Kontor 2024

Kontor / Grundlagen shakehands Kontor

Einstellungen bearbeiten

In den Einstellungen bearbeiten Sie verschiedene allgemeine Einstellungen für shakehands Kontor, z. B. Darstellungen, Angaben und Steuerungen, Drucken und Ausgaben, die Datensicherung und vieles mehr.

Einige der Änderungen an den Programmeinstellungen werden erst nach dem erneuten Öffnen der Firma wirksam.

  1. Klicken Sie in der Menuleiste auf eine der folgenden Optionen: Apple macOS: shakehands Kontor>Einstellungen... oder Microsoft Windows: Bearbeiten>Einstellungen....
  2. Klicken Sie auf der linken Seite des Dialogs auf die einzelnen Bereiche, um die jeweiligen Einstellungen vorzunehmen: Allgemein, Eingabedialoge, Dateneingabe, Listendarstellung, Drucken und PDF, Datensicherung, Erweitert.
  3. Konfigurieren Sie die einzelnen Werte an und legen Sie so ein eigenes Benutzerprofil der Einstellungen ab.
  4. Speichern Sie mit OK.

Durch Klicken auf die Schaltfläche Standardeinstellungen können Sie alle geänderten Einstellungen in allen Bereichen des Dialogs auf den Auslieferungszustand (Werkseinstellungen) zurücksetzen.

Die hier erfassten Einstellungen gelten mehrheitlich für den Benutzer und des Benutzerprofil mit welchem Sie sich aktuell eingeloggt haben. Möchten Sie diese Werte weiteren Benutzer zuweisen, wechseln Sie in den anderen Benutzer und legen hier die Einstellungen für den weiteren Benutzer an.


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Der aktuelle Funktionsbeschrieb bezieht sich auf den Release 19.1 oder höher. Bisherige Versionen können abweichende Funktionen und andere Bereiche in der Einteilung haben. 


Allgemeine Programmeinstellungen

Meldungen mit akustischem Signal: Bei Fragen, Warn- oder Fehlermeldungen erhalten Sie einen Systemwarnton. 

Toneffekte aktivieren: Unterstütz Ihr System eigene Effekte, könne Sie diese mit dieser Funktion aktivieren. 

Live-Suche bei Filteränderungen (für Eingabebereiche): In Eingabebereichen wird die Listenansicht während einer Eingabe in die Filterpalette automatisch aktualisiert. 

Live-Suche bei Filteränderungen (für Auswertungen): In Auswertungen wird die Listenansicht während einer Eingabe in die Filterpalette automatisch aktualisiert.

Beide Funktionen sind rechenintensive Funktionen. Schalten Sie diese bei Performanceproblemen ab.

Filterpalette an Fenster andocken: Wenn das Firmenfenster oder das Hauptdialogfenster verschoben wird, wird die Filterpalette mitgeführt. Positionieren Sie dazu die Filterpalette so am rechten oberen Rand des Firmenfensters, dass die Oberkanten der beiden Fenster bündig abschliessen.

Nicht aktive Bereiche im Navigator automatisch zuklappen: Im Navigator bleibt  immer nur die Hauptgruppe der aktuellen Ansicht geöffnet. Dadurch erhalten Sie eine bessere Übersicht. 

Bei Mehrfachauswahl in der Auftragsliste alle Positionen zeigen: Wenn Sie mehrere Belege gleichzeitig markieren, werden in der Detailansicht unter der Belegliste standardmässig alle Postionen (d. h. alle Artikel und Leistungen), die in diesen Belegen enthalten sind, angezeigt. 

Diese Einstellung kann bei sehr grossen Datenmengen die Performance merklich beeinträchtigen und ist daher deaktivierbar. 

Auf festzuschreibende Belege hinweisen: Beim Beenden des Programms erfolgt ein Hinweis auf nicht festgeschriebene Belege (falls vorhanden). Sie können dann direkt in den Bereich Tagesabschluss wechseln, um die Belege festzuschreiben, oder das Programm ohne Festschreiben beenden. Somit haben Sie jederzeit die Übersicht über diese Daten.

Warnungen zurücksetzen: Bei einigen Aktionen, die Sie in shakehands Kontor ausführen, erhalten Sie eine Warnmeldung von dem Programm. Sie können hier festlegen, dass diese Warnmeldung deaktiviert, d. h. zukünftig nicht mehr angezeigt werden. 

Wenn Sie hier auf die Schaltfläche Warnungen zurücksetzen klicken, werden alle deaktivierten Warnmeldungen wieder aktiviert.

