Kontor / Einführung und erste Schritte mit shakehands Kontor
Schritt 4: Digitale Belege erfassen, archivieren und erstellen
Belege werden verstärkt digital erstellt, ausgetauscht, eingelesen und archiviert. shakehands Kontor bietet alle diese Funktionen: Belege können digital erzeugt werden (PDF, XML), digital eingelesen werden (XML) und digital archiviert werden.
shakehands Kontor unterstützt neben dem Format PDF auch das Format XML. Unterstützt werden die Formate FACTUR-X (1.0), ZUGFeRD (2.3) sowie XRechnung.
Der Bereich Digitale Belege ist ein Ablageort für alle Anhänge jeder Art. Die Anhänge können beim Erfassen von Buchungen oder beim Arbeiten in den Offene-Posten-Rechnungen oder beim Erstellen von Verkaufs- und Einkaufsbelegen hinzugefügt werden. Es ist ein Sammelplatz aller elektronischen Belege.
Damit verarbeiten Sie die Daten digital. Sie archivieren mit diesen Belegen auch gleich diese Belege und Daten. Das Archiv kann dabei direkt in shakehands Kontor verwaltet werden oder Sie nutzen die Links lokal oder in einer Cloud und führen da die Originalbelege.
Verarbeiten Sie digitale Belege direkt via Drag&Drop oder mit automatischen Funktionen so schneller zu Buchungen. Geben Sie für die Ausgabe an Ihre Kunden die Daten digital in den Formaten XML und PDF aus.
Allgemeine Vorgehensweise und Voraussetzungen zum Einlesen:
Aktivieren Sie das Fenster Digitale Belege der Hauptmenuzeile von shakehands Kontor. Sie erhalten ein weiteres Arbeitsfenster Digitale Belege. Hier können Sie nun die Daten PDF-Rechnung oder Link zu einer Rechnung via Drag&Drop ablegen.
Indem Sie beliebige Dateien auf Ihrem Rechner z.B. im Emaileingang nun auswählen und hierhin ziehen und diese mit Drag&Drop in das Fenster Digitale Belege ablegen. Damit wird dieser Beleg in die Datenbank aufgenommen. Es wird eine Kopie jeder Datei abgelegt.
Verarbeiten Sie nun in einem weiteren Schritt diese Belege: z.B. für eine Buchung oder für eine OP-Rechnung. Erfassen Sie einen neuen Datensatz z.B. eine Buchung und heften Sie nun auch per Drag and Drop den Beleg der Buchung an und sichern Sie die Buchung.
Für das Erstellen der digitalen Belege verweisen wir auf das nächste Kapitel: Schritt 5: Belege für Verkäufe und Einkäufe erfassen und ausgeben - auch als XML
Wie richten Sie die Arbeitsfunktionen in shakehands Kontor ein:
Digitale Belege Fenster in shakehands Kontor aktivieren/deaktivieren:
Klicken Sie in der Hauptmenuzeile auf:
Darstellung>Digitale Belege einblenden
Darstellung>Digitale Belege ausblenden
Es öffnet sich das optionale Dialogfenster und der Bereich Digitale Belege.
Jedes Fenster Digitale Belege und die darin verarbeiteten Belege sind firmenspezifisch. Das Digitale Belege Fenster und die darin enthaltenen Belege sind also einmalig pro Firma vorhanden.
Digitale Belege erfassen und in shakehands Kontor zu Daten archivieren
Neue Dateien zu digitalen Belegen hinzufügen:
Ziehen Sie per Drag&Drop Dateien in das Fenster Digitale Belege.
Alternativ: Klicken Sie im Dialog Digitale Belege auf das + Symbol und wählen Sie im Auswahlfenster die gewünschten Dateien aus.
- Inhalte der Belege anzeigen
Aktivieren Sie mit dem Vorschau Symbol (unten rechts) die Dokumentenvorschau. Ein ausgewähltes Dokument wird nun in der Vorschau angezeigt.
- Alternativ: Öffnen Sie per Doppelklick das ausgewählte Dokument.
Linke Spalte
Dateiname, eingelesene Dateien werden aufgelistet.
E-Rechnungen
Im ZUGFeRD Format wird das PDF Dokument und in der zweiten Ebene die FACTUR-X.xml Datei angezeigt.
Im XRechnung Format wird der XML-Text angezeigt.
Art, der Dateityp wird beschrieben.
Erhalten - aktivieren Sie die Checkbox
Wird beim Erfassen das Dokument an die Buchung/Offenen Posten angehängt.
Eine Kopie bleibt im Digitale Belege Fenster weiterhin vorhanden.
E-Rechnungen, werden mit einem Haken gekennzeichnet.
Rechte Spalte
Markieren Sie eine Dokument wird das Dokument in der Vorschau eingeblendet.
