Kontor / Verkäufe und Einkäufe - Belege erstellen und verwalten

Einkauf und Verkauf - Belegarten Verkauf und Belegarten Einkauf

[BALANCE]

Belegarten im Verkauf

Finden Sie anbei die Übersicht der aktuellen Belegarten in shakehands Kontor 

(Stand 2026 - Release 23.0.2):

KV - Kostenvoranschlag

Erstellen Sie für eien Anfrage einen Kostenvoranschlag. Es entsteht keine Buchung im Lager und keine Buchung in der Finanzbuchhaltung. Die Weiterführung ist als Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung möglich.

AN - Angebot

In ein Angebot oder eine Offerte an einen bestimmten Kunden können beliebige Verkaufsartikel manuell übernommen werden. Angebote sind nicht lagerrelevant und wirken sich nicht finanzbuchhalterisch aus. Angebote können als Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung weitergeführt werden.

AB - Auftragsbestätigung

In eine Auftragbestätigung an einen bestimmten Kunden können beliebige Verkaufsartikel manuell übernommen werden. Auftragbestätigungen sind nicht lagerrelevant und wirken sich nicht finanzbuchhalterisch aus. Auftragbestätigungen können als Lieferschein oder Rechnung weitergeführt werden.

LS - Lieferschein

Je nach Einstellung sind entweder Lieferscheine oder Rechnungen lagerrelevant. Wenn die Lagerbuchung beim Erstellen von Lieferscheinen erfolgt, vermindert sich der Lagerbestand durch das Speichern eines Lieferscheins. Falls die Option Lagerbuchung bestätigen aktiviert ist, werden Sie bei der Belegerstellung gefragt, ob die zugehörige Lagerbuchung ausgeführt werden soll, d. h. Sie müssen jede Bestandsaktualisierung explizit bestätigen oder ablehnen. Lieferscheine können als Rechnung weitergeführt werden.

PR - Proformarechnung

In eine Proformarechnung an einen bestimmten Kunden können beliebige Verkaufsartikel manuell übernommen werden. Proformarechnungen sind nicht lagerrelevant und wirken sich nicht finanzbuchhalterisch aus. Proformarechnungen können nicht weitergeführt werden. Nutzen Sie diese Belegart für Vorausbelege z.B. für den Zoll.

RE - Rechnung

Je nach Einstellung sind entweder Lieferscheine oder Rechnungen lagerrelevant. Wenn die Lagerbuchung beim Erstellen von Rechnungen erfolgt, vermindert sich Ihr Lagerbestand durch das Speichern einer Rechnung. Falls die Option Lagerbuchung bestätigen aktiviert ist, werden Sie bei der Belegerstellung gefragt, ob die zugehörige Lagerbuchung ausgeführt werden soll, d. h. Sie müssen jede Bestandsaktualisierung explizit bestätigen oder ablehnen. In jedem Fall erzeugt eine Rechnung einen entsprechenden Offenen Posten. In der Gewinnermittlung BV wird auch gleich eine Buchung angelegt für den offenen Posten. In der Gewinnermittlung EÜ werden erst die Zahlungen buchungsrelevant. Rechnungen können als Lieferschein, Proformarechnung oder Korrekturrechnung weitergeführt werden.

AR - Abschlagsrechnung

In eine Abschlagsrechnung an einen bestimmten Kunden können beliebige Verkaufsartikel manuell übernommen werden. Abschlagsrechnungen sind nicht lagerrelevant. Abschlagsrechnungen können nicht weitergeführt werden. Hingegen können Sie die Abschlagsrechnung in eine Schlussrechnung übernehmen und so die Abschläge in der Schlussrechnung einfach ausweisen. Abschlagsrechnungen weisen in der Regel keine Umsatzsteuer aus, da noch keine Lieferung auf der Gegenseite des Vertrags zustande gekommen ist. Der Betrag wird dann auch auf ein Passivkonto Anzahlungen Kunden gebucht. Erst die Schlussrechnung bucht die Umsatzsteuer dann auf die entsprechenden Automatikkonti. Verrechnen Sie den Abschlag a.G. von Leistungen mit Umsatzsteuer handelt es sich um eine Teilrechnung und keine Abschlagsrechnung. Erstellen Sie also in diesem Fall einfach eine Rechnung. Es ist keine Weiterführung möglich.

