Kontor 2024

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Briefe und Serienbriefe [PRO]

[PRO] 

Sie können in shakehands Kontor Briefe und auch Serienbriefe verfassen, ausgeben und an einen Drucker ausgeben oder noch einfacher direkt via Email als PDF-Dokument verschicken.


Briefe und Serienbriefe erfassen

So erstellen Sie einen Brief:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Office>Briefe. 
  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu.
  3. Die Briefnummer wird automatisch vergeben. Um sie zu ändern, klicken Sie auf die Feldbezeichnung Brief-Nr. (Auto) und wählen Sie dann Brief-Nr. (Manuell). Der Nummernkreis können Sie im Bereich Vorgaben>Nummernkriese definieren.

  4. Wählen Sie zur internen Information die Art des Briefs: Brief, Fax, Email aus. 

  5. Geben Sie ein Ausgabedatum im Feld Datum ein.

  6. Wählen Sie einen Empfänger aus oder legen Sie eine neue Adresse via Plus an. 

  7. Wählen Sie ggf. einen Ansprechpartner aus. 

  8. Füllen Sie die Felder Anschrift, Email und Fax aus, wenn diese nicht automatisch aus der Übernahme der Adressdaten schon befüllt wurden. 

  9. Wählen Sie den Bearbeiter und aktivieren Sie die Checkbox Für Rückfragen angeben, wenn diese Angabe in der PDF-Ausgabe erscheinen soll. 

  10. Geben Sie bei Bedarf eine oder mehrere Kategorien ein um den Brief zu Kategorisieren

  11. Weisen Sie den Brief ggf. einem Projekt zu, wählen Sie ein vorhandenes Projekt auswählen oder legen Sie ein neues Projekt an. 

  12. Möchten Sie diesen Brief in Zukunft als Vorlage verwenden, aktivieren Sie Als Vorlage verwenden und geben Sie dieser Vorlage einen Namen. Sie können in Zukunft über den Button Vorlage wählen... solche Vorlage direkt auswählen. Die Option Entwurf deaktiviert diesen Beleg als Vorlage und als Beleg bei den Listenausgaben. Damit können Sie Briefe vorbereiten.

  13. Wechseln Sie in den Bereich Brieftext und erfassen Sie nun Betreff, Anrede, Brieftext und Grußformel oder überschrieben Sie da die Vorgaben. Ab Release 20.1.0 stehen im Kopfbereich Attribute für den Text zur Verfügung.

  14. Wechseln Sie in den Bereich Notizen und erfassen Sie eine Notiz für Internas, die nicht ausgegeben werden, z.B. Herbstaktion 2024.

  15. Fügen Sie bei Bedarf Anhänge hinzu.

  16. Speichern Sie mit OK.

 

Weitere Optionen:

  • Serienbrief: Aktivieren Sie diese Checkbox, um den Brief an mehrere Empfänger zu versenden. In diesem Fall müssen alle notwendigen Kontaktdaten in den Adressen hinterlegt sein und im Feld Empfänger müssen diese nun zugewiesen werden. Klicken Sie auf Plus und wählen Sie einzelne oder Gruppen von Adressen und fügen Sie diese der Liste der Empfänger hinzu. 

  • Entwurf: Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn Sie den Brief zu einem späteren Zeitpunkt fertigstellen möchten. Der Brief enthält vorerst keine eindeutige Brief-Nr.


Wenn Sie shakehands Kontor mit Vorlagen bestücken, schreiben Sie Briefe alle im gleichen Layout. 


Vorlagen verwenden

So legen Sie eine neue Briefvorlage an:

  1. Erstellen Sie einen Brief und geben Sie die gewünschten Daten ein. 
  2. Markieren Sie die Checkbox Als Vorlage verwenden und geben Sie dieser einen Namen. 
  3. Speichern Sie mit OK. 


So verwenden Sie Briefvorlagen:

  1. Erstellen Sie einen neuen Brief. 
  2. Klicken Sie oben links auf Vorlage wählen .... Ein neuer Dialog Briefvorlage wählen wird geöffnet. 
  3. Wählen Sie eine Briefvorlage aus der Liste aus und übernehmen Sie mit OK. Die Daten aus der Briefvorlage werden in den Brief übernommen. 
  4. Geben Sie alle weiteren Daten ein. 
  5. Speichern Sie mit OK. 
  6. Der Brief wird in der Listenansicht Briefe angezeigt und kann versandt oder gedruckt werden.


Symbole in der Listenansicht
SpalteSymbolBedeutung
AAnhang
EEtikett
SBSerienbrief
GGedruckt

 



Briefe ausgeben


Ab Release 20.1.0 können neu Attribute wie Schriftstyles, Fett, Kursiv, Unterschriften und/oder Farbe in Textfeldern notiert werden. Bei der Ausgabe in Formulare muss der entsprechend der Style für die Ausgabe aktuell im Report erweitert werden. Beachten Sie dazu diesen Ablauf: https://shakehands.com/de/support/faqs/index.html?id=1190


So geben Sie Briefe aus:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Office>Briefe. 
  2. Markieren Sie einen Brief. 
  3. Klicken Sie in der Toolbar auf Drucken/Senden. Der Druckdialog wird geöffnet. 
  4. Sie haben folgende Möglichkeiten:  Vorschau...: um eine Anzeige als Vorschau am Bildschirm anzuzeigen. PDF...: Sie können den Brief als PDF-Dokument speichern. Email...: Es öffnet sich ein Email-Fenster, mit dem Sie den Brief direkt aus shakehands Kontor als PDF-Dokument per Email versenden können Der Anhang wird direkt erzeigt. Drucken: Sie können den Brief über den lokal eingerichteten Drucker ausdrucken.

Der Brief wird wie gewünscht ausgegeben.