Kontor 2020

Kontor / Einführung und erste Schritte mit shakehands Kontor

Schritt 2: shakehands Kontor einrichten

shakehands Kontor arbeitet mit einer Datenbank, d.h. nach dem ersten Start müssen Sie eine Firma anlegen. shakehands Kontor ist unbegrenzt mandantenfähig. Sie können mehrere Firmen anlegen und auch gleichzeitig öffnen. Sie können mehrere Firmen in derselben Datenbank verwalten. 

Lernen Sie in diesem Abschnitt die wichtigsten Grundlagen einzurichten und die Daten zu erfassen Sie Sie später für Belege, Offene Posten und oder Buchungen benötigen. Je nach Verwendung der shakehands Module können Sie einzelne Kapitel überspringen. 

 

Voraussetzung:

Legen Sie vorab die folgenden Punkte fest und stimmen Sie sie ggf. nochmals mit einer Treuhänderin ab: 

  • Welche Gewinnermittlungsart soll verwendet werden, Bilanz und Erfolgsrechnung als Betriebsvermögensvergleich (BV) oder eher die einfach Milchbüchli-Rechnung mit Einnahmen-Ausgaben als Überschussrechnung (EÜ)? 
  • Welche Versteuerungsart soll verwendet werden, SOLL (vereinbart) oder IST (vereinnahmt)? 
  • Welcher Kontenrahmen und Kontenplan soll als Grundlage für den betrieblichen Kontenplan dienen, KMU, KMU Micro, KMU SSS, Käfer oder ganz ein anderer? 
  • Welche Standardwährung soll verwendet werden? 
  • Welches ist das erste Geschäftsjahr, in dem gebucht werden soll? 
  • Verwendet die Firma ein abweichendes Geschäftsjahr, d.h. ab welchem Monat beginnt die Buchhaltung nach dem Langjahr oder nach dem Kalenderjahr?

Prüfen Sie jeden dieser Punkte sorgfältig, da die entsprechenden Einstellungen grundlegend für die Arbeit in shakehands Kontor sind und im Nachhinein nicht mehr geändert werden können!

Firmendaten erfassen

  1. Falls Sie noch keine Firma angelegt haben, werden Sie nach dem ersten Start direkt gefragt, ob Sie eine neue Firma anlegen möchten. Ansonsten klicken Sie in der Menuleiste auf: Ablage>Firmenverwaltung unter Apple macOS X oder Datei>Firmenverwaltung unter Microsoft Windows.
  2. Klicken Sie unten links auf das Plus
  3. Geben Sie allgemeine Angaben zur Firma ein, wie Name und Anschrift, Telefon oder Email-Adresse.
  4. Sie können eine Farbe auswählen, mit der der Firmenname im Firmenfenster hervorgehoben wird. Dies ist sinnvoll, wenn Sie mehrere Firmen verwalten. 

  5. Wechseln Sie oben im Fenster auf die Registerkarte Bankverbindung und geben Sie die entsprechenden Informationen ein. Nachdem Sie Kontonummer und Bankleitzahl eingegeben haben, können Sie über die Schaltfläche Bankdaten aktualisieren IBAN- und BIC-Code generieren. 

  6. Wechseln Sie in einen anderen Bereich, indem Sie unten auf die Schaltfläche Weiter >> klicken oder auf der linken Seite auf den gewünschten Bereich klicken. 

  7. Geben Sie unter Lieferanschrift bei Bedarf eine abweichende Lieferanschrift für die eigene Firma ein. Diese kann im Bereich Einkauf für Lieferantenbestellungen verwendet werden.

