Kontor 2020

Kontor / shakehands Kontor einrichten

Firma einrichten

Erfassen und optimieren Sie die Firmenstammdaten, damit Sie effizient arbeiten können. Zudem zeigen wir hier die weiteren Listen, die am Anfang eingerichtet werden sollten. Nutzen Sie shakehands Kontor nur in Teilen, können Sie das eine oder andere Kapitel überspringen. Im folgenden erklären wir die Firmenstammdaten, die Vorlagen, die eigenen Bankkonten, Email-Accounts, Nummernkreise, Textbausteine, Zahlungsbedingungen und digitale, automatische Anhänge.

Firmendaten eingeben

Nach dem ersten Start müssen Sie eine Firma anlegen. shakehands Kontor ist unbegrenzt mandantenfähig. Sie können mehrere Firmen anlegen und auch gleichzeitig öffnen. Sie können mehrere Firmen in derselben Datenbank verwalten. 

Voraussetzung:

Legen Sie vorab die folgenden Punkte fest und stimmen Sie sie ggf. nochmals mit einer Treuhänderin oder Treuhänder ab: 

  • Welche Gewinnermittlungsart soll verwendet werden? 
  • Welche Versteuerungsart soll verwendet werden? 
  • Welcher Kontenrahmen und Kontenplan soll als Grundlage für den betrieblichen Kontenplan dienen? 
  • Welche Standardwährung soll verwendet werden? 
  • Welches ist das erste Geschäftsjahr welches 12 Monate umfasst, in dem gebucht werden soll? 
  • Verwendet die Firma ein abweichendes Geschäftsjahr?

Prüfen Sie jeden dieser Punkte sorgfältig, da die entsprechenden Einstellungen grundlegend für die Arbeit in shakehands Kontor sind und im Nachhinein nicht mehr geändert werden können!

Firmendaten eingeben

  1. Falls Sie noch keine Firma angelegt haben, werden Sie nach dem ersten Start direkt gefragt, ob Sie eine neue Firma anlegen möchten. Ansonsten klicken Sie in der Menuleiste unter Apple macOS X Ablage>Firmenverwaltung oder unter Microsoft Windows Datei>Firmenverwaltung.
  2. Klicken Sie unten links auf das Plus
  3. Geben Sie allgemeine Angaben zur Firma u.a. Name, Anschrift, Telefonund

    Email-Adresse.

  4. Sie können eine Farbe auswählen, mit der der Firmenname im Firmenfenster hervorgehoben werden soll. Dies ist sinnvoll, wenn Sie mehrere Firmen verwalten.

  5. Wechseln Sie oben im Fenster auf die Registerkarte Bankverbindung und geben Sie die entsprechenden Informationen ein. Nachdem Sie Kontonummer und Bankleitzahl und IBAN eingegeben haben, können Sie über das Auswahlfeld Bank den Bankenstamm aufrufen und hier über den Ort oder Banknamen nach Clearing oder BIC suchen und die Bank auswählen.

  6. Wechseln Sie in weiterenBereich, indem Sie unten auf die Schaltfläche Weiter >> klicken oder auf der linken Seite auf den gewünschten Bereich klicken.

  7. Geben Sie bei Bedarf unter Lieferanschrift  eine abweichende Lieferanschrift für die eigene Firma ein. Diese kann im Bereich Einkauf für Lieferantenbestellungen verwendet werden. 

  8. Geben Sie unter Steuerbehörde die Daten des Steueramts ein. Mindestens aber im Feld SteuerNr/UID die MwSt-Nummer Ihrer Firma. z.B. CHE-102.945.403 MWST.