 

 

Eingabedialoge


Tastatursteuerung

Feldweiterschaltung per Return-Taste: Der Cursor wird mit der Taste Return (Eingabetaste) in das nächste Eingabefeld bei dieser Funktion gesetzt. 

Feldweiterschaltung per Enter-Taste: Der Cursor wird mit der Taste Enter (auf dem Ziffernblock) in das nächste Eingabefeld bei dieser Funktion gesetzt. 

Feldweiterschaltung per Plus-Taste (Ziffernblock): Der Cursor wird mit der Taste +  (auf dem Ziffernblock) in das nächste Eingabefeld bei dieser Funktion gesetzt. 

Kaufmännische Betragserfassung im FIBU-Bereich (501 = 5,01): Die Eingabe von Beträgen erfolgt ohne Dezimaltrennzeichen wie Komma oder Punkt, so dass eine schnellere Eingabe möglich wird.

Beispiel: Der Betrag 5,01 wird als 501 eingegeben, für den Betrag 10,00 ist die Eingabe 1000 notwendig. 

Alle Steuerelemente per Tastatur bedienen: Sie können alle Steuerelemente der shakehands Kontor Oberfläche über die Tastatur ansprechen.


Assistenten

Buchungsvorlagen/Konten/Banken/Finanzämter-Assistent automatisch öffnen: Bei Eingaben in Felder des jeweiligen Bereichs z. B. Buchungskonto wird automatisch der Assistenzdialog geöffnet, der Ihnen passende Datensätze zur Übernahme vorschlägt. Bei verschiedenen Eingabebereichen ist dieses Verhalten immer aktiv z. B. bei der Adressen- oder Artikelauswahl. 

Wertübernahme mit automatischer Feldweiterschaltung: Der Cursor wird bei der Übernahme eines Werts aus dem Assistenten automatisch in das nachfolgende Eingabefeld gesetzt.

 

 

Dateneingabe

 

Bereich bearbeiten

Abbrechen-Button mit Sicherheitsabfrage: Ab Release 19.1.0 haben wir die modalen Fenster fast überall aufgehoben. Mit dieser Funktion können Sie sich eine Warnmeldung anzeigen beim Verlassen von shakehands Kontor, falls Sie in einem Bereich ein Fenster im Bearbeitungsmodus geöffnet haben und die Daten noch nicht gesichert worden sind. shakehands Kontor gibt beim Beenden der Datenbank einen Hinweis auf die noch nicht gesicherten Daten. 


Konten

Kontonummern-Bereiche beim Anlegen von Konten überprüfen: Beim Anlegen von Konten wird überprüft, ob die unter Stammdaten>Kontenfunktionen definierten Bereiche für Debitoren- und Kreditorenkonten eingehalten werden. 

Bezeichnung Kreditor/Debitor-Konten an Adress-Matchcode anpassen: Wenn Sie unter Stammdaten>Adressen den Matchcode einer Adresse ändern, wird die Bezeichnung der zugewiesenen Konten unter Stammdaten>Konten automatisch angepasst. 

Das direkte Buchen auf Sammelkonten verbieten: Wenn Sie versuchen, das Sammelkonto Debitoren oder das Sammelkonto Kreditoren direkt zu bebuchen, erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Arbeiten Sie mit Nebenbüchern wie Debitoren und/oder Kreditoren müssen die Salden aus den Nebenbüchern in die Bilanz übernommen werden. Daher sollten diese Sammelkonten nicht manuell gebucht werden. Ausnahmen können sein: Eröffnungssaldo beim Anlegen der Firma oder andere Korrekturbuchungen. Arbeiten Sie mit manuellen Debitoren und/oder Kreditoren erfassen Sie eigene Bilanzkonten, nein diesen Konten mit den automatischen Nebenbuchfunktionen. 

 

Buchungen

Buchungsbetrag an die Summe der Splittzeilen anpassen: Der Gesamtbuchungsbetrag in der Hauptbuchung wird beim Verlassen des Dialogs Ausgabe splitten bzw. Einnahme splitten auf die Summe korrigiert, die sich aus den Splittbuchungen ergibt. 

Aut. Kontentausch mit Vorzeichenumkehr bei negativen Beträgen: Beim Eingeben von Buchungen mit negativem Betrag erfolgt ein automatischer Kontentausch zwischen dem eingegebenen Soll- und Haben-Konto, gleichzeitig wird das negative Vorzeichen in ein positives Vorzeichen umgewandelt. Dadurch werden Buchungen mit negativen Beträgen unterbunden. 