SR - Schlusssrechnung

Eine Schlussrechnung wird generiert, wenn für einen Auftrag im Voraus Abschlagsrechnungen erstellt und bezahlt wurden. Wenn die Lagerbuchung beim Erstellen von Rechnungen erfolgt, vermindert sich Ihr Lagerbestand durch das Speichern einer Rechnung. Falls die Option Lagerbuchung bestätigen aktiviert ist, werden Sie bei der Belegerstellung gefragt, ob die zugehörige Lagerbuchung ausgeführt werden soll, d. h. Sie müssen jede Bestandsaktualisierung explizit bestätigen oder ablehnen. In jedem Fall erzeugt eine Rechnung einen entsprechenden offenen Posten. In der Gewinnermittlung BV wird auch gleich eine Buchung angelegt für den offenen Posten. In der Gewinnermittlung EÜ werden erst die Zahlungen buchungsrelevant. Es ist keine Weiterführung möglich.

KR - Korrekturrechnung

In jedem Fall erzeugt eine Korrekturrechnung einen entsprechenden Offenen Posten. Optional kann auch eine Lagerkorrektur erfolgen. Korrekturrechnungen können nicht weitergeführt werden. KR braucht es zwingend, wenn Sie Rechnungen verschickt haben und als Gegenbeleg der Kunde für seine Buchhaltung und die MwSt-Korrektur buchen muss. Sie können also nicht einfach die Rechnung vernichten und korrigieren. Schreiben Sie eine Korrekturrechnung und anschliessend eine neue korrigierte Rechnung. Bei der Gewinnermittlung Betriebsvermögensvergleich wird ein offener Posten und eine Buchung erzeugt. Bei der Gewinnermittlung Einnahmen-Überschuss-Rechnung wird ein offener Posten erzeugt und die Buchung erst bei der Zahlung erzeugt. Es ist keine Weiterführung möglich.

VS - Storno

Falsch erstellte Belege, die nicht mehr gelöscht werden können, können ggf. in der Listenansicht über ihr Kontextmenu storniert werden. Beim Stornieren eines Belegs mit Lagerbuchung werden Sie immer gefragt, ob die zugehörige Lagerbuchung ausgeführt werden soll, d. h. Sie müssen jede Bestandsaktualisierung explizit bestätigen oder ablehnen. Damit korrigieren Sie interne Belege und können mit dieser Option und dem Filter solche Belege in der Liste nicht anzeigen. Bei der Gewinnermittlung Betriebsvermögensvergleich wird ein offener Posten und eine Buchung erzeugt. Bei der Gewinnermittlung Einnahmen-Überschuss-Rechnung wird ein offener Posten erzeugt und die Buchung erst bei der Zahlung erzeugt. Es ist keine Weiterführung möglich.

Um den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung zu entsprechen, lässt sich ein Beleg nicht einfach löschen, wenn er eines der folgenden Kriterien erfüllt: Der Beleg ist als gedruckt markiert. Der Beleg wurde weitergeleitet. Der Beleg hat zu einer Lagerbuchung geführt. Der Druckstatus eines Belegs kann mit den entsprechenden Benutzerrechten zurückgesetzt werden. Bei weitergeleiteten Belegen müssen vor dem Löschen alle zugehörigen Belege in umgekehrter Reihenfolge der Erstellung gelöscht werden. Bei einem Beleg mit Lagerbuchungen müssen diese zurückgesetzt werden. Alternativ kann ein Beleg storniert werden.

 Zu einem Beleg, der nicht mehr gelöscht werden kann, können Sie trotzdem noch Notizen hinzufügen oder die Notizen bearbeiten. Sie können auch z.b. die Adresse für weitere Zwecke kopieren. 

Belegarten im Einkauf

Im Bereich Einkauf ist die Abfolge der Belegarten etwas stärker strukturiert als im Verkauf. Zum einen erfolgen teilweise automatische Verknüpfungen oder Weiterleitungen zwischen Belegen z. B. beim Erfassen von Wareneingängen auf Grundlage offener Bestellpositionen und zum anderen ist eine Weiterleitung von Belegen immer nur zu bestimmten im Ablauf nachfolgenden Belegarten möglich. In Sachen ordnungsgemässer Buchführung gilt gleiches wie im Bereich Verkauf schon ausgeführt. 

