Kontor 2018

Kontor / Offene Posten - erfassen, verwalten, mahnen, zahlen

Zahlungsaufträge erfassen, exportieren und verarbeiten

shakehands Kontor 2018 und neuer unterstützt nur noch die Formate des neuen harmonisierten Zahlungsverkehr im pain-Format (XML). 

Die Abläufe im Zahlungswesen sind wie folgt: 

  • Erfassen Sie die Stammdaten wie Adresse, IBAN, BIC, Teilnehmernummer unter im Bereich Lieferant Bank bei der Adresse. 
  • Die Beleginformationen wie Referenzzeile, Zahlungskonditionen und offene Beträge und weitere Information in den Offenen Posten bei der Kreditorenrechnung abgelegt. 
  • Von hier aus erstellen Sie einen Zahlungsauftrag nach neuer ISO-Norm als pain-Datei. Diese wird lokal gesichert und dann an die Bank zur Ausführung zugestellt. 
  • Laden Sie die Zahlungsauftragsdatei via ein eigenes Tool oder als direkten Filetransfer auf Ihr eBanking-System. 
  • Nach der Belastung, können Sie die Zahlung manuel buchen oder als Umsatzdatei in die Buchhaltung einlesen und automatisch den Offene Posten als Kreditorenzahlung ausbuchen. 

Das Einlesen ab Scanner für ESR-Belege von Referenznummer ist unterstützt. Jedoch nur dieser Teil. Ab 2019 können Sie mit der QR-Rechnung dann den Zahlungsschein als ganzes einlesen. 

pain = payment Initiation = Zahlungsaufträge

IBAN = International Bank Account Number

Der Einheitsbeleg Zahlteil QR-Code wird für shakehands Kunden ab Release 15 und 16 umgesetzt und ist bis zur geplanten Veröffentlichung im 3. Quartal 2018 verfügbar. Eine Betaversion für die Testphase ist für das erste Halbjahr 2019 geplant. Die Zahlungsdaten werden dann via Code eingelesen und ins den Zahlungsauftrag übernommen. 

Die bisherigen orangen und roten Einzahlungsscheine verschwinden. Sie können noch bis Ende 2020 während der Übergangszeit QR-Rechnung und alte Belege eingesetzt werden.


Im Bereich Zahlungsaufträge verarbeiten Sie folgende Aufträge:

  • Erzeugen von Schweizer ISO- oder SEPA-Überweisungen und Schweizer ISO- oder SEPA-Lastschriften aus offenen Posten mit automatischer Skontoberücksichtigung. Zudem sind Sammelaufträge möglich.

  • Manuelles Erzeugen von Schweizer ISO- oder SEPA-Überweisungen Schweizer ISO- oder SEPA-Lastschriften 

  • Drucken von Schweizer ISO- oder SEPA-Überweisungen auf entsprechende Bankformulare 

  • Ausgabe der Bankaufträge als Schweizer ISO- oder SEPA-Datei zur Übergabe an die Bank z.B. für das Internetbanking oder an eine externe Banking-Software, zudem mit optional Ausdruck eines Infoblatts 

  • Direkte Übergabe der Bankaufträge an MacGiro oder Bank X (nur für macOS) zur automatischen Übermittlung an die Bankserver


Voraussetzungen sind:

  • Sie haben Ihr eigenes Bankkonto erfasst. 

  • Sofern Sie Zahlungsaufträge aus offenen Posten generieren möchten, muss die Bankverbindung für die verwendete Adresse im Bereich Kunde Bank und oder im Bereich Lieferant Bank hinterlegt sein. 

  • Für Lastschriften: Sie haben ein ISO- oder SEPA-Mandat erstellt.


ISO-Zahlungsauftrag erstellen

Sie können Zahlungsaufträge entweder aus offenen Posten in der OP-Liste oder direkt manuell erstellen. 

Voraussetzungen:

  • In der Adresse des Empfängers sind seine Bankdaten hinterlegt. 
  • Für SEPA-Lastschriften: Sie haben ein SEPA-Mandat erstellt und eine Gläubiger-ID hinterlegt.

Für ESR oder BESR Zahlungen muss die Teilnehmernummer im Bereich Adressen>Lieferant Bank erfasst sein. Zwingend ist auch die IBAN-Nummer für das Konto. Fehlt dies auf Ihrem Einzahlungsschein, muss diese beim Lieferanten nachgefragt werden. 


