Kontor / Einführung und erste Schritte mit shakehands Kontor
Schritt 4: Belege für Verkäufe und Einkaufe erfassen
Mit shakehands Kontor Balance erfassen Sie Belege für Verkauf und Einkauf. Sie Verwalten Offerten, Aufträge und geben Lieferscheine und Rechnungen aus. Bestellungen schicken Sie an Ihre Lieferanten. Erfassen Eingangsrechnungen und wo notwendig Gutschriften oder senden Ihren Kunden Korrekturrechnungen. Ist der Beleg einmal erfasst können Sie die Daten an die nachfolgenden Belege übergeben und zudem werden bei buchungsrelevanten Belegen gleich die Offenen Posten und die dazugehörigen Buchungen automatisch erzeugt. Somit sind 80 bis 90 Prozent der Buchungen mit dem erfassen von Rechnungen- oder Eingangsrechnungen erledigt.
Sie behalten einfach den Überblick in allen Aufträgen und Belegen und können diese alle auch digital ausgeben oder verwalten und archivieren.
Wir beschrieben hier den Ablauf für die Verkaufsbelege. im Bereich Einkauf ist der Ablauf analog möglich, nur sind die Belegarten abweichend. Wechseln Sie dazu in den Bereich Einkauf. Wir zeigen Ihnen den Ablauf von einem Angebot zu einer Rechnung.
weiterführende Abschnitte sind:
Die Belegliste
Verkaufsbeleg anlegen
Verkaufsbelege drucken
Belege weiterführen
Eingangszahlungen erfassen
Die Belegliste
Eine Übersicht aller Belege finden Sie im Bereich Einkauf & Verkauf>Verkaufsbelege bzw. Einkaufsbelege.
In der Detailansicht (untere Bereich) werden alle Positionen der markierten Belege angezeigt. Per Doppelklick auf eine Position können Sie den zugehörigen Beleg öffnen.
So arbeiten Sie mit der Belegübersicht:
- Über Toolbar Aktion>Liste drucken... können Sie die Auftragsliste drucken.
- Für Verkaufsbelege können Sie die Beleghistorie anzeigen.
- Für Einkaufsbelege können Sie alle offenen Bestellungen anzeigen.
- Über das Plus im Filter können Sie weitere Filteroptionen hinzufügen.
- Über den Befehl Spaltendarstellung anpassen.... im Kontextmenu des Listenkopfs können Sie weitere Spalten einblenden.
Verkaufsbeleg anlegen
So legen Sie ein Angebot an:
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Einkauf & Verkauf>Verkaufsbelege.
- Klicken Sie in der Toolbar auf Neu.
- Wählen Sie im Drop-down-Menu Auftragsart den Eintrag Angebot aus.
- Geben Sie einen Empfänger ein. Sie können via Pfeilwerkzeug den Empfänger aus der Kundenliste übernehmen oder klicken auf Neue Adresse anlegen...
- Standmässig wird die Belegnummer von shakehands Kontor automatisch erzeugt.
Sie können aber auch eine manuelle Belegnummer vergeben, indem Sie auf den Feldnamen klicken, das Feld aktivieren und Beleg-Nr. (Manuell) auswählen. - Im Bereich Kopf-/Fußtext können Sie, wenn nötig, die Textbausteine für den Verkaufsbeleg an den entsprechenden Auftrag anpassen.
- Geben Sie im Bereich Positionen die Artikel oder Dienstleistungen ein: Klicken Sie links oben auf das Drop-down-Menu und wählen Sie Stammartikel aus, um einen Artikel aus der Artikelverwaltung auszuwählen. Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben Artikel-Nr/EAN, wählen Sie den gewünschten Artikel aus der Liste und bestätigen Sie mit OK. Füllen Sie alle weiteren notwendigen Daten zur Position aus, wie z. B. Menge und Einheit. Um eine weitere Position hinzuzufügen, klicken Sie unten links auf das Plus
- Im Bereich Gesamtbeträge können Sie das Gesamtvolumen des Auftrags und die Rabatte einsehen, die Zahlungsbedingungen bearbeiten und festlegen, ob gemahnt werden soll.
Im Bereich Notizen können Sie interne Notizen bezüglich dieses Belegs erfassen, wie z. B. telefonische Absprachen o. Ä. Diese Informationen sind nur zur internen Verwendung und erscheinen nicht auf den ausgedruckten Verkaufsbelegen.
