Kontor 2020

Kontor / Stammdaten

Artikel und Leistungen

Im Modul Balance verwalten Sie Artikel und/oder Leistungen, die Sie verkaufen oder aber extern einkaufen. Voraussetzungen sind Artikelgruppen und Buchungskonten die angelegt sein müssen. Damit wird später in den Belegen die vollständigen Steuerberechnungen, die Buchungen für Offene Posten und die Buchungen für das Hauptbuch erstellt.

So können Sie bequem bei der Erstellung von Verkaufs- oder Einkaufsbelegen auf die darin hinterlegten Daten zugreifen und z. B. Angebote oder Rechnungen in Sekundenschnelle erstellen. Zusätzlich steht Ihnen bei Bedarf auch eine Lagerverwaltung zur Verfügung, mit der Sie den Bestand mittels Ein- und Ausgängen immer im Überblick halten.


So öffnen Sie die Artikelverwaltung: 

  1. Klicken Sie im Navigator auf Stammdaten>Artikel und Leistungen. Die Artikel sind in sogenannten Artikelgruppen organisiert, die in der linken Spalte hierarchisch angeordnet sind.


So filtern Sie in der Artikelverwaltung:

  1. Über das Suchfeld oben rechts können Sie die Liste eingrenzen. Mehrere Suchbegriffe werden mit einem Komma getrennt.
  2. Über den Filter können Sie die Liste ebenfalls eingrenzen. Klicken Sie in der Toolbar auf Filter
  3. Aktivieren Sie ggf. die Option Gesperrte ausblenden. In diesem Fall werden keine Artikel bzw. Leistungen angezeigt, in denen im Bereich Kennzeichen die Option Sonstiges: Artikel ist gesperrt aktiviert ist. 
  4. Klicken Sie auf Aktualisieren, um den Filter auf die aktuelle Listenansicht anzuwenden.

Bevor Sie in einem anderen Bereich des Programms weiterarbeiten, klicken Sie im Filter auf die Schaltfläche Filter zurücksetzen, da die Filtereinstellungen beim Verlassen eines Bereichs erhalten bleiben. Dies kann dazu führen, dass zu einem späteren Zeitpunkt Datensätze ungewollt ausgeblendet werden.


Damit wir beim Erstellen eines Rechnungsbelegs gleich auch den Offenen Posten und die Buchungen erledigen haben brauchen wir im Vorfeld korrekte Konten, Strukturen, Funktionen, Artikel und Artikelgruppen, eigene Bankkonten und Zahlungsbedingungen. Alles Stamm- und Vorgabeelemente für die Belege.

 

Neue Artikelgruppe anlegen

Alle Artikel und Leistungen sind in hierarchische Artikel- oder Leistungsgruppen gegliedert. Diese dienen auf den ersten Blick natürlich der besseren Organisation und Suche nach bestimmten Artikeln. 

Die Artikelgruppen erfüllen jedoch eine weitaus wichtigere Funktion: Sie stellen die Verbindung der in Rechnungen fakturierten Artikel oder Leistungen zur Buchhaltung her. Über die Informationen in den Artikelgruppen wird die Zuordnung der Artikel zu den entsprechenden Konten der Buchhaltung festgelegt. Damit verbunden ist auch die korrekte Besteuerungsart der Vorgänge.

Ein Artikel bzw. eine Leistung muss also immer einer Artikelgruppe zugeordnet sein. Sie können Ihre Artikel und Leistungen für eine leichtere Auffindbarkeit nach verschiedenen Kategorien gruppieren, z. B. Grafikdienstleistungen, Beratungsdienstleistungen, Büromaterial usw

Da die Artikel über die Artikelgruppe den entsprechenden Konten der Buchhaltung zugeordnet werden und damit auch die korrekte Umsatzbesteuerung der Vorgänge festgelegt wird, sollten in einer Artikelgruppe nur Artikel zusammengefasst werden, die auf dasselbe Konto gebucht werden. 

Wie Sie sehen, sind die Aritkelgruppen und die dahinterstehenden Überlegungen gut abzuwägen. Nicht nur Verkaufs- Einkaufs, auch steuerrechtliche und finanzbuchhaltungsrechtliche Überlegungen sind mit einzubeziehen und bringen je nach Bedarf auch detaillierte Strukturen zur Folge.


So legen Sie eine neue Artikelgruppe an: 

  1. Klicken Sie im Navigator auf Stammdaten>Artikel und Leistungen
  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu
  3. Klicken Sie auf Artikelgruppe ... und bestätigen Sie mit OK
  4. Wählen Sie im folgenden Dialog unter Art zwischen Artikelgruppe für lagerfähige Artikel und Leistungsgruppe für Dienstleistungen. 
  5. Geben Sie eine Bezeichnung und bei Bedarf eine Beschreibung ein. Achten Sie darauf, dass die Bezeichnung eindeutig ist und nicht bereits vergeben wurde. 
  6. Wählen Sie falls vorhanden und bei Bedarf eine Obergruppe
    1. Grundsätzlich werden für das automatische Kontieren die in den REWE-Vorgaben eingestellten Buchungskonten verwendet. Wenn Sie daran keine Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf OK, um den Dialog zu beenden und die Artikelgruppe zu speichern. 
    2. Wenn Sie für spezifische Artikel oder Leistungen andere Einstellungen als die REWE-Vorgaben verwenden möchten, legen Sie hier in der Liste der Buchungskonten andere Einstellungen fest. Für Verkaufsartikel legen Sie hier das Erlöskonto fest, auf das Umsätze aus dieser Artikelgruppe gebucht werden sollen, für Einkaufsartikel das Aufwandskonto, auf das die Ausgaben gebucht werden sollen.
  7. Klicken Sie in der Liste der Buchungskonten auf den entsprechenden Pfeil in der Spalte Konto. Der Dialog Konto auswählen wird angezeigt.
  8. Wählen Sie das gewünschte Konto aus.
  9. Speichern Sie mit OK

 

Fibukonten für Artikel und Leistungen festlegen

Beim Anlegen von neuen Artikelgruppen werden standardmässig die in den REWE-Vorgaben für die verschiedenen Steuergebiete hinterlegten Buchungskonten verwendet. In shakehands Kontor sind dort bereits die Standardkonten des aktuell verwendeten Kontenplans voreingestellt. Sie können diese Einstellung jedoch an eigene individuellen Bedürfnisse anpassen.


So legen Sie die Fibukonten fest:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Vorgaben>REWE-Vorgaben
  2. Wählen Sie den Bereich Verkauf oder Einkauf 
  3. Und klicken SIe den Bereich Buchungskonten. shakehands Kontor zeigt eine Übersichtsliste der Buchungskonten.
  4. Klicken Sie auf einen Pfeil in der Spalte Konto, um ein Kontor oder ein anderes Konto festzulegen. shakehands Kontor öffnet die Auswahl Konto auswählen suchen oder übernehmen Sie aus der Kontoliste das notwendige Konto und bestätigen Sie mit OK
  5. Klicken Sie auf Sichern.
  6. Fahren Sie für die weiteren Arten von Buchungskonto gleich fort und setzen Sie die Konten und Arten die Sie für Ihre Firma brauchen.

Ab sofort werden beim Anlegen von Artikelgruppen die soeben eingetragenen Konten als Buchungskonten verwendet. In bestehenden Artikelgruppen können diese über die Schaltfläche Standardkonten der REWE-Vorgaben übernehmen aktualisiert werden.