Kontor 2021

Kontor / shakehands Kontor einrichten

Grundfunktionen Konten (Kontenplan, Kontenstruktur, Kontenfunktionen)

Hauptelement einer Buchhaltung sind die Konten. Diese werden im Kontenplan erfasst. In der Kontenstruktur dann gruppiert. 

Die Einstellungen der Konten, Kontengruppen und Kontenfunktionen  können Sie im Bereich Kontenplan für Ihr Unternehmen anpassen. Damit bearbeiten Sie die Vorlagen und legen diese für Ihr Geschäfts einzeln an.

Die von shakehands Kontor mitgelieferten Kontenrahmenvorlagen entsprechen den jeweiligen Standardkontenrahmen und werden durch Updates oder neue Programmversionen an die sich ändernden Gesetzesvorgaben und sonstigen Erweiterungen angepasst. Wenn Sie Änderungen am Kontenplan vornehmen, müssen Sie diese Änderungen eigenverantwortlich pflegen und erneut vornehmen Nutzen SIe dazu auch die Funktion Konten aktualisieren.

Innerhalb einer Firma gibt es einen Kontenplan und eine Bilanzstruktur. Eine Änderung daran wirkt sich somit auf die Darstellung aller Jahre aus z. B. in der Bilanz. Die Auswertungen abgeschlossener Jahre sollten daher vorher immer separat archiviert werden. Oder Sie erstellen gleich eine neue Firma mit dem neuen Kontenplan.

Kontenplan verwalten

Bei der Einrichtung Ihrer Datenbank haben Sie einen Kontenrahmen als Basis für Ihren Kontenplan ausgewählt. Sie können den Kontenplan nun beliebig bearbeiten und verwalten und personifizieren, um ihn an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen.

 

Im Kontenplan navigieren

Der nRLR-KMU Kontenplan hat fast 1700 Konten. Sie können leichter den Überblick behalten, indem Sie sich nur bestimmte Kontentypen anzeigen lassen und/oder diese nach bestimmten Suchbegriffen filtern. Sie können die einzelnen Spalten je nach Bedarf ein- oder ausblenden.

So navigieren Sie im Kontenplan:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Stammdaten>Konten. Die Konten sind hierarchisch gruppiert. Dabei ist jedes Konto einer Typengruppe zugewiesen. Der hierarchische Typenbaum ist immer auf der linken Seite der Kontenverwaltung sichtbar.
  2. Klicken Sie auf eine Typengruppe, z. B. Bestandskonten, um die Ansicht in der rechten Liste auf diese Typengruppe zu beschränken.
  3. Die Vorauswahl lässt sich über die Eingabe von Suchbegriffen in der Schnellsuche noch verfeinern. Gesucht wird dabei in den Feldern Nummer, Bezeichnung und Bemerkung.
  4. Klicken Sie in den entsprechenden Spaltenkopf, um die die Kontenliste z. B. nach Nummer oder Bezeichnung zu sortieren.

 

Im Kontenplan filtern

So filtern Sie den Kontenplan:

  1. Klicken Sie in der Toolbar auf Filter.
  2. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Checkboxen Unbenutzte Konten bzw. Benutzte Konten, um die Anzeige entsprechend einzuschränken oder alle vorhandenen Konten anzuzeigen. 

  3. Klicken Sie auf Aktualisieren, um den Filter auf die aktuelle Listenansicht anzuwenden.

  4. Alternativ können Sie alle oder gefilterte Kunden nun über das Suchfeld oben rechts in der Liste eingrenzen. Mehre Suchbegriffe werden mit einem Komma getrennt.


Klicken Sie in der Menuleiste auf Darstellung>Infoleiste einblenden, um die aktuellen Filtereinstellungen in der Infoleiste am unteren Rand des Firmenfensters anzuzeigen.

Bevor Sie in einem anderen Bereich des Programms weiterarbeiten, klicken Sie im Filter auf die Schaltfläche Filter zurücksetzen, da die Filtereinstellungen beim Verlassen eines Bereichs erhalten bleiben. Dies kann dazu führen, dass zu einem späteren Zeitpunkt Datensätze ungewollt ausgeblendet werden.

 

Neues Konto anlegen

Legen Sie ein neues Konto an, wenn der Kontenplan einen bestimmten Anwendungsfall in Ihrer Buchhaltung nicht abdeckt.

