Kontor 2020

Kontor / Grundlagen shakehands Kontor

Tipps zur effektiven Arbeit mit shakehands Kontor

Detailansicht einblenden

Die Detailansicht gibt Auskunft über einen markierten Datensatz in einer Listenansicht. 

So blenden Sie die Detailansicht ein:

  1. Markieren Sie einen Datensatz in einer Listenansicht.
  2. Klicken Sie in der Menuleiste auf Darstellung>Detailansicht einblenden. Die Detailansicht zu dem markierten Datensatz wird nun unter der Listenansicht angezeigt.

Für die Liste Adressen stellt shakehands Kontor zudem weitere Anzeigedetails zur Verfügung.
Die folgenden Kategorien stehen zur Verfügung:

  • Details
  • Verkaufsbelege
  • Einkaufsbelege
  • Offene Posten Debitoren/Kreditoren
  • OP-Zahlungen Debitoren/Kreditoren
  • SEPA-Mandate

Zusätzlich im Modul PRO:

  • Ansprechpartner
  • Aktivität
  • Briefe

 

Infoleiste und Statusleiste einblenden

Blenden Sie die Infoleiste und/oder die Statusleiste ein, um die aktuellen Filtereinstellungen bzw. die Anzahl der Datensätze zu sehen. 

So blenden Sie die Infoleiste oder die Statusleiste ein:

  1. Klicken Sie in der Menuleiste auf Darstellung>Infoleiste einblenden bzw. Statusleiste einblenden. Die Leiste wird nun am unteren Rand des Firmenfensters eingeblendet oder ausgeblendet.

 

Journalausschnitt einblenden

Beim Erstellen von Belegen oder beim Anlegen offener Posten erzeugt shakehands Kontor automatisch die zugehörigen Buchungen. Mithilfe des Journalausschnitts können Sie diese Buchungen direkt im jeweiligen Programmbereich also Einkauf & Verkauf oder Offene Posten nachvollziehen. Auch in anderen Programmbereichen steht Ihnen der Journalausschnitt zur Verfügung, z. B. im Buchungsdialog unter Buchhaltung>Soll-/Haben-Buchungen.

So blenden Sie den Journalausschnitt ein:

  1. Klicken Sie in der Menuleiste auf Darstellung>Journalausschnitt einblenden. Der Journalausschnitt wird in einem eigenen Fenster geöffnet.
  2. Markieren Sie die gewünschte Zeile in der Listenansicht. Alle Teilbuchungen dieses Buchungssatzes werden angezeigt.

Sehr hilfreich ist diese Funktion bei Kontrollen von Zeilen zu Buchungen, z.B. von Belegen oder offenen Posten oder bei der Kontrolle der automatischen Buchungen der Mehrwertsteuer.


Fenster klonen

Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie verschiedene Programmbereiche von shakehands Kontor gleichzeitig sehen möchten.

  1. Klicken Sie in der Menuleiste auf Ablage>Fenster klonen unter Apple macOS X bzw. Datei>Fenster klonen unter Microsoft Windows. 

Die aktuelle Firma wird in einem weiteren Fenster geöffnet. Sie können dort einen beliebigen Programmbereich öffnen und parallel darin arbeiten.

Starke Funktion beim Jahresabschluss oder wenn Sie in unterschiedichen Firmen gleichzeitig arbeiten.

 

Summen und Kontensalden anzeigen

Mit der Summen- und Saldenanzeige erhalten Sie schnell einen Überblick über die Gesamtsummen der aktuell markierten Datensätze sowie die resultierenden Kontensalden beim Erfassen von Buchungen. 

Die Kontensaldenanzeige zeigt die aktuellen Salden der Konten an, die Sie in der aktuellen Sitzung seit dem letzten Öffnen von shakehands Kontor bebucht haben. Dies kann durch Eingeben, Bearbeiten oder Löschen einer Buchung geschehen sein, aber auch durch Erstellen, Bearbeiten oder Löschen eines Belegs, da shakehands Kontor automatisch die entsprechenden Buchungen erzeugt.

