Kontor 2019

Kontor / Buchhaltung - buchen, archivieren, digitalisieren

Buchungsliste und das Journal

Eine der zentralen Tätigkeiten in der Buchhaltung ist das Erfassen und Buchen von den Einnahmen und Ausgaben. An einer Buchung sind immer mindestens zwei Konten beteiligt: Zum einen das Konto, von dem Geld abfliesst, und zum anderen das Konto, auf welches das Geld zufliesst. 

Mit shakehands Kontor haben Sie mehrere Möglichkeiten, Ihre Einnahmen und Ausgaben zu erfassen, je nach Ihrer buchhalterischen Erfahrung. Nutzen Sie für die eigene Arbeitsweise den für Sie am besten geeignete EIngabedialog. Zudem erhalten Sie ehute vermehrt Daten elektronisch. Erfassen Sie daher über die verschiedenen Schnittstellen wie Bankauszüge, oder Textimporte oder API-Schnittstelle die Funktion Belege und Teiel von Buchungen als Grundlage für Ihre Buchungen. 

Finden Sie hier in den einzelnen Bereichen die möglichen Arbeitsweisen zur Erfassung von Buchungen. 

Wir beginnen mit der Buchungsliste und dem Journal welches Sie nach dem Erfassen von Buchungen erhalten. 

 

Buchungsliste und das Journal

 

Der Buchungsdialog enthält im unteren Bereich die Buchungsliste, die einen kompakten Überblick über die Buchungen gibt. Das Journal hingegen ist das detaillierte Protokoll aller einzelnen Belegzeilen der Buchungen im gewählten Zeitraum.

Die Buchungsliste

So öffnen Sie die Buchungsliste:

  1. Klicken Sie im Navigator auf eine der folgenden Optionen: 
  • Buchhaltung>Soll-/Haben-Buchungen  
  • Buchhaltung>Einnahmen & Ausgaben

Ein Buchungssatz wird hier jeweils als eine Zeile angezeigt, mit Datum, Belegnummer, Text, Kontierung und Gesamtbetrag sowie einigen weiteren Angaben. Die Buchungsliste bietet damit eine kompakte Übersicht über den jeweiligen Geschäftsfall und zeigt de Buchungsvorgang als Gesamtes.

Der Journalausschnitt

Sie können sich in jedem Buchungsdialog den Journalausschnitt anzeigen lassen, in welchem Sie die einzelnen Buchungszeilen des jeweiligen Buchungssatzes sehen können.

So blenden Sie den Journalausschnitt ein:

  1. Wählen Sie in der Menuleiste Darstellung>Journalausschnitt einblenden. Der Journalausschnitt wird in einem eigenen Fenster geöffnet. 
  2. Markieren Sie eine Buchung in der Buchungsliste. Die einzelnen Buchungszeilen dieser Buchung werden im Journalausschnitt angezeigt. Hier sehen Sie für jeden Buchungsvorfall alle Details und die automatischen Buchungen z.B. für Umsatzeuer oder Vorsteuer, sowe Informationen über Kostenstellen als einzelne Buchungszeile.

 

Das Journal

So öffnen Sie das Journal: 

  1. Klicken Sie im Navigator auf Buchhaltung>Journal

Hier sehen Sie die einzelnen Buchungszeilen eines Buchungssatzes. Per Doppelklick auf eine Zeile springen Sie direskt zur dazugehörigen Buchung in der Buchungsliste. Alternativ können Sie auch die gewünschte Journalzeile markieren und die Leertaste drücken.
Die Journalnummer wird automatisch beim Festschreiben vergeben. Sie dient der eindeutigen Kennzeichnung, und damit dem Nachweis gegenüber dem Steueramt, und wird fortlaufend in der Reihenfolge vergeben, in der die Buchungen festgeschrieben wurden. Das Festschreibdatum können Sie als weitere Spalte F-Datum einblenden.

Die Zeit für den Aufbau der Liste in den Buchungsdialogen kann bei mehreren zehntausend Buchungen im aktuellen Geschäftsjahr einige Sekunden betragen. Es ist hier in jedem Fall sinnvoll, über den Filter Zeitraum immer nur den Monat anzuzeigen, welcher derzeit bearbeitet wird.

So filtern Sie das Journal:

  1. Klicken Sie in der Toolbar auf Filter
  2. Über das grüne Plus oben links können Sie die Filteroption Steuersatz hinzufügen. 
  3. Geben Sie ein oder mehrere Filterkriterien ein: 
    • Zeitraum: Sie können nach einem bestimmten Zeitraum alle Jahre, ein bestimmtes Geschäftsjahr, frei definierbarer Zeitraum, bestimmte Anzahl zurückliegender Tage oder innerhalb eines Geschäftsjahres nach Buchungsperioden filtern. 
    • Kontenbereich: Freie Eingabe. Sie können nach einem oder auch mehreren frei definierbaren Kontenbereichen filtern. 
  4. Klicken Sie auf Aktualisieren, um den Filter auf die aktuelle Listenansicht anzuwenden.

Häufig benutzte Kombinationen von Filteroptionen können Sie auch als Filterset speichern und wiederverwenden.

Bevor Sie in einem anderen Bereich des Programms weiterarbeiten, klicken Sie im Filter auf die Schaltfläche Filter zurücksetzen, da die Filtereinstellungen beim Verlassen eines Bereichs erhalten bleiben. Dies kann dazu führen, dass zu einem späteren Zeitpunkt Datensätze ungewollt ausgeblendet werden

Klicken Sie in der Menuleiste auf Darstellung>Infoleiste einblenden, um die aktuellen Filtereinstellungen in der Infoleiste am unteren Rand des Firmenfensters anzuzeigen.
 

Symbole in der Buchungszeile

 

Für die Kennzeichnung der Buchungszeilen existieren verschiedene Symbole, welche in der Spalte Art (Buchungsart) und Spalte S (Status) jeder Zeile eingeblendet werden. Die Spalten Art und S sind immer eingeblendet. Spalte (Export) bietet die Information ob eine Buchungszeile Exportiert wurde.

Buchungsart

Buchungsstatus

Über die Funktion Spaltendarstellung anpassen können Sie weitere Spalten einblenden.

Weitere verfügbare Spalten in der Buchungszeile und im Journalausschnitt

Als weitere Hilfe finden Sie hier eine Zusammenfassung aller Standard-Belegnummernzähler. Die folgenden Kürzel werden in den Belegnummern als Vorlage verwendet. Sie können bei Bedarf diese anpassen. 

Belegnummern Default