Kontor 2024

Kontor / Einführung und erste Schritte mit shakehands Kontor

Wichtige buchhalterische Begriffe

Ein kleiner Abriss: 

 

Gewinnermittlungsart

Steuerrechtlich sind zwei verschiedene Arten der Gewinnermittlung zu unterscheiden: 

Betriebsvermögensvergleich (Bilanz und Erfolgsrechnung)

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Milchbüchli)

Hier in der Schweiz oder in dem lokal zuständigen Kanton selber welche Art von Gewinnermittlung Sie benötigen. Auch die Statuten Ihres Unternehmens oder Betriebs können u.Ü. die eine oder andere Art der Gewinnermittlung vorschlagen oder das Rechnungslegungsrecht regelt dies.

Grundsätzlich gilt eine Buchhaltungspflicht und eine MwSt-Abrechnungspflicht ab einer Grenze von CHF 107'700 Bruttoumsatz (aktueller Satz 7.7%).

Darunter besteht keine Buchführungspflicht, Sie dürfen aber eine Buchhaltung ab dem ersten Franken Umsatz erstellen. Dies macht in der Regel aus beweisrechtlichen Sicht auch Sinn und es sind ja nicht nur steuerrechtliche Gründe, weswegen Sie eine Buchhaltung führen. 

Ab einem Umsatz von CHF von drei bis fünf Millionen können beide Arten der Gewinnermittlung genutzt werden. Ist der Umsatz mehr als fünf Millionen muss der Betriebsvermögensvergleich verwendet werden. 

 

Gewinnermittlung Betriebsvermögensvergleich (BV)

Es ergibt sich hier folgendes Gewinnermittlungsschema: 

Betriebsvermögen am Ende des Wirtschaftsjahres 02
– Betriebsvermögen am Ende des Wirtschaftsjahres 01 

= Vermögensänderung (Mehrung oder Minderung) 

+ Privatentnahmen in Wirtschaftsjahr 02
– Privateinlagen in Wirtschaftsjahr 02 

= Gewinn oder Verlust

 

Gewinnermittlung Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜ)

Betriebseinnahmen (alle Güter, die dem Betrieb in Geld oder Geldeswert zufliessen)
– Betriebsausgaben (alle Aufwendungen, die durch den Betrieb verursacht worden sind)
 = Gewinn oder Verlust


Der Vorteil bei der einfachen EÜ-Rechnung ist, dass keine Bestände am Ende und Anfangsjahr ermittelt werden müssen. Der Aufwand der Führung der Bücher wird viel einfacher. Sie brauchen keine Abgrenzungen. Sie buchen alles zum Zahlungsdatum. Erst am Ende der Geschäftstätigkeit muss einmal eine Schlussbilanz gemacht werden. 

 

Versteuerungsarten

Soll-Versteuerung (vereinbart)

Grundsätzlich entsteht die Umsatzsteuerschuld gegenüber der eidgenössischen Steuerverwaltung ESTV mit Datum der Lieferung oder Leistung. Mit dem Ausführen der Lieferung oder der Leistung gegenüber einem Kunden wird die Umsatzsteuer fällig und muss mit Ablauf des aktuellen Quartals oder Halbjahres an die ESTV abgerechnet und abgeführt werden. 

Dies bedeutet unter Umständen, dass Sie die Umsatzsteuer aus Ihren Kundenforderungen lange vor Zahlungseingang des Kunden bezahlen müssen. Analog dazu dürfen Sie allerdings auch bei Eingangsrechnungen der Lieferanten die ausgewiesene Vorsteuer sofort und zu Ihrem Vorteil gegenüber der ESTV geltend machen. 

Die Soll-Versteuerung ist der buchungstechnische Standardfall beim Betriebsvermögensvergleich und in im Mehrwertsteuergesetz MwstG. 