  9. Geben Sie im Bereich unter Steuerberater die Daten der Treuhänderin oder des Treuhänders ein..

  10. Legen Sie unter Buchhaltung folgende buchhalterische Grundeinstellungen für die neue Firma fest: a) Gewinnermittlungsart: Wenn die Firma zum Aufstellen einer Bilanz mit Erfolgsrechnung verpflichtet ist, wählen Sie Betriebsvermögensvergleich, andernfalls die Einnahmen-Überschuss-Rechnun, wenn Sie mit der einfachen Bestandesführung und Einnahmen-Ausgaben Gegenüberstellung arbeiten möchten. b) Kontenplan: In diesem Feld wird - nach erfolgreich abgeschlossener Einrichtung - der Name des Kontenplans angezeigt. Lassen Sie daher das Feld vorerst leer. c) Wählen Sie die Standardwährung. Wenn Sie eine Währung benötigen, die im Menu noch nicht vorhanden ist, so geben Sie das ISO-Kürzel dieser Währung direkt ein, hier finden Sie die Liste Übersicht über ISO-Kürzel für Währungen. Nach dem Anlegen der Firma müssen Sie die neue Währung unter Vorgaben>Währungen im Navigator mit genau diesem ISO-Kürzel neu anlegen. d) Erstes Geschäftsjahr: Geben Sie das erste Geschäftsjahr ein. e) Abweichendes Geschäftsjahr: Wenn das Geschäftsjahr der Firma vom Kalenderjahr abweicht, wählen Sie diese Option und geben im Menu den ersten Monat des abweichenden Geschäftsjahres an. f) Nur bei der Gewinnermittlungsart Betriebsvermögensvergleich definieren Sie zudem die Versteuerung: Wählen Sie aus, ob für das oben angegebene erste Geschäftsjahr Soll- oder Ist-Versteuerung verwendet werden soll. Die Versteuerungsart ist dann für dieses Geschäftsjahr nicht mehr änderbar, erst beim Anlegen eines nachfolgenden Jahres kann zur anderen Versteuerungsart oder anderen Abrechnungsart gewechselt werden. g) Mehrwertsteuerpflicht: Diese Option aktiviert die Steuerautomatik für diese Firma. Das bedeutet, dass beim Buchen auf Konten, welche einen Steuersatz hinterlegt haben, automatisch eine entsprechende Umsatzsteuerbuchung erfolgt. Wenn die Option deaktiviert wird, erfolgen keinerlei automatische Steuerbuchungen mehr, unabhängig von den Einstellungen der Konten. h) Gläubiger-ID: Geben Sie die  Gläubiger-Identifikationsnummer der Firma ein. Wenn Sie noch keine  Gläubiger-Identifikationsnummer für Ihre Firma beantragt haben und dies jetzt durchführen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Gläubiger-ID beantragen. Sie brauchen eine Gläubiger-ID wenn Sie im EU-Raum tätig sind und elektronisch z.B. Lastschriften einziehen. Inländische Firmen in der Schweiz mit nur inländischen Geschäften, rsp. mit wenigen Geschäften im EU-Raum brauchen diese nicht. Lassen Sie das Feld dann leer.

  11. Speichern Sie mit OK.

 

Besonders wichtig ist die korrekte Einstellung des Landes, hierüber werden im Programm viele Funktionen landesspezifisch angepasst.

Die Gewinnermittlungsart einer Firma kann später nicht mehr geändert werden. Sollte also Ihr Unternehmen zu einem späteren Zeitpunkt z. B. von der EÜ-Rechnung zum Betriebsvermögensvergleich wechseln, so müssen Sie dafür zwingend eine neue Firma anlegen.

Wenn nur das erste Geschäftsjahr, z. B. bedingt durch eine unterjährige Firmengründung, vom Kalenderjahr abweicht, so spricht man von einem Rumpfwirtschaftsjahr. In diesem Fall sollten Sie in shakehands Kontor kein abweichendes Geschäftsjahr einrichten. Definieren Sie dann die Periode, die Sie laut Ihren Statuten oder in Ihren Unternehmen oder laut Gesetz definiert haben. Oder nutzen Sie die Jahreswechselfunktion.

Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist die Ist-Versteuerung in shakehands Kontor zwingend. Daher erhalten Sie hier auch keine Auswahlmöglichkeit.

 

Vorlage auswählen

Um mit shakehands Kontor arbeiten zu können, benötigen Sie einen umfangreichen Satz an Stammdaten. Dazu zählen Nummernkreise, Kontenpläne, Gliederungen für Auswertungen, Steuersätze, Druckformulare, Import-/Exportdefinitionen und vieles mehr. Diese werden im sogenannten Kontenrahmen zusammengefasst. Für die meist gebrauchten Kontenrahmen stellt shakehands Kontor Ihnen bereits fertig konfigurierte Vorlagen für diese Stammdaten zur Verfügung, so dass Sie direkt mit der Arbeit beginnen können.

