Kontor / Verkäufe und Einkäufe - Belege erstellen und verwalten

Einen neuen Beleg erfassen

Die Belegübersicht finden Sie im Navigator im Bereich Einkauf & Verkauf>Verkaufsbelege bzw. Einkauf & Verkauf>Einkaufsbelege.

In der Detailansicht werden alle Positionen der markierten Belege angezeigt. Per Doppelklick auf eine Position können Sie den zugehörigen Beleg öffnen. 

So arbeiten Sie mit der Belegübersicht:

• Über Aktion>Liste drucken... können Sie die Auftragsliste drucken. 
• Für Verkaufsbelege können Sie die Beleghistorie anzeigen. 
• Für Einkaufsbelege können Sie alle offenen Bestellungen anzeigen. 
• Über das Plus im Filter können Sie viele weitere Filteroptionen hinzufügen. 
• Über den Befehl Spaltendarstellung anpassen.... via Kontextmenu des Listenkopfs können Sie weitere Spalten einblenden.

Die einzelnen Spalten haben folgende Bedeutung:

S = Status, festgeschrieben oder nicht festgeschrieben

Entwurf = Beleg welcher keine Rechnungswesen oder Bestandeswesen Aktionen ausführt. Damit können Sie zum Beispiel Daten Vorerfassen die Sie später in eine Rechnung übernehmen oder Varianten von Belegen erstellen. 

Abo = Abo-Vorlage für wiederkehrende Rechnungen 

A = Anhang, hier sehen Sie das Symbol aktiv bei einem digitale angeheftetem Anhang

E = Etikett, farbige Etikette zum gruppieren von Belegen

V = Vorbeleg vorhanden, z.B. ein Lieferschein ist als Vorbeleg für die Rechnung vorhanden

W = Beleg wurde Weitergeführt, z.B. der Lieferschein wurde in eine Rechnung weitergeführt und er kann nicht gelöscht oder bearbeitet werden

G = Beleg wurde Gedruckt, d.h. er kann nicht gelöscht oder bearbeitet werden.

NM = Die Option Nicht Mahnen ist aktiv, weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Mahnungen erstellen. 

Neuen Beleg erstellen

So erstellen Sie einen neuen Beleg: 

