Kontor / Einführung und erste Schritte mit shakehands Kontor

Schritt 3: Einnahmen und Ausgaben erfassen - Buchen

Hier erhalten Sie eine Zahlung einer Kundin für Ihre Leistungen. Da bezahlen Sie eine Lieferanten-Rechnung. Hier wird ein Spesenbeleg erfasst. 

Das Erfassen und Buchen von Einnahmen und Ausgaben ist eine Hauptaufgabe in der Buchhaltung. Im System der Doppik - der doppelten Buchhaltung - sind immer zwei Konten beteiligt. In der Regel ein Geldkonto und ein Aufwand- oder Eröskonto. Es gibt andere Buchungen, wie Buchungen von Anlagen, Abschreibungen, Überträge, Abgrenzungen und viele andere, bei denen die Konten aus einer anderen Gruppe stammen. 

In shakehands Kontor stehen Ihnen mehrere Erfassungsmöglichkeiten offen für die Erfassung einer Buchung. 

Je nach Anwendungsart und Wissensstand in der Buchhaltung nutzen Sie eine der Arten, in welcher Sie arbeiten möchten. Sei es Einnahmen & Ausgaben oder Soll-/Haben Buchen oder auch Offene Posten Dialoge. Darüber hinaus können auch digitale Umsätze von Bankkonten als Bankumsätze eingelesen und später in diesen Erfassungsmasken zu Buchungen verarbeitet werden. 

Weitere Hinweise: Der Buchungsdialog und die Spaltendarstellung der Listenansicht können angepasst werden. Blau beschriftete Felder  können nach Bedarf aktiviert oder deaktiviert. Mit der Funktion Digitale Belege werden Belege bequem einer Buchung hinzugefügt.

Für Anwender mit buchhalterischer Erfahrung, die einen zusätzlichen Überblick über ihre Verbindlichkeiten und Forderungen möchten, empfehlen wir die Erfassung der Buchung in der Offene Posten-Verwaltung. Damit können Sie Debitoren- und/oder Kreditorenrechnungen und die zugehörigen Zahlungen erfassen. Die Buchungen werden automatisch im Hintergrund von shakehands Kontor getätigt und ins Hauptjournal abgelegt. Weitere Informationen zum Bereich Offene Posten. Hier können auch weiterführende Bereiche Mahnungen und Zahlungsaufträge damit lösen.

In Abgrenzung zu den Buchungsdialogen finden Sie in weiteren Bereichen das Vorerfassen von Buchungen und Buchungsmaterial in den folgenden Bereichen: Anlagegüter, Bankauszüge und digitale Belege sowie Verkaufsbelege, Einkaufsbelege und Artikelinventur. Hier werden z.B. Umsatzdateien von Bankkonten oder digitale Belege mit den Buchungsdaten in shakehands Kontor eingelesen und stehen dann für das Verarbeiten zu Buchungen zur Verfügung. Die in shakehands erzeugten Belege wie Rechnungen, Korrekturrechnungen, Eingangsrechnungen und Gutschriften erzeugen beim Erstellen immer offene Posten und damit auch gleich die Buchungen für das Hauptjournal. Über die Artikelinventur erstellen Sie Bewertungsbuchungen für das Lager und die Abschlüsse.

Eine zusätzliche Stufe weiter sind die Optionen, Belege oder andere Daten über eine Drittapplikation zu importieren, sei es über die Import- und Export-Schnittstellen von shakehands Kontor oder über die API shakehands Kontor Link. Auch hier legen Sie die Daten buchhalterisch so an, dass die Fibu-Konten vorhanden sind.

Buchen im Dialog und Technik Einnahmen & Ausgaben

Der vereinfachte Buchungsdialog eignet sich vor allem für Anwender mit wenig buchhalterischer Erfahrung. Über den Bereich Einnahmen & Ausgaben sind Buchungen auf Geldkonten möglich. Für die Buchung wird das Geldkonto z.B. Konto 1020 Gold und Silber Bank, ausgewählt und dann das gewünschte Gegenkonto angegeben.

Eine Unterscheidung nach Soll und Haben durch den oder die Benutzer:in ist in diesem Dialog nicht notwendig. 

Buchungen zwischen Sachkonten müssen Sie allerdings zwingend im Dialog Soll-/Haben-Buchungen erfassen (nur verfügbar im Modul Saldo oder Paket Complete und Pro).