Ist-Versteuerung (vereinnahmt)

Im Gegensatz dazu kann Ihnen die eidgenössischen Steuerverwaltung ESTV auf Antrag die Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten, die Ist-Versteuerung genannt, gewähren. Das bedeutet, dass Sie die in den Kundenrechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer erst bei Zahlungseingang der Kundenrechnung fällig wird und dann in der MwSt-Abrechnung auszuloben ist. Dies betrifft die Entgelte der Kundenrechnungen. Die Eingangsrechnung und deren Vorsteuerbeträge dürfen auch erst nach Zahlung geltend gemacht werden. 

Die Ist-Versteuerung ist buchungstechnisch bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Milchbüchli) der Standardfall. Sie entspricht eher dem "Geldflussprinzip" dieser Gewinnermittlungsart. 

Bei der Gewinnermittlung nach Betriebsvermögensvergleich können Sie beide Arten der Versteuerung auswählen. 

Da nach dem Gesetz ein Wechsel möglich ist, können Sie jeweils für ein neues Geschäftsjahr die Versteuerungsart wechseln. 


effektive Methode und Saldosteuersatz Methode

Die eEffektive Methode ist der Standart und wird ohne weiteres beim Anlegen der ersten Firma in shakehands Kontor automatisch erstellt. Hier rechnen Sie jedes Quartal oder jeden Monat ab. 

shakehands Kontor erlaubt auch das vereinfachte Verfahren der Saldosatzsteuer Methode (SSS) zu führen, dies neben der beschriebenen, effektiven Methode. 

Damit können unter bestimmten Umständen die Umsatzsteuer vereinfacht abgerechnet werden. Diese Methode ist ebenfalls bei der ESTV zu beantragen. Sie können auch hier zwischen vereinnahmter SSS-Methode und vereinbarter SSS-Methode wählen und erhalten in einer Verfügung von der ESTV den für Ihre Branche festgelegten internen Steuersatz. Maximal sind es zwei SSS-Sätze pro Firma. Sie dürfen bei diesem Verfahren keine Vorsteuern abziehen. Die Umsätze und Bezugssteuern und die Steuerbeträge unterliegen in diesem Fall der Besteuerung. Die Abrechnung erfolgt bei der SSS-Methode halbjährlich. 

Im Verhältnis mit dem Kunden Rechnen Sie mit den Normalsätzen ab. Das führt dazu, dass Sie weiterhin die Normalsteuersätze der effektiven Methode buchen und erst im internen Abrechnungsverhältnis mit der ESTV auf die SSS-Sätze wechseln.


Geschäftsjahr

Das Geschäftsjahr ist der Zeitraum, für den Sie das Ergebnis Ihrer geschäftlichen Tätigkeit in einem Jahresabschluss zusammenfassen. In der Regel fällt das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr zusammen. Es umfasst 12 Monate. In einzelnen Kantonen können Sie unter- oder überjährige erste Perioden oder Abschlussperioden einrichten.

In shakehands Kontor können Sie jederzeit zwischen Geschäftsjahren wechseln, d. h. Sie können beispielsweise ein Upgrade Ihrer Installation auf die aktuelle Version von shakehands Kontor durchführen und sehen weiterhin auch alle Daten der früheren Geschäftsjahren. Sie können also mehre Geschäftsjahre gleichzeitig offen halten und bearbeiten. 

Ein abweichendes Geschäftsjahr weicht immer vom Kalenderjahr ab. Es wird oft gewählt, um beispielsweise saisontypische Entwicklungen in der Bilanz besser erfassen zu können. Oder wenn Ihr Unternehmen die Abrechnungsperiode vom 1. April bis 31. März jeweils wirtschaftet. 

Achtung: Überjährige oder unterjährige Perioden sind auf die erste vollständige 12 Monate umfassende Abschlussperiode zu synchronisieren. 

 

Konto

Durch Konten werden alle Geschäftsfälle sowohl sachlich als auch zeitlich geordnet. Man kann sich ein Konto als eine Art Kategorie vorstellen, mit der Sie sich einen besseren Überblick darüber verschaffen können, in welchen Bereichen Sie wieviel Geld ausgeben oder einnehmen. 