1. Klicken Sie im Navigator auf eine der folgenden Optionen: Einkauf & Verkauf>Verkaufsbelege oder Einkauf & Verkauf>Einkaufsbelege
2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu. shakehands Kontor öffnet den Bearbeitsablauf eines neuen Belegs. Sie sehen den Ablauf und die Bereiche zur Erfassung der Details eines Belegs im linken Navigatorbereich. Diese Bereiche sind i.d.R. von oben nach unten auszufüllen, einige Informationen können via Vorgaben automatisiert eingesetzt werden. Und im Beleg allenfalls geprüft oder weiter angepasst werden. Andere sind zwingende Eingaben. Lernen Sie für sich, welche Bereiche Sie nutzen müssen oder möchten und welche Sie automatisieren oder gleich ganz bei der Erfassungsarbeit weglassen. Wir stellen die einzelnen Bereiche im Ablauf in der folgenden Reihenfolge vor Kennzeichen, Kopf-/-Fussbereich, Positionen, Gesamtbeträge und Notizen. Beginnen wir nun mit dem aktiven Bereich Kennzeichen.
3. Wählen Sie im Drop-down-Menu Auftragsart bzw. Belegart den gewünschten Eintrag aus. shakehands Kontor schlägt Ihnen in der Liste die möglichen Belegarten vor und markiert mit einem Symbol die Auswahl z.B. RE für Rechnung. Sie finden dieses Symbol wiederum in der Listenansicht in der Spalte Art als Belegkürzel gekennzeichnet. 
4. Aktivieren Sie ggf. die Checkbox Entwurf/Vorlage.
5. Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Eingabefeld Empfänger, um den Kunden aus Ihrem Adressbuch auszuwählen. Die Daten des Kunden werden automatisch in den Beleg übernommen. Sie können diese gleich hier von Hand im Feld Empfängeranschrift rsp. Lieferanschrift anpassen und ändern. Existiert kein Empfänger in der Auswahlliste nutzen Sie die Funktion Neue Adresse anlegen... und erfassen Sie vorerst einen neue Adresse und übernehmen Sie diese abschliessend. Kennen Sie den Namen oder den Matchcode des Kunden tippen Sie diese Information ins Empfänger-Feld ein. shakehands Kontor öffnet automatisch die Adressliste und beginnt die Eingabe mit der Liste abzugleichen.
6. Nur Modul Pro: Wählen Sie ggf. einen Ansprechpartner aus.
7. Standmässig wird die Belegnummer von shakehands Kontor automatisch erzeugt. Sie können aber auch eine Belegnummer manuell vergeben, indem Sie auf den Feldnamen klicken, das Feld aktivieren und Beleg-Nr. (Manuell) auswählen. Optional wird bei Vorhandensein eines Vorbelegs das Feld Vorbeleg-Nr ausgefüllt. Da jede Belegnummer eindeutig sein muss, ist es ratsam die Automatik zu nutzen. 
8. Erfassen Sie im Feld Datum und oder Lieferdatum die Daten falls diese vom Vorschlag abweichen.
9. Wählen Sie das Steuergebiet aus: Inland, EU-Ausland, Ausland, Steuerfrei. Jedes Steuergebiet ist mit einem eigenen FiBukonto verknüpft, über das letztendlich der Steuersatz für die Umsätze dieses Belegs festgelegt werden. EU-Ausland nutzen Sie nur, falls Sie als Schweizer Firma eine EU-Nummer mit einem Sitz in der EU haben, ansonsten sind es Auslandslieferungen in die EU. 
10. Im Feld UStID-Nr. wird die in der Adresse hinterlegte Mehrwertsteuer-Nummer des Kunden/Lieferanten angezeigt. Das Feld ist nicht editierbar. Änderungen nehmen Sie bitte im Bereich Stammdaten>Adressen vor. Diese Nummer ist z.B. zwingend bei einer Korrekturrechnung oder einer Gutschrift auf dem neuen Beleg zu vermerken. 
11. Erfassen Sie die Art der Preisangaben auf den Belegpositionen mit Brutto (inkl. MwSt-Betrag) oder Netto (exkl. MwSt-Betrag). Dies wird je nach Branche unterscheidlich gehandhabt. Verrechnen Sie an Private muss zwingend Brutto gesetzt werden.
12. Wenn Sie mit kunden- oder lieferantenspezifischen Einkaufs- oder Verkaufspreisen arbeiten, wählen Sie auf der rechten Seite im Drop-down-Menu Preisliste den entsprechenden Eintrag aus.
13. Bestimmen Sie unter Währung und Kurs abweichende Belegwährungen und den Tageskurs des Belegs. Der Kurs muss zwingend reziprok erfasst werden also 1/Kurs. 
14. Erfassen Sie die Bestell-Nr. also die Referenz unter welcher der Kunden bestellt oder Sie beim Lieferanten bestellen. EIne Scharnierfunktiion zwischen Kunde/Lieferant-ERP oder Lieferant/Kunden-ERP.
15. Unter Bearbeiter wird automatisch der aktuell angemeldete Benutzer in shakehands Kontor angezeigt. Wenn Sie die Option Für Rückfragen angeben aktivieren, wird dieser im Ausdruck des Belegs (bei Verwendung eines Systemformulars) dann unterhalb des Datums mit dessen Kontaktinformationen (falls vorhanden) als Ansprechpartner für Rückfragen eingesetzt. Falls vorhanden, können Sie einen anderen Benutzer aus der Drop-down-Liste als Zuständige für dieses Geschäft auswählen.
16. Bestimmen SIe die Bankverbindung unter Bank (Zahlung) wohin der Kunde seine Zahlung tätigen soll. Damit steuern Sie u.a. auch die Angaben zu Bankdaten und ESR-Daten oder QR-Rechnung für den Einzahlungsschein. 
17. Die Lieferart kann frei eingegeben oder ausgewählt werden. Das Drop-down-Menu enthält alle Lieferarten, die in mindestens einer Adresse hinterlegt wurden. Um die Lieferart beim Druck mit auszugeben, muss das Druckformular entsprechend angepasst werden.
18. Weisen Sie den Beleg ggf. einem Projekt zu, indem Sie ein vorhandenes Projekt auswählen oder ein neues Projekt anlegen.
19. Erfassen Sie ggf. einen Abovorgang und definieren die Nächste Fälligkeit bei periodischen Belegen. Details finden Sie im Abschnitt Abovorgang weiter unten in diesem Abschnitt.
20. Wechseln Sie in den Bereich Kopf- und Fusstext. Hier werden die Textbausteine für den Beleg angepasst oder erst ein neuer Text eingegeben. Möglich ist auch über einen Rechtsklick andere Textbausteine und oder Platzhalter zu nutzen oder einen bestehenden Text gleich zu erfassen. Die Felder sind Betreff, Anrede, Kopftext (Bereich vor den Belegpositionen), Fusstext (Bereich nach dem Belegtotal) und die abschliessende Grussformel.
21. Wechseln Sie in den Bereich Positionen. um dem Beleg Artikel und Leistungen hinzuzufügen.