So legen Sie ein neues Konto an:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Stammdaten>Konten
  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu oder auf Duplizieren.
  3. Geben Sie eine Nummer ein: Die Nummer darf im Bereich 1-999999999 liegen, muss eindeutig sein und kann nur noch geändert werden, solange das Konto noch nicht verwendet wird. 
  4. Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein.
  5. Unter Währung können Sie die Währung festlegen, in der das Konto bebucht werden darf, z. B. wenn Sie ein Fremdwährungskonto anlegen möchten. Wenn Sie hier eine Währung auswählen, kann dieses Konto nur noch in der hier festgelegten Währung und in der Standardwährung der Firma bebucht werden. 

  6. Wählen Sie unter Typ die Typengruppe des neuen Kontos aus.

  7. Nur für Erfolgskonten: Aktivieren Sie bei Bedarf die Checkbox Kostenstellenpflicht.
  8. Wählen Sie unter Steuertyp aus, welche Steuersätze auf diesem Konto gebucht werden dürfen: Keine Steuer, Umsatzsteuer, Vorsteuer oder Umsatzsteuer/Vorsteuer.

  9. Unter Kennzeichen können Sie mehrere Steuer- und Auswertungskennzeichen für Buchungen auf dieses Konto eingeben. Klicken Sie auf das Plus.  Geben Sie unter Gültig ab das Datum ein, ab welchem dieses Kennzeichen gültig ist. Wählen Sie einen Steuersatz aus. Geben Sie ggf. unter Kz eine Kennzahl für die Zuordnung zur Umsatzsteuer-Voranmeldung ein. Bei einer MwSt-Abrechnung wird dann der Kontensaldo auf der entsprechenden Kennzahl mit aufsummiert. Dies ist nur für Sonderfälle notwendig, hauptsächlich wird die Abrechnung über die Einstellungen in den Steuersätzen konfiguriert. 

  10. Unter Budget können Sie ein Jahresbudget für das Konto eingeben. Dieses kann in der Summen- und Saldenliste oder in der Bilanz und Erfolgsrechnung bzw. Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit ausgewertet werden.

  11. Klicken Sie auf OK.

Wenn Sie eine Buchung erfassen, darf immer nur für eines der beiden verwendeten Konten ein Steuertyp festgelegt sein. Andernfalls wird keine Steuer verbucht. Achten Sie deshalb bitte genau darauf, welchen Konten Sie hier einen Steuertyp zuweisen. shakehands Kontor reklamiert den Steuersatz in diesem Fall und setzt diesen auf einen leeren Eintrag.

Achten Sie beim Eingeben von Kontobezeichnungen auf eine gute Lesbarkeit in der Kontenliste, insbesondere für die Darstellung im Eingabeassistenten. Die Spaltenbreite der Bezeichnung dort ist begrenzt, und wenn sich mehrere Konten z. B. erst ab dem fünfzigsten Zeichen unterscheiden, werden Sie dies in der Liste evtl. nicht mehr lesen können. Sie können in der Bezeichnung den Platzhalter #P# verwenden. Dieser Platzhalter wird in allen Anzeigen der Kontobezeichnung durch den Prozentsatz des aktuell gültigen Steuersatzes ersetzt. 

Beispiel: Sie haben im Konto 3000 die Steuersätze U8.0B gültig bis 31.12.2017  und U7.7B gültig ab 01.01.2018 definiert. Die Kontobezeichnung lautet Erlöse #P# USt, d. h. das Konto wird in Auswertungen vor 2017 die Bezeichnung Erlöse 8.0% USt erhalten, ab 2018 aber die Bezeichnung Erlöse 7.7% USt.

Beim Anlegen von neuen Sachkonten müssen Sie diese manuell in die gewünschte Auswertungsgruppe der Kontenstruktur einfügen, indem Sie unter Typ das entsprechende Konto auswählen. Um dies zu umgehen, empfehlen wir, neue Konten durch Duplizieren von bereits vorhandenen ähnlichen Konten zu erzeugen, da beim Duplizieren die ursprüngliche Kontenzuordnung erhalten bleibt.


Konto bearbeiten

So bearbeiten Sie ein Konto:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Stammdaten>Konten

  2. Klicken Sie auf das gewünschte Konto. 

  3. Klicken Sie in der Toolbar auf Bearbeiten

  4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und bestätigen Sie mit OK.

