Kontor 2021

Kontor / Einführung und erste Schritte mit shakehands Kontor

Schritt 4: Digitale Belege

Digitale Belege ist ein Ablageort für Anhänge aller Art. Die Anhänge können beim Buchungen erfassen und beim OP-Rechnung erfassen einer Buchung oder OP-Rechnung hinzugefügt werden. Ein Sammelplatz aller elektronischen Belege.

Allgemeine Vorgehensweise und Voraussetzungen: 

  1. Aktivieren Sie das Fenster Digitale Belege 

  2. Verwalten Sie Ihre Digitalen Belege, indem Sie beliebige Dateien auf Ihrem Rechner auswählen und ziehen Sie diese mit Drag&Drop in das Fenster Digitale Belege. Es wird eine Kopie der Datei in Ihrer shakehands Kontor Datenbank abgelegt. 

  3. Erfassen Sie Digitale Belege für eine Buchung oder OP-Rechnung, indem Sie die gewünschten Digitalen Belege einer Buchung/OP-Rechnung hinzufügen und diese speichern.


Digitale Belege Fenster in shakehands Kontor aktivieren/deaktivieren:

  1. Klicken Sie auf: 

    • Darstellung>Digitale Belege einblenden
      bzw. 

    • Darstellung>Digitale Belege ausblenden 

  2. Es öffnet sich das Fenster und der Bereich Digitale Belege.

Das Digitale Belege Fenster und die darin enthaltenen Belege sind einmalig pro Firma vorhanden.

 

Digitale Belege verwalten

  1. Neue Dateien zu digitalen Belegen hinzufügen: 

    • Ziehen Sie per Drag&Drop Dateien in das Fenster Digitale Belege.
      oder 

    • Klicken Sie auf das + Symbol und wählen Sie im Auswahlfenster die gewünschten Dateien aus.

  2. Inhalte der Belege anzeigen 

    • Aktivieren Sie mit dem Vorschau Symbol (unten rechts) die Dokumentenvorschau. Ein ausgewähltes Dokument wird in der Dokumentenvorschau angezeigt. Oder

    • Öffnen Sie per Doppelklick das ausgewählte Dokument. 
  3. Löschen ausgewählter Belege 

    • Wählen Sie einen oder mehrere Belege aus. 

    • Drücken Sie die Entf/Del Taste oder das - Symbol

  4. Belege zum Erhalten markieren
    • Aktivieren Sie die Checkbox in der Spalte Erhalten bei einem oder mehreren Belegen. Bei Erstmaliger Nutzung erscheint ein Hinweisfenster.
    • Die Belege werden beim Erfassen an die Buchung/Offenen Posten angehängt. Eine Kopie bleibt im Digitale Belege Fenster weiterhin vorhanden.

Wenn Sie bei einem oder mehreren Belegen die Option "Erhalten" setzen, bleiben diese Belege in der Eingangsliste und können an mehrere nachfolgende Buchungen angehängt werden. Bei der letzten betreffenden Buchung können Sie die Markierung aufheben und normal weiter arbeiten.


Digitale Belege erfassen

  1. Aktivieren Sie das Digitale Belege Fenster 

  2. Navigieren Sie in einen der Bereiche: 

    • Buchhaltung>Soll-/Haben Buchungen 

    • Buchhaltung>Einnahmen & Ausgaben 

    • Buchhaltung>Eröffnungsbuchungen 

    • Offene Posten>Debitorenrechnungen 

    • Offene Posten>Kreditorenrechnungen 

  3. Erstellen oder Bearbeiten Sie eine Buchung, Debitoren- oder Kreditorenrechnung.

  4. Im linken unteren Bereich des Buchungs- bzw. Rechnungsfensters wird eine Box Digitale Belege angezeigt.

  5. Wählen Sie den oder die gewünschten Belege im Digitale Belege Fenster aus.
  6. Wenn der Beleg für eine weitere Buchung im Digitale Belege Fenster bleiben soll, wählen Sie Erhalten.

  7. Öffnen Sie bei Bedarf die Vorschau oder das Programm für den/die Beleg(e) per Doppelklick. 

  8. Ziehen Sie Per Drag and Drop die Belege in die Box Digitale Belege im Buchungs-/ Offene Posten Fenster. 

  9. Die Namen der gewählten Digitalen Belege werden in der Box Digitale Belege im Buchungs-/ Offene Posten Fenster angezeigt. 

  10. Bis zum endgültigen Speichern bleiben die Digitalen Belege ebenfalls im Digitale Belege Fenster sichtbar.

  11. Klicken Sie Erfassen/Ändern in den Buchungsdialogen bzw. OK in den Offenen Posten Dialogen.
  12. Die ausgewählten Belege werden als Anhänge hinzugefügt. 
  13. Belege, welche nicht als Vorlage gekennzeichnet wurden, werden aus dem Digitale Belege Fenster entfernt.

Digitaler Beleg einer Buchung im Soll-/Haben-Buchungsdialog hinzufügen


Digitaler Beleg einer Buchung im Offen Posten Dialog Debitorenrechnung hinzufügen