22. Klicken Sie oben links auf das Drop-down-Menu und wählen Sie aus einer der folgenden Optionen und bestimmen Sie die Positionsart: Stammartikel, um einen Artikel aus der Artikelverwaltung auszuwählen, Alternativer Stammartikel, um einen Artikel aus der Artikelverwaltung auszuwählen, der als Alternativposition angeboten wird. Diese Art gilt nur bei der Belegart Angebot, da in den nachfolgenden Belegarten die Alternative bestimmt sein muss. Manueller Artikel, um einen Artikel anzulegen, der speziell für diesen Beleg gilt und nicht in der Artikelverwaltung gelistet wird. Dann Alternativer manueller Artikel, um einen manuellen Artikel anzulegen, der als Alternativposition angeboten wird. Auch diese Art ist nur für Angebote gültig. Die Textposition, um einen beliebigen Text einzugeben, z. B. weitere Erläuterungen zu einer Position, etc. oder einen Einleitungstext. Dann die Zwischensumme, damit grenzen Sie einzelen Gruppensummen ab, z.B. Artbeit von Material, oder Renovation Zimmer 1 von Renovation Zimmer 2, oder Beratungshonorar von verrechneten Drittleistungen, usw. Dann der Seitenumbruch, damit erzwingen Sie einen manuellen Seitenumbruch. So gruppieren Sie u.a. ein schönes Layout. Dann der Kommentar, um einen internen Kommentar anzugeben, der nicht auf dem ausgedruckten Beleg angezeigt wird, z.B. für einen Rüstschein im Lager. Die Art bestimmt die nachfolgenden Felder, die Sie erfassen können. 

23. Ja nach Positionsart übernehmen Sie aus dem Artikel&Dienstleistungsstamm über eines der Wahlfelder Artikel-Nr/EAN, Matchcode oder Bezeichnung den Artikel oder die Leistung für die Position. Sie bestimmen über welches Feld Sie den Artikel oder die Leistung am einfachsten finden. Per Klick auf die Übernahmeliste öffnet sich der Artikel & Leistungsstamm, wo Sie den Artikel finden und übernehmen können. Mit dem ausgewählten Wert wird auch gleich die Artikelgruppe mitbestimmt. Für einen manuellen Artikel müssen Sie zudem die Artikelgruppe von Hand bestimmen. 

