Kontor 2025

Kontor / Verkäufe und Einkäufe - Belege erstellen und verwalten

Einkauf und Verkauf - QR-Rechnung

[BALANCE] und [SALDO]

Die  QR-Rechnung ist ein Zahlungsverfahren wo Daten IBAN-basiert mit und ohne Referenz von Rechnungssteller an Rechnungsempfänger und den am Zahlungsvorgang beteiligten Banken austauschen. Ab Herbst 2024 (Entfernung bisherige ES Teile) und ab Herbst 2025 (neue Guidlinies, strukturierte Adresse und weitere) sind die jeweils neusten Ausfphrungen zu verwenden. 

Beachten Sie bitte, personalisierte Fomulare müssen selbständig erweitert werden.

Das Ziel ist, den offenen Posten möglichst bequem und automatisiert als Zahlung im Rechnungswesen zuzuweisen und dem Rechnungsempfänger, die Option zu geben, die Informationen  graphisch via mobilen Scanngeräten  heute das Smartphone zu erfassen. Mit Der Einführung der XML-Rechnung 2025 besteht zudem eine noch höher integrierte Möglichkeit. Hier lesen Sie den Beleg als XML ohne unterbrich des digitalen Medienunterbruchs in ihr System ein. 



Arten

Es gibt drei Ausprägungen der QR-Rechnung: 

  • QR-Rechnung mit Referenz (QRR)
  • QR-Rechnung mit Creditor Referenz (SCOR)  
  • QR-Rechnung NON mit IBAN/Mitteilung (NON)

Varianten sind zudem mit und ohne Beträge und in den Währungen CHF und EUR. Die QR-Rechnung kann in der Schweiz und Liechtenstein eingesetzt werden und bei Kunden mit Bankkonto mit einer Bankverbindung einer Schweizer Bank.

shakehands Kontor unterstützt ab Release 17.2. alle Ausführungen. 

Wir beschränken uns hier auf die QR-Rechnung mit Referenz, Die Ausführung SCOR wird heute durch die Banken angeboten aber nur wenige nutzen dies Option. Die Ausführung QR NON kann genutzt werden, wenn der Empfänger des Zahlungsbelegs nicht feststeht und muss genutzt werden, wenn Sie keine Adressen andrucken oder keine QR-IBAN vorhanden ist oder Sie keine Zahlungen als camt-Referenzfiles einlesen möchten, da Sie z.B. nur wenige Rechnungen erstellt werden.


Stammdaten, Formulare, Bankauszüge

Eigene Banken

Im Bereich eigene Banken werden die neuen Stammdaten erfasst. shakehands Kontor stellt Ihnen ab der Ausführung 2020 - Release 17 Vorlagen im Bereich eigene Banken zur Verfügung. Ab Release 22 sind zudem die neuen Ausführungen 2025 - der aktuellen 2.3 Guidlinies implementeirt, die Sie z.B. via den Vorlagen Import einlesen können. Personaliserte Formulare müssen angepasst werden. Sie brauchen von Ihrer Bank: die QR-IID, die QR-IBAN und die Information wie die Referenzzeile aufgebaut werden soll. Die BankKundennumer wird in der Regel an die bisherige ESR-Codierung angelehnt oder heute oft von der Bank freigegeben. Fehlt eine solche Vorgabe bei Ihrer Bank empfeheln wir die Nutzung der QR-IID und Ergänzung mit einer 0 auf Sechsstellen. IBAN, BIC und Bank(name) sind Voraussetzung. 

Diese Information legen Sie in die bisherigen Felder Teilnehmernummer und Bankkundennummer ab.Ab Release 19 finden Sie die Angaben direkt als eigene Felder.  Definieren Sie nun die Ausgabe als Belegart als QR-Referenz. 

Beispiele finden sie im aktuellen Vorlagenmandant von shakehands Kontor in den Firmen Solaris Ltd nRLR KMU als Bank Gold und Silber QRR, als Bank Gold und Silber SCOR, und als Bank Gold und Silber IBAN. 


