Kontor 2020

Kontor / Stammdaten

Neuen Artikel oder neue Leistung anlegen

Sie können alle Artikel oder Leistungen, die Sie einkaufen bzw. verkaufen, in der Artikelverwaltung definieren und anschliessend für Belege in den Bereichen Verkauf und Einkauf nutzen.

Die Bereiche eines Artikels oder einer Leistung sind je nach Bedarf und Umfang der Nutzung der Funktionen auszufüllen. Es stehen Ihnen die Bereiche Kennzeichen, Kalkulation, EK-Preise, VK-Preise, Lager, Bilder und Notizen zur Auswahl.

So legen Sie einen neuen Artikel an:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Stammdaten>Artikel und Leistungen
  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu
  3. Wählen Sie in der Liste Neu anlegen die Auswahl Artikel ..... Es öffnet sich ein Dialog mit mehreren Bereichen, die nachfolgend einzeln beschrieben werden: Kennzeichen, Kalkulation, EK-Preise, VK-Preise, Lager, Bilder, Notizen.
  4. Geben Sie die Daten zu dem Artikel in die jeweiligen Bereiche ein. 
  5. Speichern Sie mit OK.

Das Minimum an Feldangaben in einem Artikel sind die Artikelart, das Merkmal Verkauf und/oder Einkauf, eine Artikelgruppe, eine Artikelnummer, eine Bezeichnung, einen Matchcode. Damit kann ein Artikel oder eine Leistung schon als Stammartikel gesichert werden. 

 

Bereich Kennzeichen

Im Bereich Kennzeichen erfassen Sie die grundlegeneden Artikeleigenschaften.

So legen Sie die Kennzeichen eines neuen Artikels an:

  1. Legen Sie unter Art fest, ob es sich um einen Artikel oder eine Leistung handelt. Bei Leistungen sind bestimmte Felder in der Artikelbearbeitung gesperrt z. B. EAN-Code oder Gewicht, zudem ist mit Leistungen keine Bestandsführung möglich. 
  2. Deaktivieren Sie unter Merkmale die Checkbox Einkauf oder Verkauf, je nachdem, ob es sich um einen Einkaufs- oder Verkaufsartikel handelt. Anstonsten nutzen sie die Defaultwerte dieser Checkoxen.
  3. Legen Sie unter In Preisliste aufnehmen fest, ob der Artikel beim Anzeigen und Drucken von Preislisten berücksichtigt werden soll. 
  4. Aktivieren Sie ggf. die Option Online-Shop, z. B. wenn Ihr Online-Shop und shakehands Kontor über shakehands Kontor Link synchronisiert werden oder Sie nach diesem Merkmal filtern möchten.
  5. Über die Artikelgruppe legen Sie die Art der Umsatzbesteuerung und das Erlöskonto für diesen Artikel und die Ordnung fest. 
    • Wählen Sie die Artikelgruppe aus, in der der Artikel angelegt werden soll. 
    • Wählen Sie unter Artikelgruppe die Option aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Artikelgruppe anlegen..., um eine neue Artikelgruppe anzulegen.
  6. Standmässig wird die Artikelnummer von shakehands Kontor automatisch erzeugt. Sie können aber auch eine manuelle Artikelnummer vergeben, indem Sie auf den Feldnamen klicken, das Feld aktivieren und Art.-Nr. (Manuell) auswählen.
  7. Geben Sie eine Bezeichnung für den Artikel ein. Diese kann mehrfach verwendet werden. Eine eindeutige Unterscheidung ist über den Matchcode gegeben.
  8. Geben Sie bei Bedarf einen Matchcode ein. Der Matchcode ist das zentrale Sortier- und Auswahlkriterium für einen Artikel. Wenn hier bei einem neuen Artikel nichts eingetragen wird, dann erzeugt shakehands Kontor beim Sichern automatisch einen Matchcode aus verschiedenen Feldern des Artikels. Diese werden bei Auswahllisten z.B. für Belegpositionen genutzt.
  9. Geben Sie bei Bedarf eine Beschreibung ein. 
  10. Geben Sie ein, in welcher Einheit der Artikel geliefert wird, z. B. Stück. Das Drop-down-Menu listet als Hilfe alle bisher verwendeten Einheiten auf und ermöglicht so eine schnelle Auswahl. Fehlende erfassen Sie einfach als neue Einheit in der Liste.
  11. Machen Sie bei Bedarf Angaben zu Grösse und Verpackung
  12. Geben Sie ggf. an, auf welche Kostenstelle die Artikelumsätze gebucht werden sollen. 
  13. Geben Sie bei Bedarf Angaben zum Hersteller ein, wie Hersteller, Hersteller-Nr und oder eine Hersteller-URL
  14. Geben Sie bei Bedarf einen EAN-Code ein. Diesen können Sie dann alternativ zur Artikelnummer verwenden, z. B. beim Erstellen von Belegen. 
  15. Geben Sie ggf. das Gewicht in kg ein. Diese Angabe wird verwendet, um in Lieferscheinen unter Berücksichtigung der Liefermenge das Gesamtgewicht zu berechnen und anzuzeigen. 
  16. Geben Sie ggf. die entsprechende Menge ein. Die Option Das entspricht ist standardmässig auf 1 Mengeneinheit eingestellt. Wenn also z. B. die Einheit Stück ist und bei Gewicht 0,250 kg eingegeben wurde, wiegt ein Stück 250 g. So können Sie beim Einkauf oder Verkauf identischer Artikel in Belegen das korrekte Gewicht für unterschiedliche Mengeneinheiten ermitteln. 
  17. Aktivieren Sie die Checkbox Sonstiges: Artikel ist gesperrt und geben Sie zu Ihrer eigenen Information den Grund dafür ein, damit der Artikel beim Erstellen von Belegen nicht mehr zur Auswahl angeboten wird.