24. Über die Schaltfläche Neuen Artikel anlegen... können Sie von hier aus einen neuen Artikel in der Artikelverwaltung anlegen ohne dass Sie den angefangenen Beleg verlassen müssen.

25. Im Bereich Einkauf wird beim Anlegen einer Bestellanfrage oder Bestellung auf dieser Seite zusätzlich die Schaltfläche Bestellvorschläge anzeigen eingeblendet. Wenn Sie die Lagerverwaltung nutzen, können Sie sich so auf Basis Ihres Lagerbestands Vorschläge für die Bestellung anzeigen lassen.

26. Wenn Sie die Positionsart Alternativer Stammartikel ausgewählt haben, klicken Sie auf den Pfeil rechts neben Artikel-Nr/EAN - auch unter Matchcode oder Bezeichnung -und wählen Sie den gewünschten Artikel aus der Liste.

27. Nur bei Einkaufsbelegen: Wenn Sie Einkaufspreise für den Artikel hinterlegt haben, wird neben EP Netto [Währung] ein Pfeil angezeigt, über den Sie die hinterlegten Einkaufspreise aus einer Liste auswählen können.

28. Nur bei Wareneingang bzw. Eingangsrechnung mit Lagerbuchung: Geben Sie ggf. die nicht lieferbaren Menge für diese Position ein.

29. Füllen Sie alle weiteren notwendigen Daten zu dieser Position aus: Position-(Nummer), Menge, Einheit und Preis, allenfalls einen (Positions)-Rabatt % und oder eine Kostenstelle. Weitere Anmerkungen zu diesen Feldern. Nur bei Verkaufsbelegen: Wenn Sie mit der Artikelverwaltung arbeiten, wird der Verkaufpreis als EP Brutto [Währung] oder EP Netto [Währung] aus den Artikelstammdaten übernommen. Sie können den Preis jederzeit auch ändern. Wenn Sie mit kundenspezifischen Verkaufspreisen oder Preisstaffelungen arbeiten, wird je nach Einstellung entweder der niedrigste Preis oder der Preis des Kunden vorgeschlagen. Wenn Sie an dieser Stelle mit Preislisten arbeiten möchten, muss im Bereich Kennzeichen des Verkaufsdialogs eine Preisliste ausgewählt sein (siehe oben). Die Nummerierung der Position wird i.d.R. fortlaufend von shakehands Kontor selber aktualisiert. Sie können die Nummer einfach händisch überschrieben. Im Feld Einheit können Sie fehlende Einheiten neu erfassen. Die neue Eingabe steht Ihnen später im Auswahlfeld des Einheitenfeldes zur Auswahl. Das Feld  Entspricht bezeichnet die Mengeneinheit pro Verpackungseinheit auf welches sich die Einheit bezieht. Verenden Sie Kostenstelle auf andere Auswertungen als die der Erlöskonten zu bedienen. Die Artikelgruppe führt zwingend das Fibukonto der Belegposition. Ohne Zuweisung der Artikelgruppe kann der Beleg nicht gesichert werden. Die Felder Konto und Steuer sind als Information für die Erfasserin gedacht und werden über die Steuerart des Belegs und die Auswahl der Artikelgruppe gesteuert.

30. Fügen Sie ggf. weitere Position(en)hinzu: 
    • Klicken Sie unten links auf das Plus, um eine neue, leere Zeile hinzuzufügen
    • Klicken Sie unten links auf die zwei Pluszeichen, um eine markierte Zeile zu kopieren und als neue Zeile hinzuzufügen. 
    • Um eine Position zu entfernen, klicken Sie unten links auf das Minus.
    • Um die Reihenfolge der Positionen zu verändern, ziehen Sie die gewünschte Position mit gedrückter Maustaste nach oben oder unten (Drag-and-drop). 
    • Mit der Schaltfläche Artikel-Bezeichnung unter der Positionsliste können Sie auswählen, ob in der ersten Zeile der jeweiligen Positionen die Artikel-Bezeichnung oder die Artikel-Nummer angezeigt wird. 
    • Mit dem Schieberegler rechts daneben können Sie die Höhe der Positionszeilen anpassen und so mehr oder weniger Informationen anzeigen.