  8. Geben Sie unter Steuerbehörde die Daten des kantonalen Finanzamts ein und erfassen Sie im Feld MwStNr/UID falls vorhanden Ihre MwSt Nummer im Format CHE-102.945.403 MWST

  9. Geben Sie unter Steuerberater die Daten Ihrer Treuhänderin ein.

  10. Legen Sie unter Buchhaltung folgende buchhalterische Grundeinstellungen für die neue Firma fest: a) Die Gewinnermittlungsart: Wenn die Firma zum Aufstellen einer Bilanz mit Erfolgsrechnung verpflichtet ist, wählen Sie Betriebsvermögensvergleich (BV), andernfalls die Einnahmen-Überschuss-Rechnung EÜ wenn Sie mit dem Milchbüchliprinzip abrechnet. Diese neue Art ist besonderes geeignet für eifache Buchhaltungen und wird explizit im neuen Rechnungslegungsrecht erwähnt. b) Kontenplan: In diesem Feld wird nach erfolgreich abgeschlossener Einrichtung der über den Dialog Vorlage auswählen ausgewählte Kontenrahmen angezeigt. Bleibt also vorerst leer. c) Standardwährung in der Regel CHF oder EUR oder eine andere Währung. Wenn Sie eine Währung benötigen, die im Menu noch nicht vorhanden ist, so geben Sie das ISO-Kürzel dieser Währung direkt ein Übersicht über ISO-Kürzel für Währungen. Nach dem Anlegen der Firma müssen Sie die neue Währung unter dem Menüpunkt Vorgaben > Währungen mit genau diesem ISO-Kürzel neu anlegen. d) Erstes Geschäftsjahr: Geben Sie das erste Geschäftsjahr ein. e) Abweichendes Geschäftsjahr: Wenn das Geschäftsjahr der Firma vom Kalenderjahr abweicht, wählen Sie diese Option und geben im Menu den ersten Monat des abweichenden Geschäftsjahres an. Beachten Sie. immer die 12 Monate auszuwählen die Sie nach dem Kurs- oder dem Langjahr ordentlich nutzen! f) Nur bei der Gewinnermittlungsart Betriebsvermögensvergleich ist die Versteuerung auszuwählen: Wählen Sie aus, ob für das oben angegebene erste Geschäftsjahr SOLL- oder IST-Versteuerung verwendet werden soll. Die Versteuerungsart ist dann für dieses Geschäftsjahr nicht mehr änderbar, erst beim Anlegen eines nachfolgenden Jahres kann zur anderen Versteuerungsart gewechselt werden, wie dies das Gesetzt vorsieht. g) Mehrwertsteuerpflicht: Diese Option aktiviert die Steuerautomatik für diese Firma. Das bedeutet, dass beim Buchen auf Konten, welche einen Steuersatz hinterlegt haben, automatisch eine entsprechende Umsatzsteuerbuchung oder Vorsteuer- oder andere Art der Mehrwersteuer erfolgt. Wenn die Option deaktiviert wird, erfolgen keinerlei automatische Steuerbuchungen mehr, unabhängig von den Einstellungen der Konten, Adressen, Artikelgruppen. h) Gläubiger-ID: Geben Sie die  Gläubiger-Identifikationsnummer der Firma ein. Wenn Sie noch keine Gläubiger-Identifikationsnummer für Ihre Firma beantragt haben und dies jetzt durchführen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Gläubiger-ID beantragen.
    Sie werden auf die entsprechende Internetseite der europäischen Union sepa.ch geleitet.

  11. Klicken Sie auf OK, um die Firma anzulegen.

Vorlage auswählen

 

Um mit shakehands Kontor arbeiten zu können, benötigen Sie einen umfangreichen Satz an Stammdaten. Dazu zählen Vorgaben, Nummernkreise, Kontenpläne, Gliederungen für Auswertungen, Steuersätze, Druckformulare, Import-/Exportdefinitionen und vieles mehr.

Diese werden im sogenannten Kontenplänen zusammengefasst. Für die meist gebrauchten Kontenplänen stellt ShakeHands Software Ltd Ihnen bereits fertig konfigurierte Vorlagen für diese Stammdaten zur Verfügung, so dass Sie direkt mit der Arbeit beginnen können. Diese werden auch immer überarbeitet und mit einer Jahrsversion aktualisiert und bereitgestellt. 