Im Normalfall sollten keine Beträge mit negativem Vorzeichen in der Doppik gebucht werden, da dies die Fehlersuche behindern und auch bestimmte Verkehrszahlen in Auswertungen verfälschen können. 

Einnahmen- & Ausgabenbuchungen farblich markieren: Die Beträge der für den Einnahmen-/Ausgaben-Buchungsdialog geeigneten Buchungen werden grün für Einnahmen, rot für Ausgaben oder blau für Neutrale Buchungen zwischen Geldkonten gekennzeichnet. 

Ausbuchen von offenen Posten direkt aus dem Buchungsdialog: Wenn Sie in den Dialogen Buchhaltung>Soll-/Haben-Buchungen bzw. Buchhaltung Einnahmen & Ausgaben Debitoren- oder Kreditorenzahlungen verarbeiten, wird gegebenenfalls die Schaltfläche OP aktiviert wenn shakehands Kontor eine OP-Buchung erkennt. Damit kann diese Buchung über sofort über den Offenen Posten Dialog und da direkt als OP-Buchung verbucht werden.

 

Listendarstellung

 

Erscheinungsbild

Legen Sie fest, ob die Listenansichten in shakehands Kontor horizontale oder und vertikale Trennlinien enthalten sollen. 

Eine Änderung wird erst nach erneutem Öffnen des Hauptdialogfensters in den Listen wirksam. 


Formatierung

Mindestlänge für Kontonummern: Legen Sie fest, mit wie vielen Stellen die Kontonummern in den Bildschirmlisten angezeigt werden. Hier sind Werte von 4–9 möglich. Kürzere Nummern werden mit führenden Nullen aufgefüllt. 

Es gilt das Sachkonten vierstellig sind, z.B: 1020 Bank, 3000 Erlöse und Dienstleistungen zum Normalsatz und Personenkonten fünfstellig, z.B. Debitorenkonto 10070 Debitor SOLARISLTD

Format für Saldoangaben: Legen Sie fest, wie die Salden in den Bildschirmlisten angezeigt werden. Folgende Formate sind möglich: 

  • 9.999,00S / 9.999,00H 
  • 9.999,00+ / 9.999,00- 
  • 9.999,00 / -9.999,00 
  • 9.999,00 S / 9.999,00 H

 


Drucken und PDF

 

Drucken

Papierformate vor jedem Ausdruck einstellen: Vor jedem Ausdruck erscheint der Dialog Papierformat unter Apple macOS bzw. Seite einrichten unter Microsoft Windows. 

Die gespeicherten Papierformate und Druckereinstellungen werden nicht verwendet. Dies kann bei Druckproblemen oder Untersuchungen von Druckerformaten und bei deren Testläufen hilfreich sein. Oder auch wenn Sie in multiplen Druckumgebungen arbeiten möchten.

Sie brauchen nicht nur bei der Ausgabe auf einen Drucker Papierformate, aber auch bei der Darstellung z.B. der Ausgabe am Bildschirm für eine Vorschau oder als Ausgabe als PDF gültige Druckeinstellungen. Definieren Sie also immer einen Drucker in Ihrem lokalen Betriebssystem, den shakehands Kontor lesen kann. 

Fax-Formatanpassung aktivieren: Diese Option kann das Layout von Druckformularen bei der Ausgabe über einen integrierten Faxtreiber verbessern. 

Briefe als Email mit PDF-Anhang ausgeben: Ist diese Option nicht aktiviert, wird der Brief lediglich als Text in eine Email eingefügt. Ist diese Option aktiviert, wird der Brief zusätzlich als PDF-Dokument an die Email angehängt.  

Maximale Druckauflösung: Hiermit kann die Druckauflösung auf einen Maximalwert begrenzt werden. Dies bewirkt u. U. einen deutlich schnelleren Ausdruck bzw. kleinere Dateien beim Sichern als PDF Dokument.

 

PDF-Ausgabe

PDF-Dokument nach Ausgabe automatisch öffnen: Neu erzeugte PDF-Dokumente werden automatisch mit dem Standard-PDF-Viewer des lokalen Betriebssystems geöffnet. 

Interne Vorschau nach PDF-Erzeugung schliessen: Wenn Sie den Ausdruck oder die PDF-Ausgabe über die Vorschau erzeugen, wird die Vorschau nach der Ausgabe automatisch geschlossen. 