Sie können jetzt eine dieser Vorlagen für die neue Firma auswählen:

  1. Klicken Sie in der Liste auf die gewünschte Vorlage* nRLR-KMU, nRLR-KMU-Mcro, nRLR-SSS, KMU, KMU-SSS, Käfer, Käfer-SSS, Verein, Privat und Haushalt, Verein in jeweiligen unterscheidlichen Gewinnermittlungsarten.
  2. Bestätigen Sie mit OK. Die Firma wird automatisch geöffnet und Sie können mit der Arbeit beginnen.

* nRLR = neues RechnungsLegungsRecht, Micro = Alternativer Kontenplan auf Huaptkonto- und Hauptgruppe reduzierter Kontenplan für Kleinbetriebe, SSS = SaldoSteuerSatz Methode vorbereiteter Kontenplan.

Sie können den Kontenrahmen später noch anpassen und erweitern, aber Sie können diesen nicht mehr wechseln.

Bitte nehmen Sie auch die Einstellungen für das Papierformat vor, da es sonst zu Problemen beim Drucken kommen kann.

Sie finden in den shakehands Downloadarchiven weitere Kontenpläne u.a. für Liegenschaften und weitere Branchen.


Eigene Bankkonten erfassen

Erfassen Sie alle von der Buchhaltung und dem Zahlungsverkehr betroffenen Bankkonten der aktuellen Firma. 

So erfassen Sie ein Bankkonto:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Stammdaten>Eigene Bankkonten

  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu.

  3. Geben Sie eine Bezeichnung ein.

  4. Aktivieren Sie die Option Standard, wenn das Bankkonto standardmässig in Ihren Zahlungsaufträgen eingesetzt werden soll. Brauchen Sie das Bankkonto nicht mehr setzen Sie diese mit Inaktiv ins Archiv. 
  5. Geben Sie Kontonummer und BankClearing ein. Im Feld BC können Sie mit der Auswahltaste die aktuelle Bankenliste öffnen und z.B. nach Ort oder Banknamen die Bank bestimmen und diese übernehmen. 
  6. Erfassen Sie die fehlenden Daten wie IBAN und BIC und Name der Bank.

  7. Optional: Bei Nutzung der QR-Rechnung und oder ESR-Funktion wählen Sie im Feld ESR-Belegart die Art des Belegs:  ohne Referenz, QR-Referen, Creditor Referenz oder biserhiege Fassung ESR+, ESR+ in Euro. Sowie in den Felder QR-IID und QR-IBAN die entsprechende Daten und im Feld ESR Teil.Nr. die Teilnehmer-Nummer die Sie von Ihrer Bank oder Finanzinstitut erhalten haben und bei Banken zudem die Bank-Kunden-Nummer BkKdNr i. d.R. sechsstellige Nummer rsp. für die Creditor Referenz die entsprechende Referenz. Die zur Identifikation der Referenzzeile genutzt wird um ESR-Zahlungen oder QR-Rechnungen an den Offenen Posten zu verknüpfen. 

  8. Optional erfassen Sie den Sitz des Bankinstitutes unter Sitz (Ort) und falls der wirtschaftliche Berechtigte des Kontos abweicht vom Inhaber, erfassen Sie den Namen des Inhabers.

  9. Optional erfassen Sie die Internetadresse, damit Sie via Link direkt ins Ebanking gelangen können.

  10. Geben Sie das Finanzkonto ein.

  11. Geben Sie ggf. weiteren Daten ein.

  12. Speichern Sie mit OK.

Für den Import von Bankauszügen sind nur die Felder Bezeichnung und Finanzkonto von Bedeutung, alle anderen Felder werden für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs benötigt.

