Reisekosten 2021

Reisekosten / Vorgaben

Währungen

Haben Sie Belege oder Fahrten und Reisen, wo Sie den Betrag in Fremdwährung bezahlen, müssen Sie diese Belege auch in der Fremdwährung erfassen. ShakeHands Reisekosten unterstützt das Anlegen von Belegen in Fremdwährungen. So kann die Übernachtung im Hotel in Paris in Euro in die Reisekostenabrechnung einfliessen. 

Die Vorgaben sind:

  • Stammwährung Schweizer Franken CHF
  • der Euro als  EUR
  • und der amerikanische Dollar USD.

Sie können beliebig eigene neue Währungen hinzufügen.

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Vorgaben>Währungen.
  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu. Der Dialog Neue Währung wird geöffnet.
  3. Geben Sie den ISO-Code der gewünschten Währung ein. Sie finden diesen in der Übersicht über ISO-Kürzel für Währungen.
  4. Geben Sie den Namen der Währung ein.
  5. Geben Sie das Zeichen für die Währung ein.
  6. Geben Sie den Kurs ein. Diesen können Sie später bei jeder Verwendung mit dem aktuellen Tages- oder Belegkurs überschreiben.
  7. Klicken Sie auf OK.

Details zu weiteren Feldern:

Der ISO Code entspricht der publizierten Norm für Währungs-Abkürzungen, die im Internationalen Zahlungsverkehr zur eindeutigen Identifizierung genutzt werden.

Diese Feldwerte sind ebenfalls genormte Werte im internationalen Zahlungsverkehr.

Diese drei Felder sind wichtig, wenn die erzeugten Buchungen aus den Belegen exportiert werden und da für die Zahlungsaufträge verarbeitet werden. Arbeiten Sie ohne Zahlungsverkehr, können Sie für diese drei Felder eigene nicht normierte Werte erfassen.

Der Kurs ist als reziproker Wert 1/Kurs zu erfassen und dient als Vorgabewert für die Belege in Fahrten und Reisen z.B. für Eigenbelege. Der Vorgabekurs wird in den Kursfeldern vorgeschlagen und kann da auf den Belegkurs oder den Tageskurs abgeändert werden. Hier geht es zu den Monatsmittelkursen der eidgenössischen Steuerverwaltung ESTV, die auch für fast alle kantonalen Steuerabrechnungen i.d.R. gültig sind. 

In der aktuellen Version schlägt Ihnen ShakeHands Reisekosten den automatisch den Kurs aus diesem Bereich Vorgaben>Währungen für Beleg vor. Sie können hier den Wert gleich anpassen und mit einem Tageskurs überschreiben. Über die rechts neben dem Kursfeld liegenden Button können Sie den Tageskurs aufrufen. Bestätigen Sie das Hinweisfenster mit dem Button Übernehmen.

Der Kurs wird tagesaktuell Online abgefragt und als Reziprok-Kurs gleich eingesetzt. Der Kursfaktor ist normalerweise 1. Für z.B. den Japanischen Yen ist die Notation jedoch üblicherweise 100. Damit erhöhen Sie die Lesbarkeit in den Listen, wenn nicht unnötig viele Nachkommastellen angezeigt werden. 

Unten in der Anzeige sehen Sie die Werte angezeigt

Der Kurs wird auf den Belegen beim Erfassen z.B. einer Reise beim Feld Währung und Kurs aus den Vorgaben>Währungen vorgeschlagen und kann jederzeit da auf den aktuellen Tageskurs für den z.B. die Reise oder den Beleg geändert werden Erfassen Sie bitte den Kurs jeweils reziprok (anbei sehen Sie den Ausschnitt eines Kurses 1.23. der mit dem Tastaturkürzel <ALT>+<3> als reziproker Wert erfasst worden ist.

Im Feld Kurs lässt sich der aktuell angezeigte Kurs mit der Taste # oder +<3> in seinen Reziprokwert umrechnen, aus 1,23 wird so der Kurs 0,813008. Mit dieser Funktionalität lässt sich der Kurs mit unterschiedlichen Bezugswährungen leichter verarbeiten.

Kurse sind in ShakeHands Reisekosten jeweils reziprok zu erfassen. Folgender Kurzbefehl hilft den Kurs als 1/Kurs anzuzeigen: # oder +<3>. Diese Darstellung hat den Vorteil, dass Sie nicht für jedes Konto oder Buchung zusätzlich die Rechenregel Kurs/Fremdwährung oder Kurs/Stammwährung oder Stammwährung/Fremdwährung oder Fremdwährung/Stammwährung setzen müssen.

Die aktuelle Version von ShakeHands Reisekosten unterstützt nur Fibu-Konten in der Stammwährung also CHF.

Beim Eingeben eines Beleges in der Reisekostenabrechnung können Sie die definierten oder hinterlegten Währungen und der Kurs über die hinterlegte Werteliste im Feld Währung und Kurs auswählen. Wenn Sie eine Fremdwährung alle Währungen ausser der Standardwährung CHF auswählen, so wird neben dem Währungsfeld das Feld für den Wechselkurs Kurs aktiv mit dem hier hinterlegten Kurs, diesen Kurs können Sie nun bei jeder neuen Eingabe mit einem aktuellen Tages- oder Belegkurs überschreiben. Neben dem Kurs wird der umgerechnete Bruttobetrag des Beleges in Standardwährung angezeigt.

Bei einem Fremdwährungsbeleg wird der Fremdwährungsbetrag, das Währungs-Kennzeichen sowie der Umrechnungskurs des Belegs gespeichert und kann beim Export so in die Buchungen exportiert werden.