Bis Release 20.0.1: Schriften in PDF einbetten (sofern lizenzrechtlich zulässig): Alle verwendeten Schriften werden in das PDF eingebettet. Damit ist die korrekte Anzeige des Dokuments auch dann gewährleistet, wenn diese Schriften auf dem Zielsystem nicht vorhanden sind. 

Beachten Sie, die Schriften werden nur eingebettet, sofern dies lizenzrechtlich zulässig ist. Der verwendete PDF-Viewer reagiert sehr streng und prüft, ob es sich um korrekt lizenzierte Schriften handelt und weist diese zurück, falls nicht korrekte Einstellungen vorhanden sind.

Bis Release 20.0.1: Hohe Bildqualität (grössere Dateien): Zusätzlich zur Auflösung lässt sich hier die Komprimierungsqualität und damit auch die Grösse der erzeugten PDF-Datei steuern. 

Bis Release 20.0.1: Auflösung für Bilder im PDF: Hiermit lässt sich die Auflösung und damit die Qualität und Dateigrösse des PDF-Dokuments steuern. 

Ablageort für PDF-Dateien: Der hier angegebene Ordner wird beim Ausgeben von PDF-Dateien im Sichern-Dialog voreingestellt und die Dateien dahin ausgegeben.

Beachten Sie, dass der ausgewählte Ordner volle Lese- und Schreibrechte aufweist. Weisen Sie diese allenfalls zu

DynaPDF-Enginge (veraltet) statt Standard benutzen: Ab Release 20 haben wir die bisherige DynaPDF Engine ersetzt. Einige Kunden haben mit der neuen Engine Probleme gemeldet, weshalb wir hier die neue Option ab Release 20.1.0 wieder integriert haben. Aktivieren Sie damit die bisherigen PDF-Engine für das Erstellen von PDF wieder falls Sie mit der neuen Version Schwierigkeiten haben. 

Versuchen Sie bei aktualisieren Ihres Systems jedoch die neue PDF-Engeine zu verwenden, wenn immer möglich.


Sicherheitskopie

 

Im Bereich Einstellungen>Sicherheitskopie legen Sie fest, ob beim Beenden von shakehands Kontor eine Sicherungskopie der aktuellen Arbeitsdatenbank angelegt werden soll. Zudem definieren Sie hier das Sicherungsintervall, die Anzahl und den Ablageort der Sicherungskopien

anlegen einer Sicherungskopie beim Beenden des Programms vorschlagen: Beim Beenden von shakehands Kontor wird im Einzelplatzbetrieb eine Datensicherung vorgeschlagen, je nach Sicherungsintervall einmal pro Tag oder einmal pro Woche. 

Abfrage beim Beenden unterdrücken: Beim Beenden von shakehands Kontor im Einzelplatzbetrieb wird automatisch, und ohne dass Sie bestätigen müssen, eine Datensicherung vorgenommen, je nach Sicherungsintervall einmal pro Tag oder einmal pro Woche. 

Sicherungsintervall: Zur Auswahl stehen 1 x Täglich oder 1 x Wöchentlich

Maximale Zahl älterer Sicherungen: Die Anzahl der aufbewahrten Sicherungen. Ist die Zahl der Datensicherungen erreicht, wird die jeweils älteste Sicherung gelöscht nach dem erstellen der neuen Datensicherung.

Ablageort für Sicherungskopien: Legen Sie möglichst einen eigenen, dedizierten Ordner an, um Verwechslungen mit der Arbeitsdatenbank (Livedatenbank) zu vermeiden.

Wählen Sie als maximale Zahl älterer Sicherungen mindestens 50, da es sonst vorkommen kann, dass alle unbeschädigten Sicherungskopien mit der beschädigten Datenbank überschrieben und somit unbrauchbar werden.

Wenn Sie mit mehreren Datenbanken arbeiten, sollten Sie unbedingt mehrere unterschiedliche Sicherungsordner anlegen und verwenden. Sonst können die Sicherungen aller Datenbanken im gleichen Sicherungsordner im Nachhinein nur schwer zu durchsuchen sein.

