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Datenschutz

Der Bereich Datenschutz ermöglicht es, personenbezogene Daten zu löschen oder zu anonymisieren. Der Administrator kann über die Zugriffsrechte steuern, welche Mitarbeiter diesen Bereich verwenden dürfen. 

Das Durchführen der Anonymisierung betrifft immer die aktuell geöffnete Firma. In der Listenansicht werden alle Adressen aufgelistet, welche gelöscht oder anonymisiert werden können. Wenn eine enzelne Adresse markiert ist, zeigt der untere Detailbereich weitere Informationen zu den verknüpften Daten an.

Voraussetzung für die Auflistung von Adressen im Bereich Datenschutz ist, dass die Adresse entweder keine verknüften Daten hat oder das sie zumindest keine offenen Vorgänge innerhalb der noch nicht abgeschlossenen Geschäftsjahre hat. Die Listung von Adressen in diesem Bereich bedeutet nicht, dass irgendwelche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Rechtliche Vorgaben werden vom Programm nicht geprüft, dies obliegt immer der Verantwortung des Ausführenden.

Wenn eine Adresse in den Spalten letzte Nutzung, Zeitraum und Bereich keine Einträge hat, kann diese gelöscht werden: 

  • Markieren Sie eine oder mehrere löschbare Adressen und wählen Sie im Aktionsmenü den Befehl Löschen aus. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die Adressen entfernt. 

Wenn Adressen in den Spalten letzte Nutzung, Zeitraum und Bereich Einträge haben, bedeutet dies, es gibt verknüpfte Daten wie z.B. Verkaufsbelege, offene Posten, Briefe, Aktivitäten usw.. Solche Adressen können anonymisiert werden. Dabei werden löschbare Teildaten entfernt und aus den nicht löschbaren Teildaten alle Merkmale entfernt oder anonymisiert, welche zur Identifiziernung der betreffenden Person dienen könnten. 

  • Markieren Sie eine oder mehrere anomymisierbare Adressen und klicken Sie unten rechts auf den Button oder wählen Sie im Aktionsmenü den Befehl Anomymisieren. Der Vorgang wird über einen mehrstufigen Assisstenten durchgeführt.


Einführung und Ablauf


Hinweis: Die über diesen Assistenten durchgeführten Änderungen sind endgültig und können nicht rückgängig gemacht werden!

So anomysieren Sie:

    1. Einführung: Bitte lesen Sie die dargestellten Anmerkungen und klicken Sie dann auf den Button Fortfahren.
    2. Durchführen: Hier gibt es die Option Nur Testlauf, welche als Voreinstellung aktiviert ist. Beim Testlauf wird die Anonymisierung simuliert und nur ein Protokoll angezeigt, alle Daten bleiben unverändert. Damit kann man sich die zu erwartenden Auswirkungen der Anonymisierung erst einmal bewusst machen. Klicken Sie dazu einfach unten rechts auf Testlauf starten. Im Anschluss öffnet sich das Protokoll des Testlaufs. Wenn Sie die Angaben im Test-Protokoll geprüft haben und die Aktion tatsächlich ausführen möchten, klicken Sie unten auf Zurück. Entfernen Sie jetzt den Haken Nur Testlauf und klicken unten auf Anomymisierung starten. Der Vorgang wird durchgeführt und das Ergebnis erneut als Protokoll angezeigt.
    3. Protokoll: Der Anonymisierung wurde durchgeführt und im Protokoll dokumentiert. Im Bereich Protokoll sichern - Klicken Sie auf den Button um, das Protokoll zu Speichern. Prüfen Sie die anonymisierte Adressen, Belege, Rechnungen, Zahlungen und Buchungen.


Anonymisierte Adresse:
  1. Öffnen Sie in der Seitenleiste den Bereich > Datenschutz.
  2. Starten Sie den Filter und setzen Sie im Filter den Haken: Anonyme Adressen anzeigen.
  3. Markieren Sie eine anonymisierte Adresse. 
  4. Klicken Sie in der Toolbar auf Aktion und im Aktionsmenu auf: Ansehen, Löschen - Eine Adresse kann nur gelöscht werden, wenn keine Belege erzeugt wurden. 
  5. Matchcode: Der  Matchcode  wurde durch eine  alphanumerische Kennzahl ersetzt. 
  6. Notizen: Hier wurde folgender Hinweis generiert: Welcher Benutzer hat wann die Adresse anonymisiert.
  7. Alle weiteren Bereiche der Adresse wurden geleert. 
  8. Personenkonten der Adresse werden gesperrt und erhalten in der Bemerkung den Hinweis Adresse anonymisiert!


Anonyme Belege, Rechnungen, Zahlungen und Buchungen:
  1. Öffnen Sie in der Seitenleiste einen Bereich z.B. Einkauf & Verkauf > Verkaufsbelege.

  2. Starten Sie den Filter und öffnen Sie mit dem Plus weitere Filteroptionen.

  3. Wählen Sie Anonyme Belege und setzen Sie den Haken Anzeigen.

  4. Der Empfänger wurde durch eine  alphanumerische Kennzahl ersetzt.

  5. Nur buchhaltungsrelevante Informationen bleiben erhalten.

  6. Begleitende Informationen zum Beleg und Anhänge wurden gelöscht.