 

Konto sperren

So sperren Sie ein Konto:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Stammdaten>Konten

  2. Klicken Sie auf das gewünschte Konto.

  3. Klicken Sie in der Toolbar auf Bearbeiten

  4. Aktivieren Sie die Checkbox Buchungssperre.

  5. Klicken Sie auf OK.

 

Konto löschen

So sperren Sie ein Konto:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Stammdaten>Konten

  2. Klicken Sie auf das gewünschte Konto.

  3. Klicken Sie in der Toolbar auf Löschen. Und bestätigen Sie die Doppelabfrage. 

Sie können sich alle löschbaren Konten innerhalb einer Auswahl in der Kontenliste anzeigen lassen, indem Sie im Filter die Option Unbenutzte Konten aktivieren.

Sie können ein Konto nur löschen, wenn es noch nicht für Buchungen oder andere Programmfunktionen verwendet wurde! Alternativ können Sie das Konto sperren.


Kontenplan aktualisieren

Mit dieeser Funktion gleichen Sie Ihren aktuellen Kontenplan mit dem Vorlagenkontenplan ab und können bequem Änderungen anzeigen und diese gleich umstellen auf die bisherigen Vorlagen. So können Sie ganze Gruppen einlesen oder bestehende Kontenplöne prüfen.

So aktualisieren Sie Ihre Konten:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Stammdaten>Konten
  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Aktion>Konten aktualisieren.... Die Liste zeigt eine Gegenüberstellung aller Konten, die im aktuellen Kontenplan und in der selektierten Vorlage enthalten sind. Bei Zeilen mit einem Ausrufezeichen in der Spalte Vorlage gibt es Unterschiede zwischen den beiden Konten oder das Konto ist im aktuellen Kontenplan gar nicht enthalten.
  3. Markieren Sie die betreffende Zeile und klicken Sie auf die Registerkarte Details. Die Unterschiede werden durch rot markierte Feldnamen hervorgehoben.
  4. Wechseln Sie zurück auf die Registerkarte Liste

  5. Um das betreffende Konto im aktuellen Kontenplan anzulegen oder mit den Einstellungen der Vorlage zu überschreiben, aktivieren Sie die Checkbox in der Spalte <. Dies können Sie auf der Registerkarte Details nur selektiv für einzelne Felder vornehmen oder auf der Registerkarte Liste für alle Felder dieses Kontos.

  6. Klicken Sie auf OK und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

 

Kontenstruktur

Die Kontenstruktur definiert den Aufbau der Gliederung für den Betriebsvermögensvergleich Bilanz udn Erfolgsrechnung oder die Einnahmen-Überschuss-Rechnung sowie die Kontenzuordnung zu den einzelnen Gliederungsgruppen. Bei den mitgelieferten Standardkontenplänen ist die Kontenstruktur bereits fertig definiert und muss normalerweise nicht verändert werden. Sie können aber auch eine eigene Kontenstruktur anlegen.

So aktualisieren Sie die Kontenstruktur:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Stammdaten>Kontenstruktur. Die Kontenstruktur ist je nach Gewinnermittlungsart in verschiedene Registerkarten aufgeteilt. z.B. BV in Gruppen, Bilanzkonten und Erfolgsrechnungskonten und neutrale Konten.
  2. Auf der Registerkarte Gruppen erfolgt die Definition der hierarchischen Gliederung der jeweiligen Gewinnermittlung. Hier können Sie über die Toolbar neue Gruppen oder Untergruppen anlegen und diese dann per Drag-and-drop an die gewünschte Stelle in der Hierarchie ziehen. 

  3. Die Erfolgsrechnungs-Konten bzw. Gewinnermittlungskonten sind mit einem grünen Haken markiert. Das bedeutet, der Vorzeichenwechsel ist aktiviert, damit das sich bei der doppelten Buchführung ergebende umgekehrte Vorzeichen aller Erfolgskonten korrigiert wird. 

  4. Auf den anderen Registerkarten nehmen Sie über das Drop-down-Menu unten die Zuordnung der einzelnen Konten zu den gewünschten Gruppen vor. 

  5. Klicken Sie auf Sichern, um eventuelle Änderungen zu speichern.

 

Neue Kontenstruktur anlegen


Das Anlegen einer eigenen Kontenstruktur braucht viel fachmännisches Wissen. Nutzen Sie die Vorlagen und passen Sie dies an. 

