Kontor / Verkäufe und Einkäufe - Belege erstellen und verwalten
Die Belegübersicht finden Sie im Navigator im Bereich Einkauf & Verkauf>Verkaufsbelege bzw. Einkauf & Verkauf>Einkaufsbelege.
In der Detailansicht werden alle Positionen der markierten Belege angezeigt. Per Doppelklick auf eine Position können Sie den zugehörigen Beleg öffnen.
So arbeiten Sie mit der Belegübersicht:
Die einzelnen Spalten haben folgende Bedeutung:
S = Status, festgeschrieben oder nicht festgeschrieben
Entwurf = Beleg welcher keine Rechnungswesen oder Bestandeswesen Aktionen ausführt. Damit können Sie zum Beispiel Daten Vorerfassen die Sie später in eine Rechnung übernehmen oder Varianten von Belegen erstellen.
Abo = Abo-Vorlage für wiederkehrende Rechnungen
A = Anhang, hier sehen Sie das Symbol aktiv bei einem digitale angeheftetem Anhang
E = Etikett, farbige Etikette zum gruppieren von Belegen
V = Vorbeleg vorhanden, z.B. ein Lieferschein ist als Vorbeleg für die Rechnung vorhanden
W = Beleg wurde Weitergeführt, z.B. der Lieferschein wurde in eine Rechnung weitergeführt und er kann nicht gelöscht oder bearbeitet werden
G = Beleg wurde Gedruckt, d.h. er kann nicht gelöscht oder bearbeitet werden.
NM = Die Option Nicht Mahnen ist aktiv, weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Mahnungen erstellen.
So erstellen Sie einen neuen Beleg:
Klicken Sie oben links auf das Drop-down-Menu und wählen Sie aus einer der folgenden Optionen und bestimmen Sie die Positionsart: Stammartikel, um einen Artikel aus der Artikelverwaltung auszuwählen, Alternativer Stammartikel, um einen Artikel aus der Artikelverwaltung auszuwählen, der als Alternativposition angeboten wird. Diese Art gilt nur bei der Belegart Angebot, da in den nachfolgenden Belegarten die Alternative bestimmt sein muss. Manueller Artikel, um einen Artikel anzulegen, der speziell für diesen Beleg gilt und nicht in der Artikelverwaltung gelistet wird. Dann Alternativer manueller Artikel, um einen manuellen Artikel anzulegen, der als Alternativposition angeboten wird. Auch diese Art ist nur für Angebote gültig. Die Textposition, um einen beliebigen Text einzugeben, z. B. weitere Erläuterungen zu einer Position, etc. oder einen Einleitungstext. Dann die Zwischensumme, damit grenzen Sie einzelen Gruppensummen ab, z.B. Artbeit von Material, oder Renovation Zimmer 1 von Renovation Zimmer 2, oder Beratungshonorar von verrechneten Drittleistungen, usw. Dann der Seitenumbruch, damit erzwingen Sie einen manuellen Seitenumbruch. So gruppieren Sie u.a. ein schönes Layout. Dann der Kommentar, um einen internen Kommentar anzugeben, der nicht auf dem ausgedruckten Beleg angezeigt wird, z.B. für einen Rüstschein im Lager. Die Art bestimmt die nachfolgenden Felder, die Sie erfassen können.
Ja nach Positionsart übernehmen Sie aus dem Artikel&Dienstleistungsstamm über eines der Wahlfelder Artikel-Nr/EAN, Matchcode oder Bezeichnung den Artikel oder die Leistung für die Position. Sie bestimmen über welches Feld Sie den Artikel oder die Leistung am einfachsten finden. Per Klick auf die Übernahmeliste öffnet sich der Artikel & Leistungsstamm, wo Sie den Artikel finden und übernehmen können. Mit dem ausgewählten Wert wird auch gleich die Artikelgruppe mitbestimmt. Für einen manuellen Artikel müssen Sie zudem die Artikelgruppe von Hand bestimmen.
Über die Schaltfläche Neuen Artikel anlegen... können Sie von hier aus einen neuen Artikel in der Artikelverwaltung anlegen ohne dass Sie den angefangenen Beleg verlassen müssen.
Im Bereich Einkauf wird beim Anlegen einer Bestellanfrage oder Bestellung auf dieser Seite zusätzlich die Schaltfläche Bestellvorschläge anzeigen eingeblendet. Wenn Sie die Lagerverwaltung nutzen, können Sie sich so auf Basis Ihres Lagerbestands Vorschläge für die Bestellung anzeigen lassen.
Wenn Sie die Positionsart Alternativer Stammartikel ausgewählt haben, klicken Sie auf den Pfeil rechts neben Artikel-Nr/EAN - auch unter Matchcode oder Bezeichnung -und wählen Sie den gewünschten Artikel aus der Liste.
Nur bei Einkaufsbelegen: Wenn Sie Einkaufspreise für den Artikel hinterlegt haben, wird neben EP Netto [Währung] ein Pfeil angezeigt, über den Sie die hinterlegten Einkaufspreise aus einer Liste auswählen können.
Nur bei Wareneingang bzw. Eingangsrechnung mit Lagerbuchung: Geben Sie ggf. die nicht lieferbaren Menge für diese Position ein.
