Kontor 2024

Kontor / Stammdaten - anlegen und pflegen

Kontenstruktur - Arbeiten und neue Kontenstruktur anlegen

Die Kontenstruktur definiert den Aufbau der Gliederung für den Bilanz und Erfolgsrechnung beim Betriebsvermögensvergleich oder die Bestandsführung mit Einnahmen und Ausgaben für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung sowie die Kontenzuordnung zu den einzelnen Gliederungsgruppen.

Bei den mitgelieferten Standardkontenplänen ist die Kontenstruktur bereits fertig definiert und muss normalerweise nicht verändert werden. Sie können aber auch eine eigene Kontenstruktur anlegen. Definieren Sie hier die Gruppierung Ihrer Bilanzen und Erfolgsrechnungen nach persönlichem Bedarf.


So verwalten Sie die Kontenstruktur:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Stammdaten>Kontenstruktur. Die Kontenstruktur ist je nach Gewinnermittlungsart in verschiedene Registerkarten aufgeteilt. Hier die Aufteilung bei Bilanz und Erfoglsrechnung beim Betriebsvermögensvergleich:

  2. Auf der Registerkarte Gruppen erfolgt die Definition der hierarchischen Gliederung der jeweiligen Gewinnermittlung. Hier können Sie über die Toolbar neue Gruppen oder Untergruppen anlegen und diese dann per Drag-and-drop an die gewünschte Stelle in der Hierarchie ziehen. 

  3. Die Erfolgsrechnungs-Konten bzw. Gewinnermittlungskonten sind standardmässig mit einem grünen Haken markiert. Das bedeutet, der Vorzeichenwechsel ist aktiviert, damit das sich bei der doppelten Buchführung ergebende umgekehrte Vorzeichen aller Erfolgskonten korrigiert wird. 

  4. Auf den anderen Registerkarten nehmen Sie über das Drop-down-Menu unten die Zuordnung der einzelnen Konten zu den gewünschten Gruppen vor. 

  5. Klicken Sie auf Sichern, um eventuelle Änderungen zu speichern.

 

Neue Kontenstruktur anlegen

Sie sollten eine Kontenstruktur nur dann selber anlegen, wenn Sie Wissen um die doppelte Buchhaltung haben und geschult sind die Grundlagen der doppelten Buchhaltung kennen. Ansonsten verweisen wir auf die mitgelieferten Vorlagen, die Sie verwenden können und auf einer dieser Basis hier persönliche Anpassungen vornehmen können. 

