Kontor / Grundlagen shakehands Kontor
shakehands Kontor speichert alle Daten in einer eigenen Datenbankdatei (Business.sdb oder [...].sdb) getrennt von der Applikation.
Daten sichern
Wenn Sie einen neuen Datensatz anlegen, z. B. eine Rechnung, bestätigen Sie die Erstellung dieses Datensatzes oder seine Änderung mit OK oder Erfassen. shakehands Kontor speichert nun den Datensatz in der Datenbank. Sie brauchen keine Zwischenstände Ihrer Arbeit zu speichern. Die Daten werden sofort in die Datenbank geschrieben.
Datenbank sichern - Backup
Die Datei, die bei einer Datensicherung erzeugt wird, dient ausschliesslich dazu eine Kopie der Datenbank zu erstellen um damit Ihre Daten im Bedarfsfall wiederherzustellen. Sie wird als Kopie zusätzlich zu Ihrer Arbeitsdatenbank angelegt, also der Datei (Livedatenbank), in der Sie arbeiten.
Bei einem Programmupdate muss zuweilen die Datenbank aktualisiert werden. So werden neuen Funktionen und neue Felder in der Datenbank erstellt und können genutzt werden, oder auch alte Felder aus der Datenbank werden so entfernt. Damit diese Pflege möglich wird, enthält jede Version der Datenbank ein Datenschema die mit der jeweiligen Programmversion korreliert und damit arbeiten kann. shakehands Kontor prüft bei jedem Start das Datenbankschema. Ist dies abweichend, muss die Datenbank aktualisiert werden. Dabei wird automatisch eine Sicherheitskopie Ihrer Datenbank angelegt und die Datenbank dann migriert.
Haben Sie aus versehen die Datenbank in ein höheres Datenbankschema migriert, müssen Sie auf das Backup Datei vor der Migration der Daten zurückgreifen. Minorrelees z.B. 19.3.1 und 19.3.3 haben in der Regel keine unterschiedlichen Datenbankschemen.
Sowohl die eigenen Datensicherungen als auch die automatisch erzeugten Sicherheitskopien sollten in einem gesonderten Ordner weg von der Livedatenbank abgelegt werden und nicht in dem Ordner, in dem Ihre Arbeitsdatenbank liegt.
Dadurch können Sie Verwechslungen der Datenbanken (Arbeitsdatenbank und Datensicherungen) vermeiden. Ab Release 19.1 wird dazu die Datenbank immer komprimiert (ZIP) abgelegt zur besseren Unterscheidung.
Zum Schutz vor Verlust oder Beschädigung Ihrer Datenbank empfehlen wir dringend, in regelmässigen Abständen eine Datensicherung anzulegen, z. B. automatisch einmal pro Tag beim Schliessen des Programms. Zudem sollten Sie diese Sicherungskopien (Backups) auf einem externen Drive oder in der eigenen Cloud ortsunabhängig ablegen.
Wenn Sie mit nur einer einzigen Datenbank arbeiten, können Sie im Dialog Datenbank öffnen die Option zum Unterdrücken dieses Dialogs aktivieren. Damit wird automatisch die zuletzt verwendete Datenbank geöffnet wird.