 

Den Nummernkreis können Sie im Navigator unter Vorgaben>Nummernkreise>Alle Nummernkreise>Stammdaten>Artikel bzw. Leistung definieren. Alternativ klicken Sie auf den Auswahlpfeil, dann auf Bearbeiten und können gleich hier unter Nummernkreis bearbeiten z.B. einen Zähler korrigieren oder neue festlegen.

Der Matchcode und die Artikelnummer sind nicht mehr änderbar, sobald der Artikel in einem Beleg verwendet wurde. Bezeichnung und Beschreibung eines Artikels können Sie jedoch jederzeit ändern. Möchten SIe den Artikel trotzdem nicht mehr nutzen, archivieren Sie diesen mit der Funktion Artikel ist gesperrt. Hintergrund ist, dass die bsiherigen Belege und Verknüpfungen insbesondere die Verkaufsstatistik beim entfernen eines solchen Artikels nicht mehr korrekt rechnen.

 

Bereich Kalkulation

Hier kalkulieren Sie die nominalen Einkaufs (EK) - und Verkaufspreise (VK). Diese lassen sich unabhängig voneinander auf Netto- oder Bruttobasis - also inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer kalkulieren.

In den weiteren Bereichen EK-Preise und VK-Preise können Sie beliebig viele weitere Preise anlegen z. B. für Staffelpreise oder einen einzelnen Kundenpreis eines Kunden.

Sie können komplexe Preise berechen lassen oder auch nur einfach einen Preis VK Gesamt erfassen, ohne das dieser Preis von der Automatik der Preiskalkulation abhängig wäre. Wählen Sie die Stufe der Kalkulation Ihren Bedürfnissen entsprechend.