(Stand 2026 - Release 23.0.2):

BA - Bestellanfrage

In eine Bestellanfrage an einen bestimmten Lieferanten können beliebige Einkaufsartikel manuell übernommen werden. Alternativ können Sie eine Bestellanfrage aus einem automatischen Bestellvorschlag erstellen. Bestellanfragen sind nicht lagerrelevant und haben keine finanzbuchhalterische Wirkung. Bestellanfragen können als Bestellung, Wareneingang oder Eingangsrechnung weitergeführt werden.

BE - Bestellung

Es wird keine Buchung in der Finanzbuchhaltung erzeugt.In eine Bestellung an einen bestimmten Lieferanten können beliebige Einkaufsartikel manuell übernommen werden. Alternativ können Sie eine Bestellung aus einem automatischen Bestellvorschlag erstellen. Grundsätzlich führen Bestellungen von Lagerartikeln zu einer Lagerbuchung, d. h. die bestellte Menge wird erhöht. Falls unter Vorgaben>REWE-Vorgaben>Einkauf>Bestandsführung die Option Lagerbuchung bestätigen aktiviert ist, werden Sie bei der Belegerstellung gefragt, ob die zugehörige Lagerbuchung ausgeführt werden soll, d. h. Sie müssen jede Bestandsaktualisierung explizit bestätigen oder ablehnen. Zudem können Bestellungen als Grundlage für spätere Wareneingänge dienen. shakehands Kontor kann Wareneingänge positionsweise mit offenen Bestellungen abgleichen, so dass Sie immer den Überblick über den vorhandenen Bestand und die noch ausstehenden Lieferungen haben. Bestellungen können als Wareneingang oder Eingangsrechnung weitergeführt werden.

WE - Wareneingang

Es wird keine Buchung in der Finanzbuchhaltung erzeugt. Wareneingänge dienen der Lagerführung von Artikeln, die Sie von einem Lieferanten erhalten. Bei entsprechender Einstellung erhöhen sie den Bestand und vermindern eine eventuell vorhandene Bestellmenge zu einem Artikel.  Das Erfassen von Wareneingängen kann auf mehreren Wegen erfolgen: Wareneingang als Weiterführung einer kompletten Bestellung: Um eine offene Bestellung als Basis für einen Wareneingang zu verwenden, markieren Sie die Bestellung unter Einkauf>Einkaufsbelege und wählen den Befehl Weiterführen als Wareneingang... aus dem Kontextmenu. Dies ist die schnellste Möglichkeit, um vollständige Lieferungen zu verbuchen. Aufgrund der Weiterführung ordnet das System die gelieferten Artikel den Bestellpositionen zu und führt diese dann in der Detailansicht zu der Bestellung als geliefert weiter. Wareneingang mit Einzelübernahme bestellter Artikel: In der Praxis kommt es nicht selten vor, dass nur Teilmengen von Bestellungen geliefert werden, oder dass Artikel aus mehreren Bestellungen zusammen geliefert werden, evtl. auch beides kombiniert. In diesem Fall können Sie problemlos einen neuen Wareneingang ohne Weiterführung erstellen. Nach Auswahl des Lieferanten können Sie im Bereich Positionen über die Schaltfläche Offene Bestellpositionen... alle noch ausstehenden Artikel Ihrer zuvor getätigten Bestellungen bei diesem Lieferanten aufrufen. Markieren Sie hier die gelieferten Artikel und übernehmen Sie diese mit OK in den aktuellen Wareneingangsbeleg. Auch hier werden die gelieferten Artikel den entsprechenden Bestellpositionen zugeordnet und in der Detailansicht zu der Bestellung als geliefert weitergeführt. Wareneingang für nicht bestellte Artikel: Selbstverständlich lassen sich auch freie Wareneingänge erfassen, z. B. aufgrund telefonischer Bestellungen. Auch in diesem Fall erzeugen Sie den Wareneingangsbeleg ohne Weiterführung eines vorhandenen Belegs. Buchen des Lagerzugangs In der Grundeinstellung erfolgt beim Erstellen eines Wareneingangsbelegs die Buchung der Lagerbestände. Falls unter Vorgaben>REWE-Vorgaben>Einkauf >Bestandsführung die Option Lagerbuchung bestätigen aktiviert ist, werden Sie bei der Belegerstellung gefragt, ob die zugehörige Lagerbuchung ausgeführt werden soll, d. h. Sie müssen jede Bestandsaktualisierung explizit bestätigen oder ablehnen. Wareneingangsbelege können als Eingangsrechnung und Rücksendung weitergeführt werden.