So erstellen Sie einen Zahlungsauftrag aus einem Offenen Posten:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Offene Posten>OP-Liste
  2. Filtern Sie die Ansicht nach Kreditoren und optional setzte Sie ein Wert im Feld bis Datum ein. Damit Sie die bis zur Zahlung fälligen Offenen Posten eingrenzen können. 
  3. Optinal sortieren Sie zudem die Liste nach der Spalte Tage fällig, damit Sie die fälligen oder bald fälligen OP nacheinander sortiert sind und abgearbeitet werden können. 
  4. Wählen Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Offenen Posten, für welchen Sie einen Zahlungsauftrag erstellen möchten. 
  5. Wählen Sie im erscheinenden Kontextmenu den Eintrag Schweizer ISO-Überweisung. shakehands Kontor öffnet einen neuen Dialog Neue Schweizer ISO-Überweisung. Viele Daten werden aus der offenen Rechnung und der dazugehörigen Bankinformation aus der Adresse automatisch übernommen und sind ausgefüllt.
  6. Fehlen Daten, setzen oder ändern Sie diese für folgende Felder und je nach Zahlungsinformationen die Sie auf der Kreditorenrechnung oder dem Zahlungsbeleg erhalten haben ab: 
    • IBAN-Nummer des Empfänger Bankkontos 
    • BIC-Nummer der Empfänger Bank
    • Optional Teilnehmer-Nr bei einem ESR oder BESR Beleg.
  7. Beispiele: Bei einer ESR-Zahlung brauchen Sie die Angaben der  Teilnehmer-Nummer (01-49745-6) und die 27-stellige Referenznummer (000000000017832300201842869) die Sie im Feld Verwendung erfassen. Optional erfassen Sie im Feld Verwendung 2 zusätzliche Informationen (BillCare AG Rg vom 16.01.2018). Bei einer Girozahlung legen Sie im Feld Verwendung 1 die Angaben der Rechnungsnummern (Blake&Blaze GmbH, Rg 9993 vom 27.06.2018) oder Bankangaben (Referenz 99923232) oder weiteren Referenzen (unsere Bestellung 27 vom 30.06.2018 Ihre Referenz 4478)an. Direkten Zugriff auf die Stammdaten des Kunden haben Sie über den Button Adresse bearbeiten..., Legen Sie hier bei der ersten Erfassung einer Zahlung alle Bankdaten ab oder ergänzen Sie mindestens die IBAN-Nummer und Teilnehmer-Nummer, damit diese für weitere Zahlungen an den Lieferanten  direkt vorgeschlagen werden. 
  8. Prüfen Sie das vorgeschlagene eigene Bankkonto über welches Sie die Zahlung in Auftrag geben. Und passen Sie dieses allenfalls an. Die hinterlegten Stammdaten Kontoinhaber und Inhaber IBAN werden automatisch ausgefüllt, je nach gewähltem Bankkonto.
  9. Wählen Sie im Drop-down-Menu die Ausgabeart aus. Für Überweisungen steht Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung: 
    • Papier
    • ISO-Datei 
    • SEPA-Datei 
    • Bank X 
    • Bank X (App Store)
    • MacGiro 8
    • MacGiro 9 
    • Verwenden Sie kein Drittprodukt z.B. Bank X oder MacGiro für den Transport des Files lokal auf den Bankenserver, geben Sie die Datei als ISO-Datei oder SEPA-Datei aus. 
  10. Passen Sie bei Bedarf den vorgeschlagenen Zahlungsbetrag an, z.B. für eine Teilzahlung oder bei einer Zahlung mit einem Skonto.
  11. Optional: Bei einer SEPA-Lastschrift wählen Sie ein SEPA-Mandat bei der Adresse aus, welches gültig sein muss.
  12. Setzen Sie abschliessend ein gültiges Valutadatum, an welchem Sie die Zahlung ab Ihrem Bankkonto belastet haben möchten.
  13. Optional: Erfassen Sie eine Bemerkung für den eigenen internen Gebrauch. 
  14. Klicken Sie auf OK, um den Zahlungsauftrag zu speichern.

Die Überweisung ist nun in der Liste Zahlungsaufträge ersichtlich. Und steht bereit um über eine Banking-Software oder einen direkten Upload auf ein eBanking System weiterverarbeitet zu werden.