So erfassen Sie einen aufbauenden Preis:

  1. Geben Sie im Feld Preis EK den direkten Einkaufspreis ein, welcher vom Lieferanten berechnet wird. 
  2. Geben Sie ggf. unter Aufwand EK oder Aufwand EK % den weiteren Aufwand als Betrag oder Prozentsatz ein. Hier lässt sich ein zusätzlicher Aufwand in Verbindung mit dem Einkauf dieses Artikels abbilden. Denkbar sind z. B. Transportkosten, Umverpackungen o. Ä.
  3. shakehands Kontor berechnet unter EK Gesamt automatisch den kalkulatorischen Gesamteinkaufspreis, welcher wiederum als Basis für die Berechnung der Verkaufsmargen verwendet wird. 
  4. Unter Verkauf haben Sie folgende Möglichkeiten: 
    • Geben Sie unter Marge oder Marge die kalkulierte Marge als Betrag oder Prozentsatz ein. Dann wird bei einer Änderung des Einkaufspreises der Gesamtverkaufspreis VK Gesamt automatisch angepasst. 
    • Oder geben Sie unter VK Gesamt den konkreten fix als Verkaufspreis ein. Dieser ist unabhängig von Änderungen des Einkaufspreises. In diesem Fall wird die Marge automatisch angepasst.
  5. Geben Sie ggf. die entsprechende Menge ein. Die Option Preis entspricht ist standardmäßig auf 1 Mengeneinheit eingestellt. Hiermit haben Sie die Möglichkeit, in Aufträgen auch den korrekten Preis beim Verkauf identischer Artikel in unterschiedlichen Mengeneinheiten zu ermitteln oder eine korrekte Margenberechnung bei unterschiedlichen Mengeneinheiten auf Einkaufs- und Verkaufsseite zu gewährleisten.

Nutzen Sie die Preis-Matrix und deren Kalkulation-Automatik je nach Eingabe und Ihrem Bedarf. Sie können Preise Netto also exklusive Steuer oder Brutto erfassen, je nach Erfassungsart wird das Pendant berechnet.

 

EK-Preise und VK-Preise

Vielfach genügt ein Preis bei einem Artikel nicht. Sie möchten für einzelne Kunden persönlich und ausgehandelte Verkaufspreise festlegen oder haben mehrere Lieferanten für einen Artikel mit unterschiedlichen EInkaufspreisen oder möchten Staffeln verrechnen, die einen besseren Preis haben als ein einzelnes Stück des Artikels. 

Nutzen Sie im Verkauf die Preisstaffelungen für Mengenrabatte oder setzen Sie kundenspezifische Preise fest. 

Für den Einkauf können Sie hier die Preise Ihrer Lieferanten eingeben und dann an anderen Stellen in shakehands Kontor nutzen, z. B. für die Bestellung von Artikeln bei Lieferanten.

Voraussetzung:

  • Sie haben eine Preisliste angelegt.

 So legen Sie Verkaufspreise (VK-Preise) an:

  1. Wählen Sie unter Verkaufspreisliste die passende Preisliste aus. 
  2. Klicken Sie unten links der Liste auf das Plus, um einen neuen Eintrag in der Preisliste anzulegen. 
  3. Geben Sie ggf. einen Kunden ein, andernfalls gilt der Preis für alle Kunden.  
  4. Geben Sie manuell den Matchcode einer Adresse ein oder klicken Sie an eine beliebige Stelle in der Liste, damit der Eintrag angezeigt wird. Sie können jetzt auf den Pfeil klicken, um einen Kunden aus Ihrem Adressbuch auszuwählen. 
  5. Klicken Sie doppelt in die Felder Ab Menge und Marge bzw. VK Netto/Brutto (je nach Einstellung), um die entsprechenden Eingaben zu vorzunehmen.

