Kontor 2024

Kontor / Office - Tagesgeschäft bearbeiten, mailen, schreiben, archivieren, kontrollieren, suchen

Projekte [PRO]

[PRO] 

In shakehands Kontor Pro können Sie Belege und Briefe einem Projekt zuordnen, um einen Überblick über alle zugehörigen Dokumente sowie den Ertrag zu erhalten. So halten Sie den Überblick über Belege und Daten eines Projekts, eines Auftrags oder einer kompletten Aufgabe.

So arbeiten Sie mit Projekten:

  • Neues Projekt anlegen
  • Vorgänge zuweisen
  • Projekte verwalten


Projekte anlegen und verwalten

Legen Sie in shakeHands Kontor eigene Projekte an. Diese können Sie in Belegen und Briefen verknüpfen. Damit werden alle Belege und Briefe in der Projektübersicht angezeigt.

So legen Sie ein neues Projekt an: 

  1. Klicken Sie im Navigator auf Office>Projekte. 
  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu. 
  3. Die Projektnummer wird automatisch vergeben. Um sie zu ändern, klicken Sie auf die Feldbezeichnung Projekt-Nr. (Auto) und wählen Sie dann Projekt-Nr.(Manuell).
  4. Geben Sie eine eindeutige Bezeichnung ein. 
  5. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Daten für Projektstart und Ende.
  6. Wählen Sie einen Status aus: Akquise, Beauftragt, Vorbereitung, InArbeit, Abrechnen, Abgeschlossen Diese Angaben dienen der internen Information und haben keine Auswirkung auf die Bearbeitbarkeit des Projekts. 
  7. Geben Sie den Bearbeiter ein und aktivieren Sie die Checkbox FürRückfragenangeben, wenn diese Angabe in der PDF-Ausgabe erscheinen soll. 
  8. Geben Sie eine Beschreibung ein. 
  9. Optional: Fügen Sie bei Bedarf Anhänge hinzu. 
  10. >Wechseln Sie in den Bereich Aktivität, um die projektbezogenen Aktivitäten zu dokumentieren oder einzusehen.
  11. Wechseln Sie links in den Bereich Notizen und geben Sie die gewünschten Informationen ein. 
  12. Speichern Sie mit OK.

Sie haben nun die Projektstammdaten erfasst, Sie können nun Belege und Briefe diesem Projekt zuweisen. 


Vorgänge zuweisen

So weisen Sie Belege und Briefe einem Projekt zu:

  1. Erstellen oder öffnen Sie einen Beleg oder Brief. 
  2. Weisen Sie das Dokument einem Projekt zu, indem Sie ein vorhandenes Projekt auswählen oder ein neues Projekt anlegen.

  3. Speichern Sie das Dokument mit OK.

Das Dokument wird ab sofort in der Projektübersicht angezeigt.

 

So weisen Sie ein Projekt über das Kontextmenu der Listenansicht zu:

  1. Öffnen Sie die Listenansicht, z. B. Einkauf & Verkauf>Verkaufsbelege. 
  2. Markieren Sie einen oder mehrere Belege. 
  3. Klicken Sie in der Toolbar auf Aktion>Projekt zuweisen....
  4. Aktivieren Sie die Checkbox vor dem gewünschten Projekt. 
  5. Speichern Sie mit OK.

 

So weisen Sie einer Aktivität ein Projekt zu:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Stammdaten>Adressen. 
  2. Öffnen Sie die gewünschte Adresse zur Bearbeitung. 
  3. Wechseln Sie links in den Bereich Aktivität. 
  4. Öffnen Sie eine Aktivität zur Bearbeitung. 
  5. Wählen Sie das Projekt aus. 
  6. Speichern Sie mit OK.


Projekte verwalten


In der Projektliste werden alle Projekte und die zugehörigen Dokumente angezeigt. Hier können Sie das wirtschaftliche Ergebnis eines Projekts ablesen, die Kennzahlen des Projekts werden aus den Verkaufs- und Einkaufsbelegen, die dem jeweiligen Projekt zugeordnet sind. berechnet.

So arbeiten Sie mit einer Projektliste:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Office>Projekte. 
  2. Markieren Sie ein Projekt, um alle zugehörigen Belege und Briefe anzuzeigen. Per Doppelklick auf eine Zeile können Sie in den entsprechenden Programmbereich wechseln. 
  3. Schränken Sie die Projektliste über das Suchfeld oben rechts ein. 
  4. Klicken Sie in der Toolbar auf Filter und geben Sie die gewünschten Filterkriterien ein. 
  5. Öffnen Sie ein Projekt per Doppelklick, um seinen Status zu ändern. Alternativ markieren Sie ein Projekt und klicken Sie in der Toolbar auf Bearbeiten. Folgende Stati stehen zur Verfügung:  Akquise, Beauftragt, Vorbereitung, In Arbeit, Abrechnen, Abgeschlossen.
  6. Um ein Etikett zuzuweisen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Projekt, wählen Sie Etikett zuweisen..., aktivieren Sie die gewünschte Checkbox und speichern Sie mit OK.

So zeigen Sie die Projektübersicht an:

  1. Markieren Sie ein Projekt. 
  2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Darstellung>Detailansicht einblenden. Unter der Listenansicht wird das wirtschaftliche Ergebnis angezeigt. Standardmässig werden alle mit dem Projekt verknüpften Belege in die Berechnung einbezogen. Sie erkennen dies an dem Stern in der Spalte B. 
  3. Um einen Beleg von der Berechnung auszuschliessen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diese Zeile und wählen Sie Nicht berechnen. 

Sie können die Projektliste und die Projektübersicht auf Papier ausdrucken oder aber als PDF-Dokument speichern und direkt aus shakehands Kontor per Email versenden.