Kontor 2020

Kontor / Verkäufe und Einkäufe - Belege erstellen und verwalten

Abschlags- und Schlussrechnungen

Bei Aufträgen mit kostenintensiven Vorleistungen des Auftragnehmers ist das Vereinbaren von Abschlagszahlungen, auch Anzahlungen oder Akonto-Zahlungen genannt, üblich. Zur korrekten buchhalterischen Abwicklung auf beiden Seiten ist hierfür das Ausstellen von Abschlagsrechnungen notwendig. Sie können mit shakehands Kontor Abschlagsrechnungen erstellen und diese in einer Schlussrechnung entsprechend berücksichtigen. Alle daraus resultierenden Buchungsvorgänge werden automatisch vom Programm erstellt.

Voraussetzungen

Voraussetzungen für Abschlags- und Schlussrechnungen sind:

  • Im Bereich Stammdaten>Artikel und Leistungen sind bei den Artikelgruppen die folgenden Konten definiert:  Erh. Anzahlungen Inland: Auf dieses Konto werden vom Kunden erhaltene Anzahlungen gebucht:
    • bei Inlandgeschäften Konto 2030 Erhaltene Kundenanzahlungen
    • bei Auslandsgeschäften entsprechend Konto 2031 Erh. Anzahlungen Ausland 
  • Im Bereich Vorgaben>REWE-Vorgaben ist unter Buchungskonten das Verrechnungskonto definiert. Über dieses Konto erfolgt das Buchen des offenen Postens der Abschlagsrechnung:
    • Konto 2040 Verrechnungskonto erhaltene Anzahlungen sollte im Kontenplan erfasst sein


Beachten Sie insbesondere folgende Besonderheiten für zusammenhängende Abschlags- und Schlussrechnungen:

  • Nur vollständig bezahlte Abschlagsrechnungen können in Schlussrechnungen berücksichtigt werden. Noch offene Abschlagsrechnungen müssen vorher manuell storniert werden. 
  • Abschlagsrechnungen müssen die gleiche Währung wie die Schlussrechnung verwenden. 
  • Innerhalb einer Abschlagsrechnung kann nur ein Steuersatz verwendet werden. 
  • Abschlagsrechnungen mit unterschiedlichen Steuersätzen können in einer Schlussrechnung verrechnet werden. 
  • Schlussrechnungen können nicht weitergeführt werden. 
  • Schlussrechnungen können nicht storniert werden. 
  • Korrekturrechnungen können keine Schlussrechnungen sein. 
  • Zahlungen auf Abschlagsrechnungen, welche schon in Schlussrechnungen zugewiesen sind, können nicht gelöscht werden.

Diese Besonderheiten ergeben sich aus der Mehrwertsteuergesetzgebung und den Anfoderungen der Buchhaltung. 

 

Abschlagsrechnung schreiben
  1. Legen Sie einen neuen Verkaufsbeleg an. 
  2. Klicken Sie im Drop-down-Menu Auftragsart auf den Eintrag Abschlagsrechnung
  3. Geben Sie wie bei einer normalen Rechnung alle weiteren notwendigen Daten ein. 
  4. Geben Sie im Bereich Positionen einen Manuellen Artikel mit einer kurzen Beschreibung der Berechnungsgrundlage ein.
  5. Wählen Sie eine Artikelgruppe aus.
  6. Klicken Sie auf OK, um die Abschlagsrechnung zu speichern.

Mit dem Speichern einer Abschlagsrechnung wird ein offener Posten angelegt sowie im Fall der Gewinnermittlungsart Betriebsvermögensvergleich eine entsprechende Buchung erzeugt. 

  • Gewinnermittlung per Betriebsvermögensvergleich, Soll-Versteuerung: 
    • Debitor an Verrechnungskonto erhaltene Anzahlungen
  • Gewinnermittlung per Betriebsvermögensvergleich, Ist-Versteuerung
    • Debitor an Verrechnungskonto erhaltene Anzahlungen 
  • Gewinnermittlung per EÜ-Rechnung, Ist-Versteuerung:  
    • noch keine Buchung

Geben Sie hier keine einzelne der für den Gesamtauftrag vereinbarten Artikel- oder Leistungspositionen ein. Abschlagsrechnungen sind pauschale Zahlungsaufforderungen. Damit werden rechtlich keine konkreten Artikel oder Leistungen abgerechnet, auch wenn die zu Grunde liegende Vereinbarung diesen Eindruck erweckt. Daher erfolgen bei dieser Auftragsart keine Lagerbuchungen, auch wenn Sie hier später Lagerartikel fakturieren.