Sie können jetzt eine dieser Vorlagen für die neue Firma auswählen:

1. Klicken Sie in der Liste auf die gewünschte Vorlage.

  • Solaris Ltd (nRLR-KMU)
  • Solaris Ltd (nRLR-KMU-EÜ)*
  • Solaris Ltd (nRLR-KMU-Micro)
  • Solaris Ltd (nRLR-KMU-SSS)
  • Solaris Ltd (KMU)
  • Solaris Ltd (KMU-SSS)
  • Solaris Ltd (Käfer)
  • Solaris Ltd (Käfer-EÜ)*
  • Solaris Ltd (Käfer-SSS)
  • Verein (BE)
  • Privat und Haushalt (BE)
  • Privat und Haushalt (EÜ)*

* werden nur bei der vereinfachten Gewinnermittlung Einnahmen-Ausgaben-Überschuss-Rechnung (Milchbüchli) angezeigt. 

Es bedeuten

  • nRLR=neues RechnungsLegungsRecht
  • SSS=SaldoSteuerSatz
  • BE oder BV=Bilanz und Erfolgsrechnung
  • EÜ=Einnahmen-Überschussrechnung

2. Klicken Sie auf OK. Die Firma wird automatisch geöffnet und Sie können mit der Arbeit beginnen. 

Bitte nehmen Sie auch die Einstellungen für das Papierformat vor, da es sonst zu Problemen beim Drucken kommen kann.

Sie können den Kontenplan später anpassen, umstellen und erweitern, aber Sie können nicht nicht mehr die Gewinnermittlungsart wechseln.

Sie können die Versteuerungsart nur bei der Gewinnermittlungsart BV frei wählen. Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist die Ist-Versteuerung in shakehands Kontor fest vorgegeben. D.h. SIe können keine Vereinbarte Rechnung mit der Milchbüchliabrechnung machen.

Die Gewinnermittlungsart einer Firma kann später nicht mehr geändert werden. Sollte also Ihr Unternehmen zu einem späteren Zeitpunkt z. B. von der Einnahmen-Ausgaben-Überschuss-Rechnung zum Betriebsvermögensvergleich wechseln, so müssten Sie dafür zwingend eine neue Firma anlegen. Konten und Nebentabellen sind importiertbar, ebenso Buchungen. Nicht aber Offene Posten oder gar Belege. 

Besonders wichtig ist die korrekte Einstellung des Landes, hierüber werden im Programm viele Funktionen landesspezifisch angepasst.

 

Weiterführendes Thema:

Papierformat festlegen

 

Lernen Sie die shakehands Kontor Oberfläche kennen

 

Die Oberfläche, das Design der Maske ist sehr wichtig. Hier arbeiten Sie täglich oder zumindest beim buchen einige Stunden an der Buchhaltung. Wir legen grossen Wert auf schnörkellose und einfache und schöne Eingabemasken, dies soll helfen das Werkzeug schlank zu machen. 

Lernen Sie hier in einer Kurzübersicht die wichtigsten Kernwerkzeuge und Flächen kennen und nehmen Sie sich kurz Zeit. Diese Elemente bilden in der Dokumentation später auch Grundlagen und die Begriffe werden so eingesetzt. 

shakehands Kontor ist mandantenfähig, Sie können also mehrere Firmen in einer Datenbank verwalten. Jede geöffnete Firma wird in einem eigenen Fenster geöffnet. In jedem Firmenfenster gibt es eine Toolbar mit den wichtigsten Funktionen zur Auswahl und zum Bearbeiten der Daten. Die einzelnen Bereiche erreichen Sie über den in der linken Seitenleiste eingeblendeten Navigator.

 

1 Menuleiste

Die Menuleiste der Anwendung beinhaltet nur firmenübergreifende Funktionen, wie die Firmenverwaltung selbst, die Benutzerverwaltung, diverse Datenbankaktionen, Darstellungsoptionen und Toolbarbefehle. 

2 Toolbar

In der Toolbar eines Firmenfensters finden Sie die wichtigsten Funktionen zur Auswahl und zum Bearbeiten der Daten. Zumeist sind die gleichen Funktionen auch über Menubefehle erreichbar. Oder Teilweise werden dies in Kontextmenus bereitgestellt.

