Kontor 2020

Kontor / Grundlagen shakehands Kontor

Programmeinstellungen bearbeiten

In den Programmeinstellungen können Sie verschiedene allgemeine Einstellungen für shakehands Kontor bearbeiten, z. B. Darstellung, Steuerung und vieles mehr.

Einige der Änderungen an den Programmeinstellungen werden erst nach dem erneuten Öffnen der Firma wirksam.

  1. Klicken Sie in der Menuleiste auf eine der folgenden Optionen:  Apple macOS X: shakehands Kontor>Einstellungen... oder Microsoft Windows: Bearbeiten>Einstellungen...
  2. Klicken Sie auf der linken Seite des Dialogs auf die einzelnen Bereiche, um die jeweiligen Einstellungen vorzunehmen: Allgemein, Eingabedialoge, Dateneingabe, Listendarstellung, Drucken und PDF, Datensicherung, Erweitert.
  3. Speichern Sie mit OK.

Durch Klicken auf die Schaltfläche Standardeinstellungen können Sie alle Einstellungen in allen Bereichen dieses Dialogs auf den Auslieferungszustand zurücksetzen.

Die hier erfassten Einstellungen gelten mehrheitlich für den Benutzer mit welches Sie sich aktuell eingeloggt haben. Möchten Sie diese Werte weiteren Benutzer zuweisen, welchseln Sie in den anderen Benutzer. 

Verwandtes Thema:

Globales Papierformat einrichten

 

Allgemeine Programmeinstellungen

Meldungen mit akustischem Signal: Bei Fragen, Warn- oder Fehlermeldungen erhalten Sie einen Systemwarnton. 

Live-Suche bei Filteränderungen (für Eingabebereiche): In Eingabebereichen wird die Listenansicht während einer Eingabe in die Filterpalette automatisch aktualisiert. 

Live-Suche bei Filteränderungen (für Auswertungen): In Auswertungen wird die Listenansicht während einer Eingabe in die Filterpalette automatisch aktualisiert.

Filterpalette an Fenster andocken: Wenn das Firmenfenster verschoben wird, wird die Filterpalette mitgeführt. Positionieren Sie dazu die Filterpalette so am rechten oberen Rand des Firmenfensters, dass die Oberkanten der beiden Fenster bündig abschließen.

Nicht aktive Bereiche im Navigator automatisch zuklappen: Im Navigator bleibt  immer nur die Hauptgruppe der aktuellen Ansicht geöffnet. Dadurch erhalten Sie eine bessere Übersicht. 

Bei Mehrfachauswahl in der Auftragsliste alle Positionen zeigen: Wenn Sie mehrere Belege gleichzeitig markieren, werden in der Detailansicht unter der Belegliste standardmässig alle Postionen (d. h. alle Artikel und Leistungen), die in diesen Belegen enthalten sind, angezeigt. Diese Einstellung kann bei sehr grossen Datenmengen die Performanz merklich beeinträchtigen und ist daher deaktivierbar. 

Auf festzuschreibende Belege hinweisen. Beim Beenden des Programms erfolgt ein Hinweis auf nicht festgeschriebene Belege (falls vorhanden). Sie können dann direkt in den Bereich Tagesabschluss wechseln, um die Belege festzuschreiben, oder das Programm ohne Festschreiben beenden. Somit haben Sie jederzeit die Übersicht.

Warnungen zurücksetzen: Bei einigen Aktionen, die Sie in shakehands Kontor ausführen, erhalten Sie eine Warnmeldung von dem Programm. Sie können dann festlegen, dass diese Warnmeldung deaktiviert, d. h. zukünftig nicht mehr angezeigt wird.  Wenn Sie hier auf die Schaltfläche  Warnungen zurücksetzen klicken ,  werden alle deaktivierten Warnmeldungen wieder aktiviert.

 

 

Eingabedialoge


Tastatursteuerung

Feldweiterschaltung per Return-Taste: Der Cursor wird mit der Taste Return (Eingabetaste) in das nächste Eingabefeld gesetzt. 

Feldweiterschaltung per Enter-Taste: Der Cursor wird mit der Taste Enter (auf dem Ziffernblock) in das nächste Eingabefeld gesetzt. 

Feldweiterschaltung per Plus-Taste (Ziffernblock): Der Cursor wird mit der Taste +  (auf dem Ziffernblock) in das nächste Eingabefeld gesetzt. 

Kaufmännische Betragserfassung (501 = 5,01):  Die Eingabe von Beträgen erfolgt  ohne Dezimaltrennzeichen wie Komma oder Punkt, so dass eine schnellere Eingabe möglich ist.

Beispiel: Der Betrag 5,01 wird als 501 eingegeben, für den Betrag 10,00 ist die Eingabe 1000 notwendig. 

Alle Steuerelemente per Tastatur bedienen: Sie können alle Steuerelemente der shakehands Kontor Oberfläche über die Tastatur ansprechen.