Zahlung der Abschlagsrechnung verbuchen

Wenn die Zahlung für eine Abschlagsrechnung eingeht, erfassen Sie diese Zahlung wie gewohnt über den Bereich Offene Posten. Mit dem Speichern der Zahlung werden die nachfolgend beschriebenen Buchungen erzeugt.

  • Gewinnermittlung per Betriebsvermögensvergleich, Soll-Versteuerung
    • Finanzkonto an Debitor, 
    • Verrechnungskonto erhaltene Anzahlungen an Erhaltene Anzahlungen und an Umsatzsteuer.
  • Gewinnermittlung per Betriebsvermögensvergleich, Ist-Versteuerung: 
    • Finanzkonto an Debitor
    • Verrechnungskonto erhaltene Anzahlungen an Erhaltene Anzahlungen mit Umsatzsteuer und an Umsatzsteuer.
  • Gewinnermittlung per EÜ-Rechnung, Ist-Versteuerung: 
    • Finanzkonto an Erlöse mit Umsatzsteuer und an Umsatzsteuer.

Zur besseren Kontrolle nutzen Sie das Buchungsjournal (Darstellung>Jornalausschnitt) und dessen Anzeige. in den Offenen Posten Bereichen oder in den Buchungsdialogen.


Schlussrechnung schreiben
  1. Legen Sie einen neuen Verkaufsbeleg an.
  2. Klicken Sie im Drop-down-Menu Auftragsart auf den Eintrag Rechnung
  3. Geben Sie den Empfänger ein. 
  4. Geben Sie alle weiteren notwendigen Daten ein. 
  5. Geben Sie im Bereich Positionen die komplette Liste der Artikel oder Leistungen dieses Auftrags ein. 
  6. Klicken Sie auf den Bereich Abschlagsrechnungen. Hier werden alle noch nicht zugeordneten Abschlagsrechnungen an den aktuellen Rechnungsempfänger aufgelistet.
  7. Aktivieren Sie die Checkbox vor der oder den zur aktuellen Schlussrechnung gehörenden Abschlagsrechnung(en).
  8. Klicken Sie auf den Bereich Gesamtbeträge. Hier finden Sie die detaillierte Abrechnung einschliesslich der bereits erhaltenen Abschlagsbeträge.
  9. Klicken Sie auf OK, um die Rechnung zu speichern.

Der Bereich Abschlagsrechnungen wird nur im Beleg bearbeiten Ablauf angezeigt, wenn Sie einen Empfänger eingegeben haben, für den bereits Abschlagsrechnungen erstellt wurden.

Nur vollständig bezahlte Abschlagsrechnungen können in Schlussrechnungen berücksichtigt werden. Noch offene Abschlagsrechnungen müssen vorher manuell storniert werden.

  • Gewinnermittlung per Betriebsvermögensvergleich, Soll-Versteuerung
    • Debitor an Erlöse mit Umsatzsteuer (Gesamtbetrag des Auftrags) und an Umsatzsteuer
    • Erhaltene Anzahlungen mit USt. sowie Umsatzsteuer an Debitor (Abzug des Betrags der Abschlagsrechnungen)
  • Gewinnermittlung per Betriebsvermögensvergleich, Ist-Versteuerung: 
    • Debitor an Erlöse mit Umsatzsteuer (Gesamtbetrag des Auftrags) und an Umsatzsteuer nicht fällig
    • Erhaltene Anzahlungen mit Umsatzsteuer und Umsatzsteuer nicht fällig an Debitor (Abzug des Betrags der Abschlagsrechnungen)
  • Gewinnermittlung per EÜ-Rechnung, Ist-Versteuerung:  
    • keine Buchung

 

Zahlung der Schlussrechnung verbuchen

Wenn die Zahlung für eine Schlussrechnung eingeht, erfassen Sie diese Zahlung wie gewohnt über den Bereich Offene Posten. Mit dem Speichern der Zahlung werden die nachfolgend beschriebenen Buchungen erzeugt.