- Löschen ausgewählter Belege
Wählen Sie einen oder mehrere Belege aus und Drücken Sie die Entf/Del Taste oder das - Symbol unten an der Liste.
Wenn Sie bei einem oder mehreren Belegen die Option "Erhalten" setzen, bleiben diese Belege in der Eingangsliste Digitale Belege und können an andere nachfolgende Buchungen wiederholt angehängt werden. Brauchen Sie den Beleg nicht mehr, da an alle Buchungen angehängt, deaktivieren Sie den Wert Erhalten.
Digitale Belege verwalten (Buchungen, Offenen Posten und Anderswo)
Digitale Belege einblenden/ausblenden:
Klicken Sie in der Toolbar auf das Symbol Digitale Belege.
Öffnen Sie in der Menuleiste>Darstellungen und aktivieren/deaktivieren Sie Digitale Belege einblenden/ausblenden.
Navigieren Sie in einen der Bereiche:
Buchhaltung>Soll-/Haben Buchungen
Buchhaltung>Einnahmen & Ausgaben
Buchhaltung>Eröffnungsbuchungen
Offene Posten>Debitorenrechnungen
Offene Posten>Kreditorenrechnungen
Erstellen oder Bearbeiten Sie eine Buchung oder eine Debitoren- oder Kreditorenrechnung.
Im linken unteren Bereich der Buchungs-bzw. Rechnungsfensters wird eine Box Digitale Belege angezeigt.
- Wählen Sie nun den oder die gewünschten Belege im Digitale Belege Fenster aus.
- Optional: Wenn der Beleg für eine weitere Buchung im Digitale Belege Fenster bleiben soll, wählen Sie Erhalten.
Optional: Für weitere Details und die Buchungsdaten öffnen Sie bei Bedarf die Vorschau oder das Programm für den/die Beleg(e) mittels eines Doppelklicks.
Ziehen Sie per Drag&Drop die Belege in die Box Digitale Belege Buchungs-/ Offene Posten Fenster. Die vorerfassten digitalen Belege werden nun dem Datensatz zugewiesen in der Regel der Buchung oder dem Offenen Posten.
Die Namen der gewählten Digitalen Belege werden in der Box Digitale Belege im Buchungs- oder Offene Posten Fenster angezeigt. Bis zum endgültigen Speichern bleiben die Digitalen Belege ebenfalls im Digitale Belege Fenster sichtbar.
- Klicken Sie Erfassen/Ändern (Buchung) bzw. OK (Offene-Posten-Dialoge). Damit sichern Sie die Daten der Buchung/des Offenen Postens inklusive des digitalen Beleges. Und Belege, welche nicht als Vorlage gekennzeichnet wurden, werden aus dem Digitale Belege Fenster entfernt.
Für Debitoren- und Kreditorenrechnungen ist der Ablauf der Gleiche. Nur erhalten Sie hier keine Box in der Liste, aber direkt im Bearbeitungsfenster unten Links bei der Erfassung finden Sie einen Bereich für die Drag&Drop Ablage.
Verwenden Sie diese Arbeitsweise um schnell aus digitalen Belegen und deren digitalen Daten eine Buchung zu erstellen und diese gleich auch am korrekten Ort zu Archivieren.
Digitaler Beleg einer Buchung im Soll-/Haben-Buchungsdialog hinzufügen:
Digitaler Beleg im Offen Posten Dialog als Debitorenrechnung hinzufügen:
Weitere digitale Belege für andere Bereiche und Funktionen
In Abgrenzung zu den Bereichen Adressen, Artikel sowie Einkauf und Verkauf und Projekten wo Sie auch Anhänge an die Datensätze ablegen können, werden hier bei den digitalen Belegen die Buchhaltung und der digitale Beleg für die Buchführung abgelegt. Dieser Prozess dient dem digitalen Archivieren der Buchführung.
Das Verarbeiten bei den anderen Modulen ist direkt via die Funktion Anhänge möglich. Die Sie ab lokaler Festplatte oder Archiv der Adresse oder des Artikels oder einem Verkaufs- oder Einkaufsbeleg zugewiesen werden. Hier ist die Funktion oft so, dass ein Bild oder ein Vertrag oder eine AGB oder sonstige Daten dem Datensatz zugewiesen werden. Also nicht der Beleg oder der OP oder die Buchung selber belegt werden soll.
In der Ausführung Pro von shakehands Kontor finden Sie zudem den Bereich Office>Anhangübersicht. Hier finden Sie sämtliche in shakehands Kontor abgelegten digitalen Anhänge und können nun via Filter und Suchläufen diese Anhänge einsehen, bearbeiten und auch klassieren und suchen.
Weiterführendes Thema Einführung: