Reisekosten 2024

Reisekosten / Kosten

Belege erfassen

Im Bereich Kosten sind alle Bereiche einzeln zusammengefasst um alle Belege in einer Übersicht zusammen zu halten. Damit haben Sie auf Knopfdruck die Möglichkeiten Kosten von Belegen, Beleg-Kostenstellen und Beleg-Zahlungsarten aufzuzeigen. Sie können Einzelbelege gleich hier erfassen. Dafür sind die bisherigen Funktionen der Ausgabe von Belegen in den einzelnen Bereichen Fahrten und Reisen aufgehoben worden. Die Erfassung von Belegen ist weiterhin in diesen Bereichen möglich.

Belege erfassen

Erfassen Sie hier Einzelbelege, oder Belege die nachträglich zu einer Reise oder Fahrt erscheinen aber nicht mehr in die abgeschlossene Fahrt oder Reise aufgenommen werden sollten. Oder erfassen Sie solche Belege generell über die diese Option. Zudem geben Sie alle möglichen Listen zu den Belegen hier aus. 

So erfassen Sie einen Beleg: 

  1. Öffnen Sie im Navigator den Bereich Kosten>Belege.
  2. Erfassen Sie den neuen Beleg mit den Feldangaben Datum, Belegtext/Belegart aus der Auswahl oder indem Sie eine neue Belegart erfassen.
  3. Setzen Sie die BelegNr: automatisch oder manuel via Kontextmenu in der Feldbeschreibung auswählbar.Sie können bei der Option BelegNr (Auto) vor dem Zähler auch einen beliebigen Wert eingeben. Beispiel: Um den Nummernkreis 2017-1, 2017-2, 2017-3, ... zu erhalten, geben Sie in das Feld BelegNr (Auto) "2017-" ein. Wenn Sie in das nächste Feld wechseln, ergänzt das Programm automatisch den Zähler. In allen weiteren Belegen können Sie die eingegebenen Texte dann aus der Liste auswählen.
    Um zur manuellen Eingabe zu wechseln, klicken Sie auf die Feldbezeichnung.

  4. Je nach Belegart werden verschiedene zusätzliche Eingabefelder angezeigt: Für die Art Bewirtungskosten: Hier geben Sie im Feld Bew. Personen die Namen der bewirteten Personen und den Grund für die Bewirtung ein oder für die Art Tanken: Geben Sie die getankte Menge mit Einheit ein.

  5. Wählen Sie eine Zahlungsart und optional bei Fremdwährungsbelegen die Währung und der Kurs als Reziprokkurs 1/Kurs .Bargeld/Privateinlage ist eine Zahlung des Reisenden aus seinem Privatvermögen. Sie wird in der Reisekostenabrechnung in identischer Höhe als Auszahlung berücksichtigt. Alle anderen mitgelieferten Zahlungsarten sind als firmeneigene Zahlungsarten definiert, die von der Firma beglichen werden, und daher bei der Auszahlung an den Reisenden nicht berücksichtigt werden.
  6. Erfassen Sie den Betrag, als Brutto oder als Netto und einen allfälligen Abzug. Damit berichtigen Sie allfällige Privatanteile. Der eingegebene Betrag wird von dem Gesamtbetrag abgezogen. Das Endergebnis können Sie ganz rechts in der Betragszeile ablesen und nur dieser Differenzbetrag wird der Steuerberechnung zugrunde gelegt.
  7. Optional erfassen Sie den Vorsteuerabzug als Steuersatz. Die Vorsteuersätze sind auswählbar über die Konti.
  8. Optional erfassen Sie eine Kostenstelle unter KoSt und oder eine Notiz. Die Kostenstellen sind ebenfalls aus den Vorgabeneinstellungen definiert und können in der Auswahlliste übernommen werden. Ebenfalls können Sie einen digitale Anhang unter Anhänge… speichern.
  9. Optional legen Sie dem Beleg eine Dateianhang hinzu, z.B. eine eingescannten Kassabon, dies können Sie über Anhänge... hinzufügen.
  10. Sichern Sie die Angaben für den Beleg mit Erfassen.

Weiterführende Themen:

Manuelle Belege sind in der ersten Spalte Art mit einem M gekennzeichnet. Nur diese können Sie im Bereich Kosten>Belege direkt bearbeiten. Belege aus den Bereichen F für Fahrten oder R für Reisen, können Sie nur im jeweiligen Bereich bearbeiten. Mit einem Doppelklick auf einen solchen Beleg öffnet sich der jeweilige 'verknüpften' Bereich mit demr Beleg, doppelklicken Sie abermals auf die markierte Fahrt oder Reise sind Sie im Bearbeitungsmodus.

Unter dem Aktionsmenu Zahnradbutton erstellen Sie eine neue Belegart oder eine neue Zahlungsart. ShakeHands Reisekosten öffnen jeweils ein neues Fenster. Erfassen Sie Name, Steuer, Bemerkung und Art (Allgemein oder Kfz). Respektive Name, Bemerkung und Art (Firma oder Privat).

Optional erfassen Sie zum Beleg einen oder mehrere Anhänge.

Felder können Sie aktivieren oder deaktivieren indem Sie das Kontextmenu beim jeweiligen Feld markieren und die entsprechende Auswahl bestätigen.

Die Spaltendarstellung ist in der Liste benutzerseitig anpassbar. Zeigen Sie weitere Spalten über die Funktion Spaltendarstellung an. Öffnen Sie mit einem Rechtsklick in einen Spaltentitelfeld die Darstellungsfunktion.

Für Belege in Fremdwährungen können Sie keinen Steuersatz auswählen.