Die Summen- und Saldenanzeige ist in folgenden Programmbereichen verfügbar:

  • Buchungsliste
  • Journal
  • Kontoauszüge
  • Kassenbuch
  • Anlagenliste
  • Belegliste
  • Offenen-Posten-Liste
  • Debitorenrechnungen/-zahlungen
  • Kreditorenrechnungen/-zahlungen


So zeigen Sie die Summen und Kontensalden an:

  1. Wechseln Sie in den gewünschten Programmbereich, z. B. Offene Posten>Debitorenrechnungen.
  2. Klicken Sie in der linken unteren Ecke des Firmenfensters auf das Summensymbol.
  3. Markieren Sie die gewünschten Zeilen in der Listenansicht. Unter Summen werden die Gesamtsummen der markierten Datensätze angezeigt. Unter Kontensalden werden die resultierenden Kontensalden der aktuellen Sitzung angezeigt.

 

Mandanteninfo anzeigen

Sie können sich einen Überblick zum aktuellen Mandanten, d. h. zu der Firma, die Sie gerade bearbeiten, anzeigen lassen. Das ist nützlich, wenn Sie mit shakehands Kontor mehrere Firmen verwalten.

So zeigen Sie die Mandanteninfo an:

  1. Klicken Sie unten links im Firmenfenster auf das Info-Symbol. Die Mandanteninfo wird angezeigt.

Für weitere Details zur aktuellen Firma klicken Sie oberhalb im Navigator auf den Firmennamen und die Einstellungen Firma bearbeiten der Firmenverwaltung öffnet sich.

 

Erweiterte Tastatursteuerung in Eingabedialogen

Die Eingabedialoge von shakehands Kontore können zum Grossteil über die Tastatur gesteuert werden. Der zeitaufwändige Griff zur Maus ist dadurch nur selten notwendig.

Finden Sie hier die weiteren Listen:


Eingabedialoge anpassen

Eingabefelder mit blauer Feldbezeichnung können Sie an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen.

So passen Sie die Eingabefelder an:

  1. Klicken Sie auf die Feldbezeichnung, um das Kontextmenu zu öffnen. 

  2. Klicken Sie auf eine der beiden Optionen: 

    • Feld aktivieren/deaktivieren: Nicht für jeden Anwendungsfall werden alle Eingabefelder benötigt. Aus diesem Grund lassen sich die meisten Felder optional deaktivieren und damit aus der Tabulatorreihenfolge der Eingabe herausnehmen. So sind Sie bei der Eingabe schneller. Die Felder werden übersprungen.

    • Feld erhalten: Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Inhalt dieses Felds in den nächsten Beleg, der erstellt wird, übernommen. Bei der Verwendung einer Buchungsvorlage wird der Feldinhalt durch den Wert aus der Vorlage überschrieben, sofern dort ein Wert definiert ist.

Einige Eingabefelder beinhaltet weitere optionale Kontextfunktionen, wie z.B. Konto selber erstellen, Belegnummern automatisch erstellen, u.a.


Datum eingeben

Mit der Leertaste können Sie das aktuelle Tagesdatum eingeben.

Zudem können Sie ein Datum verkürzt ohne Trennzeichen eingeben. Wichtig ist hierbei, dass der Monat immer zweistellig angegeben wird.

