigen im Bereich Kenneichen. shakehands Kontor öffnet drei neue Bereiche. a) XR Kennzeichen > tragen Sie hier die notwendigen Daten: Leitweg-ID, Fälligkeitsdatum usw. ein und ergänzen Sie die XRechnungs-Elemente hier. b) XR Positionen > erfassen Sie die Postionen und ergänzen Sie die XRechnungs-Elemente hier c) XR Vorschau > hier müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt werden.
  5. Erhalten Sie eine Fehlermeldung beim Sichern mit OK müssen die rot markierten Felder bearbeitet werden. Sie sehen diese unter XR-Vorschau. Eingabeinformationen erhalten Sie in den Tooltipps der Felder unter XR Vorschau. Ziehen Sie den Mauszeiger über ein Eingabefeld für den Tooltipp bei der Bezeichnung des Feldes.
  6. Ergänzen bzw. Korrigieren Sie die Einstellungen in den entsprechenden Bereichen. 
  7. Speichern Sie mit OK wiederholt die Daten und prüfen Sie erneut die XR Vorschau. 
  8. Sind alle Vorgaben erfüllt, speichern Sie die Rechnung mit OK. 
  9. Markieren Sie die Rechnung in der Listenansicht. 
  10. Klicken Sie auf Aktion. Das Aktionsmenu wird geöffnet. Wählen Sie XRechnung(en) erzeugen
  11. Sichern Sie das Dokument und versenden Sie es nun an den vorgesehenen Rechnungsempfänger.

Wir werden in weiteren Minorrelasen die Funktionen laufend erweitern  und das Format der ZUGFerd Asugabe wird im Jahresrelease 2025 freigegeben (Stand August 2024).