Kontor / Stammdaten - anlegen und pflegen

Kontenfunktionen - die Automatismen

Kontenfunktionen definieren die Konten für bestimmte Sonderaufgaben in der Buchhaltung, welche abhängig vom Kontenplan sind und daher vom Programm nicht fest vorgegeben werden können. Zum Beispiel werden hier die Nummernbereiche für die Personenkonten von Debitoren- oder Kreditorenkonten definiert. 

Die richtigen Einstellungen an dieser Stelle sind wichtig für die korrekte Funktion der Buchhaltung in vielen Bereichen. Wenn Sie einen der mitgelieferten Standardkontenpläne verwenden, sollten Sie hier keine Veränderungen vornehmen. Bei individuell angelegten Kontenplänen kontaktieren Sie im Zweifelsfall den Support von ShakeHands Software Ltd, um den einzelnen Funktionen die richtigen Konten zuzuordnen. Damit Steuern sie Automatikkonten des Kontenplans und der Gewinnermittlung und der Ländereinstellungen. Das Hinzufügen und Löschen ist an dieser Stelle nicht möglich.

So öffnen Sie die Übersicht der Kontenfunktionen:

1. Klicken Sie in Navigator auf Stammdaten>Kontenfunktionen. Die angezeigten Kontenfunktionen können je nach Programmausführung, Gewinnermittlungsart und Länderversion variieren. Die Liste der verfügbaren Kontenfunktionen ist fest vorgegeben, d. h. es ist nicht möglich, Einträge zu löschen oder weitere hinzuzufügen.
2. Per Doppelklick auf eine Zeile gelangen Sie in den Bearbeiten-Dialog.
3. Wählen Sie im Feld Konto 1 in der Auswahlbox ein Konto aus und bestätigen Sie mit OK.
4. Gegebenenfalls - bei einer Gruppe - führen Sie gleiches im Feld Konto 2 aus und erfassen hier ein Konto und bestätigen ebenfalls mit OK.

Übersicht der verschiedene Kontenfunktionen im Detail:

• Sammelkonto Debitoren/Kreditoren: Diese Konten übernehmen automatisch alle Salden aus den Personenkonten auf die Sammelkonto Debitoren und Kreditoren. Beachten Sie, diese Konten nicht manuell zu bebuchen oder für manuelle Buchungen eigene Sammelkonten anzulegen. 
• Saldenvorträge Sachkonten/Debitoren/Kreditoren: Diese Konten definieren das Gegenkonto für den automatischen Saldenvortrag der Sach-/Debitoren-/Kreditorenkonten in das folgende Geschäftsjahr. z.B. das Eröffnungskonto. 
• Vortrag Bilanzgewinn und Bilanzverlust: Diese Konten werden für den Vortrag eines Bilanzgewinns/-verlusts in das folgende Geschäftsjahr benötigt. 
• Vortrag Vorsteuerforderung/Umsatzsteuerverbindlichkeit: Beim Saldenvortrag werden alle Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten in shakehands Kontor automatisch saldiert. Eine sich daraus ergebende Vorsteuerforderung und oder Umsatzsteuerverbindlichkeit wird über dieses Konto in das folgende Geschäftsjahr verrechnet und vorgetragen in der Regel ist dies das Konto Kreditor ESTV. 
• Vortrag Privatkonten: Beim Saldenvortrag werden alle Privatkonten in shakehands Kontor automatisch saldiert und der Gesamtsaldo über dieses Konto in das folgende Geschäftsjahr vorgetragen. Normalerweise ist das bei einer nicht Kaptialgesellschaft das Konto EIgenkapital.
• Kontenbereich Debitoren/Kreditoren: Hier wird der Nummernbereich für das Anlegen von Personenkonten für die Hilfsbücher von Debitoren-und Kreditorenkonten festgelegt. Dieser Bereich ist für Debitoren der Bereich Konten10000-69999 und für Kreditoren der Bereich Konten 70000-99999. 
• Ertragskonto/Aufwandskonto Kursdifferenzen: Beim Saldenvortrag von Fremdwährungskonten kann es zu Differenzen zwischen dem rechnerischen Endsaldo in der Fremdwährung und dem tatsächlichen Startsaldo im neuen Jahr kommen. Diese Differenz wird im Rahmen des Valutaausgleichs durch eine automatische Buchung korrigiert, die dafür benötigten Korrekturkonten werden hier definiert. Ebenfalls der automatische Valutaausgleich in den Offenen Posten wird hier verbucht.

Wenn die Saldenvortragskonten nicht definiert sind oder die angegebenen Konten nicht existieren, können alle Auswertungen, die Eröffnungssalden basiert sind und  beinhalten z. B. Summen- und Saldenliste, Kontoauszug, Bilanz usw., fehlerhaft sein. Alle Saldenvortragskonten müssen zwingend korrekt erfasst sein, auch wenn beispielsweise gar keine Debitoren- oder Kreditorenkonten in der Buchführung verwendet werden. Sie können als Beispiel wenn keine Privatkonten im Betrieb vorhanden sind, einfach ein Ersatzkonto als Default hier eintragen z.B. ein Hilfskonto 9999 aus den Hilfskonten. damit ist sichergestellt, dass die Automatik funktioniert.

Beim Anlegen von Konten wird das Einhalten der Kontenbereichs-Definitionen überprüft. Es ist also nicht möglich, bei den o. g. Bereichseinstellungen beispielsweise ein Sachkonto mit der Nummer 10010 anzulegen, oder ein Debitorenkonto mit der Nummer 70010. Die Prüfung auf das Einhalten der Kontonummernbereiche lässt sich in den Einstellungen im Bereich Dateneingabe deaktivieren.