Kontor / Offene Posten - OP erfassen, verwalten, zahlen, mahnen
Mit nur wenigen Eingaben und ohne buchhalterische Kenntnisse können Sie hier eine komplette Rechnung als Offenen Posten erfassen/buchen und so den Status der Rechnung verfolgen.
Falls Sie die Ausführung shakehands Kontor Balance nutzen und die Rechnungen als Beleg erstellen, um sie ausgeben zu können, können Sie diesen Bereich hier vernachlässigen. In shakehands Kontor Balance erstellte Rechnungen erzeugen immer automatisch einen Offenen Posten in der Offene-Posten-Verwaltung .
So erfassen Sie eine Rechnung über die Offene Posten Verwaltung:
Beleg-Nr.(Auto): Die Belegnummer wird automatisch erzeugt. Standmässig wird die Rechnungsnummer von shakehands Kontor automatisch erzeugt. Sie können aber auch eine manuelle Rechnungsnummer vergeben, indem Sie auf den Feldnamen klicken, das Feld aktivieren und Re.-Nr. (Manuell) auswählen. Die Rechnungsnummer wird in der Buchung zur Belegnummer und sollte schon aus Gründen der späteren Nachvollziehbarkeit in jedem Fall eingegeben werden. Ausserdem ist eine eindeutige Rechnungsnummer Pflichtbestandteil einer korrekten Rechnung.
Adresse: Geben Sie den ersten Buchstaben des Kunden oder Lieferanten in das Feld Debitor bzw. Kreditor ein. Der Dialog zur Adressauswahl wird geöffnet.
Wählen Sie die gewünschte Adresse aus und klicken Sie auf OK. Das Debitoren-/Kreditorenkonto, die Währung, die Zahlungsbedingungen, das Erlös-/Aufwandskonto mit Steuersatz sowie die Kostenstellen werden aus der Adresse übernommen, sofern die Daten dort hinterlegt wurden und hier in den Feldern des Offenen Posten eingesetzt. Falls die Felder Debitoren-/Kreditorenkonto, Währung, Zahlungsbedingungen, Erlös-/Aufwandskonto sowie Kostenstellen nicht automatisch ausgefüllt wurden, erfassen Sie nun die entsprechenden Daten.
Geben Sie das Datum der Rechnung ein.
Im Feld UStID-Nr. wird die in der Adresse hinterlegte Mehrwertsteuer-Nummer angezeigt. Das Feld ist nicht editierbar. Änderungen nehmen Sie bitte im Bereich Stammdaten>Adressen vor. Sie brauchen diese Nummer bei Belegen z.B. Korrekturrechnungen, wenn das Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist und ebenfalls der/die Empfängerin Kunde/Lieferant mehrwertsteuerpflichtig ist.
Das Feld Buchungstext ist standardmässig deaktiviert und wird automatisch ausgefüllt Als "Rechnung", "ReNr", "Matchcode". Um den Buchungstext zu ändern, aktivieren Sie das Feld über den Pfeil vor dem Feldnamen. Der Buchungstext identifiziert den Beleg.
Geben Sie bei Bedarf eine Referenz ein. Dieses Feld müssen Sie allenfalls zuvor aktivieren.
Die Felder Währung und Zahlungsbedingungen werden standardmässig aus der Adresse übernommen, können hier aber geändert werden. Diese Änderungen beziehen sich dann nur auf die aktuelle Rechnung. Diese Felder müssen ebenfalls aktiviert werden.
Erlöskonto/Aufwandskonto: Erfassen Sie das Fibukonto für diese Position.
Klicken Sie auf das Plus, um eine weitere Rechnungsposition hinzuzufügen. Oder wenn Sie unterschiedliche Erlös/Aufwandkonti buchen müssen. Hier können Sie zudem im Feld Text bei abweichenden Texten auf den Positionen des Offenen Posten einen eigenen Positionstext für die Zeilen von Sammelpositionen erfassen. nutzen Sie diesen Eintrag nur, wenn Sie zwei und mehr Textpositionen erfassen, andernfalls erfassen Sie einen manuellen Text im Feld Buchungstext.
Nur Modul Pro: Aktivieren Sie die Checkbox Sofortzahlung über Konto und geben Sie die Kontonummer für das Erlös- bzw. Aufwandskonto ein, um die Zahlung direkt zu verbuchen, siehe Sofortzahlung erstellen.
Prüfen Sie abschliessend die Beträge und die ausgewiesene Steuer.
Speichern Sie mit OK.
Der Offene Posten wird zusammen mit den Buchungen nun automatisch gebucht. In der Listenansicht wird die Debitorenrechnung oder die Kreditorenrechnung angezeigt in der Spalte Art mit DR oder KR gekennzeichnet.
Die Zahlung erfassen Sie ebenfalls hier im Bereich Offene Posten. Dies im Bereich Debitorenzahlungen oder Kreditorenzahlungen.
Die Nummernkreise definieren Sie im Navigator im Bereich Vorgaben>Nummernkreise>Alle Nummernkreise>Buchhaltung>Standard.Da shakehands Kontor die erforderlichen FIBU-Buchungen automatisch macht, können Sie mit der Plus Funktion, hier auch ganz einfach Splitt-Buchungen erfassen. Z. B. wenn die Rechnung Postionen und Artikel mit unterschiedlichen Steuersätzen enthält oder an unterschiedliche Kostenstellen gebucht werden muss. Hier können Sie zudem im Feld Text pro Position einzelne Textbezeichnungen eintragen.Sie sollten keine manuellen Buchungen für die Rechnung der Offen Posten vornehmen, da dies sonst zu doppelten Buchungen und somit zu Fehlern in der Buchhaltung führen kann. Nutzen Sie die Belege oder Offenen Posten um auch die Finanzbuchhaltung-Buchungen in einem Arbeitsschritt zu erledigen: Entscheiden Sie sich für Offene Posten oder für manuelle Buchungen.
Für die meisten Geschäftsfälle wird zudem der zugehörige Umsatz- oder Vorsteuersatz bereits in der Definition des entsprechenden Kontos hinterlegt. Somit werden auch die steuerlichen Sachverhalte in der Buchung abgebildet. Die Voreinstellung aus dem angesprochenen Fibukonto trägt sich automatisch in das Feld Steuer ein. Um die automatische Steuerberechnung eines Kontos zu unterdrücken, aktivieren Sie das Feld Steuer und geben Sie ein Minuszeichen ein.
Wenn Sie in einem Buchungsdialog die Zahlung erfassen wird der Button OP aktiviert sobald: Im Soll oder Haben ein Kreditor bzw. Debitor eingetragen wird. Als Gegenkonto ein Finanzkonto bestimmt wurde. Und zudem die Eingabefenster Soll/Haben verlassen sein müssen. Klicken Sie nun den Button OP wird der Eingabedialog Neue Debitorenzahlung oder Neue Kreditorenzahlung geöffnet.