Kontor / Buchhaltung - Buchungen vorerfassen, buchen, digitalisieren, archivieren

Buchungsdialoge - Buchung festschreiben - endgültig verbuchen

Damit  Ihre  Buchhaltung den Grundsätzen ordnungsgemässer Buchführung entspricht, müssen alle relevanten Belegdaten in nicht veränderbarer Form gespeichert werden. Dies erfolgt in shakehands Kontor durch das Festschreiben aller relevanten Datensätze der Bereiche Einkauf, Verkauf, Offene Posten und Buchungen. 

Nach der Festschreibung sind die Datensätze im jeweiligen Programmbereich mit einem Schloss gekennzeichnet. Sie können dann nur noch storniert bzw. korrigiert werden. Ein gänzliches Löschen ist nicht mehr möglich. Zudem wird das Datum der Festschreibung protokolliert und jede Buchung erhält eine eindeutige, fortlaufende Journalnummer.

Beim Festschreiben von Buchungen wird automatisch eine Journalnummer vergeben. Sie dient der eindeutigen Kennzeichnung und damit dem Nachweis gegenüber dem Steueramt einer lückenlosen Liste. Sie wird fortlaufend in der Reihenfolge vergeben, in der die Datensätze festgeschrieben wurden.

Wann die Festschreibung passiert oder wer diese macht, lässt shakehands Kontor offen. Bei Kleinstbetrieben wird die Buchhaltung oft via einen exteren Treuhänder geführt und die steuerlichen Belege werden extern aufbereitet, dann kann auch auf das Festschreiben in der Buchhaltung verzichtet werden. Jedenfalls sollten Sie das Festschreiben erst dann vornehmen, wenn alle Abschlüsse bei den Behörden eingereicht sind und keine Änderungen am Jahresabschluss erfolgen. Bei grösseren Betrieben wird die Funktion oft auch mit dem Einreichen der MwSt-Abrechnung gemacht, da diese Belege bei einer Revision als Journal nachgebildet werden, damit wird auch ein Jahresabgleich via Filteroptionen möglich für den Jahresabschluss der Buchhaltung und den deklarierten Umsatzzahlen. Sie sehen, es kommt auf die Art der Verwendung der Belege zu Beweiszwecken an, wann Sie die Buchungen festschreiben. 

So schreiben Sie einzelne Buchungen fest: 

1. Klicken Sie im Navigator auf eine der Buchungsliste im Dialog 
   • Buchhaltung>Soll-/Haben-Buchungen
   • Buchhaltung>Einnahmen & Ausgaben. 
2. Markieren Sie die festzuschreibenden Buchungen in der Liste. Allenfalls setzen Sie ein Filter mit zeitlicher EIngrenzung und dem Status nicht festgeschreiben.
3. Mit einem Rechtsklick über der Liste öffnen Sie das Kontexmenu und wählen die Funktion Festschreiben... und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. shakehands Kontor setzt nun die Buchungen fest und das Schlosssymbol wird in der Spalte S aktiviert. 
4. Sie können nun die FIlter aktualisieren und die Daten anschauen. 
5. Blenden Sie über die Darstellungsoption der Liste die Spalte F-Datum ein, um das Festschreibdatum anzuzeigen.

Sie können mehrere Datensätze gleichzeitig markieren: 

• Mit gedrückter <cmd>- bzw. <Strg>-Taste und Linksklick 
• Mit gedrückter Umschalttaste und Linksklick 
• Mit <cmd> + A bzw. <Strg> +A für alle angezeigten Datensätze

Ab Release 14.3 haben wir einen eigenen Bereich geschrieben, wo Sie alle Belege und Buchungen an einem einzigen Ort festschrieben können. Nutzen Sie den Bereich für das Festschreiben von Serien. Sie finden diesen unter Office>Heute zu erledigen Karte Tagesabschluss.

So schreiben Sie Datensätze fest: 

1. Klicken Sie im Navigator auf Office>Heute zu erledigen. 

2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Tagesabschluss. 

3. Filtern Sie die Ansicht nach Bedarf.

4. Markieren Sie die gewünschten Datensätze.

5. Klicken Sie auf Festschreiben.

6. Wechseln Sie in einen der betreffenden Programmbereiche, z. B. Buchhaltung>Soll-/Haben-Buchungen, und aktualisieren Sie die Ansicht. Die Datensätze sind mit einem Schloss markiert.
7. Um das Festschreibdatum anzuzeigen, blenden Sie die Spalte  F-Datum ein.

8. Um die Journalnummer anzuzeigen, klicken Sie auf Buchhaltung > Journal. Hier sehen Sie die fortlaufende Journalnummer jeder einzelnen Buchung. 

Bestimmte buchhalterisch nicht relevante Daten, z. B. Notizen, können Sie auch nach dem Festschreiben noch bearbeiten, ggf. über den Befehl Mehrere ändern....