3 Seitenleiste/Navigator

Über die Seitenleiste erreichen Sie alle Themenbereiche von shakehands Kontor. Bereiche sind zudem gruppiert und können aufgeklappt werden.

4 Listenansicht

In der Listenansicht sehen Sie immer die Datensätze eines Bereichs, z. B. alle Artikel oder Verkaufsbelege, oder alle Buchungen 

5 Detailansicht

Je nach Bereich werden Ihnen hier verschiedene Details zu einem markierten Datensatz angezeigt, die Sie teilweise nach weiteren Kriterien filtern können. Die Detailansicht können Sie über das Kontextmenu ein- und ausblenden. 

6 - Schnellsuche

In einigen Bereichen wird unterhalb der Toolbar ein Suchfeld eingeblendet. Dieses ermöglicht das weitere Eingrenzen der bereits über den Filter gefundenen Datensätze. Die Suche erfolgt hier über ausgewählte Datenfelder die je nach Liste adaptiert sind (keine Volltextsuche).

7 - optionale Felder

In der Ansicht der Feldbezeichnungen fallen Ihnen die blauen Feldbezeichnungen auf. Klicken Sie auf die Feldbezichnung finden Sie hier optionale Feldeinstellungen der einzelnen Felder. Nutzen Sie diese um z.B. automatische Zähler zu aktivieren, oder das Feld für die Eingabe zu aktiveren. 

Über die Schaltfläche Filter in der Toolbar können Sie die Filterpalette aufrufen und die Einträge in der Listenansicht nach verschiedenen kontextspezifischen Kategorien filtern. Dies erleichtert Ihnen die Übersicht, da sich mit der Zeit viele Datensätze anhäufen. Diese Felder sind i.d.R. Volltextsuchfelder.

 

Zahlungsbedingungen erstellen

Sie können verschiedene Zahlungsbedingungen anlegen, in denen Sie die Zahlungsart, Zahlungsfrist und andere Angaben wie Skonto hinterlegen. Dann können Sie in den Adressen, Einkaufs- und Verkaufsbelegen sowie in dem Bereich Offene Posten auf diese Zahlungsbedingungen zugreifen.

So legen Sie eine Zahlungsbedingung an:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Vorgaben>Zahlungsbedingungen
  2. Wählen Sie die Registerkarte Einkauf oder Verkauf
  3. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu
  4. Geben Sie eine Bezeichnung ein. 
  5. Klicken Sie im Drop-down-Menu Zahlungsart auf einen Eintrag. 
  6. Geben Sie unter Fällig netto die Anzahl der Tage ein, nach denen die Zahlung fällig ist. 
  7. Geben Sie unter Fällig mit Skonto den Prozentsatz und die Anzahl der Tage ein, nach denen die Zahlung mit Skonto fällig ist. 
  8. Geben Sie im Feld Zahlungstext zunächst einen beispielhaften Text ein, welcher z. B. in einer Rechnung mit dieser Zahlungsbedingung verwendet soll. Klicken Sie auf das Drop-down-Menu Platzhalter einfügen, um einen markierten Beispielwert durch einen Platzhalter für einen berechneten Wert zu ersetzen, welcher sich dann auf den jeweilige aktuellen Beleg bezieht, z. B. das Fälligkeitsdatum, den Zahlbetrag usw.
  9. Klicken Sie auf OK, um die Zahlungsbedingung zu speichern.

Die Platzhalter für die Bankverbindung beziehen sich immer auf den Kunden bzw. Lieferanten des zu Grunde liegenden Belegs. Die eigene Bankverbindung erfassen Sie bei Bedarf direkt im Text.

 


Adressen von Partnern erfassen

Geben Sie alle Daten zu einem Geschäftspartner sei es Kunde oder ein Lieferant ein, um dann in anderen Programmbereichen darauf zugreifen zu können. 