 

So legen Sie Einkaufspreise (EK-Preise) an:

  1. Wählen Sie unter Einkaufspreisliste die passende Preisliste aus. 
  2. Klicken Sie unten links an der Liste auf das Plus, um einen neuen Eintrag in der Preisliste anzulegen. 
  3. Geben Sie den Lieferanten ein. 
  4. Wenn dies der erste Eintrag in der Preisliste ist, wird der Dialog Adresse auswählen geöffnet. Wenn bereits ein Eintrag vorhanden ist, wird automatisch die Adresse des vorhergehenden Eintrags übernommen. Klicken Sie in diesem Fall ggf. auf den Pfeil neben dem Matchcode, um einen anderen Lieferanten auszuwählen. 
  5. Klicken Sie doppelt in die Felder Ab Menge und EK Netto, um die entsprechenden Eingaben zu vorzunehmen.

 

Bereich Lager

Wenn es sich um einen Lagerartikel handelt, können Sie hier die Einstellungen dazu vornehmen. 

shakehands Kontor unterstützt die Bestandesführung für Artikel. So haben Sie die Mengen im Lager in der Übersicht und können sich benachrichtigen lassen, wenn der Mindestbestand eines Artikels unterschritten ist oder lösen  Bestellungen aus.

Voraussetzungen: 

  • Die Lagerverwaltung ist konfiguriert im Bereich REWE-Vorgaben>Verkauf>Bestandesführung und/oder REWE-Vorgaben>Einkauf>Bestandesführung worden.

Hier aktivieren oder deaktivieren Sie die Bestandsführung und nehmen grundsätzliche Einstellungen für die Bestandsführung vor.


So konfigurieren Sie die Lagerverwaltung: 

  1. Klicken Sie im Navigator auf Vorgaben>REWE-Vorgaben

  2. Klicken Sie im Bereich Verkauf auf den Eintrag Bestandsführung.

  3. Aktivieren Sie eine oder mehrere der folgenden Optionen:

    • Negativen Lagerbestand zulassen: Normalerweise ist es nicht möglich, mehr Lagerartikel auszuliefern, als im Lager tatsächlich vorhanden sind. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, erhalten Sie bei lagerrelevanten Belegen beim Eingeben der Menge einer Position eine Warnmeldung und der Lieferschein bzw. die Rechnung lassen sich nicht speichern. Diese programmseitige Kontrolle lässt sich durch diese Option unterlaufen. Wenn diese Option aktiviert ist, informiert Sie das Programm lediglich darüber, dass laut Lagerjournal nicht genügend Exemplare des Artikels vorrätig sind.
    • Lagerbuchung bestätigen: Wenn diese Option nicht aktiviert ist, erfolgen die notwendigen Lagerbuchungen bei der Erstellung von lagerrelevanten Belegarten (Lieferschein/Rechnung und ggf. Korrekturrechnung) automatisch. Wenn diese Option aktiviert ist, werden Sie bei einer lagerrelevanten Belegerstellung gefragt, ob die zugehörige Lagerbuchung ausgeführt werden soll, d. h. Sie müssen jede Bestandsaktualisierung explizit bestätigen oder ablehnen.

    • Lagerbuchung bei Lieferschein: Die Aktualisierung der Lagerbestände erfolgt beim Speichern eines Lieferscheins.
    • Lagerbuchung bei Rechnung: Die Aktualisierung der Lagerbestände erfolgt beim Speichern einer Rechnung.

    • Lagerbuchung bei Korrekturrechnung: Mit dieser Option veranlassen Sie das Zurückbuchen von Lagerartikeln, d. h. Ihr Lagerbestand erhöht sich, wenn Sie einen Korrekturrechnungsbeleg erstellen. Unter Umständen kann es jedoch auch sinnvoller sein, Korrekturrechnungen von Lagerbuchungen auszunehmen und die Bestände bei Bedarf manuell zu korrigieren.
    • Warnung beim Unterschreiten der Mindestbestände: Wenn durch die Belegerstellung ein für einen Lagerartikel festgelegter Mindestbestand unterschritten wird, erhalten Sie eine Warnmeldung. Diese Option wird im Gegensatz zu den davor beschriebenen benutzerspezifisch gespeichert.