  1. Klicken Sie in Navigator auf Stammdaten>Kontenstruktur. Wenn Sie keine Kontenstruktur aus einer Vorlage übernommen haben, so ist die Gruppenliste zunächst leer. Falls Sie eine bereits vorhandene Struktur komplett neu aufbauen möchten, markieren Sie zunächst nacheinander alle Einträge und klicken jeweils in der Toolbar auf Löschen. 
  2. Legen Sie zunächst die Gruppen an.
  3. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu. 
  4. Klicken Sie auf Neue Gruppe.... shakehands Kontor öffnet einen neuen Dialog Gruppe bearbeiten.
  5. Geben Sie im Feld Gruppe den Namen ein. Für die Gliederung einer Bilanz und Erfolgsrechnung (BV) benötigen Sie für die oberste Gruppen zwingend die Namen: Bilanz Aktiva, Bilanz Passiva und Gewinn- und Verlustrechnung. Für die Gliederung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜ) benötigen Sie die obersten Gruppen zwingend mit den Namen: Sonstige Konten und Gewinnermittlung. Die Gruppen müssen in den beiden Gewinnermittlungsarten genau in dieser Reihenfolge und exakt mit dieser Schreibweise immer vorhanden sein! Weitere Untergruppen sind selber und in eigener Reihenfolge möglich.
  6. Aktivieren Sie ggf. die Option Kontengruppe, wenn die Gruppe direkt Kontensalden zusammenfassen soll oder andere Gruppen als Untergruppen enthält.
  7. Aktivieren Sie ggf. die Checkbox Vorzeichen der Summe wechseln.
    Dies ist für alle Gruppen aus dem Bereich Erfogsrechnung bzw. Gewinnermittlung erforderlich, um das sich bei der doppelten Buchführung ergebende umgekehrte Vorzeichen aller Erfolgskonten zu korrigieren. Diese Option ist nur bei Gruppen sinnvoll, welche direkt Kontensalden zusammenfassen, da sie es sind, die im Endeffekt auf die in der Gruppe enthaltenen Konten wirken. Bei allen in der Hierarchie übergeordneten Gruppen sollte diese Option deaktiviert sein.
  8. Aktivieren Sie ggf. die Option Bilanzergebnis. Die Definition einer Gruppe als Bilanzergebnis nimmt eine Sonderstellung ein und ist nur bei der Gewinnermittlung per Betriebsvermögensvergleich (BV) verfügbar. Beim Berechnen einer Bilanz ergibt sich das Bilanzergebnis aus der Differenz zwischen Aktiva- und Passiva-Seite (= Veränderung des Betriebsvermögens). Diese Differenz wird der Bilanzgruppe zugewiesen, welche als Bilanzergebnis definiert haben. Es kann nur eine Gruppe als Bilanzergebnis definiert werden, eine bestehende anderweitige Definition wird bei einer neuen Zuweisung automatisch aufgehoben.
  9. Bestätigen Sie mit OK.
  10. Ordnen Sie nun alle Konten mindestens einer Gruppe zu und wechseln Sie dafür in die Registerkarte Bilanz-Konten bzw. Bestandskonten. 
  11. Markieren Sie ein Konto. Im unteren Fensterbereich finden Sie ein oder zwei Drop-down-Menus für die Zuordnung zu der Gruppe oder den Gruppen. Markieren Sie z.B. das Konto 1020 Bank. Unterhalb der Liste befinden sich zwei Drop-down-Menus, über welche die Zuordnung dieses Kontos zu den Bilanzgruppen festgelegt wird. Die Einstellung im Beispiel bedeutet, das bei einem Soll-Saldo des Bankkonto auf der Aktiva-Seite in der Gruppe 10 Umlaufvermögen dargestellt wird. Hat das Konto einem Haben-Saldo, erscheint es dagegen auf der Passiva-Seite in der Gruppe 20 Fremdkapital. Das ist die Funktion eines Wechselkontos. Ein Konto lässt sich auch fest einer bestimmten Bilanzseite zuordnen, indem Sie nur eine Gruppe auf der Aktiva- oder Passiva-Seite angeben und auf der anderen Seite den Eintrag  auswählen. Sie können in der Kontenliste auch mehrere gleichartige Konten markieren und die Gruppenzuordnung für diese Konten gleichzeitig setzen. Wenn Sie in diesem Fall aber die markierten Konten in eine andere Gruppe verschieben möchten, so müssen Sie zuerst die bisherige Zuordnung aufheben, indem Sie in den Drop-down-Menus den Eintrag  auswählen.
  12. Nehmen Sie ggf. die fehlenden Zuordnungen auch auf der Registerkarte Erfolgsrechnungs-Konten bzw. Erfolgskonten vor.
  13. Prüfen Sie abschliessend auf der Registerkarte Neutrale Konten die weiteren Konten, die Sie hier der vollständigkeithalber einsehen können.

  14. Klicken Sie auf Sichern, um nun die Kontenstruktur zu speichern.

Am Ende der Zuordnung zu den Gruppen müssen zwingend alle Konten innerhalb der Registerkarten Bilanz-Konten und Erfolgsrechnung-Konten bei Gewinnermittlung BV bzw. Bestandskonten und Erfolgskonten bei Gewinnermittlung EÜ einer Gruppe zugeordnet sein (erkennbar an dem grünen Häkchen). Zudem muss die Zuweisung immer auf der untersten Gruppenebene in der Kontenstruktur zugewiesen sein. Andernfalls kommt es bei der Berechnung der Bilanz und Erfolgsrechnung bzw. Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu fehlerhaften Auswertung und Fehlermeldungen.

Beachten Sie Kontenplan und Konten und Kontenstruktur getrennt von einander zu bearbeiten. Da Änderungen an Konten bei gleichzeitig geöffneter noch nicht gesicherter Kontenstruktur verfallen und nicht gesichert werden können

shakehands Kontor 2020 - Release 17.x -: Ab dem neuen Release 2020 werden die debitorischen Kreditoren und die kreditorischen Debitoren nicht mehr verrechnet und müssen separat auf Aktiva und Passiva dargestellt. Damit wird dem Verrechnungsverbot in der Bilanz genüge getan. Damit auf bisherigen Mandanten diese Anzeige korrekt ausgegeben werden kann, muss jeweils das Sammelkonto auf der Aktiva und Passiva-Seite eine Zuordnung haben. Details finden Sie Hier https://shakehands.com/de/support/faqs/index.html?id=935 .