Im Hintergrund im Hauptjournal werden jede Einnahmen & Ausgaben Buchungen automatisch in shakehands Kontor als Soll-/Haben-Buchung in der Datenbank abgelegt.

So erfassen Sie eine Buchung:

(20.0.1 Apple macOS, Lightmodus)

(17.2.1 Apple macOS, Lightmodus)

1. Wählen Sie im Navigator den Bereich Buchhaltung>Einnahmen & Ausgaben aus shakehands Kontor öffnet ein Fenster mit dem Buchhaltungsdialog. Im unteren Teil sehen Sie die aktuelle Buchungsliste.
2. Geben Sie das Datum des Buchungsbelegs ein. Das aktuelle Datum wird voreingetragen und kann mit Tastenkombinationen oder von Hand angepasst werden.

3. Option Periode:

   • Bei Auswertungen ist die Periode ein zusätzliches Auswahlkriterium für alle Einzelbuchungen. 

   • Standardmässig entsprechen die Perioden 1 bis 12 den einzelnen Monaten eines Geschäftsjahres. 

   • Die Sonderperioden 13 und 14 sind für Umbuchungen, Abgrenzungs- und Abschlussbuchungen vorgesehen.

4. Option Symbol Aktion: Mit dem Klick auf das Symbol wird das Kontextmenü geöffnet: 

   • Es können Bereiche zur Bearbeitung gewählt und geöffnet werden. 

   • Die Funktion Konten tauschen, ermöglicht den bequemen Tausch zwischen Einnahme und Ausgabe.

5. Erfassen Sie einen "sprechenden" Buchungstext, um später in der Buchungszeile den Beleg und die Leistung oder den Artikel eindeutig zu identifizieren. Der Text soll einerseits für Sie in der Buchhaltung aussagekräftig sein, um die Position zu erkennen, und soll andererseits auch für Dritte bei einer Prüfung oder Kontrolle erkennbar machen, was der Beleg enthält. Option Vorlage: Klicken Sie auf den Pfeil links neben dem Eingabefeld, wird der Dialog Vorlage auswählen mit zwei Registern geöffnet. 

   1. Buchungsvorlagen:

      • Angelegte Buchungsvorlagen werden in der Listenansicht angezeigt. 

      • Mit Ihrer Texteingabe wird ein Vorschlag angezeigt. Wählen Sie eine Vorlage und bestätigen Sie mit OK.

      • Die Vorlage wird übernommen, vor dem Erfassen können alle Angaben angepasst werden. 

   2. Bankauszüge:

      • Wählen Sie ein Finanzkonto, für das der Bankauszug in die Vorlagenliste Vorlage auswählen eingelesen werden soll.

      • Markieren Sie in der Vorlagenliste die erste zu übernehmende Zeile und klicken Sie unten rechts auf den Button:

        • Automatik: wird nach dem Verbuchen automatisch die nächste Bankbewegung in den Buchungsdialog geladen. 

        • OK: muss nach dem Verbuchen der Dialog Vorlage auswählen erneut geöffnet werden.

6. Die Beleg-Nr wird in der Regel automatisch ausgefüllt, je nach Einstellungen der Nummernkreise. Möchten Sie manuell Belegnummern vergeben, deaktivieren Sie via die blaue Bezeichnung Beleg-Nr (Auto) auf  Beleg-Nr (Manuell). Bei der Autofunktion können Sie aus den Nummernkreisen und dem Combofeld auswählen.
   1. Feld erhalten - bei der Einstellung 

      1. Beleg-Nr. (Auto): Wird der gewählte Nummernkreis erhalten und die nächst folgende Beleg-Nr. wird eingetragen. 

      2. Beleg-Nr. (Manuell): Wird der Eintrag für die folgenden Buchungen unverändert übernommen. 

   2. Beleg-Nr.

      1. Beleg-Nr. (Auto):

         1. Es wird automatisch die folgende Standard-Nr.eingetragen.

         2. Mit dem Pfeil neben dem Eingabefeld wird der Dialog Nummernkreis auswählen geöffnet, ein anderer Nummernkreis kann gewählt werden. 
         3. Markieren Sie einen Nummernkreis und klicken Sie auf den Button Bearbeiten wird der Dialog Nummernkreis bearbeiten zur Bearbeitung geöffnet. 
         4. Unter Vorgaben>Nummernkreise Buchhaltung können weitere Nummernkreise angelegt werden und vorhandene bearbeitet werden. 
      2. Beleg-Nr.(Manuell):
         