Wir benutzen hier im Handbuch den Begriff ESR-Verfahren: EinzahlungsSchein mit Referenzzeile. Am Markt werden die Begriffe VESR oder BESR verwendet.

shakehands Kontor 2018 - Release 15 nutzt für das Einlesen der ESR-Daten ausschliesslich das neue ISO-Format camt.05x. Zwingend für den automatischen Abgleich ist, dass die ESR-Nummer in shakehands Kontor dem Offenen Posten hinterlegt ist. Also die Rechnung in shakehands Kontor erstellt wurde. 

Das neue Format der QR-Rechnung ist ab Version 17.2.1 freigeben. 


Email-Accounts hinterlegen

Um Emails direkt aus shakehands Kontor Office heraus versenden zu können, müssen Sie die Zugangsdaten zu mindestens einem Email-Account in shakehands Kontor hinterlegen.

Voraussetzungen:

  • halten Sie die Login Daten Ihres Providers für den Email-Account bereit

So hinterlegen Sie einen Email-Account:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Vorgaben>Email-Accounts

  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu. Der Dialog Neuer E-Mail-Account wird geöffnet.

  3. Geben Sie alle Daten ein.
  4. Aktivieren Sie die Option Blindkopie an diese E-Mail-Adresse senden, damit auf Ihrem Mailserver eine Kopie der aus shakehands Kontor versendeten Emails gespeichert wird.
  5. Wenn es sich um einen allgemeinen, nicht personalisierten Account wie z. B. info@meinefirma.ch handelt, aktivieren Sie ggf. die Checkbox Für alle Nutzer freigeben. 

  6. Klicken Sie auf Server prüfen, um zu testen, ob alle Daten korrekt eingegeben sind. Ist dies der Fall, wird neben dieser Schaltfläche die Meldung Verbindung hergestellt angezeigt. Ansonsten erhalten Sie eine Fehlermeldung. 

  7. Klicken Sie auf OK.

shakehands Kontor verwendet das POP-Protokoll, deshalb werden die aus shakehands Kontor heraus versendeten Emails nur dann auf Ihrem Mailserver gespeichert, wenn Sie eine Kopie an Ihren eigenen Mailserver senden.


Nummernkreise bearbeiten

Mit Hilfe von Nummernkreisen legen Sie Inhalt und Format der automatisch vergebenen Nummern in u.a. Listen wie Adressen, Artikeln, Angeboten, Rechnungen usw. fest. Die verfügbaren Nummernkreise für die verschiedenen Bereiche sind in shakehands Kontor vordefiniert, Sie können sie jedoch an Ihre eigenen Konventionen und Wünschenanpassen und für einige Programmbereiche auch weitere Nummernkreise hinzufügen.


So bearbeiten Sie einen Nummernkreis:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Vorgabe>Nummernkreise

  2. Öffnen Sie die gewünschte Ebene der Baumstruktur.

  3. Markieren Sie den Eintrag, den Sie bearbeiten möchten. 
  4. Klicken Sie in der Toolbar auf Bearbeiten
  5. Bearbeiten Sie die Bestandteile wie gewünscht.
    Nummernkreise bestehen aus bis zu drei verschiedenen Bestandteilen, zwischen denen ein Trennzeichen platziert werden kann. Folgende Bestandteile können ausgewählt werden: Text, Datum, Zähler, ZählerJahr. ZahlerJahr bedeutet, dass der Zähler bei jedem neuen Jahr bei 1 startet, sofern kein anderer Zählerstand eingegeben wird. Zähler werden nach dem erfolgreichen Speichern eines davon abhängigen Datensatzes (z. B. einer Rechnung) automatisch um den Wert 1 erhöht.
  6. Speichern Sie mit OK.


Textbausteine anlegen

Für häufig wiederkehrende Texte in den Kopf- und Fussbereichen von Einkaufs- oder Verkaufsbelegen können Sie Textbausteine anlegen. Diese Textbausteine können Sie in einem Beleg dann in den Eingabefeldern Kopftext oder Fusstext per Rechtsklick einfügen.

So legen Sie einen Textbaustein an:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Vorgaben>Textbausteine

  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu. Ein Eingabedialog öffnet sich. 

  3. Geben Sie Namen und Inhalt für den Textbaustein ein. 

  4. Speichern Sie mit OK.


Nutzen Sie die Textbausteine auch beim Konfigurieren Ihrer REWE-Vorgaben und beim Verfassen von Emails.

