Kontor / Stammdaten - anlegen und pflegen
Sie strukturieren Ihre Buchhaltung anhand von Konten und Ihrem Kontenplan. Die Einstellungen dazu können Sie individuell an Ihr Unternehmen anpassen.
Die von ShakeHands Software Ltd mitgelieferten Kontenrahmenvorlagen entsprechen den jeweiligen Standardkontenrahmen und werden regelmässig durch Updates oder neue Programmversionen an die sich ändernden Gesetzesvorgaben angepasst. Wenn Sie Änderungen am Kontenplan vornehmen, müssen Sie diese Änderungen eigenverantwortlich pflegen und erneut vornehmen, wenn sich die mitgelieferten Kontenrahmenvorlagen von shakehands Kontor ändern.
Innerhalb einer Firma gibt es nur einen Kontenplan und eine Bilanzstruktur. Eine Änderung daran wirkt sich somit auf die Darstellung aller Jahre aus z. B. in der Bilanz und Erfolgsrechnung. Die Auswertungen abgeschlossener Jahre sollten daher separat archiviert werden. Wenn Sie einen grossen Kontenplanumbau erwägen, ist es ratsam glecih eine neue Firma anzulegen.
Bei der Einrichtung Ihrer Datenbank haben Sie einen Kontenrahmen als Basis für Ihren Kontenplan ausgewählt. Sie können Ihren Kontenplan nun beliebig bearbeiten und verwalten, um ihn an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen.
Heutige Kontenpläne können oft mehrere hundert Konten enthalten. Sie können leichter den Überblick behalten, indem Sie sich nur bestimmte Kontentypen anzeigen lassen und/oder diese nach bestimmten Suchbegriffen filtern. Sie können die einzelnen Spalten je nach Bedarf ein- oder ausblenden.
So navigieren Sie im Kontenplan:
Aktivieren oder deaktivieren Sie die Checkboxen Unbenutzte Konten bzw. Benutzte Konten, um die Anzeige entsprechend einzuschränken oder alle vorhandenen Konten anzuzeigen.
Klicken Sie auf Aktualisieren, um den Filter auf die aktuelle Listenansicht anzuwenden.
Klicken Sie in der Menuleiste auf Darstellung>Infoleiste einblenden, um die aktuellen Filtereinstellungen in der Infoleiste am unteren Rand des Firmenfensters anzuzeigen.
Bevor Sie in einem anderen Bereich des Programms weiterarbeiten, klicken Sie im Filter auf die Schaltfläche Filter zurücksetzen, da die Filtereinstellungen beim Verlassen eines Bereichs erhalten bleiben. Dies kann dazu führen, dass zu einem späteren Zeitpunkt Datensätze ungewollt ausgeblendet werden.
Legen Sie ein neues Konto an, wenn der Kontenplan einen bestimmten Anwendungsfall in Ihrer Buchhaltung nicht abdeckt.
So legen Sie ein neues Konto an:
Geben Sie eine Nummer ein: Die Nummer darf im Bereich 1-999999999 liegen, muss eindeutig sein und kann nur noch geändert werden, solange das Konto noch nicht verwendet wird.
Sachkonten: 1000-9999
Personenkonten Debitoren: 10000-69999
Personenkonten Kreditoren: 70000-99999
Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein.
Unter Währung können Sie die Währung festlegen, in der das Konto bebucht werden darf, z. B. wenn Sie ein Fremdwährungskonto anlegen möchten. Wenn Sie hier eine Währung auswählen, kann dieses Konto nur noch in der hier festgelegten Währung und in der Standardwährung der Firma bebucht werden.
Wählen Sie unter BWA-Typ die Typengruppe des neuen Kontos aus. Damit steuert shakehands Kontor die Art des Kontos. Der BWA-Typenstamm ist fix an die BWA-Auswertung gekoppelt. Die Kontenstruktur können für die Gruppierung und die Darstellung von Bilanz und Erfolgsrechnung dagegen selber angepasst werden.