         1. Die Belegnummer kann frei eingetragen werden.

7. Option Referenz: Geben Sie notwendige Zusatzinformationen zur Belegnummer, z. B. die Nr. Ihres Kontoauszugs, ein.

8. Geben Sie den Betrag ein. 

9. Brutto/Netto: Im Standardfall werden die Beträge brutto eingetragen Mit dem Button können Sie die Eingabe auf Netto umstellen.

10. Wählen Sie unter G-Konto das Geldkonto aus, z.B. 1000 Kassa oder 1020 Bank.
11. Klicken Sie auf den Übernahmepfeil neben dem Feld Konto, um das Gegenkonto der Buchung auszuwählen. z.B. 3000 Umsatzerlöse zum Normalsteuersatz. Die Kontobezeichnung des ausgewählten Kontos erscheint nach dem Verlassen des Feldes rechts daneben.
12. Bestimmen Sie im Feld Art nun, ob es sich um eine Einnahme oder eine Ausgabe handelt.

13. Option Währung:

    1. In shakehands Kontor sind drei Währungen voreingestellt. Wählen Sie eine Währung aus. Weitere können Sie hinterlegen unter Vorgaben>Währungen.

14. Option Kurs: Das Feld ist nicht editierbar. Der hinterlegte Kurs unter Vorgaben > Währungen wird hier angezeigt.

15. Option: Das Feld Steuer wird durch die im Kontenplan bestimmte Vorgabe des Steuerschlüssels des angesprochenen Kontos automatisch ausgefüllt. Muss der Steuersatz gewechselt werden, klicken Sie auf den Pfeil des Combofeldes und wählen nun den gewünschten Steuersatz aus. Der Wert - ist ein leerer Schlüssel. In einer Buchung kann nur ein Konto mit einer Steuer gebucht werden.
16. Option KoSt 1 / KoSt 2: Nur Erlöse bzw. Aufwendungen können den Kostenstellen zugeordnet werden. Aktivieren Sie via blaue Bezeichnung die Eingabe und wählen Sie aus der Liste die entsprechende Kostenstelle aus. 

17. Option Notiz: Informationen zu der Buchung können hier eingetragen werden.

18. Option OP: Der Button wird aktiviert, wenn im Konto ein Kreditorenkonto oder ein Debitorenkonto eingegeben wird. Klicken Sie auf den Button, wird der Bereich Neue Keditorenzahlung bzw. Neue Debitorenzahlung geöffnet.

19. Klicken Sie auf Erfassen / Ändern um die Buchung zu speichern. 
20. Option Verwerfen: Alle Eingabefelder werden geleert.
21. Option Anhänge: Der Dialog Anhänge bearbeiten wird geöffnet, damit einer Buchung ein  Anhang hinzugefügt werden kann.

Arbeiten Sie ohne Mehrwertsteuer und ohne Steuersätze z.B. bei einer steuerbefreiten Buchhaltung für Privat und Haushalt, können Sie das Feld Steuer deaktivieren. Klicken Sie dazu mit einem Rechtsklick auf die blaue Bezeichnung Steuer und deaktivieren Sie das Feld.

shakehands Kontor sichert die Buchung im Journal und zeigt diese als neuen Eintrag in der Buchungszeile im unteren Bereich der Liste an. 

Die Buchung hat den Status Erfasst und kann beliebig oft geändert oder auch gelöscht werden, ohne Spuren im Journal zu hinterlassen. 

Um die Buchung revisionssicher zu speichern, müssen Sie diese später verbuchen mit der Funktion festschreiben. 

Arbeiten Sie lieber in der Doppik, erfassen Sie eine Buchung im Bereich Soll-/Haben Buchungen. Der Ablauf ist der gleiche: Statt des Geldkontos, Kontos und der Art finden Sie hier die bekannten Felder Soll und Haben für die Auswahl der Buchungslogik.

Siehe dazu den Eintrag und die weiterführenden Details im Dialog.

Soll-/Haben-Buchungen erfassen

Weiterführendes Thema Einführung:

Digitale Belege