Auch beim Erfassen eines Textes können Sie den neu erfassten Text gleich als neuen Textbaustein übernehmen.

In Abgrenzung zu den Buchungstexten und deren Vorlagen, sind Textbausteine einzig in Belegen und Emails nutzbar. 


Zahlungsbedingungen anlegen

Sie können verschiedene Zahlungsbedingungen anlegen, in denen Sie die Zahlungsart, Zahlungsfrist und evtl. Skonto-Angaben hinterlegen oder eigene userspezifische Texte erfassen. Greifen Sie später in den Adressen, Einkaufs- und Verkaufsbelegen sowie in dem Bereich Offene Posten auf diese Zahlungsbedingungen zu.

So legen Sie eine Zahlungsbedingung an:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Vorgaben>Zahlungsbedingungen

  2. Wählen Sie die Registerkarte Einkauf oder Verkauf

  3. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu

  4. Geben Sie eine Bezeichnung ein. 

  5. Klicken Sie im Drop-down-Menu Zahlungsart auf einen Eintrag. 

  6. Geben Sie unter Fällig netto die Anzahl der Tage ein, nach denen die Zahlung fällig ist. 

  7. Geben Sie unter Fällig mit Skonto den Prozentsatz und die Anzahl der Tage ein, nach denen die Zahlung mit Skonto fällig ist. 

  8. Geben Sie im Feld Zahlungstext zunächst einen beispielhaften Text ein, welcher in einer Rechnung mit dieser Zahlungsbedingung verwendet soll: Bitte überweisen Sie den Betrag bis am #DatumNetto#.
    Klicken Sie auf das Drop-down-Menu Platzhalter einfügen, um einen markierten Beispielwert durch einen Platzhalter für einen berechneten Wert zu ersetzen, welcher sich dann auf das jeweils aktuelle Dokument bezieht, z. B. Fällig ohne Abzug (Datum) = #DatumNetto#

  9. Speichern Sie mit OK.

Die Platzhalter für die Bankverbindung beziehen sich immer auf den Kunden bzw. Lieferanten des zu Grunde liegenden Belegs. Die eigene Bankverbindung müssen Sie bei Bedarf direkt im Text eingeben. Erstellen Sie z.B. für verschiedene Bankkonto jeweils eine Zahlungsbedingung.

Neu ab Version 17.1. gibt es auch Platzhalter für die Felder QR-IID, QR-IBAN, QR-Referenz und QR Creditor Referenz, welche Sie für die QR-Rechnung und in den Zahlungsbedingungen für die neue QR-Rechnung oder als Information für die Zahlungsbedingung nutzen können, neben IBAN und bisherigen Felder.


Automatische Anhänge definieren

Mit dieser Funktion können Sie Ihren Emails standardisierte Anhänge hinzufügen. So können Sie z. B. an jedes Angebot automatisch Ihre AGB anhängen. Dies ist eine Funktion des PRO-Moduls.

So konfigurieren Sie automatische Anhänge:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Vorgaben>Automatische Anhänge

  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu. Der Dialog Neuer Anhang wird geöffnet. 

  3. Klicken Sie auf Öffnen und wählen Sie den Anhang aus. 

  4. Geben Sie bei Bedarf eine Beschreibung ein. 

  5. Wählen Sie den Dokumenttyp aus, dem dieser Anhang standardmässig hinzugefügt werden soll.

  6. Speichern Sie mit OK.

Wenn Sie ab sofort einen Beleg des ausgewählten Typs per Email versenden, wird dieser Anhang automatisch hinzugefügt. Wenn Sie die Email vor dem Senden im Postausgang ablegen, können Sie den automatischen Anhang dort anzeigen, entfernen oder weitere automatische Anhänge hinzufügen.


So entfernen Sie einen automatischen Anhang oder fügen weitere hinzu:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Office>E-Mail-Versand

  2. Öffnen Sie die Email zur Bearbeitung per Doppelklick oder über die Toolbar.

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den automatischen Anhang und wählen Sie die gewünschte Option: Automatischen Anhang öffnen, Automatischen Anhang entfernen, Weitere automatische Anhänge hinzufügen...