Kontor 2020

Kontor / Offene Posten - erfassen, verwalten, mahnen, zahlen

Neue Rechnung erfassen

Mit nur wenigen Eingaben und ohne buchhalterische Kenntnisse können Sie hier eine komplette Rechnung erfassen/buchen und so den Status der Rechnung verfolgen.

Falls Sie das Modul Balance nutzen und Ihre Rechnungen dort erstellen, um sie dann auch ausdrucken zu können, können Sie diesen Artikel vernachlässigen. In Balance erstellte Rechnungen werden automatisch in die Offene-Posten-Verwaltung übernommen.

So erfassen Sie eine Rechnung über die Offene-Posten-Verwaltung:

  1. Klicken Sie im Navigatorauf eine der folgenden Optionen: 
    • Offene Posten>Debitorenrechnungen für Rechnungen, die Sie an Ihre Kunden versenden
    • Offene Posten>Kreditorenrechnungen für Rechnungen, die Ihre Firma erhalten hat 
  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu
  3. Geben Sie den ersten Buchstaben des Kunden/Lieferanten in das Feld Debitor bzw. Kreditor ein. Der Dialog zur Adressauswahl wird geöffnet. 
  4. Wählen Sie die gewünschte Adresse aus und klicken Sie auf OK. Das Debitoren-/Kreditorenkonto, die Währung, die Zahlungsbedingungen, das Erlös-/Aufwandskonto mit Steuersatz sowie die Kostenstellen werden sofort aus der Adresse übernommen, sofern die Daten dort hinterlegt wurden. Falls die Felder Debitoren-/Kreditorenkonto, Währung, Zahlungsbedingungen, Erlös-/Aufwandskonto sowie Kostenstellen nicht automatisch ausgefüllt wurden, geben Sie die entsprechenden Daten ein.
  5. Geben Sie das Datum der Rechnung ein.

  6. Im Feld UStID-Nr. wird die in der Adresse hinterlegte Mehrwertsteuer-Nummer angezeigt. Das Feld ist nicht editierbar. Änderungen nehmen Sie bitte im Bereich Stammdaten>Adressen vor. Sie brauchen diese Nummer bei Korrekturrechnungen, wenn das Unternehmen Mehrwertsteuerpflichtig sind und ebenfalls der/die Empfängerin Kunde/Lieferant Mehrwertsteuerpflichtig ist. 

  7. Standmässig wird die Rechnungsnummer von shakehands Kontor automatisch erzeugt. Sie können aber auch eine manuelle Rechnungsnummer vergeben, indem Sie auf den Feldnamen klicken, das Feld aktivieren und Re.-Nr. (Manuell) auswählen. Die Rechnungsnummer wird in der Buchung zur Belegnummer und sollte schon aus Gründen der späteren Nachvollziehbarkeit in jedem Fall eingegeben werden. Ausserdem ist eine eindeutige Rechnungsnummer Pflichtbestandteil einer korrekten Rechnung.

  8. Geben Sie bei Bedarf eine Referenz ein. Dieses Feld müssen Sie zuvor aktivieren

  9. Die Felder Währung und Zahlungsbedingungen werden standardmässig aus der Adresse übernommen, können hier aber geändert werden. Diese Änderungen beziehen sich dann nur auf die aktuelle Rechnung. Diese Felder müssen ebenfalls aktiviert werden. 

  10. Das Feld Buchungstext ist standardmässig deaktiviert und wird automatisch ausgefüllt Als "Rechnung", Matchcode. Um den Buchungstext zu ändern, aktivieren Sie das Feld über den Pfeil vor dem Feldnamen. Der Buchungstext identifiziert den Beleg. 

  11. Geben Sie unter Betrag den Rechungsbetrag ein. Wenn der Gesamtbetrag der Rechnung negativ ist, dann wird diese Rechnung als Gutschrift behandelt. 

  12. Klicken Sie auf das Plus, um eine weitere Rechnungsposition hinzuzufügen. Oder wenn Sie unterschiedliche Erlös/Aufwandkonti buchen müssen. Hier können Sie zudem im Feld Text bei abweichenden Texten auf den Positionen des Offenen Posten einen eigenen Positionstext für die Zeilen von Sammelpositionen erfassen. nutzen Sie diesen Eintrag nur wenn Sie zwei oder mehr Textpositonen erfassen, andernfalls erfassen Sie einen manuellen Text im Feld Buchungstext.

  13. Nur Modul Pro: Aktivieren Sie die Checkbox Sofortzahlung über Konto und geben Sie die Kontonummer für das Erlös- bzw. Aufwandskonto ein, um die Zahlung direkt zu verbuchen, siehe Sofortzahlung erstellen. 

  14. Speichern Sie mit OK.

Die Rechnung wird automatisch gebucht. Die Zahlung erfassen Sie ebenfalls im Bereich Offene Posten, auch hier erzeugt shakehands Konto automatisch alle zugehörigen Buchungen.

Die Nummernkreise definieren Sie im Navigator unter Vorgaben>Nummernkreise>Alle Nummernkreise>Buchhaltung>Standard.Da shakehands Kontor die erforderlichen FIBU-Buchungen automatisch vornimmt, können Sie mit der Plus Funktion auch ganz einfach Splitt-Buchungen erfassen, z. B. wenn die Rechnung Postionen rsp. Artikel mit unterschiedlichen Steuersätzen enthält. Hier können Sie dann im Feld Text pro Position einzelne Textbezeichnungen eingeben.Im Normalfall sollten Sie keine manuellen Buchungen für die Rechnung vornehmen, da es sonst zu doppelten Buchungen und somit zu Fehlern in der Buchhaltung kommt. Nutzen Sie eine Arbeitsweise: Entscheiden Sie sich für Offene Posten öder für manuelle Buchungen. 

Für die meisten Geschäftsfälle ist der zugehörige Umsatz- oder Vorsteuersatz bereits in der Definition des entsprechenden Kontos hinterlegt. Diese Voreinstellung trägt sich automatisch in das Feld Steuer ein, wenn das betreffende Konto ausgewählt wird. Um die automatische Steuerberechnung eines Kontos zu unterdrücken, aktivieren Sie das Feld Steuer und geben Sie ein Minuszeichen ein.