31. Wechseln Sie in den Bereich Gesamtbeträge. Hier können Sie die verschiedenen Gesamtbeträge (Brutto, Netto, Steuer) des Belegs einsehen, dann einen Belegrabatt als Gesamtrabatt in % setzen, die Zahlungsbedingungen und oder die SEPA-Mandatsreferenz festlegen, dann welcher Mahnstatus der Beleg erhalten solll. Mit dem Modul Pro können Sie hier auch eine Sofortzahlung erstellen. Mit dem Modul PRO können Sie hier auch eine Sofortzahlung erstellen. Die Felder Marge netto und Marge brutto zeigen zudem die Information ob der Beleg eine positive oder negative Marge abwirft. Voraussetzungen dafür sind, dass die Daten im Artikel- und Leistungsstamm als Einkaufspreise, Margen und Verkaufspreise einzeln definiert worden sind. Unten an der Liste sehen Sie in einer Inofübersicht den Zahlungstext. 

32. Im abschliessenden Bereich Notizen können Sie eigene interne Notizen bezüglich dieses Belegs erfassen, z. B. telefonische Absprachen, interne Hinweise, etc. Diese Informationen erscheinen nicht auf der Ausgabe der Belege.

33. Speichern Sie mit OK.

Bravo Sie haben eben den ersten Beleg erfasst. Sie können den Beleg jetzt Drucken oder elektronisch als Email Senden.

Es laufen mit dem Sicheurngsvorgan eine ganze Menge an Automatismen ab: shakehands Kontor erzeugt automatisch die Offenen Posten und Buchungen zum Beleg. Nach der Ausgabe bekommt der Beleg einen Status gedruckt. Bei Bestandsführung werden die Lagerbeständig nachgeführt. Je nach Belegart kann damit eine automatische Bestellung ausgelöst werden und vieles mehr. Für das ESR-Verfahren oder die QR-Rechnung mit Referenz - QRR wird eine 27-stellige Referenzzeile generiert. 

Die Zahlung zum Beleg erfassen Sie im Bereich Offene Posten, die Buchungen sind in einem der Buchungsfenster ersichtlich oder können im Journalauschnitt angezeigt werden, sofern der Beleg gedruckt ist. 

Die Nummernkreise für die einzelnen Belegarten können Sie im Navigator unter Vorgaben>Nummernkreise>Alle Nummernkreise>Einkauf bzw. Verkauf definieren.

Sie können beliebig viele Artikel gleichzeitig in den Beleg übernehmen, indem Sie mit gedrückter <cmd>-Taste (Apple macOS X) bzw. <Strg>-Taste (Microsoft Windows) mehrere Artikel gleichzeitig auswählen.Nehmen Sie keine manuellen Buchungen für den Beleg vor, da es sonst zu doppelten Buchungen und somit zu Fehlern in der Buchhaltung kommt. Verwenden Sie dazu die Bereichen Debitorenzahlungen und Kreditorenzahlungen. 

Wenn Sie mit kundenspezifischen Verkaufspreisen oder Preisstaffelungen arbeiten, wird je nach Einstellung entweder der niedrigste Preis oder der Preis des Kunden verwendet.

Finden Sie weitere clevere Hinweise und Ablaufoptimierungen in den folgenden Abschnitten rund um die Belegerfassung. Nutzen Sie für Ihren Alltag die Funktionen, die Sie unterstützen. Nicht alle brauchen Abovorgänge oder Sammle-Rechnungen oder Bestandesführungen, etc.