    • Bestandsführung aktivieren: Mit dieser Option legen Sie fest, ob die Lagerbewegungen grundsätzlich verbucht werden sollen. Wenn Sie mit der Lagerverwaltung arbeiten möchten, müssen Sie diese Option aktivieren. Wenn diese Option deaktiviert ist, erfolgen grundsätzlich keine Lagerbuchungen.

  4. Klicken Sie auf Sichern, um Ihre Änderungen zu speichern.
  5. Klicken Sie im Bereich Einkauf auf den Eintrag Bestandsführung, falls auch die Lagerführung im Bestellwesen nutzen und brauchen und nicht manuell die Eingänge in der Bestandsführung buchen.
  6. Aktivieren Sie eine oder mehrere der folgenden Optionen:

    • Lagerbuchung bestätigen: Wenn diese Option nicht aktiviert ist, erfolgt die Buchung der Lagerbestände automatisch. Wenn diese Option aktiviert ist, werden Sie bei einer lagerrelevanten Belegerstellung gefragt, ob die zugehörige Lagerbuchung ausgeführt werden soll, d. h. Sie müssen jede Bestandsaktualisierung explizit bestätigen oder ablehnen.
    • Lagerbuchung bei Wareneingang: Die Lagerbuchung erfolgt beim Sichern eines Wareneingangsbelegs.

    • Lagerbuchung bei Eingangsrechnung: Die Lagerbuchung erfolgt beim Sichern einer Eingangsrechnung.
    • Lagerbuchung bei Lieferantengutschrift: Mit dieser Option veranlassen Sie das Zurückbuchen von Lagerartikeln, d. h. Ihr Lagerbestand mindert sich, wenn Sie einen Lieferantengutschriftbeleg erstellen. Unter Umständen kann es jedoch auch sinnvoller sein, Lieferantengutschriften von Lagerbuchungen auszunehmen und die Bestände bei Bedarf manuell zu korrigieren.

  7. Klicken Sie auf Sichern, um Ihre Änderungen zu speichern.


Grundsätzlich kann jeder Artikel als Lagerartikel definiert werden, entweder bereits beim Anlegen des Artikels oder auch zu einem späteren Zeitpunkt.

So legen Sie einen Lagerartikel an:

  1. Legen Sie einen neuen Artikel an oder öffnen Sie einen bestehenden Artikel. 
  2. Klicken Sie links auf den Bereich Lager
  3. Aktivieren Sie die Checkbox Lagerartikel
  4. Nehmen Sie bei Bedarf die folgenden Einstellungen vor: 
    • Geben Sie unter Lager den Lagerort ein. Diese Angabe ist rein informativ. shakehands Kontor ist nicht mehrlagerfähig.
    • Geben Sie unter Lagerreferenz ggf. weitere Angaben zum Standort des Artikels ein z. B. Hochregal Gang R, Tabalar 27, hinten
    • Geben Sie einen Mindestbestand ein. Wenn dieser bei einer Belegerstellung z. B. Lieferschein mit aktivierter Lagerbuchung unterschritten wird und Sie die entsprechende Einstellung vorgenommen haben, erhalten Sie eine Warnmeldung. 
    • Geben Sie einen Zielbestand ein. Dieser wird für automatische Bestellvorschläge benötigt. 
    • Geben Sie unter Manueller Lagerabgleich in das Feld Bestand den aktuellen Lagerbestand oder den Anfangsbestand dieses Artikels ein. Beim Speichern des Artikels wird die Lagerbuchung erzeugt und ab sofort als Bestand geführt. Sie sehen dieses im Lagerjournal beim Artikel. 
  5. Klicken Sie auf OK.

Ab sofort können Sie die Lagerbewegungen dieses Artikels nachverfolgen.

 

Manuelle Lagerbuchung durchführen

Beim Anlegen von neuen Artikeln oder wenn Sie die Bestandsführung ganz oder teilweise deaktiviert haben, können Sie bei Vorgängen wie Warenlieferung oder -rückgabe die Änderungen am Lagerbestand manuell eingeben. 


