Kontor / System einrichten und verwalten

Daten im Einzelplatzbetrieb sichern

Manuelle Datensicherung

So sichern Sie Ihre Daten manuell:

1. Klicken Sie in der Menuleiste auf eine der folgenden Optionen: 

   • Apple macOS: Ablage>Datensicherung...

   • Microsoft Windows: Datei>Datensicherung...

2. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit OK. 

3. Navigieren Sie zum Ordner, in dem die Datensicherung abgelegt werden soll oder legen Sie gleich einen neuen Ordner an.

4. Klicken Sie auf Öffnen.

shakehands Kontor legt eine Kopie der Datenbank als Backupdaten an.

Nutzen Sie diese Funktion um z.B. vor dem Jahresabschluss eine Kopie der Datenbank und eine Backup zu erstellen. Sie können jederzeit ein Backup so auslösen.

Automatische Datensicherung

So konfigurieren Sie die Einstellungen für die automatische Datensicherung:

1. Klicken Sie in der Menuleiste auf eine der folgenden Optionen:

   • Apple macOS: shakehands Kontor>Einstellungen...>Datensicherung

   • Microsoft Windows: Bearbeiten>Einstellungen...>Datensicherung

2. Wenn Sie die Daten beim Beenden des Programms sichern möchten, aktivieren Sie die Checkbox Datensicherung beim Beenden des Programms vorschlagen.

3. Optional: Um beim Beenden des Programms die Datensicherung automatisch und ohne Abfrage vorzunehmen, aktivieren Sie die Option Sicherheitsabfrage beim Beenden unterdrücken.

4. Wählen Sie das Sicherungsintervall, die Maximale Zahl der älteren Sicherungen die sie behalten möchten und den Ablageort für die Sicherungskopien unter Ordner wählen...

5. Speichern Sie mit OK.

shakehands Kontor wird nun beim nächsten Verlassen des Programms automatisch die Datensicherung erstellen, wie diese von Ihnen festgelegt worden ist. 

Der Ablauf ist, dass eine neuer Ordner angelegt wird z.B. 2023-02-18 15-53-33 und darin eine Kopie der Datenbank abgelegt wird und dies komprimiert wird. .../2023-02-18 15-53-33/Business.sdb.zip. Dann wird je nach Einstellungen des Backupscripts die älteste Datensicherung gelöscht, falls die Anzahl der Sicherungskopien erreicht worden ist. Prüfen sie bei den ersten Backups, ob die Datenbank angelegt wird. Beachten Sie, wenn Sie manuell die Backupdateien ändern oder den Pfad anpassen, auch dies im Script zu aktualisieren. Ansonsten kann es vorkommen, dass bei einem neuen Backup das erstellt wird u.a. die ältere Datensicherung nicht gefunden wird, oder der Backupfad nicht erkannt wird, oder bei fehlendem Anschluss des externen Drives Sie Fehlermeldungen erhalten.

Wenn Sie selber keine Datensicherung einrichten, wird shakehands Kontor Sie zwingend beim verlassen des Programms auffordern eine manuelle Datensicherung zu machen und fragt da spätestens nach dem Backupordner.

Wenn Sie mit mehreren Datenbanken arbeiten, sollten Sie unbedingt auch mehrere unterschiedliche Sicherungsordner erstellen und verwenden, da sonst die Sicherungen aller Datenbanken im gleichen Sicherungsordner abgelegt werden und im Nachhinein nur noch schwer gefunden werden können.

Wir empfehlen, als Sicherungsintervall die Standardeinstellung 1 x Täglich beizubehalten.