  • Gewinnermittlung per Betriebsvermögensvergleich, Soll-Versteuerung
    • Finanzkonto an Debitor
  • Gewinnermittlung per Betriebsvermögensvergleich, Ist-Versteuerung: 
    • Finanzkonto an Debitor
    • Umsatzsteuer nicht fällig an Umsatzsteuer (Umsatzsteuer des Gesamtbetrags des Auftrags)
    • Umsatzsteuer an USt. nicht fällig (Abzug der USt. der Abschlagsrechnungen)
  • Gewinnermittlung per EÜ-Rechnung, Ist-Versteuerung: 
    • Finanzkonto (Betrag der Schlussrechnung) an Erlöse mit Umsatzsteuer (des Gesamtbetrag) und an Erlöse mit Umsatzsteuer (negativ,  Abzug des Betrags der Abschlagsrechnungen).

 

Abschlagsrechnungen aus älteren Versionen (vor Release 11)

Die von shakehands Kontor 2014 automatisch erzeugten Buchungen bei Abschlags- und Schlussrechnungen haben sich gegenüber älteren Versionen zum Teil geändert. Die Gründe dafür lagen sowohl im steuerrechtlichen als auch im programminternen Bereich. Je nach Konstellation kann dadurch die Korrektur bestimmter bereits vorhandener Vorgänge notwendig sein.

Fall 1: Abschlagsrechnung in shakehands Kontor 2013 erstellt und noch nicht bezahlt, noch keiner Schlussrechnung zugewiesen. Keine Unterschiede zum Anlegen einer Abschlagsrechnung in shakehands Kontor 2014, keine Korrektur notwendig.Fall 2: Abschlagsrechnung in shakehands Kontor 2013 erstellt und bezahlt, noch keiner Schlussrechnung zugewiesen Bereits bezahlte Abschlagsrechnungen können in shakehands Kontor 2014 problemlos weiter verwendet werden, keine Korrektur notwendigFall 3: Abschlagsrechnung in shakehands Kontor 2013 erstellt, noch nicht bezahlt und bereits einer Schlussrechnung zugewiesen Die Zuordnung der unbezahlten Abschlagsrechnung zur Schlussrechnung wird bei der Konvertierung zu shakehands Kontor 2014 aufgehoben, diese Konstellation ist hier nicht mehr möglich. Unbezahlte Abschlagsrechnungen sind in shakehands Kontor 2014 wieder offene Posten.Vorgehen Abschlagsrechnungen manuell stornieren und die dazugehörenden offenen Posten miteinander verrechnen. Alle entsprechenden offenen Posten in der OP-Liste markieren>Rechtsklick für Kontextmenu>OP-Zahlung erstellen... Alle dazugehörigen Verrechnungkonto-Umbuchungen ohne offene Posten manuell löschen. Anzeige über Buchungsliste > Rechtsklick mit gedrückter <alt>-Taste für Kontextmenu>Zeige Debitorenbuchungen ohne Posten. Vorgehen bei EÜ-Rechnung: Nur Abschlagsrechnung stornieren und offene Posten verrechnenFall 4: Abschlagsrechnung in shakehands Kontor 2013 erstellt und bezahlt sowie bereits einer Schlussrechnung zugewiesen Der gesamte Vorgang ist in shakehands Kontor 2013 erledigt, keine Korrektur notwendig.Fall 5: Abschlagsrechnung in shakehands Kontor 2013 erstellt, teilweise bezahlt und bereits einer Schlussrechnung zugewiesen Es bestehen zwei Optionen zur Korrektur: Option 1: Komplette Rückabwicklung und erneute Buchung der Rechnungen und Zahlungen. Vorteil: Steuerlich korrekt. Nachteil: Aufwändiger, Rechnungen müssen neu gestellt werden. Vorgehen: Zuordnung der Abschlagsrechnung in der Schlussrechnung aufheben , dann Teilzahlung löschen, dann gegebenenfalls Buchungen löschen oder stornieren (Umbuchungen), dann Betrag in der Abschlagsrechnung auf den Betrag der Teilzahlung ändern, dann In der Offene-Posten-Verwaltung eine Debitorenzahlung für die Abschlagsrechnung erstellen und zuletzt Abschlagsrechnung in Schlussrechnung neu zuweisen.Option 2: Korrektur der Buchungen über eine dafür vorgesehene versteckte Funktion. Vorteil: Sehr einfach, keine erneute Rechnungsstellung notwendig. Nachteil: Der zu hohe Vorsteuerausweis beim Rechnungsempfänger (über alle Rechnungen des Vorgangs betrachtet) bleibt bestehen. Vorgehen: OP-Liste aufrufen , dann Noch offene (aber eigentlich mit Schlussrechnung erledigte Abschlagsrechnung) identifizieren und zuletzt Rechtsklick mit gedrückter -Taste für Kontextmenü > Offenen AR-Betrag korrigieren