Kontor / Einführung und erste Schritte mit shakehands Kontor
Mit shakehands Kontor Balance erfassen Sie Belege für Verkauf und Einkauf. Sie Verwalten Offerten, Aufträge und geben Lieferscheine und Rechnungen aus. Bestellungen schicken Sie an Ihre Lieferanten. Erfassen Eingangsrechnungen und wo notwendig Gutschriften oder senden Ihren Kunden Korrekturrechnungen. Ist der Beleg einmal erfasst können Sie die Daten an die nachfolgenden Belege übergeben und zudem werden bei buchungsrelevanten Belegen gleich die Offenen Posten und die dazugehörigen Buchungen automatisch erzeugt. Somit sind 80 bis 90 Prozent der Buchungen mit dem erfassen von Rechnungen- oder Eingangsrechnungen erledigt.
Sie behalten einfach den Überblick in allen Aufträgen und Belegen und können diese alle auch digital ausgeben oder verwalten und archivieren.
Wir beschrieben hier den Ablauf für die Verkaufsbelege. im Bereich Einkauf ist der Ablauf analog möglich, nur sind die Belegarten abweichend. Wechseln Sie dazu in den Bereich Einkauf. Wir zeigen Ihnen den Ablauf von einem Angebot zu einer Rechnung.
weiterführende Abschnitte sind:
Die Belegliste
Verkaufsbeleg anlegen
Verkaufsbelege drucken
Belege weiterführen
Eingangszahlungen erfassen
Eine Übersicht aller Belege finden Sie im Bereich Einkauf & Verkauf>Verkaufsbelege bzw. Einkaufsbelege.
In der Detailansicht (untere Bereich) werden alle Positionen der markierten Belege angezeigt. Per Doppelklick auf eine Position können Sie den zugehörigen Beleg öffnen.
So arbeiten Sie mit der Belegübersicht:
So legen Sie ein Angebot an:
Im Bereich Notizen können Sie interne Notizen bezüglich dieses Belegs erfassen, wie z. B. telefonische Absprachen o. Ä. Diese Informationen sind nur zur internen Verwendung und erscheinen nicht auf den ausgedruckten Verkaufsbelegen.
Klicken Sie auf OK, um den Verkaufsbeleg zu speichern.
So geben Sie Belege aus auf Papier, Digital oder automatisch verschickt üerb den Mailclient:
Sollten Sie eine nachträgliche Änderung am gedruckten Beleg vornehmen wollen, müssen Sie zuvor den Druckstatus des Belegs über das Kontextmenu auf den Beleg zurücksetzen.
Klicken Sie auf Vorschau..., um eine Vorschau des Ausdrucks anzuzeigen.
Die Option Emai... steht nur zur Verfügung, wenn Sie die Email-Accounts zum Versenden von E-Mails konfiguriert haben.
Unter Vorgaben>REWE-Vorgaben>Verkauf/Einkauf>Allgemein können Sie festlegen, ob alle Dokumente nach dem Druck automatisch als gedruckt markiert werden sollen oder ob das Programm für jedes einzelne Dokument danach fragen soll.
Ein Auftrag oder ein Bestellung umfasst in der Regel mehrere Belege, z.B. Bestellung, Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung usw. Sie können aus einem bereits vorhandenen Beleg bequem einen weiteren Beleg zu demselben Auftrag anlegen, also z. B. auf der Grundlage eines Angebots eine Rechnung erstellen. Dabei werden alle Auftragsdaten wie Kundenadresse, Positionen usw. automatisch übernommen.
So führen Sie einen Verkaufsbeleg weiter:
Lassen Sie sich zur besseren Übersicht die Beleghistorie zu einem Beleg anzeigen.
Wenn Sie eine Rechnung im Bereich Einkauf&Verkauf erstellen, legt shakehands Kontor automatisch einen Offenen Posten und alle notwendigen Buchungen an. Nach Zahlungseingang gleichen Sie den Offenen Posten mit einer oder mehreren Debitorenzahlungen aus. Die erforderlichen Buchungen legt shakehands Kontor automatisch im Hintergrund an.
So erfassen Sie eine Zahlung:
Erfassen Sie das Finanzkonto und oder die weitere Werte, die vom Vorschlag abweichen.
Speichern Sie mit OK.
Wenn Sie die OP-Liste nun aktualisieren, wird dieser Offene Posten nicht mehr angezeigt.
Sie finden die entsprechenden Vorgänge nun in den Bereichen Debitorenrechnungen und Debitorenzahlungen. Die zugehörigen Buchungen finden Sie im Bereich Buchhaltung>Journal.