Kontor / Offene Posten - OP erfassen, verwalten, zahlen, mahnen

Neue Zahlung erfassen

Sobald eine Rechnung bezahlt ist, können Sie die Zahlung im Bereich Offene Posten erfassen und behalten so immer den Überblick über den Status der Rechnungen.

So erfassen Sie eine Zahlung über die Offene-Posten-Verwaltung:

1. Klicken Sie im Navigator auf eine der folgenden Optionen: 
   • Offene Posten>Debitorenzahlungen für Zahlungen Ihrer Kunden
   • Offene Posten>Kreditorenzahlungen für Zahlungen Ihrer Firma 
2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu. 
3. Geben Sie den ersten Buchstaben des Kunden/Lieferanten in das Feld Debitor bzw. Kreditor ein oder klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Feld. Der Dialog für die Adressauswahl wird geöffnet. 
4. Sie haben zwei Möglichkeiten, um die gesuchte Adresse auszuwählen: 
   • Registerkarte Adressen: 
     • Hier wählen Sie die gewünschte Adresse aus und klicken Sie auf OK. 
   • Oder Registerkarte Offene Posten: 
     • Hier klicken Sie auf die Registerkarte Offene Posten, um alle Adressen mit offnen Posten in einer Listenansicht mit Suchfunktion zu öffnen. 
     • Mithilfe der Suchfelder können Sie die Liste nach Matchcode, Rechnungsnummer, Referenz, Buchungstext, einer beliebigen Betragsspanne oder nach Währung filtern. 
     • Wählen Sie den gewünschten Eintrag aus und klicken Sie auf OK. 
5. Sie gelangen wieder in den Dialog Neue Debitoren-/Kreditorenzahlung und die offenen Posten zu dieser Adresse werden Ihnen angezeigt.
6. Markieren Sie die entsprechende Rechnung oder mit gedrückter Umschalttaste gleich mehrere Rechnungen, die mit dieser Zahlung ausgeglichen werden soll.

7. Passen Sie ggf. unter Datum das Zahlungsdatum an. 

8. Wählen Sie das Finanzkonto aus, falls dieses Feld nicht automatisch mit einem in der Adresse hinterlegten Finanzkonto ausgefüllt wurde, oder ändern Sie ggf. die automatisch eingesetzte Kontonummer. 

9. Die Werte der Felder Rechnungs-Nr., Referenz (beides Pflichtangaben) und Betrag werden aus der Rechnung übernommen, die Zahlungsart wird zunächst aus der Adresse übernommen und ggf. mit dem Wert aus der ausgewählten Rechnung überschrieben. Die Werte können hier aber auch manuell geändert werden, diese Änderungen beziehen sich dann nur auf die aktuelle Zahlung. 

10. Speichern Sie mit OK.

Die Zahlung wird automatisch gebucht und die notwendigen Buchungszeilen im Hauptbuch erstellt. 

Die Option Nach OK im Dialog bleiben und eine neue Zahlung erfassen, hilft, Klicks zu sparen wenn Sie einen Stapel von Zahlungen nacheinander verarbeiten. 

Nehmen Sie keine manuellen Buchungen für die Zahlung vor, da es sonst zu doppelten Buchungen und somit zu Fehlern in der Buchhaltung kommt. Entscheiden Sie sich für Offene Posten Buchhaltung sind die Zahlungen auch als Debitorenzahlungen und nicht als manuelle Buchungen zu erfassen. 

Wenn Sie mit verschiedenen Währungen arbeiten, müssen Sie ggf. zunächst auf die Feldbezeichnung Währung klicken, das Feld aktivieren und die entsprechende Währung auswählen.