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Email-Versand

In shakehands Kontor erstellte Belege, Auswertungen und Übersichten können Sie direkt via Email versenden. Sie können vor dem Versand in diesem Bereich email-Versand die Belege ablegen, um sie später gesammelt zu versenden oder vor dem Versand nochmals zur kontrollieren. Nutzen Sie den shakehands Mailserver um digital Belege aus shakehands Kontor ohne Umwege direkt zu verschicken.

Voraussetzungen:

• Sie haben einen Email-Account eingericht. 
• Sie haben eine Email über die Druck/Sendenfunktion im Postausgang abgelegt. 

So versenden Sie die Emails im Postausgang:

1. Klicken Sie im Navigator den Bereich Office>Email-Versand. 
2. Die Listenansicht wird in drei Registern mit der gleichen Spaltendarstellung angeboten: Postausgang, Gesendet und Papierkorb.
3. Passen Sie ggf. die  Spaltendarstellung  individuell an, die Spalten können auf- und absteigend sortiert werden.
4. Jede Email wird mit der seiner Aktion in das entsprechende Register eingeordnet.
5. Mit dem Filter können  die Listen  eingegrenzt werden  .
6. Register Postausgang, markieren Sie eine Email, die sie versenden möchten.
7. Optional erfassen Sie gleich hier mit Neu oder Duplizieren einen neue Email. Und erfassen Sie eine neue Email. 
8. Klicken Sie auf Senden. 
9. Um alle gesendeten Emails anzuzeigen, klicken Sie auf die Registerkarte Gesendet. Sie können die gesendeten Emails zur Ansicht öffnen, jedoch nicht mehr bearbeiten. 
10. Um alle gelöschten Emails anzuzeigen, klicken Sie auf die Registerkarte Papierkorb. Erst mit dem Löschen einer Email im Papierkorb wird diese auch endgültig gelöscht.

So erfassen Sie eine neue Email:

1. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu, wird der Eingabedialog Neue E-Mail geöffnet.
2. Betreff: Tragen Sie den Betreff der Email ein.
3. Von: Wählen Sie im Dropdown-Menu einen Email-Account, den Sie unter Vorgaben>E-Mail-Accounts angelegt haben.
4. Nutzersignatur verwenden: Aktivieren Sie die Checkbox, wird Ihre unter Ablage>Benutzer hinterlegte Signatur verwendet.
5. Empfänger: Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten wird das Eingabefeld aktiviert, tragen Sie die Emailadresse ein oder bearbeiten Sie eine Adresse.
6. Matchcode: Klicken Sie auf das Plus wird der Auswahlassistent Adresse auswählen geöffnet. Suchen Sie die Adresse z.B. via eingäbe ersten Buchstaben, oder dem Personenkonto oder der Adressen Nummer, etc. und Wählen Sie eine Adresse und speichern mit OK. Nach dem Eintrag einer Adresse wird eine weitere Zeile hinzugefügt.

7. Mit der Aktivierung der einzelnen Checkbox organisieren Sie die Versendung der Email: An - der Hauptempfänger der Email. Kopie - ein weiterer Empfänger erhält eine Kopie zur Information. BBC - der Empfänger erhält eine Blindkopie.

8. Textfeld: Verfassen Sie einen Text.

9. Anhang:  Hier wird im Feld eingefügte Anhänge angezeigt.

10. Klicken Sie auf den Button Anhänge..., wird der Dialog Anhänge bearbeiten geöffnet. Sie können hier weitere Anhänge hinzufügen.

11. Abbrechen: Der Vorgang Neue E-Mail, wird ohne Speichern abgebrochen.

12. Senden: Die Email wird direkt gesendet und im Register Gesendet abgelegt.

13. Postausgang: Die Email wird im Register Postausgangabgelegt. 

    1. Markieren Sie eine im Register Postausgang abgelegte Email und klicken Sie auf Senden. 

    2. Alle gesendeten Emails werden im Register Gesendet angezeigt.