ER - Eingangsrechnung

Eingangsrechnungen von Ihren Lieferanten können aus Wareneingängen weitergeführt werden, in der Regel bei getrenntem Versand durch den Lieferanten. Sie können aber auch die Funktion des Wareneingangs mit übernehmen (für die Lagerbuchungen). Unter Vorgaben>REWE-Vorgaben>Einkauf>Bestandsführung können Sie die Lagerführung generell auf die Eingangsrechnung verlagern. Eingangsrechnungen können in derselben Weise erfasst werden wie Wareneingänge. Das Erfassen von Eingangsrechnungen kann auf mehreren Wegen erfolgen: Weiterführung > eines Wareneingangs-Beleges; Weiterführung > einer Bestellung, um eine vollständige Lieferung zu verbuchen; einen neuen Beleg > Eingangsrechnung generieren, um die Einzelübernahme bestellter Artikel zu buchen. Nach der Auswahl des Lieferanten im Bereich Positionen über die Schaltfläche offene Bestellpositionen... die gelieferten Artikel übernehmen. Einen neuen Beleg > Eingangsrechnung generieren, um nicht bestellte Artikel zu erfassen und eventuell die Lagerbuchung zu aktivieren. Bei der Gewinnermittlung Betriebsvermögensvergleich wird ein offener Posten und eine Buchung erzeugt. Bei der Gewinnermittlung Einnahmen-Überschuss-Rechnung wird ein offener Posten erzeugt, die Buchung erfolgt erst bei der Zahlung. Eingangsrechnungen können als Rücksendung oder als Lieferantengutschrift weitergeführt werden.

RS - Rücksendung

Über einen Rücksendungsbeleg wird die Lagerbuchung für eine Rücksendung von Ware an einen Lieferanten abgewickelt. Grundsätzlich führen Rücksendungen zu einer Lagerbuchung, d. h. die bestellte Menge bzw. Ihr Lagerbestand wird verringert. Sie werden bei der Belegerstellung jedoch immer gefragt, ob die zugehörige Lagerbuchung ausgeführt werden soll, d. h. Sie müssen jede Bestandsaktualisierung explizit bestätigen oder ablehnen. die zwei Arten sind: Lagerbuchung bei Wareneingang: vom Wareneingang kann eine Rücksendung weitergeleitet werden. Lagerbuchung bei Eingangsrechnung: von der Eingangsrechnung kann eine Rücksendung weitergeleitet werden. Es wird keine Buchung in der Finanzbuchhaltung erzeugt. Rücksendungsbelege können als Wareneingang weitergeführt werden.

LG - Lieferantengutschrift

Über eine Lieferantengutschrift wird der finanzbuchhalterische Vorgang für eine Rücksendung von Ware an einen Lieferanten abgewickelt. Optional kann eine Lagerkorrektur erfolgen. In jedem Fall erzeugt die Gutschrift bei der Gewinnermittlung nach Betriebsvermögensvergleich einen entsprechenden offenen Posten und die dazugehörigen Buchungen. Bei der Gewinnermittlung nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung wird ein offener Posten erzeugt, die Buchung wird erst bei der Gutschrift erstellt. Lieferantengutschriften können nicht weitergeführt werden.

ES - Storno

Falsch erstellte Belege, die nicht mehr gelöscht werden können, können ggf. in der Listenansicht über ihr Kontextmenu storniert werden. Beim Stornieren eines Belegs mit Lagerbuchung werden Sie immer gefragt, ob die zugehörige Lagerbuchung ausgeführt werden soll, d. h. Sie müssen jede Bestandsaktualisierung explizit bestätigen oder ablehnen. Bei der Gewinnermittlung nach Betriebsvermögensvergleich werden die entsprechenden offenen Posten und die dazugehörigen Buchungen erstellt. Bei der Gewinnermittlung nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung wird ein offener Posten erzeugt, die Buchung wird mit der Rechnung ausgeglichen. Eine Weiterführung ist nicht möglich.