Kontor 2019

Kontor / Buchhalterische Grundlagen

Buchhalterische Grundlagen

Gewinnermittlungsart

Steuerrechtlich sind zwei verschiedene Arten der Gewinnermittlung zu unterscheiden: 

  • Betriebsvermögensvergleich mit Bilanz und Erfolgsrechnung

  • Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Bestandeskonten

Betriebsvermögensvergleich

Die Gewinnermittlung nach Betriebsvermögensvergleich geht davon aus, dass das Betriebsvermögen an einem Stichtag mit dem Betriebsvermögen des vorangegangenen Stichtags verglichen wird. Als Gewinn gilt die durch betriebliche Vorgänge veranlasste Änderung des Betriebsvermögens, d. h. Privatentnahmen oder Privateinlagen, welche das Betriebsvermögen im Laufe des Wirtschaftsjahres vermindert oder vermehrt haben, müssen wieder hinzugerechnet bzw. abgezogen werden. 

Es ergibt sich folgendes Gewinnermittlungsschema:

Betriebsvermögen am Ende des zweiten Wirtschaftsjahres
– Betriebsvermögen am Ende des ersten Wirtschaftsjahres 

= Vermögensänderung (Mehrung oder Minderung) 

+ Privatentnahmen in zweiten Wirtschaftsjahr
– Privateinlagen in zweiten Wirtschaftsjahr 

= Gewinn oder Verlust


Im Obligationenrecht in Mehreren Kapitel wird das neue Rechnungslegungsrecht dargestellt. Kapitalgesellschaften ab einem bestimmten Umsatz oder Mitarbeiterzahl müssen bilanzieren. Ebenso GmBH, Kollektivgesellschaften, Verein, Genossenschaften müssen Ihren Gewinn per Betriebsvermögensvergleich ermitteln. 

Freiberufler und andere Selbständige, die bestimmte Bedingungen erfüllen, können zwischen Betriebsvermögensvergleich und Einnahmen-Überschuss-Rechnung wählen. Ebenso kleine Kapitalgesellschaften, welche die gesetzlichen Umsätze nicht brauchen. 

Neben dem Obligationenrecht, sind auch die eigenen Statuten und steuerrechtliche Belange, die die eine oder andere Art der Abrechnung vorschlagen.


Einnahmen-Überschuss-Rechnung

In der Gewinnermittlung der vereinfachten Art Einnahmen und Ausgaben die einander gegenübergestellt werden und die Differenz entweder als Gewinn oder ein Verlust berechnet werden. 

Es ergibt sich folgendes Gewinnermittlungsschema:

Betriebseinnahmen (alle Güter, die dem Betrieb in Geld oder Geldeswert zufliessen) 

– Betriebsausgaben (alle Aufwendungen, die durch den Betrieb verursacht worden sind) 

= Gewinn oder Verlust


Seit dem neuen Rechnungslegungsrecht 2013, ist diese einfachere Abrechnungsart im Gesetz verankert. Der Vorteil der Einnahmen-Überschuss-Rechnung besteht darin, dass die Bestände des Betriebsvermögens nicht erfasst werden und damit die jährlichen Bestandsaufnahmen entfallen. Der Aufwand zur Führung der Bücher ist hier deutlich geringer und der Treuhänder hat weniger zu arbeiten.

Diese Gewinnermittlung muss auf Dauer gesehen den gleichen Totalgewinn ergeben wie der Betriebsvermögensvergleich. Eine in der Praxis auftretende befristete Verschiebung des Gewinnausweises gegenüber dem Betriebsvermögensvergleich wird hier zugunsten einer vereinfachten Gewinnermittlung in Kauf genommen.


Versteuerungsart

Soll-Versteuerung

Grundsätzlich entsteht die Umsatzsteuerschuld gegenüber der Steuerbehörde mit Datum der Lieferung oder Leistung. Mit dem Ausführen der Lieferung oder Leistung gegenüber einem Kunden wird die Umsatzsteuer fällig und muss mit Ablauf des aktuellen Abrechnung der ESTV abgeführt werden. Dies bedeutet unter Umständen, dass Sie die Umsatzsteuer aus Ihren Kundenforderungen lange vor Zahlungseingang des Kunden an die ESTV bezahlen müssen. Analog dazu können Sie allerdings auch bei Eingangsrechnungen von Lieferanten die ausgewiesene Vorsteuer sofort und zu Ihrem Vorteil gegenüber der ESTV geltend machen. Die Soll-Versteuerung ist der buchungstechnische Standardfall beim Betriebsvermögensvergleich und ebenfalls der Standard bei der ESTV.


Ist-Versteuerung

Im Gegensatz dazu kann Ihnen die ESTV auf Antrag die Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten, auch Ist-Versteuerung genannt, gestatten. Dies bedeutet, dass die in den Kundenrechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer erst bei Zahlungseingang fällig ist und erst dann in der Umsatzsteuer-Voranmeldung angegeben wird. Ebenso werden die, Vorsteuerbeträge aus Lieferantenrechnungen zum Zeitpunkt der Zahlung geltend machen. Die Ist-Versteuerung ist buchungstechnisch bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung der Standardfall, sie entspricht eher dem "Geldflussprinzip" dieser Gewinnermittlungsart.


Geschäftsjahr

Das Geschäftsjahr ist der Zeitraum, für den Sie das Ergebnis Ihrer geschäftlichen Tätigkeit in einem Jahresabschluss zusammenfassen. In der Regel fällt das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr zusammen. 