Formulare

Für die Ausgabe der Zahlteile (ehemalige Einzahlungsscheine) brauchen Sie Formulare. shakehands Kontor 2020 liefert Ihnen diese ab Release 17.2. mit. Weitere sind aktualisiert worden in Release 18, 19 und neu 21 und 22. Sie finden unter Drucken/Senden im Bereich Verkaufsbelege die neuen Formulare (QR-Zahlteil als eigene Ausgabe) und weitere integrierte Formulare Auftragsformular mit integriertem QR-Zahlteil oder Deckblattrariante oder Variante erste Seite QR-Teil:

  • QR-Rechnung mit QRR 2200
  • QR-Rechnung mit QRR digital 2200
  • QR-Rechnung mit QRR digital frz 2200
  • QR-Rechnung mit QRR ohne Betrag 2200 QRR digital
  • QR-Rechnung mit QR NON ohne  digital 2200

  • QR-Rechnung NON ohne (Ref., Betrag, Adresse) digital 2200

Kombibelege sind:

  •  Auftragsformular universal A4 hoch mit  QRR  erste Seite  2200
  •  Auftragsformular universal A4 hoch mit  QRR integriert 2200
  •  Auftragsformular universal A4 hoch mit  QRR-Code digital 2200
  •  Auftragsformular universal A4 hoch mit QR NON integriert 2200

Vorgaben Guidlinies 2.3 sind in den Daten zu beachten: 

Ab Herbst 2025 nicht mehr erlaubt sind: c/o-Adressen, Postfach-Angaben etc. sind für den Zahler irrelevant; solche Angaben sind in der Rechnung selbst platziert werden (z. B. im Rechnungskopf) nicht im QR-Adresse.

Die Angaben zum Zahlungsempfänger müssen mit den Angaben des Gutschriftskontos übereinstimmen. Prüfen Sie Ihre Firmenstammdaten und die Adresse bei Ihrer Bank. Nutzen Sie Ihre UID (HR-Adresse) um Sicher zu gehen, weicht die Adresse ab kann die Bank eine Verarbeitung zurückweisen!

Strukturierte Adressfelder: Zwingend zu befüllen. «Firmenname» oder «Vorname» und «Name» und «Strasse und Hausnummer oder Adresszeile 1», «Hausnummer oder Adresszeile 2», «Postleitzahl», «Ort», und optional  «Land».

Der Einsatz des Zahlteils und des Empfangsscheins als Werbeträger oder Werbemittel ist ausgeschlossen. Die Rückseite darf nicht bedruckt werden!

Ausgabe auf Papier: Eine Perforation zwischen den Angaben zur Rechnung und des Zahlteils mit Empfangsschein ist obligatorisch. Genauso ist eine Perforation zwischen dem Zahlteil und dem Empfangsschein vorgegeben. Kaufen Sie im Fachhandel entsprechende Papiersets. Alternativ Drucken Sie die Schnittkanten an.

«Zusätzliche Informationen» werden nur als Hinweis auf dem Zahlteil aufgedruckt, diese Daten werden im QR-Code selber nicht mehr übermittelt.

Bisherige

  • QR-Rechnung mit QRR 2122
  • QR-Rechnung mit QRR digital 2122
  • QR-Rechnung mit QRR digital frz 2122
  • QR-Rechnung mit QRR ohne Betrag 2122 QRR digital

  • QR-Rechnung NON ohne (Ref., Betrag, Adresse) digital 1840

  • QR-Rechnung mit QR NON ohne digital 2122
  • QR-Rechnung mit QR NON ohne (Ref. Betrag. Adresse) digital 2122

Bitte beachten Sie, mit Release 21 und dem Wegfall der alten ESR/BESR Daten sind möglicherweise Ihre bisherigen QR-Rechnung-Formulare veraltet. Zudem sind die neusten Aktualiserungen der Guidlines 2.3 der Vorlagen für QR-Codes implementiert. Passen Sie die Einstellungen in eigene Banken an und überarbeiten Sie die bisherigen Formulare. Nutzen Sie dazu die neuen Ausführungen Release 2100...

Bisherige

  • QR-Rechnung mit QR-Referenz ohne Betrag 1840 QRR digital
  • QR-Rechnung mit QRR 1840
  • QR-Rechnung mit QRR digital 1840
  • QR-Rechnung mit QRR digital frz 1840

  • QR-Rechnung NON ohne (Ref., Betrag, Adresse) digital 1840 

Bisherige:

  • QR-Rechnung  mit QR-Referenz 1723 QRR
  • QR-Rechnung  mit QR-Referenz 1723 QRR digital
  • QR-Rechnung  mit QR-Referenz ohne Betrag 1723 QRR digital
  • QR-Rechnung  ohne (Referenz) IBAN 1723 NON digital
  • QR-Rechnung ohne (Referenz, Betrag, Adresse) IBAN 1723 NON digital

Die Ausführung mit dem Vermerk digital werden genutzt, wenn der Rechnungsempfänger den Zahlungsbeleg selber auf Papier druckt und den Beleg via Papierzahlungsauftrag oder am Schalter bezahlt. Sie beinhalten die Markierungen um den Zahlungsbeleg von der Rechnung abzutrennen. 

Besser ist es den Beleg direkt zu scannen und in das eigene Offene Posten System einzulesen oder per Scanvorgang den Beleg dem E-Banking zu Übergeben. 