So führen Sie eine manuelle Lagerbuchung durch:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Stammdaten>Artikel und Leistungen
  2. Öffnen Sie den gewünschten Artikel. 
  3. Klicken Sie auf der linken Seite des Dialogs auf den Bereich Lager.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Lagerjournal einblenden, um den aktuellen Lagerbestand und die bisherigen Lagerbewegungen für diesen Artikel anzuzeigen. 

  5. Geben Sie im Feld Bestellt alle Änderungen der bestellten Menge dieses Artikels ein, ggf. mit einem negativen Vorzeichen. 

  6. Geben Sie im Feld Bestand alle Änderungen des Lagerbestands dieses Artikels ein. Geben Sie dabei Abgänge mit einem negativen Vorzeichen ein. Beim Anlegen eines neuen Artikels als Lagerartikel geben Sie hier den aktuellen Lagerbestand ein. Im Feld -> Neu wird jeweils die neu berechnete bestellte Menge bzw. der neu berechnete Lagerstand angezeigt.

  7. Speichern Sie mit OK

Vorhandene Bestellmengen müssen bei manueller Lagerführung bei Wareneingang entsprechend gemindert werden: Wenn bei Bestellt z. B. 10 Stück steht und diese 10 Stück geliefert werden, tragen Sie bei Bestellt eine -10 und bei Bestand eine 10 ein.


Bestandeslisten erstellen

In einer Bestandsliste, auch Lagerjournal genannt, können Sie sich einen Überblick über die Bestände Ihres Lagers verschaffen. Sie können nach Zeiträumen, speziellen Artikeln und/oder damit verknüpften Vorgängen filtern. Sie könnten sich so z. B. alle Wareneingänge zu einer bestimmten Zeitspanne anzeigen lassen oder Ihren aktuellen Lagerbestand zu einem bestimmten Artikel.

Voraussetzung:

  • Sie haben alle Artikel, die in der Liste berücksichtigt werden sollen als Lagerartikel angelegt. 

So erstellen Sie eine Bestandsliste:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Einkauf & Verkauf>Lagerjournal
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte 2 bzw. Zwei Ebenen, um die Details zu den Artikeln anzuzeigen.
  3. Filtern Sie die Ansicht nach Ihren Wünschen. 

  4. Klicken Sie in der Toolbar auf Drucken, um die Bestandsliste als PDF-Dokument oder auf Ihrem lokalen Drucker auszudrucken.

 

Bereich Bilder

Hier können Sie beliebig viele Artikelbilder hochladen, die Sie in folgenden Ausdrucken verwenden können:

  • Artikelstammblatt, das ist eine Ausgabeliste von Bereich Artikel & Leistungen
  • Verkaufsbelege, hier können Sie auf angepassten Druckformularen die Bilder der Artikelverwaltung ausgeben
  • Verkaufspreisliste, für die Ausgabe von Druckformularen verwenden Sie das Formular Produktkatalog

So fügen Sie Bilder zu einem Artikel hinzu:

  1. Klicken Sie auf Hinzufügen. Der Dialog Neues Bild wird geöffnet. 
  2. Klicken Sie auf Bild angeben ... und wählen Sie eine Bilddatei im lokalen Finder/Explorer aus und übernehmen Sie diese mit Öffnen.
  3. Passen Sie ggf. den Namen an. Die weitere Parameter wie Breite, Höhe und Farbtiefe werden automatisch angezeigt.
  4. Geben Sie ggf. Notizen zum Bild ein. 
  5. Speichern Sie mit OK.

Für die Ausgabe auf Drucksachen verwenden Sie Bilder mit mindestens 300 dpi Bildpunkten. 


Bereich Notizen

Hier können Sie eigene Notizen zur internen Verwendung eingeben.