In shakehands Kontor können Sie zwischen Geschäftsjahren wechseln, d. h. Sie können beispielsweise ein Upgrade Ihrer Installation auf die aktuelle Version von shakehands Kontor durchführen und trotzdem weiterhin auch die Daten zu früheren Geschäftsjahren bearbeiten. 

Wenn nur das erste Geschäftsjahr, z. B. bedingt durch eine unterjährige Firmengründung, vom Kalenderjahr abweicht, so spricht man von einem Rumpfwirtschaftsjahr. In diesem Fall sollten Sie in shakehands Kontor kein abweichendes Geschäftsjahr einrichten. 

Abweichendes Geschäftsjahr

Ein abweichendes Geschäftsjahr weicht immer vom Kalenderjahr ab. Es wird oft gewählt, um beispielsweise saisontypische Entwicklungen bilanziell besser erfassen zu können.


Konto

Durch Konten werden alle Geschäftsfälle sowohl sachlich als auch zeitlich geordnet. Man kann sich ein Konto als eine Art Kategorie vorstellen, mit der Sie sich einen besseren Überblick darüber verschaffen können, in welchen Bereichen Sie wieviel Geld ausgeben oder einnehmen. 

Das Erfassen einzelner Geschäftsfälle z. B. Einnahmen oder Ausgaben auf einem Konto nennt man Buchen. An einer Buchung sind immer mindestens zwei Konten beteiligt: zum einen das Konto, von dem Geld abfließt, und zum anderen das Konto, auf welches das Geld fließt. Wenn Sie beispielsweise einen neuen Bürostuhl kaufen, fliesst das Geld von Ihrem Konto "Bank" auf das Konto "Büroeinrichtung".


Kontorahmen und Kontenplan

Der Kontenrahmen ist eine Sammlung von verschiedenen Konten, die branchenspezifisch definiert wird. Das Ziel eines Kontenrahmens ist, die Buchhaltung möglichst einheitlich nach einem bestimmten Ordnungssystem und EDV-gerecht zu organisieren. 

Branchenspezifische Kontenrahmen gibt es von verschiedenen Organisationen. Heute wird der nRLR KMU Kontenplan am meisten genutzt, der neue RechnungsLegungsRecht Kontenplan für KMU. Wir führen verschiede Vorlagen für Kleinunternehmen (Micro= oder für Saldosteuersatz-Nutzende betriebe (SSS). Der bisherige Käfer Kontenplan aus den 1940er Jahren kann weiterhin genutzt werden. Sofern bei der Jahresabschlussrechnung die Ergebnisstrukturen entsprechend ausgegeben werden.

Der persönliche oder unternehmensspezifische Kontenplan wird in der Regel von einem gängigen Kontenrahmen abgeleitet. Er berücksichtigt die Besonderheiten des einzelnen Unternehmens und enthält nur diejenigen Konten, die wirklich benötigt werden bzw. eventuell noch zusätzliche Konten.


Abschreibung nach Abnutzung

Die Anschaffungskosten für Anlagevermögen dürfen nicht sofort als Betriebsausgabe abgesetzt werden, sondern müssen abgeschrieben werden. Zum Anlagevermögen gehören alle abnutzbaren Güter, die dauerhaft dem Geschäftsbetrieb dienen. 

Anlagegüter stehen dem Unternehmen normalerweise über einen Zeitraum von mehreren Jahren zur Verfügung. Daher werden die Kosten der Anschaffung über diesen Zeitraum planmässig als Abschreibungen verteilt und damit als Aufwand gewinnmindernd geltend gemacht. Das Kantone lassen unterschiedliche Abschreibungen auf einzelne Anlagen zu,  einen Überblick über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von Anlagegütern erhalten Sie bei den kantonalen Steuerämtern. Beim Ansetzen der Abschreibungsdauer sollten Sie sich an diesen Tabellen orientieren.


Sofortabschreibung

Anlagegüter, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten unter CHF 300.- betragen, werden Sofort abgeschrieben. Sie können diese Güter entweder sofort im Anschaffungsjahr abschreiben.


Abschlagsrechnung

Durch die Anzahlung eines Kunden auf noch nicht erhaltene Lieferungen oder Leistungen entsteht beim Kunden eine Forderung (auf das Erhalten der Lieferung oder Leistung) und beim Lieferanten eine Verbindlichkeit (auf das Ausführen der Lieferung oder Leistung). Für den Vorsteuerabzug in der Buchhaltung des Kunden erhält dieser vom Lieferanten eine so genannte Abschlagsrechnung mit gesondertem Steuerausweis. Unabhängig von der Versteuerungsart des Lieferanten ist dieser mit dem Zahlungseingang der Anzahlung zum Abführen der darin enthaltenen Umsatzsteuer verpflichtet (Mindest-Istversteuerung genannt).


Schlusssrechnung

Eine Schlussrechnung ist die normale Endrechnung über eine ausgeführte Lieferung oder Leistung, wobei eventuell vom Kunden geleistete Anzahlungen von der Endsumme abgesetzt werden. Wichtig ist hierbei, dass nur tatsächlich erhaltene Anzahlungen in Abzug gebracht werden. Eine zuvor ausgestellte, aber noch unbezahlte Abschlagsrechnung darf also nicht berücksichtigt werden.

Bei shakehands Kontor existiert keine spezielle Auftragsart für Schlussrechnungen. Diese entstehen automatisch durch das Zuweisen von Abschlagsrechnungen und -zahlungen auf der entsprechenden Seite des Auftragsassistenten