Assistenten

...-Assistent automatisch öffnen: Bei Eingaben in Felder des jeweiligen Bereichs z. B. Buchungskonto wird automatisch der Assistenzdialog geöffnet, der Ihnen passende Datensätze zur Übernahme vorschlägt. Bei verschiedenen Eingabebereichen ist dieses Verhalten immer aktiv z. B. bei der Adress- oder Artikelauswahl. 

Wertübernahme mit automatischer Feldweiterschaltung: Der Cursor wird bei der Übernahme eines Werts aus dem Assistenten automatisch in das nachfolgende Eingabefeld gesetzt.

 

 

Dateneingabe

 

Konten

Kontonummern-Bereiche beim Anlegen von Konten überprüfen: Beim Anlegen von Konten wird überprüft, ob die unter Stammdaten>Kontenfunktionen definierten Bereiche für Debitoren- und Kreditorenkonten eingehalten werden. 

Bezeichnung Debitor/Kreditor-Konten an Adress-Matchcode anpassen: Wenn Sie unter Stammdaten>Adressen den Matchcode einer Adresse ändern, wird die Bezeichnung der zugewiesenen Konten unter Stammdaten>Konten automatisch angepasst. 

Das direkte Buchen auf Sammelkonten verbieten: Wenn Sie versuchen, das Sammelkonto Debitoren oder das Sammelkonto Kreditoren direkt zu bebuchen, erhalten Sie eine Fehlermeldung,

 

Buchungen

Buchungsbetrag an die Summe der Splittzeilen anpassen: Der Gesamtbuchungsbetrag in der Hauptbuchung wird beim Verlassen des Dialogs Ausgabe splitten bzw. Einnahme splitten auf die Summe korrigiert, die sich aus den Splittbuchungen ergibt. 

Aut. Kontentausch mit Vorzeichenumkehr bei negativen Beträgen: Beim Eingeben von Buchungen mit negativem Betrag erfolgt ein automatischer Kontentausch zwischen dem eingebenen Soll- und Haben-Konto, gleichzeitig wird das negative Vorzeichen in ein positives Vorzeichen umgewandelt. Dadurch werden Buchungen mit negativen Beträgen unterbunden. 

Im Normalfall sollten keine Beträge mit negativem Vorzeichen gebucht werden, da dies die Fehlersuche behindert und auch bestimmte Verkehrszahlen in Auswertungen verfälscht werden. 

Einnahmen- & Ausgabenbuchungen farblich markieren: Die Beträge der für den Einnahmen-/Ausgaben-Buchungsdialog geeigneten Buchungen werden grün für Einnahme, rot für Ausgabe oder blau für Neutral gekennzeichnet. 

Ausbuchen von offenen Posten direkt aus dem Buchungsdialog: Wenn Sie unter Buchhaltung>Soll-/Haben-Buchungen bzw. Buchhaltung Einnahmen & Ausgaben Debitoren- oder Kreditorenzahlungen verarbeiten, wird gegebenenfalls die Schaltfläche OP aktiviert, über die Sie den offenen Posten dann direkt verbuchen können.

 

Listendarstellung

 

Erscheinungsbild

Legen Sie fest, ob die Listenansichten horizontale oder vertikale Trennlinien enthalten sollen. Eine Änderung wird erst nach erneutem Öffnen des Firmenfensters wirksam. 

Formatierung

Mindestlänge für Kontonummern: Legen Sie fest, mit wie vielen Stellen die Kontonummern in den Bildschirmlisten angezeigt werden. Hier sind Werte von 4–9 möglich, kürzere Nummern werden mit führenden Nullen aufgefüllt. 

Format für Saldoangaben: Legen Sie fest, wie die Salden in den Bildschirmlisten angezeigt werden. Folgende Formate sind möglich: 

  • 9.999,00S / 9.999,00H 
  • 9.999,00+ / 9.999,00- 
  • 9.999,00 / -9.999,00 
  • 9.999,00 S / 9.999,00 H

 

Drucken und PDF

 

Drucken

Papierformate vor jedem Ausdruck einstellen: Vor jedem Ausdruck erscheint der Dialog Papierformat unter Apple macOS X bzw. Seite einrichten unter Microsoft Windows. Die gespeicherten Papierformate und Druckereinstellungen werden nicht verwendet. Dies kann bei Druckproblemen oder Untersuchungen von Druckerformaten und bei deren Testläufen hilfreich sein. 

Fax-Formatanpassung aktivieren: Diese Option kann das Layout von Druckformularen bei der Ausgabe über einen integrierten Faxtreiber verbessern. 

Briefe als Email mit PDF-Anhang ausgeben: Ist diese Option nicht aktiviert, wird der Brief lediglich als Text in eine Email eingefügt. Ist diese Option aktiviert, wird der Brief zusätzlich als PDF-Dokument an die Email angehängt.

Maximale Druckauflösung: Hiermit kann die Druckauflösung auf einen Maximalwert begrenzt werden. Dies bewirkt u. U. einen deutlich schnelleren Ausdruck bzw. kleinere Dateien beim Sichern als PDF.

 

PDF-Ausgabe: 

PDF-Dokument nach Erzeugen automatisch öffnen: Neu erzeugte PDF-Dokumente werden automatisch mit dem Standard-PDF-Viewer des Systems geöffnet. 

