Kontor 2020

Kontor / Grundlagen shakehands Kontor

Anhänge und Attachements - digital archivieren

Anhänge hinzufügen

Zur internen Information und für das digitale Archiv fügen Sie in unterschiedlichen Bereichen digitale Anhänge hinzu, u.a.. gescannte Eingangsrechnungen zu Belegen oder zu Offenen Posten oder auch auf Stufe der Buchung. 

Anhänge werden komplett ebenso wie der zugehörige Hauptdatensatz z. B. die Buchung  in der Datenbank archiviert. Das bedeutet, sie sind bei Datensicherungen immer mit eingeschlossen, werden verschlüsselt abgelegt und sind bei Mehrbenutzerumgebungen auch über das Netzwerk von allen Arbeitsplätzen aus erreichbar. 

Es bedeutet aber auch, dass sich die Anhänge direkt auf die Grösse der shakehands Kontor Datenbank auswirken. Die Funktion ist nicht als digitales Biderarchiv konzipiert, ebenso wenig für "lebende Anhänge", d. h. spätere Änderungen an bereits archivierten Dokumenten werden nicht automatisch übernommen.

So legen SIe einen Anhang einem Datensatz bei:

  1. Klicken Sie im Navigator auf den gewünschten Bereich, z. B. auf Stammdaten>Adressen
  2. Klicken Sie doppelt auf den gewünschten Datensatz. Der Bearbeitungsdialog für den jeweiligen Bereich wird geöffnet.
  3. Klicken Sie unten links auf die Schaltfläche Anhänge... [...]. Der Dialog Anhänge wird geöffnet.
  4. Klicken Sie unten links auf den Plus-Button, um ein Dokument auszuwählen und hinzuzufügen.
  5. Geben Sie einen Namen ein, unter dem der Anhang in shakehands Kontor geführt soll.

  6. Geben Sie bei Bedarf im Feld Info zusätzliche Informationen zu dem Anhang ein.

  7. Klicken Sie auf Schliessen.

Durch das Schliessen des Dialogs mit OK werden die Dokumenten noch nicht in der Datenbank gesichert. Dies erfolgt erst mit dem Speichern des Hauptdatensatzes, in unserem Beispiel also der Adresse mit OK.

Klicken Sie auf das Minus, um einen Anhang zu entfernen, oder klicken Sie auf das Zahnrad, um einen Anhang zu öffnen oder lokal zu sichern.

Sie können einen Anhang (oder mehrere Anhänge gleichzeitig) auch per Drag-and-drop aus einem Finder- oder Explorerfenster in die Liste ziehen. Unter Apple macOS X ist auch das Speichern der Dokumente per Drag-and-drop aus dem Dialog heraus möglich.

Unter Umständen können Sie einen Anhang nicht mehr entfernen. Dies betrifft z. B. festgeschriebene Datensätze oder gedruckte Rechnungen.

So legen SIe einen Anhang in der Listenansicht einem Datensatz bei:

  1. Klicken Sie im Navigator auf den gewünschten Bereich, z. B. auf Stammdaten>Adressen
  2. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Spalte A des gewünschten Datensatzes.Es wird ein Plus angezeigt.
  3. Klicken Sie auf das Plus, um den Dialog Anhänge zu öffnen.
  4. Klicken Sie unten links auf das Plus, um ein Dokument auszuwählen und hinzuzufügen.
  5. Geben Sie einen Namen ein, unter dem der Anhang in shakehands Kontor geführt wird. 

  6. Geben Sie bei Bedarf im Feld Info zusätzliche Informationen zu dem Anhang ein. 

  7. Speichern Sie mit Schliessen.

Ein Anhang kann nicht aus der Listenansicht heraus gelöscht werden. Um einen Anhang zu löschen, müssen Sie zunächst den Hauptdatensatz öffnen, also z. B. die Adresse. Hier wechseln Sie in den Bereich Anhänge..., wo Sie die Löschfunktion finden.Sie können einen Anhang (oder mehrere Anhänge gleichzeitig) auch per Drag-and-drop aus einem Finder- oder Explorerfenster in die Liste ziehen. Unter Apple macOS X ist auch das Speichern der Dokumente per Drag-and-drop aus dem Dialog heraus möglich.

Klicken Sie auf das Zahnrad, um einen Anhang zu öffnen oder lokal zu sichern.


Anhangübersicht - das digitale Archiv

Die Anhangübersicht im Bereich Office zeigt alle in shakehands Kontor hinterlegten Anhänge mit Angabe der Dateigrösse. Von hier gelangen Sie direkt zum jeweiligen Elterndokument. Es handelt sich um eine Funktion des Moduls Pro. Hier können Sie alle digitalen Anhänge filtern, durchsuchen, übersichtlich ordnen und finden.

So arbeiten Sie mit der Anhangübersicht:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Office>Anhangübersicht.
  2. Um die Sortierreihenfolge zu ändern, klicken Sie auf einen Spaltenkopf.
  3. Filtern Sie die Liste bei Bedarf. Das Datum in der Übersicht bzw. der Zeitraum im Filter beziehen sich auf das Elterndokument, Hinzugefügt bezieht sich auf den Anhang.
  4. Markieren Sie eine Zeile. Im Kontextmenu oder über Toolbar>Aktion stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung: 
  • Zum Elterndokument gehen: Wechselt in den entsprechenden Programmbereich und markiert den Datensatz mit diesem Anhang. Falls das Elterndokument nicht angezeigt wird, setzen Sie die Filtereinstellungen zurück.
  • Anhang öffnen
  • Löschen...
  • Anhänge exportieren...: Exportiert alle markierten Anhänge in den ausgewählten Ordner.
  • Aktualisieren

Wählen Sie die gewünschte Option zum Anzeigen des Elterndokuments oder des Anhangs, zum Löschen des Anhangs oder zum Aktualisieren der Liste.

Über den Befehl Spaltendarstellung anpassen.... - im Kontextmenu des Listenkopfs - können Sie weitere Spalten einblenden.

Anhänge wirken sich direkt auf die Datenbankgrösse aus. Deshalb hilft Ihnen diese Funktionalität, die shakehands Kontor-Datenbank um nicht mehr benötigte Anhänge zu bereinigen.

Mit dieser Funktion sind Sie für die Digitalisieurng gewappnet und archiviren alle Belege in Ihrer Buchhaltung elektronisch. Nicht mehr auf Papier.