Klicken Sie auf OK, um den Verkaufsbeleg zu speichern.
Verkaufsbeleg drucken
So geben Sie Belege aus auf Papier, Digital oder automatisch verschickt üerb den Mailclient:
- Klicken Sie im Navigator auf eine der folgenden Optionen: Einkauf & Verkauf > Verkaufsbelege oder Einkauf & Verkauf > Einkaufsbelege
- Markieren Sie den gewünschten Beleg für die Ausgabe.
- Klicken Sie in der Toolbar auf Drucken.
- Wählen Sie in der Liste das gewünschte Formular.
- Geben Sie den Beleg nun aus, via PDF... (der Beleg wird als elektronisches Dokument gespeichert), via Email... (shakehands Kontor öffnet den Mail-Client und der Beleg wird gleich in einer Email als Anhang abgelegt) oder via Drucken... (der Beleg wird an den uservordefinierten Drucker geschickt).
- Der Beleg wird ausgegeben und shakehands Kontor fordert Sie auf den Beleg als Status Gedruckt zu markieren.
Sollten Sie eine nachträgliche Änderung am gedruckten Beleg vornehmen wollen, müssen Sie zuvor den Druckstatus des Belegs über das Kontextmenu auf den Beleg zurücksetzen.
Klicken Sie auf Vorschau..., um eine Vorschau des Ausdrucks anzuzeigen.
Die Option Emai... steht nur zur Verfügung, wenn Sie die Email-Accounts zum Versenden von E-Mails konfiguriert haben.
Unter Vorgaben>REWE-Vorgaben>Verkauf/Einkauf>Allgemein können Sie festlegen, ob alle Dokumente nach dem Druck automatisch als gedruckt markiert werden sollen oder ob das Programm für jedes einzelne Dokument danach fragen soll.
Verkaufsbeleg weiterführen
Ein Auftrag oder ein Bestellung umfasst in der Regel mehrere Belege, z.B. Bestellung, Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung usw. Sie können aus einem bereits vorhandenen Beleg bequem einen weiteren Beleg zu demselben Auftrag anlegen, also z. B. auf der Grundlage eines Angebots eine Rechnung erstellen. Dabei werden alle Auftragsdaten wie Kundenadresse, Positionen usw. automatisch übernommen.
So führen Sie einen Verkaufsbeleg weiter:
- Klicken Sie im Navigator auf Einkauf&Verkauf>Verkaufsbelege.
- Markieren Sie mit der rechten Maustaste den Beleg den Sie weiterführen möchten, z. B. ein Angebot, aus dem Sie jetzt eine Rechnung erstellen möchten. Der Beleg ist nun in der Liste markiert.
- Klicken Sie im Kontextmenu auf den Eintrag Weiterführen als Rechnung....
- Ein neuer Beleg wird angelegt. Alle Daten aus dem vorherigen Beleg wurden übernommen und Sie können diese, wenn nötig, anpassen, löschen oder neue hinzufügen.
- Klicken Sie auf OK, um den neuen Beleg zu speichern.
Lassen Sie sich zur besseren Übersicht die Beleghistorie zu einem Beleg anzeigen.
Eingangszahlungen erfassen
Wenn Sie eine Rechnung im Bereich Einkauf&Verkauf erstellen, legt shakehands Kontor automatisch einen Offenen Posten und alle notwendigen Buchungen an. Nach Zahlungseingang gleichen Sie den Offenen Posten mit einer oder mehreren Debitorenzahlungen aus. Die erforderlichen Buchungen legt shakehands Kontor automatisch im Hintergrund an.
So erfassen Sie eine Zahlung:
- Klicken Sie im Navigator auf Offene Posten>OP-Liste.
- Markieren Sie die Debitorenrechnung.
- Klicken Sie in der Toolbar auf Aktion und wählen Sie OP-Zahlung erstellen..., alternativ steht diese Option auch im Kontextmenu zur Verfügung.
Erfassen Sie das Finanzkonto und oder die weitere Werte, die vom Vorschlag abweichen.
Speichern Sie mit OK.
Wenn Sie die OP-Liste nun aktualisieren, wird dieser Offene Posten nicht mehr angezeigt.
Sie finden die entsprechenden Vorgänge nun in den Bereichen Debitorenrechnungen und Debitorenzahlungen. Die zugehörigen Buchungen finden Sie im Bereich Buchhaltung>Journal.