Beispiel ESR-EInzahlungsschein in Zahlungsauftrag nach ISO 20022 erfassen


Finden Sie anbei ein Beispiel für die Erfassung eines Zahlungsauftrags nach ISO 20022 mit einem Einzahlungsschein mit Referenzzeile (ESR Einzahlungsschein). 

Voraussetzungen: 

  • ESR-Zahlungsschein einer Kreditorenrechnung
  • IBAN-Nummer des Zahlungsempfängers
  • Stammdaten erfasstes eigenes Bankkonto

Wir zeigen hier die manuelle, direkte Erfassung, diese können Sie mit einer Erfassung einer Kreditorenrechnung via OP-Liste (siehe vorherigen Abschnitt)  als Ablauf kombinieren. 













Woher werden die Daten für die ISO-Zahlung eines ESR-Belegs übernommen:

  • die Informationen für den Empfänger aus den hinterlegten Daten im Bereich Adressen>Lieferant Bank (Empfänger-Name, IBAN, BIC, Teilnehmer-Nr) übernommen, indem Sie den Empfänger im Auswahlfeld Empfänger rechts auswählen, 
  • der Betrag wird im Feld Rechnungsbetrag CHF, optional mit Skonto % oder Skonto CHF erfasst oder via OP-Listen-Erfassung direkt übernommen,
  • die 27-stellige ESR-Referenz des Einzahlungsschein wird im Feld  Verwendung 1 erfasst oder via Referenz aus der Kreditorenrechnung übernommen,
  • Optional geben Sie im Feld Verwendung 2 weitere Informationen ein. Diese sind nicht pflichtig. u.a. Hinweis an Zahlungsempfänger, Rechnungsnummer, Belegdatum, etc. diese werden ebenfalls mit der Referenzzeile im ISO-Verfahren übermittelt,
  • Die Felder Kontoinhaber und Inhaber IBAN werden automatisch aus den Stammfelder der ausgewählten Bank im Feld Bankkonto also aus Stammdaten>Eigene Bankkonten und der bestimmten Bank übernommen.
  • Die Ausgabeart (ISO-Datei) wählen Sie hier aus oder haben Sie über das Anlegen einer neuen Offenen Posten ISO-Zahlung schon definiert.
  • Erfassen Sie abschliessend ein Valutadatum für die Zahlung und oder optional eine Bemerkung für ihren internen Gebrauch.

Legen Sie die IBAN-Nummer immer bei der Adresse des Kreditoren ab. Die IBAN-Nummer muss für die ISO-Zahlungsfiles (pain) zusammen mit der ESR-Referenznummer für die Erstellung des Zahlungsfiles erfasst werden. 

  1. Klicken Sie im Navigator auf Offene Posten>Zahlungsaufträge

  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu

  3. Klicken Sie im folgenden Dialog auf eine der angebotenen Optionen: 

    • Neue Schweizer ISO-Überweisung...

    • Neue Schweizer ISO-Lastschrift...

    • Neue SEPA-Überweisung...

    • Neue SEPA-ISO-Lastschrift...

  4. Füllen Sie das Formular wie oben beschrieben aus.

  5. Sichern Sie mit OK.


Zahlungsauftrag exportieren

Die noch offenen Zahlungsaufträge können auf verschiedene Arten exportiert werden, um sie bei Ihrer Bank einzureichen. Die gewünschte Ausgabeart wird schon beim Erstellen des Zahlungsauftrags festgelegt, kann aber später  geändert werden.

Nutzen Sie folgende Ausgabearten

  • Papier: Sie können direkt die banküblichen Überweisungsformulare bedrucken, die von verschiedenen Herstellern angeboten werden. Für Formulare anderer Hersteller müssen Sie ggf. das Druckformular anpassen. 

  • SEPA-Datei: Die Ausgabe als SEPA-Datei ermöglicht das Einreichen der Zahlungsaufträge bei Ihrer Bank per Internetbanking oder über eine Banking-Software. 

  • Bank X/MacGiro: Zahlungsaufträge lassen sich auf dem Mac auch direkt an die Banking-Software Bank X und MacGiro übergeben. Sie erscheinen dort in den entsprechenden Auftragslisten und können von dort aus weiter verarbeitet werden. Die Datenübergabe erfolgt direkt per AppleScript, es ist also kein Export/Import notwendig.

