Reisekosten / Vorgaben
Reisevorlagen
Alternativ zum Erstellen einer Reisevorlage auf Basis einer bereits vorhandenen Reise können Sie unter Vorgaben>Reisevorlagen auch ganz neue Reisevorlagen anlegen. Sind ihre Reisen wiederkehrend, legen Sie sich eine Vorlage an. In diesem Bereich können Sie Ihre Reisevorlagen bearbeiten, duplizieren oder löschen.
Voraussetzungen für die Reisevorlage sind
- erfasste Reisende
- und optional erfasste Kostenstellen.
Sie können fehlende Reisende gleich hier ab der Erfassungsmaske erfassen.
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Vorgaben>Reisevorlagen.
- Klicken Sie in der Toolbar auf Neu. Der Dialog Neue Reisevorlage wird geöffnet.
- Geben Sie unter Vorlage einen eindeutigen Namen für die Vorlage ein.
- Alle weiteren Felder sind optional. Geben Sie die gewünschten Daten ein.
- Klicken Sie auf OK, um die Vorlage zu speichern
Weitere Details zu einzelnen Feldern:
Handelt es sich immer um die gleiche Person, welche die Reise macht. Erfassen Sie hier die/der Reisende/r. Optional erfassen Sie eine Kostenstelle und die Art der Reise (Inland, Ausland, nur Belege).
Die Felder sind Wertelisten, die Sie mit einem Klick in die Auswahlliste führen, wo Sie die zu wählenden Daten auswählen und übernehmen können. Bei den Kostenstellen muss vorher unter Vorgaben>Kostenstellen diese angelegt werden.
Sind Sie erstmals am Einrichten von ShakeHands Reisekosten brauchen Sie ein/e Reisende/r. Hierfür stellt ShakeHands Reisekosten die Direkterfassung der Daten für Reisende/r aus der Bearbeitungsmaske unter Button Neue Reisende(r) bereit.
Haben Sie Daten schon einmal ausgewählt, wechselt die Bezeichnung des Buttons auf zu Reisende(n) bearbeiten.
Wenden wir uns den Details einer Reise zu.
Start und Ziel mit je den Felder Plz, Ort und Strasse, das Zielland und allfällige Zwischenziele und den Grund der Fahrt sind Elemente die in der Fahrtvorlage definiert werden können. Sie brauchen nun einen Start mit den Eingaben Plz, Ort, Strasse und einem Ziel mit Plz, Ort, Strasse. Startort und Zielort sind unumgängliche Daten für das Reisejournal. Hier in den Vorlagen können Sie die Werte setzen die Sie nutzen. Das Postleitzahlen-Feld besitzt eine Merkautomatik. Der Ort in Verbindung mit der eingegebenen Postleitzahl wird gespeichert und bei Wiedereingabe dieser Postleitzahl trägt das Programm den Ort automatisch ein. Optional ist die Eingabe eines Wertes Strasse. Über den Wechselbutton rechts daneben können Sie Ziel und Start einfach tauschen.
Im Feld Zielland erfassen Sie ein Land. Wählen Sie dieses aus der Liste oder über den Wert Weitere Länder. Hier können Sie in die Länderliste wechseln und da eine Auswahl treffen. Die Eingabe in diesem Feld ist nur aktiv, wenn im Feld Art Ausland angewählt ist. Ist es notwendig für die Reise Zwischenziele zu erfassen tragen Sie diese hier ein. Mit einem Klick auf den + Plus-Button öffnet sich eine neue Linie, wo Sie die Felder Plz, Ort, Strasse und eine Notiz erfassen können. Sie können beliebige Zwischenziele erfassen. Die Zwischenziele dienen der eigenen Kontrolle. Sie können bei Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden. Via den - Button löschen Sie den markierten Eintrag. Sie können hier Ihre Route direkt in Google Maps© mit allen Details anzeigen lassen, klicken Sie dazu den Button Route anzeigen. Im Abschnitt Reisen erfahren Sie mehr über diese Funktion.
Für jede Reise muss ein Grund der Reise erfasst werden. Beim ersten Erfassen können Sie einfach den Grund gleich hier eingeben. Diese Werte können Sie später dann aus der Auswahlliste einfach übernehmen. Der Grund der Reise dient der Klassierung und allfälligen Abzügen von Privatanteilen. Bis auf das Feld Vorlage sind alles optionale Felder. Setzen Sie nur Feldwerte ein, die Sie wiederkehrend brauchen. Sie können die Werte hier jederzeit abändern und bei der Übernahme einer Vorlage in eine Reise diese in der jeweiligen Reise anpassen.