So brauchen Sie Adressen in Rechnungsbelegen im Modul Verkauf oder für Bestellungen im Modul Einkauf beim Lieferanten. Oder bei Nutzung nur der Offenen Posten brauchen Sie für die Erfassung einer Kreditorenrechnung die Adresse des Kreditors. Nutzen Sie die Adressen auch für Briefe oder für Grundlagen von Rundmailings oder in Projekten. 

Bei einer vollständig geführten Adressverwaltung lassen sich Belege oder Ein- und Ausgangsrechnungen in der Offene-Posten-Verwaltung in sekundenschnelle erstellen, da alle relevanten Daten wie Adressen oder Konten oder Steuerart oder die Zahlungskonditionen bereits vorliegen und übernommen werden können.

So öffnen Sie den Bereich Adressen:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf  Stammdaten>Adressen,  um die Adressverwaltung aufzurufen. 
  2. Wählen Sie allenfalls eine Kategorie
  3. Über das Drop-down-Menu Details im unteren Bereich können Sie sich zu jeder Adresse verschiedene Daten anzeigen lassen: 
  • Details 
  • Verkaufsbelege 
  • Einkaufsbelege 
  • Debitorenrechnungen 
  • Debitorenzahlungen 
  • Kreditorenrechnungen 
  • Kreditorenzahlungen 
  • SEPA-Mandate 

Nur Modul Pro:

  • Ansprechpartner 
  • Aktivität 
  • Briefe 

Klicken Sie doppelt auf einen Vorgang in der Detailansicht, um in den entsprechenden Programmbereich zu wechseln.

Eine Adresse in shakehands Kontor kann gleichzeitig ein Kunde also ein Debitor und ein Lieferant also ein Kreditor sein, alle dafür benötigten Angaben sind entsprechend doppelt vorhanden.


So legen Sie eine neue Kundenadresse an:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf  Stammdaten>Adressen,  um die Adressverwaltung aufzurufen. 
  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu. Der Dialog Neue Adresse wird geöffnet. Über die linke Seite dieses Dialogs gelangen Sie in verschiedene Bereiche.
  3. Sie können auf der Seite Kennzeichen einen eigenen Matchcode und eine eigene Adressnummer für den Kunden eingeben. Ansonsten wird beides von shakehands Kontor automatisch erzeugt. Der eindeutige Matchcode ist das zentrale Sortier- und Auswahlkriterium für eine Adresse. Er ist "sprechend", d.h. aus dem Kürzel können Sie weitere persönliche Daten zur Adresse herauslesen.

  4. Geben Sie unter Rechnungsanschrift alle notwendigen Angaben zu Anschrift, Ansprechpartner und sonstigen Kommunikationskanälen ein.

  5. Geben Sie bei Bedarf eine separate Lieferanschrift ein. Aktivieren Sie die Checkbox Lieferanschrift verwenden, wenn diese in Ausgangsrechnungen automatisch verwendet werden soll. Legen Sie hier die Standard-Lieferart fest.

  6. Geben Sie unter Kunde Faktura alle für die Buchhaltung relevanten Angaben eines Kunden ein. a) Wählen Sie unter Status einen entsprechenden Eintrag aus, z. B. Aktiver Kunde. b) Das Debitorenkonto wird automatisch neu angelegt und zugewiesen. Um die Zuweisung manuell zu ändern, klicken Sie auf den Pfeil vor der Feldbezeichnung und wählen den entsprechenden Eintrag aus. c) Wählen Sie das Finanzkonto aus, auf welches im Normalfall der Zahlungseingang einer Ausgangsrechnung an diesen Kunden gebucht werden soll. d) Wählen Sie unter Zahlungsbedingungen den gewünschten Eintrag aus. Hiermit legen Sie u. a. die möglichen Zahlungsarten für diesen Kunden fest.

  7. Klicken Sie auf OK, um die neue Adresse zu speichern.

Lieferantenadressen können Sie nach demselben Muster anlegen, mit Ausnahme der Bereiche Kunde Faktura und Kunde Bank. Stattdessen bearbeiten Sie die Bereiche Lieferant Faktura und Lieferant Bank.