So exportieren Sie einen Zahlungsauftrag für ein Zahlungsfile:

  1. Öffnen Sie den Bereich Offene Posten>Zahlungsaufträge
  2. Hier können Sie mit einem Doppelklick die Zahlung noch öffnen und kontrollieren oder weiter bearbeiten.
  3. Wählen Sie eine Zeile oder markieren Sie mehrere Zeilen als Auswahl für den Zahlungsauftrag.
  4. Beachten Sie, ein Sammelauftrag kann nur Zeilen enthalten, die die gleiche Ausgabeart (SEPA-Datei, Bank X oder MacGiro 8), und die gleiche Transferart (Überweisung oder Lastschrift) und das gleiche Eigene Bankkonto haben. Sind die Werte in den Zeilen abweichend, bleiben die Funktionsbuttons unten an der Liste inaktiv
  5. Klicken Sie die entsprechend der gewählten Ausgabeart angezeigte Schaltfläche, Als ISO-Datei ausgeben... oder Als SEPA-Datei ausgeben... , als Zu Bank X übertragen oder Zu MacGiro 8 übertragen, oder Drucken.
    • Als ISO-Datei ausgeben.../Als SEPA-Datei ausgeben...
      • Sichern Sie die ISO- oder SEPA-Datei in Ihrer lokalen Umgebung. 

      • Drucken Sie bei Bedarf das Infoblatt aus. 

      • Der Zahlungsauftrag wird als Ausgeführt markiert. 

      • Reichen Sie die Zahlungs-Datei per Internetbanking oder über eine Banking-Software bei Ihrer Bank ein.

    • Zu Bank X übertragen
      • Der Zahlungsauftrag wird an die Anwendung übertragen und Sie erhalten eine Bestätigungsmeldung. 

      • Verarbeiten Sie den Zahlungsauftrag in Bank X weiter. 

      • Der Zahlungsauftrag wird in shakehands Kontor als Ausgeführt markiert.

    • Zu MacGiro 8 übertragen

      • Der Zahlungsauftrag wird an die Anwendung übertragen und Sie erhalten eine Bestätigungsmeldung. 
      • Verarbeiten Sie den Zahlungsauftrag in MacGiro weiter.
      • Der Zahlungsauftrag wird in shakehands Kontor als Ausgeführt markiert
    • Drucken...
      • Der Druckdialog wird geöffnet.

      • Wählen Sie das Druckformular aus. 

      • Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken..., um den Zahlungsauftrag auf Ihrem lokalen Drucker auf einem handelsüblichen Bankformular auszudrucken. 

      • Sie werden von shakehands Kontor gefragt, ob der Zahlungsauftrag als Ausgeführt markiert werden soll.

  6. Die weiteren Schritte bei der Ausgabe als eine der File-Varianten sind:
    Bestätigen Sie den Namen der Datei im Feld Sichern unter oder erfassen Sie einen neuen.

  7. Klicken Sie auf Sichern um die Zahlungsauftragsdatei anzulegen. shakehands Kontor meldet das Anlegen der Datei.

  8. Und bestätigen Sie mit OK oder öffnen Sie mit Klick auf Ordner öffnen den lokalen Ordner um die Datei einzusehen.
  9. Optional: Drucken Sie ein Infoblatt zum Zahlungsauftrag aus. shakehands Kontor markiert nun die Zeile oder die Zeilen in der Liste Zahlungsaufträge mit einem grünen Haken in der Spalte S und setzt das Ausgabedatum ein.

Die Datei laden Sie anschliessend manuel auf den Bankserver des eBanking Systems Ihrer Bank und geben da den Auftrag zur Zahlung frei. 

Oder Sie nutzen zur Weiterverarbeitung ein Kommunikationstool für den Transfer an die Bank.

Bank X muss vor der Datenübergabe geöffnet werden. Wichtig ist, dass die Kontenmappe in Bank X genau die gleiche Bezeichnung hat wie das Bankkonto in shakehands Kontor. 

MacGiro muss vor der Datenübergabe geöffnet werden. Wichtig ist dabei die Auswahl der korrekten Datenbank, in welcher die jeweiligen Bankkonten geführt werden.


Weitere aktuell Information zum Thema finden Sie laufend hier: 

ISO 20022, camt, pain, IBAN, BIC, QR-Rechnung - harmonisierter ZV