Beachten Sie, dass die Arbeitsdatenbank (Livedatenbank) nicht im gleichen Ordner oder einem Unterordner abgelegt ist wie die Backupdatenbanken. Ist dies so, erhalten Sie beim Speichern eine Warnungsmeldung. Die Datensicherung wird trotzdem angelegt. Mit dem Intervall beim Backup kann es aber sein, dass Sie mit einer Datensicherung arbeiten, die irgendwann beim Backupvorgang gelöscht wird, da Sie z.B. das Intervall der Sicherungen  der maximal gesicherten Datenbank-Sicherungen erreicht haben. Zudem werden bei einem Crashs des Backupdrives oft gleiche Segmente zerstört. Liegt der Ordner auf einem anderen Drive, oder zumindest in einem anderen Bereich, ist die Chance gut, dass Sie eine intakte Backup-Sicherung finden. Daher erhalten Sie hier Warnungsmeldungen wenn Sie direkt mit der Datenbank arbeiten.

Seit Release 19 erstellen wir die Datensicherung immer als komprimierte Datei (ZIP). Damit kann die Datenbank als Backup nicht direkt geöffnet werden. Mit der Backupdateie sollte nicht direkt gearbeitet werden. Verwenden Sie immer eine Kopie davon. Oder neu muss die Datenbank dekomprimiert werden.


Erweitert

 

Darstellung

Farbige Bereichsmarkierung im Navigator: Die verfügbaren Symbole in der Toolbar und Symbole in den Bereichen des Navigators werden farbig dargestellt. 

Farbige Navigator-Badges: Die verschiedenen Programmbereiche im Navigator werden farblich gekennzeichnet.

Zeitraumfilter im Dokumentfenster anzeigen: Der Zeitraumfilter wird in das Firmenfenster integriert falls verfügbar. 

Nur lizenzierte Bereiche anzeigen: Haben Sie eine Ausführung von shakehands Kontor gekauft, welche nicht alle Bereiche abdeckt und die Sie nicht lizenziert haben, können Sie damit diese abschalten. Dies kann die Übersichtlichkeit verbessern. 

 

Sonstiges

Datenaustausch mit shakehands Reisekosten: Buchungen können direkt von der Applikation shakehands Reisekosten zu shakehands Kontor importiert werden.


Haben Sie sich einmal verheddert oder die Übersicht der eigenen Einstellungen verloren, können Sie mit einem Klick auf den Button Standardeinstellungen, zu den Werkseinstellungen zurückkehren. 


Debug-Optionen - Optionaler Bereich

shakehands Kontor hat auch einen versteckten Bereich in den Einstellungen. Diesen erreichen Sie mit gedrückt gehaltener Umschalttaste und Klick auf Einstellungen

Es öffnet sich der optionale Bereich Debug-Optionen

Nutzen Sie diesen Bereich nur, wenn Sie Kenntnis haben und wissen was die Funktionen bedeuten. Fragen Sie Ihren shakehands Experten.


Netzwerk

Server-Verbindung nach Abbruch automatisch wiederherstellen: Damit können Sie beim Abbruch der Datenbankserver Verbindung diese automatisch versuchen wieder zu öffnen. Nutzen Sie dazu die beiden Angaben und die Zeiteinheiten für das Server Ping Timeout und das Server Timeout. Sie können damit erreichen, dass der Server und das lokale Netzwerk genügend Zeit erhält sich bei einem Abbruch zu laden. 

Hinweise und Details erhalten Sie von ihrem Netzwerkpartner oder Hoistinganbieter. Default sind die Werte 600ms für das Server Ping Timeout und 30sec  für das Server Timeout.


Datenbank

Keine Datenbanküberprüfung nach dem Start: Deaktivieren Sie diese Funktion für schnellere Zugriff bei einem Neustart auf die Datenbank. Der Nachteil ist, aber, dass Sie selber verantwortlich sind, bei Problemen mit der Datenbank. Die Funktion prüft beim Start Integrität und andere Elemente beim Start der Datenbank und gibt Fehler und Pflegevorschläge bei Problemen.


Assistenten

Einträge (maximal) in Adress- und Artikelassistenten: Bestimmen Sie hier die automatisch Ladekapazität beim Starten der Listen und deren Anzeige und Laden der Anzahl Daten. Damit können Sie auch die Dauer der Anzeige der Liste verbessern, wenn Sie sehr grosse Datenmengen und Anzahl Datensätze haben. Wählen Sie die Grösse der Listenanzeige mit einem Wert aus, z.B: 1000.


Sonstiges

Adressen: Bezeichnung des Landes in Grossschreibung: Legen Sie fest ob Sie die Länderbezeichnung in Grossbuchstaben möchten oder nicht bei der Ausgabe auf Belege, Offene Posten und Briefe, z.B: DEUTSCHLAND. Die Schreibweise in Grossbuchstaben ist soweit Pflicht bei der Schweizer Post für Auslandsendungen.