  1. Klicken Sie im Navigator auf Stammdaten>Kontenstruktur. Wenn Sie keine Kontenstruktur aus einer Vorlage übernommen haben, so ist die Gruppenliste zunächst leer. Falls Sie eine bereits vorhandene Struktur komplett neu aufbauen möchten, markieren Sie zunächst nacheinander alle Einträge und klicken jeweils in der Toolbar auf Löschen.
  2. Legen Sie zunächst die Gruppen an.

  3. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu

  4. Klicken Sie auf Neue Gruppe.... Der Dialog Gruppe bearbeiten wird geöffnet.

  5. Geben Sie unter Gruppe den Namen ein. Für die Gliederung einer Bilanz und Erfolgsrechnung benötigen Sie mindestens die Gruppen mit den Namen:  Bilanz Aktiva, Bilanz Passiva, Gewinn- und Verlustrechnung.  Für die Gliederung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung benötigen Sie die Gruppen mit den Namen: Sonstige Konten, Gewinnermittlung.

  6. Aktivieren Sie ggf. die Option Kontengruppe, wenn die Gruppe direkt Kontensalden zusammenfassen soll oder andere Gruppen als Untergruppen enthält.

  7. Aktivieren Sie ggf. die Checkbox Vorzeichen der Summe wechseln. Dies ist für alle Gruppen aus dem Bereich Erfolgsrechnung bzw. Gewinnermittlung erforderlich, um das sich bei der doppelten Buchführung ergebende umgekehrte Vorzeichen aller Erfolgskonten zu korrigieren.

  8. Aktivieren Sie ggf. die Option Bilanzergebnis. Die Definition einer Gruppe als Bilanzergebnis nimmt eine Sonderstellung ein und ist nur bei der Gewinnermittlung per Betriebsvermögensvergleich verfügbar. Beim Berechnen einer Bilanz ergibt sich das Bilanzergebnis aus der Differenz zwischen Aktiva- und Passiva-Seite = Veränderung des Betriebsvermögens. Diese Differenz wird der Bilanzgruppe zugewiesen, welche als Bilanzergebnis definiert ist. Es kann nur eine Gruppe als Bilanzergebnis definiert werden, eine bestehende anderweitige Definition wird bei dieser Zuweisung aufgehoben.

  9. Klicken Sie auf OK.

  10. Ordnen Sie die Konten einer Gruppe zu: Wechseln Sie auf die Registerkarte Bilanz-Konten bzw. Bestandskonten.

  11. Klicken Sie auf ein Konto. Im unteren Fensterbereich finden Sie ein oder zwei Drop-down-Menüs für die Zuordnung zu der Gruppe/den Gruppen. Unterhalb der Liste befinden sich zwei Drop-down-Menüs, über welche die Zuordnung dieses Kontos zu den Bilanzgruppen festgelegt wird. Ein Konto lässt sich auch fest einer bestimmten Bilanzseite zuordnen, indem Sie nur eine Gruppe auf der Aktiva- oder Passiva-Seite angeben und auf der anderen Seite den Eintrag Keine Zuordnung auswählen. Sie können in der Kontenliste auch mehrere gleichartige Konten markieren und die Gruppenzuordnung für diese Konten gleichzeitig setzen. Wenn Sie in diesem Fall aber die markierten Konten in eine andere Gruppe verschieben möchten, so müssen Sie zuerst die bisherige Zuordnung aufheben, indem Sie in den Drop-down-Menüs den Eintrag Keine Zuordnung auswählen.

  12. Nehmen Sie ggf. die fehlenden Zuordnungen auch auf der Registerkarte Erfolgsrechnungs-Konten vor.

  13. Klicken Sie auf Sichern, um die Kontenstruktur zu speichern.

Am Ende der Zuordnung zu den Gruppen müssen alle Konten innerhalb der Registerkarten Bilanz-Konten und Erfolgsrechnungs-Konten bzw. Bestandskonten und Erfolgskonten einer Gruppe zugeordnet sein. Erkennbar an dem grünen Häkchen. Andernfalls kommt es bei der Berechnung der Bilanz/Bilanz und Erfolgsrechnung bzw. Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu einer fehlerhaften Auswertung sowie einer entsprechenden Fehlermeldung.

Diese oderste Gruppen müssen bei einer Bilanz und Erfolgsrechnung - Bilanz Aktiva, Bilanz Passiva, Gewinn- und Verlustrechnung müssen in genau dieser Reihenfolge und exakt in dieser Schreibweise immer vorhanden sein!