Drucken Sie selber auf Papier und möchten dem Kunden die Handarbeit ersparen, verwenden Sie weisses Papier, welches perforiert ist. 

Hier einige Adressen von Druckereien. 

Sie brauchen  für das neue Verfahren keinen besonderen Testlauf für den Beleg zu machen, wie beim ehemaligen ESR/BESR-Verfahren. Es lohnt sich sicher ein Testbeleg auszustellen udn via ein mobiles Gerät den QR-Code einzulesen und zu prüfen.

Die weitere integrierte Formualre sind ab Release 2100

  • Auftragsformular universal A4 hoch mit  QRR  Deckblatt 2100
  • Auftragsformular universal A4 hoch mit  QRR  erste Seite 2100
  • Auftragsformular universal A4 hoch mit  QRR  erste Seite %2100
  • Auftragsformular universal A4 hoch mit  QRR integriert 2100
  • Auftragsformular universal A4 hoch mit  QRR-Code digital 2100
  • Auftragsformular universal A4 hoch mit  QR NON integriert 2100

Bisherige:

  • Auftragsformular universal A4 hoch mit  QRR  Deckblatt 1851 
  • Auftragsformular universal A4 hoch mit  QRR digital 1840
  • Auftragsformular universal A4 hoch mit  QRR erste Seite  1840
  • Auftragsformular universal A4 hoch mit QR-Code digital 1840
  • Auftragsformular universal A4 hoch mit QR-Rechnung NON digital
  • Auftragsformular universal A4 hoch mit QR-Rechnung QRR

Persönliche Layouts und angepasste Formulare von bisherigen shakehands Ausführungen müssen auf die neue Fassung angepasst werden. 

Wir beraten Sie oder setzen ihre eigenen CI-Wünsche in einem neuen Formular um. 



Bankauszüge

Ist die Rechnung vom Kunden bezahlt, werden die Gutschriften von Ihrer Bank via camt.053 und camt.054 avisiert. Diese ISO basierten Zahlungsdateien beinhaltet neben den bisherigen Zahlungsinformationen aus ESR und BESR neu auch die der QR-Rechnungen. Im Release 17.2.1 haben wir die letzten Fassung (V4) als Sccriptdateien bereitgestellt. Nutzen Sie für das Einlesen der Zahlungsdaten die neuen Scripte:

  • 1a camt.054 - cash management Nachricht (V4) - 1721
  • 1b camt.054 - cash management Nachricht (V4) - 1721

Diese sind für die zusammenfassenden ESR/QR-Rechnungsdaten.

  • 1 camt.053 - cash management Nachricht (V4) - 1721

Gemischte Avisierung mit allen Umsatzdateien eines Bankkontos. 

Wir empfehlen die Avisierung in Form der camt.054 Datei. Die weitere Verarbeitung zu Buchungen und Debitorenzahlungen bleibt gleich der Verarbeitung der bisherigen Bankauszügen.


Verarbeiten QR-Rechnung

Erstellen der QR-Rechnung

Wie gewohnt erfassen Sie eine Rechnung im Bereich Verkaufsbelege und weisen dem Beleg die entsprechend Bank zu. 

Bei der Ausgabe nutzen Sie eines der neuen Formulare oder das eigene personifizierte Formular für die QR-Rechnung.

Einlesen von Zahlungsfiles

Das Einlesen der Zahlungsfiles ist ebenfalls gleich wie bisher im Bereich Bankauszüge. Nutzen Sie einfach die neuen Scriptdateien. Und verarbeiten Sie diese in einem der Buchungsdialoge. 


Verarbeiten Eingangsrechnungen mit QR-Rechnungs-Beleg

Sie können QR-Rechnungen im Bereich Zahlungsaufträge erfassen. Statt IBAN können Sie QR-IBAN und die Referenz erfassen. Eine automatisches Ausfüllen aus dem Scanvorgang ist auf unserer Todo Liste, damit Sie ein Offline Zahlungsfile erstellen können.

Die Übergangszeit endete am 30. September 2022: 

Zwingende Aktualisierung ab Release 21 shakehands Kontor 2024: Die bisherigen Einstellungen wurde entfernt, nutzen Sie die neuen QR-Formulare mit 2100-Ergänzung. Bitte Beachten: Nutzer von ESR/BESR-Verfahren nutzen in der Übergangszeit die Hybrid-Formulare für ESR. Ohne dies Anpassung können ab dem Release 16.3 (September 2019) und 17.x (Januar 2020) die ESR-Formualre nicht mehr korrekt in den neuen Formularen angezeigt werden. Dieses Verfahren ist notwendig, da die Referenz(Zeile) für ESR/BESR und QR-Rechnung in der Ausführung QRR die gleich ist.