Beispiel:
Den 05.08. im aktuellen Jahr können Sie folgendermassen eingeben: 508, 0508, 5/08, 5-08 oder
5,08

Das Eingabefeld Datum kann mit folgenden Tasten verändert werden:

Tastatur mit ZiffernblockTastatur ohne ZiffernblockDatum
Pfeil nach obenPfeil nach oben1 Tag vor
Pfeil nach untenPfeil nach unten1 Tag zurück
Bild aufFunktionstaste + Pfeil nach oben1 Woche vor
Bild abFunktionstaste + Pfeil nach unten1 Woche zurück
Pos 1Funktionstaste + Pfeil nach links1 Monat vor
EndeFunktionstaste + Pfeil nach rechts1 Monat zurück
Steuerung + Bild aufFunktionstaste + Steuerung + Bild auf1 Jahr vor
Steuerung + Bild abFunktionstaste + Steuerung + Bild ab1 Jahr zurück


Beträge in Fremdwährungen eingeben

Beträge können Sie in jeder beliebigen Währung eingeben. Folgende Tipps erleichtern Ihnen die Eingabe von Fremdwährungen:

So zeigen Sie den Reziprokwert eines Kurses an:

  1. Wählen Sie im Feld Währung die Fremdwährung aus. Im Feld Kurs wird der in den Vorgaben hinterlegte Wechselkurs angezeigt.
  2. Bewegen Sie den Cursor in das Feld Kurs und drücken Sie die Taste <#>, um den aktuell angezeigten Kurs in seinen Reziprokwert umzurechnen. Beispiel: Aus 1,13556 wird so der Kurs 0,73768073. Mit dieser Funktionalität lassen sich Kursangaben mit unterschiedlichen Bezugswährungen leichter verarbeiten.


Favoriten anlegen

Sie können in shakehands Kontor bis zu 20 Favoriten anlegen, um schneller in häufig verwendete Programmbereiche zu gelangen.

So legen Sie Favoriten an:

  1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Favoriten>Favoriten verwalten. Auf der linken Seite werden die verfügbaren Programmbereiche angezeigt, auf der rechten Seite die bereits angelegten Favoriten (falls vorhanden).

  2. Klicken Sie auf der linken Seite in der Liste Verfügbare Favoriten auf den gewünschten Eintrag und ziehen Sie ihn mit gedrückter Maustaste auf die rechte Seite des Dialogs in die Liste Aktive Favoriten. In der Spalte ShortCut wird die Tastenkombination angezeigt, mit der Sie diesen Programmbereich öffnen können.

  3. Speichern Sie mit OK.

Zwischen Programmbereichen wechseln

So wechseln Sie zwischen den zuletzt besuchten Programmbereichen:

  • Klicken Sie in der Toolbar auf Zurück bzw. Vorwärts.
  • Oder klicken Sie in der Menuleiste auf Darstellung>Zurück/Vorwärts.

So wechseln Sie zu einem verknüpften Datensatz:

  • Klicken Sie in einer Listenansicht doppelt auf den gewünschten Datensatz.

Beispiel: Sie klicken doppelt auf eine Debitorenrechnung im Bereich Offene Posten Debitorenrechnung, die durch einen Verkaufsbeleg erzeugt wurde. Dann wechselt shakehands Kontor automatisch in den Programmbereich Einkauf & Verkauf>Verkaufsbelege und markiert die entsprechende Rechnung in der Listenansicht. Sie können die Rechnung jetzt per Doppelklick oder Leertaste öffnen.


Daten in Tabellenkalkulation kopieren

So kopieren Sie Datensätze aus shakehands Kontor in eine Tabellenkalkulation:

  1. Öffnen Sie eine Listenansicht, z. B. Stammdaten>Artikel und Leistungen

  2. Filtern Sie die Ansicht nach Bedarf und/oder blenden Sie bestimmte Spalten ein oder aus. 

  3. Markieren Sie die gewünschten Datensätze. Einzeln  cmd + Klick (apple macOS)  oder Strg + Klick (Microsoft Windows) oder als Gruppe mit ctrl + A oder Strg + A.

  4. Klicken Sie in der Menuleiste auf Bearbeiten>Kopieren oder verwenden Sie ctrl + C oder Strg + C.

  5. Öffnen Sie das Tabellenkalkulationsprogramm. 

  6. Fügen Sie die Daten aus der Zwischenablage ein. Z.B. mit ctrl + V oder Strg + V.