Diese oberste Gruppen müssen bei einer Einnahmen-Ausgaben-Überschussrechnung - Sonstige Konten, Gewinnermittlung müssen in genau dieser Reihenfolge und exakt in dieser Schreibweise immer vorhanden sein! Achtung: Fehlerhafte oder auf der falschen Ebene zugewiesene Konten und Gruppen können zu fehlerhaften Summen in der Bilanz und Erfolgsrechnung führen. 

 

Kontenfunktionen

Kontenfunktionen definieren die Konten für bestimmte Sonderaufgaben in der Buchhaltung, welche abhängig vom Kontenplan sind und daher vom Programm nicht fest vorgegeben werden können. Zum Beispiel werden hier die Nummernbereiche für Debitoren- oder Kreditorenkonten definiert. 

Die richtigen Einstellungen an dieser Stelle sind wichtig für die korrekte Funktion der Buchhaltung in vielen Bereichen. Wenn Sie einen der mitgelieferten Standardkontenpläne verwenden, sollten Sie hier keine Veränderungen vornehmen. Bei individuell angelegten Kontenplänen kontaktieren Sie im Zweifelsfall den Support von ShakeHands Software Ltd, um den einzelnen Funktionen die richtigen Konten zuzuordnen.

So öffnen Sie die Übersicht der Kontenfunktionen:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Stammdaten>Kontenfunktionen. Die angezeigten Kontenfunktionen können je nach Programmausführung, Gewinnermittlungsart und Länderversion variieren. Die Liste der verfügbaren Kontenfunktionen ist fest vorgegeben, d. h. es ist nicht möglich, Einträge zu löschen oder weitere hinzuzufügen. Per Doppelklick auf eine Zeile gelangen Sie in den Bearbeiten-Dialog.
  2. Erfassen Sie hier nun das entsprechende Konto und weisen SIe dieses zu.
  3. Bestätigen Sie mit OK.

 

Verschiedene Kontenfunktionen im Detail:

  • Sammelkonto Debitoren/Kreditoren: Diese Konten übernehmen automatisch alle Buchungen auf Debitoren-/Kreditorenkonten. 
  • Saldenvorträge Sachkonten/Debitoren/Kreditoren: Diese Konten definieren das Gegenkonto für den automatischen Saldenvortrag der Sach-/Debitoren-/Kreditorenkonten in das folgende Geschäftsjahr.
  • Vortrag Bilanzgewinn/Bilanzverlust: Diese Konten wird für den Vortrag eines Bilanzgewinns/-verlusts in das folgende Geschäftsjahr benötigt. 

  • Vortrag Vorsteuerforderung/Umsatzsteuerverbindlichkeit: Beim Saldenvortrag werden alle Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten in shakehands Kontor automatisch saldiert. Eine sich daraus ergebende Vorsteuerforderung oderUmsatzsteuerverbindlichkeit wird über dieses Konto in das folgende Geschäftsjahr vorgetragen. 

  • Vortrag Privatkonten: Beim Saldenvortrag werden alle Privatkonten in shakehands Kontorautomatisch saldiert und der Gesamtsaldo über dieses Konto in das folgende Geschäftsjahr vorgetragen. 

  • Kontenbereich Debitoren/Kreditoren: Hier wird der Nummernbereich für das Anlegen von Debitoren-/Kreditorenkonten festgelegt. Für Personenkonten Debitoren sind dies die Konten 10000-69999 und für Personenkonten Kreditoren die Konten 70000-99999.

  • Ertragskonto/Aufwandskonto Kursdifferenzen: Beim Saldenvortrag von Fremdwährungskonten kann es zu Differenzen zwischen dem rechnerischen Endsaldo in der Fremdwährung und dem tatsächlichen Startsaldo im neuen Jahr kommen i.d. R. bedingt durch Kursschwankungen. Diese Differenz wird im Rahmen des Valutaausgleichs durch eine automatische Buchung korrigiert, die dafür benötigten Korrekturkonten werden hier definiert.

Wenn die Saldenvortragskonten nicht definiert sind oder die angegebenen Konten nicht existieren, können alle Auswertungen, welche Eröffnungssalden beinhalten z. B. Summen- und Saldenliste, Kontoauszug, Bilanz usw., fehlerhaft sein. Alle Saldenvortragskonten müssen also korrekt angegeben sein, auch wenn beispielsweise gar keine Debitoren- oder Kreditorenkonten in der Buchführung verwendet werden oder diese am Ende des Jahres nicht nutzen beim Jahresübergang!