Füllen Sie alle weiteren notwendigen Daten zu dieser Position aus: Position-(Nummer), Menge, Einheit und Preis, allenfalls einen (Positions)-Rabatt % und oder eine Kostenstelle. Weitere Anmerkungen zu diesen Feldern. Nur bei Verkaufsbelegen: Wenn Sie mit der Artikelverwaltung arbeiten, wird der Verkaufpreis als EP Brutto [Währung] oder EP Netto [Währung] aus den Artikelstammdaten übernommen. Sie können den Preis jederzeit auch ändern. Wenn Sie mit kundenspezifischen Verkaufspreisen oder Preisstaffelungen arbeiten, wird je nach Einstellung entweder der niedrigste Preis oder der Preis des Kunden vorgeschlagen. Wenn Sie an dieser Stelle mit Preislisten arbeiten möchten, muss im Bereich Kennzeichen des Verkaufsdialogs eine Preisliste ausgewählt sein (siehe oben). Die Nummerierung der Position wird i.d.R. fortlaufend von shakehands Kontor selber aktualisiert. Sie können die Nummer einfach händisch überschrieben. Im Feld Einheit können Sie fehlende Einheiten neu erfassen. Die neue Eingabe steht Ihnen später im Auswahlfeld des Einheitenfeldes zur Auswahl. Das Feld Entspricht bezeichnet die Mengeneinheit pro Verpackungseinheit auf welches sich die Einheit bezieht. Verenden Sie Kostenstelle auf andere Auswertungen als die der Erlöskonten zu bedienen. Die Artikelgruppe führt zwingend das Fibukonto der Belegposition. Ohne Zuweisung der Artikelgruppe kann der Beleg nicht gesichert werden. Die Felder Konto und Steuer sind als Information für die Erfasserin gedacht und werden über die Steuerart des Belegs und die Auswahl der Artikelgruppe gesteuert.
Wechseln Sie in den Bereich Gesamtbeträge. Hier können Sie die verschiedenen Gesamtbeträge (Brutto, Netto, Steuer) des Belegs einsehen, dann einen Belegrabatt als Gesamtrabatt in % setzen, die Zahlungsbedingungen und oder die SEPA-Mandatsreferenz festlegen, dann welcher Mahnstatus der Beleg erhalten solll. Mit dem Modul Pro können Sie hier auch eine Sofortzahlung erstellen. Mit dem Modul PRO können Sie hier auch eine Sofortzahlung erstellen. Die Felder Marge netto und Marge brutto zeigen zudem die Information ob der Beleg eine positive oder negative Marge abwirft. Voraussetzungen dafür sind, dass die Daten im Artikel- und Leistungsstamm als Einkaufspreise, Margen und Verkaufspreise einzeln definiert worden sind. Unten an der Liste sehen Sie in einer Inofübersicht den Zahlungstext.
Im abschliessenden Bereich Notizen können Sie eigene interne Notizen bezüglich dieses Belegs erfassen, z. B. telefonische Absprachen, interne Hinweise, etc. Diese Informationen erscheinen nicht auf der Ausgabe der Belege.
Speichern Sie mit OK.
Bravo Sie haben eben den ersten Beleg erfasst. Sie können den Beleg jetzt Drucken oder elektronisch als Email Senden.
Es laufen mit dem Sicheurngsvorgan eine ganze Menge an Automatismen ab: shakehands Kontor erzeugt automatisch die Offenen Posten und Buchungen zum Beleg. Nach der Ausgabe bekommt der Beleg einen Status gedruckt. Bei Bestandsführung werden die Lagerbeständig nachgeführt. Je nach Belegart kann damit eine automatische Bestellung ausgelöst werden und vieles mehr. Für das ESR-Verfahren oder die QR-Rechnung mit Referenz - QRR wird eine 27-stellige Referenzzeile generiert.
Die Zahlung zum Beleg erfassen Sie im Bereich Offene Posten, die Buchungen sind in einem der Buchungsfenster ersichtlich oder können im Journalauschnitt angezeigt werden, sofern der Beleg gedruckt ist.
Die Nummernkreise für die einzelnen Belegarten können Sie im Navigator unter Vorgaben>Nummernkreise>Alle Nummernkreise>Einkauf bzw. Verkauf definieren.
Sie können beliebig viele Artikel gleichzeitig in den Beleg übernehmen, indem Sie mit gedrückter <cmd>-Taste (Apple macOS X) bzw. <Strg>-Taste (Microsoft Windows) mehrere Artikel gleichzeitig auswählen.Nehmen Sie keine manuellen Buchungen für den Beleg vor, da es sonst zu doppelten Buchungen und somit zu Fehlern in der Buchhaltung kommt. Verwenden Sie dazu die Bereichen Debitorenzahlungen und Kreditorenzahlungen.
Wenn Sie mit kundenspezifischen Verkaufspreisen oder Preisstaffelungen arbeiten, wird je nach Einstellung entweder der niedrigste Preis oder der Preis des Kunden verwendet.
Finden Sie weitere clevere Hinweise und Ablaufoptimierungen in den folgenden Abschnitten rund um die Belegerfassung. Nutzen Sie für Ihren Alltag die Funktionen, die Sie unterstützen. Nicht alle brauchen Abovorgänge oder Sammle-Rechnungen oder Bestandesführungen, etc.