Vorschau nach PDF-Erzeugung schliessen: Wenn Sie den Ausdruck oder die PDF-Ausgabe über die Vorschau erzeugen, wird die Vorschau nach der Ausgabe automatisch geschlossen. 

Schriften in PDF einbetten: Alle verwendeten Schriften werden in das PDF eingebettet. Damit ist die korrekte Anzeige des Dokuments auch dann gewährleistet, wenn diese Schriften auf dem Zielsystem nicht vorhanden sind. 

Beachten Sie, die Schriften werden nur eingebettet, sofern dies lizenzrechtlich zulässig ist. Der verwendete PDF-Viewer reagiert sehr streng und prüft, ob es sich um korrekt lizenzierte Schriften handelt

Hohe Bildqualität: Zusätzlich zur Auflösung lässt sich hier die Komprimierungsqualität und damit auch die Grösse der erzeugten PDF-Datei steuern. 

Auflösung für Bilder im PDF: Hiermit lässt sich die Auflösung und damit die Qualität und Dateigrösse des PDF-Dokuments steuern. 

Ablageort für PDF-Dateien: Der hier angegebene Ordner wird beim Ausgeben von PDF-Dateien im Sichern-Dialog voreingestellt.

 

 

Datensicherung

 

Im Bereich Programmeinstellungen/Datensicherung können Sie festlegen, ob beim Beenden von shakehands Kontore eine Sicherungskopie der aktuellen Arbeitsdatenbank angelegt werden soll. Zudem können Sie das Sicherungsintervall, die Anzahl und den Ablageort der Sicherungskopien festlegen. 

Datensicherung beim Beenden des Programms vorschlagen: Beim Beenden von shakehands Kontor im Einzelplatzbetrieb wird eine Datensicherung vorgeschlagen, je nach Sicherungsintervall einmal pro Tag oder einmal pro Woche. 

Sicherheitsabfrage beim Beenden unterdrücken: Beim Beenden von shakehands Kontor im Einzelplatzbetrieb wird automatisch, und ohne dass Sie bestätigen müssen, eine Datensicherung vorgenommen, je nach Sicherungsintervall einmal pro Tag oder einmal pro Woche. 

Sicherungsintervall: Zur Auswahl stehen 1 x Täglich oder 1 x Wöchentlich

Maximale Zahl älterer Sicherungen: Die Anzahl der aufbewahrten Sicherungen. Ist die Zahl erreicht, wird die jeweils älteste Sicherung überschrieben.

Ablageort für Sicherungskopien: Legen Sie möglichst einen dedizierten Ordner an, um Verwechslungen mit der Arbeitsdatenbank zu vermeiden.

Wählen Sie als Maximale Zahl älterer Sicherungen mindestens 50, da es sonst vorkommen kann, dass alle unbeschädigten Sicherungskopien mit der beschädigten Datenbank überschrieben und somit unbrauchbar werden.

Wenn Sie mit mehreren Datenbanken arbeiten, sollten Sie unbedingt auch mehrere unterschiedliche Sicherungsordner verwenden, da sonst die Sicherungen aller Datenbanken im gleichen Sicherungsordner abgelegt werden und im Nachhinein nur noch schwer zugeordnet werden können.

Beachten Sie, dass die Arbeitsdatenbank (Live-DB) nicht im gleichen Ordner oder einem Unterordner abgelegt ist wie die Backupdaten. Sie erhalten diesfalls beim Speichern eine Warnungsmeldung. Die Datensicherung wird trotzdem angelegt. Mit dem Intervall beim Backup kann es aber sein, dass Sie mit einer Datensicherung arbeiten, die irgendwann beim Backupvorgang gelöscht wird, da Sie z.B. das Intervall erreicht der maximal gesicherten Datenbank-Sicherungen. Zudem werden bei Drive-Crashs oft gleiche Bereiche zerstört, liegt der Ordner auf einem anderen Drive, oder zumindest in einem anderen Bereich erhält dies die Sicherheit von korrekten Backup-Sicherungen. 



Erweitert

 

Darstellung

Farbige Toolbar- und Navigationssymbole: Die verfügbaren Symbole in der Toolbar und Symbole in den Bereichen des Navigators werden farbig dargestellt. 

Farbige Navigator-Bereiche: Die verschiedenen Programmbereiche im Navigator werden farblich gekennzeichnet.

Zeitraumfilter im Dokumentfenster anzeigen: Der Zeitraumfilter wird in das Firmenfenster integriert falls verfügbar. 

Nur lizenzierte Bereiche anzeigen: shakehands Kontor-Funktionen, die Sie nicht lizenziert haben, werden nicht angezeigt. Dies kann die Übersichtlichkeit verbessern. 

 

Sonstiges

Datenaustausch mit shakehands Reisekosten: Buchungen können direkt von shakehands Reisekosten zu shakehands Kontor übertragen werden.

Haben Sie sich einmal verheddert oder die Übersicht verloren über die Einstellung-Möglichkeiten in den Einstellungen, können Sie mit einem Klick auf den Button Standardeinstellungen, zu den Werkseinstellungen zurückkehren.