Das Erfassen einzelner Geschäftsfälle z. B. Einnahmen oder Ausgaben auf einem Konto nennt man Buchen. An einer Buchung sind immer mindestens zwei Konten beteiligt: Zum einen das Konto, von dem Geld abfliesst, und zum anderen das Konto, auf welches das Geld hinfliesst. Wenn Sie beispielsweise einen neuen Bürostuhl kaufen, fliesst das Geld von Ihrem Konto "Bank" auf das Konto "Büroeinrichtung".

 

Kontenrahmen und Kontenplan

Der Kontenrahmen ist eine Sammlung von verschiedenen Konten, die branchenspezifisch definiert wird. Das Ziel eines Kontenrahmens ist, die Buchhaltung möglichst einheitlich nach einem bestimmten Ordnungssystem und EDV-gerecht zu organisieren. 

Branchenspezifische Kontenrahmen gibt es von verschiedenen Organisationen. In der Schweiz sind vor allem die Standardkontenrahmen nRLR KMU (nach neuem Rechnungslegungsrecht Kontenplan), der Käfer und die NRM Kontenpläne für öffentlich-rechtliche Unternehmen bekannt.  

Kontenrahmen sind zumeist nach einem Zehnersystem aufgebaut, beinhalten also 10 verschiedene Kontenklassen. Es gibt aber keine gesetzliche Vorschrift einen dieser Vorlagen zu nutzen, d.h. Sie können auch einen ganz eigenen Kontenplan aufbauen und nutzen.

Der Kontenplan wird in der Regel von einem gängigen Kontenrahmen abgeleitet. Er berücksichtigt die Besonderheiten des einzelnen Unternehmens und enthält nur diejenigen Konten, die wirklich benötigt werden bzw. eventuell noch zusätzliche Konten.


Beleg

Belege sind in shakehands Kontor z.B. Verkaufsbelege, z.B. Rechnung, Angebot oder z.B. Einkaufsbelege Wareneingang, Eingangsrechnung. Also Arten von Belegen.

Der Begriff wird auch für den physischen oder digitalen Buchungsbeleg genutzt, der die Grundlage jeder einzelnen Buchung ist. Es gilt auch die Aussage, keine Buchung ohne Beleg. Diese Regel wird bei einer Revision streng beachtet. 


Offene Posten

Ein Verkaufsbeleg Rechnung oder Korrekturrechnung oder ein Einkaufsbeleg Eingangsrechnung oder Gutschrift erzeugt automatisch einen Eintrag in der Offenen Posten Verwaltung als Debitorenrechnung oder als Kreditorenrechnung. Diese bilden die Offenen Posten der OP-Liste. Zahlungen werden bei dieser Nutzung nun in der OP-Liste als Debitorenzahlung der offenen Debitorenrechnung zugewiesen und diese damit ausgeglichen. 

Gleiches ist auf Seite der Lieferanten und Kreditoren anzumerken. Hier finden Sie die Offenen Posten als Kreditorenrechnung und als Kreditorenzahlung. Arbeiten Sie mit Offen Posten könne Sie zudem überfällige Posten im Bereich Mahnungen in einem Mahnlauf mahnen. Oder Sie erzeugen im Bereich Zahlungsaufträge aus den Zahlungsdaten der fälligen oder bald fälligen Lieferantenrechnungen und erstellen so für die Bank eine digitale Auftragsdatei.


Buchungen

Die Buchung ist die Dateneinheit wo der Buchungsvorgang niedergeschrieben wird. Sie ist Ordnungseinheit der Buchhaltung. Sie umfasst ein Datum, einen Text, den Betrag, die Währung und die beiden Konten und den Steuersatz. Optional weitere Informationen wie die Belegnummer, den Kurs, die Kostenstellen und weitere Notizen, Periode, Referenz, Anhänge