Wählen Sie unter Steuertyp aus, welche Steuersätze auf diesem Konto gebucht werden dürfen: Keine Steuer, Umsatzsteuer, Vorsteuer oder Umsatzsteuer/Vorsteuer
Unter Kennzeichen können Sie mehrere Steuer- und Auswertungskennzeichen für Buchungen auf dieses Konto eingeben: Klicken Sie auf das Plus. Geben Sie unter Gültig ab das Datum ein, ab welchem dieses Kennzeichen gültig ist. Wählen Sie einen Steuersatz aus. Geben Sie ggf. unter MwSt-Kz eine Kennzahl für die Zuordnung zur Mehrwertsteuerabrechnung ein. Bei einer Mehrwertsteuerabrechnung wird dann der Kontensaldo auf der entsprechenden Kennzahl mit aufsummiert. Dies ist nur für Sonderfälle notwendig, z.B. Bei Zollsteuern die 100% als Vorsteuer abgezogen werden können.
Unter Budget können Sie ein Jahresbudget für das Konto eingeben. Dieses kann in der Summen- und Saldenliste oder in der Bilanz/Erfoglsrechnung bzw. Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit ausgewertet werden.
Klicken Sie auf OK.
Debitoren- bzw. Kreditorenkonten können Sie auch im Zuge des Anlegens von Adressen Ihrer Geschäftspartner anlegen.
Beim Anlegen von neuen Sachkonten müssen Sie diese manuell in die gewünschte Auswertungsgruppe der Kontenstruktur einfügen, indem Sie unter Typ das entsprechende Konto auswählen. Um dies zu umgehen, empfehlen wir, neue Konten durch Duplizieren von bereits vorhandenen ähnlichen Konten zu erzeugen, da beim Duplizieren die ursprüngliche Kontenzuordnung erhalten bleibt.
Achten Sie beim Eingeben von Kontobezeichnungen auf eine gute Lesbarkeit in der Kontenliste, insbesondere für die Darstellung im Eingabeassistenten. Die Spaltenbreite der Bezeichnung dort ist begrenzt, und wenn sich mehrere Konten z. B. erst ab dem fünfzigsten Zeichen unterscheiden, werden Sie dies in der Liste evtl. nicht mehr lesen können.
Sie können in der Bezeichnung den Platzhalter #P# verwenden. Dieser Platzhalter wird in allen Anzeigen der Kontobezeichnung durch den Prozentsatz des aktuell gültigen Steuersatzes ersetzt.
Beispiel: Sie haben im Konto 3001 die Steuersätze U8.0B (gültig bis 31.12.2017) und U7.6B (gültig ab 01.01.2018) definiert. Die Kontobezeichnung lautet Erlöse #P# MwSt, d. h. das Konto wird in Auswertungen vor 2018 die Bezeichnung Erlöse 8% MwSt erhalten, ab 2018 aber die Bezeichnung Erlöse 7.6% MwSt.
Wenn Sie eine Buchung erfassen, darf immer nur für eines der beiden verwendeten Konten ein Steuertyp festgelegt sein. Andernfalls wird keine Steuer verbucht. Achten Sie deshalb bitte genau darauf, welchen Konten Sie hier einen Steuertyp zuweisen.
So bearbeiten Sie die Daten für ein Konto:
Sie können ein Konto, das nicht mehr bebucht werden soll, sperren. So wird es bei der Kontenauswahl nicht mehr angezeigt. Falls das Konto bisher noch nicht bebucht oder genutzt wurde, können Sie es auch direkt löschen.
So sperren Sie ein Konto:
Klicken Sie im Navigator auf Stammdaten>Kontenplan.
Wählen Sie das gewünschte Konto in der Liste aus.
Klicken Sie in der Toolbar auf Bearbeiten.
Aktivieren Sie die Checkbox Buchungssperre.
Bestätigen Sie mit OK.
Sie können ein Konto nur löschen, wenn es noch nicht für Buchungen oder andere Programmfunktionen verwendet wurde! Alternativ können Sie das Konto sperren.
So löschen Sie ein Konto:
Klicken Sie im Navigator auf Stammdaten>Kontenplan.
Wählen Sie das gewünschte Konto in der Liste aus.
Klicken Sie in der Toolbar auf Löschen und bestätigen Sie die Nachfrage zum löschen nochmals.
Sie können sich alle löschbaren Konten innerhalb einer Auswahl in der Kontenliste anzeigen lassen, indem Sie im Filter die Option Unbenutzte Konten aktivieren.