Kontor 2021

Kontor / Office - Tagesgeschäft bearbeiten, mailen, schreiben, kontrollieren, suchen

Inventur durchführen [PRO]

Die Ausführung Pro von shakehands Kontor unterstützt Sie bei der Artikelinventur. Sie können Bestandslisten ausgeben, die gezählten Artikelbestände in shakehands Kontor erfassen, das Ergebnis auswerten und die Lagerbestände in shakehands Kontor automatisch korrigieren. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Notizen und Anhänge zu hinterlegen.

Voraussetzung

  • Sie haben die zu zählenden Artikel als Lagerartikel angelegt. 


So führen Sie eine Inventur durch:

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Stammdaten>Artikelinventur. 

  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu

  3. Führen Sie die folgenden Arbeitsgänge durch: 

    1. Vorbereiten

    2. Bestandsliste ausgeben und exportieren

    3. Bestände erfassen und importieren

    4. Auswerten und abschliessen

  4. Klicken Sie auf Sichern

Sie können die Inventur jederzeit unterbrechen, um andere Arbeiten in shakehands Kontor durchzuführen. Nach dem Starten der Inventur bis zum Abschluss der Inventur können Sie jedoch keine lagerrelevanten Vorgänge in shakehands Kontor durchführen und auch keine Artikel bearbeiten, die von der Inventur betroffen sind.


Vorbereiten

In der Vorbereitung legen Sie die allgemeinen Kennzeichen der Inventur fest, z. B. die Bezeichnung, den Verantwortlichen sowie Zähler und Schreiber. Auch bestimmen Sie hier, welche Artikel in die Inventur einbezogen werden. 


So bereiten Sie die Inventur vor:

  1. Öffnen Sie die Inventur per Doppelklick oder über die Toolbar mit Bearbeiten

  2. Klicken Sie auf Vorbereitung.

  3. Geben Sie eine Bezeichnung für die Inventur ein. 
  4. Der Inventurstatus bleibt zunächst auf Vorbereitung
  5. Geben Sie Beginn und voraussichtliches Ende der Inventur ein. 
  6. Zur eigenen Information können Sie eine Inventurart angeben. 
  7. Wählen Sie einen Verantwortlichen aus. Zur Auswahl stehen alle in angelegten Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung.
  8. Geben Sie einen Zähler und einen Schreiber ein. Sie können entweder einen angelegten Benutzer auswählen oder einen beliebigen Text eingeben.
    Zähler und Schreiber können entweder global für die gesamte Inventur angegeben werden oder auf Artikelebene. Sie können beliebig viele Zähler und Schreiber angeben.
  9. Wählen Sie die zu zählenden Artikel aus: 

    Auswahl über Filter: Über den Filter können Sie gesperrte Artikel, Fertigungsartikel, bestimmte Lager und bestimmte Artikelgruppen ein- oder ausschließen. Sie können auch festlegen, dass nur Online-Shop-Artikel oder nur Artikel mit einem Lagerbestand berücksichtigt werden. Oder Alle Lagerartikel.

  10. Klicken Sie auf Liste erstellen.

  11. Bei Bedarf können Sie nun auf Artikelebene weitere Personen als Zähler oder Schreiber hinzufügen. Markieren Sie dazu einen oder mehrere Inventurpositionen in der Liste, geben Sie Zähler und Schreiber ein und klicken Sie auf Zuordnen.

  12. Klicken Sie auf Inventur starten.

  13. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit OK. Die eingegebenen Daten werden gespeichert und der Inventurvorgang wird geschlossen.

Nach dem Starten der Inventur bis zum Abschluss der Inventur können Sie keine lagerrelevanten Vorgänge in shakehands Kontor durchführen und auch keine Artikel bearbeiten, die von der Inventur betroffen sind.


Bestandesliste ausgeben und exportieren

Als Nächstes geben Sie die Bestandsliste aus, in die die Bestände während der Zählung eingetragen werden. Nutzen Sie entweder die Ausgabe als gedruckte Version auf Papier oder als Export in eine digitale Datei.


So geben Sie die Bestandsliste aus:
  1. Öffnen Sie die Inventur per Doppelklick oder über die Toolbar mit Bearbeiten.
  2. Wechseln Sie in den Bereich Beständeerfassen.
  3. Schränken Sie die Artikelliste bei Bedarf ein, indem Sie auf Artikelebene einen anderen Status vergeben und die Liste entsprechend filtern.

  4. Klicken Sie in der Toolbar auf Drucken/Senden, um die Liste auf Ihrem lokalen Drucker oder als PDF-Datei auszugeben.


Um die Bestandsaufnahme auf einem anderen elektronischen Gerät vorzunehmen, können Sie die Bestandsliste als Textdatei im CSV-Format exportieren. Dafür legen Sie zunächst eine Exportdefinition an. Anschliessend können Sie die Liste exportieren.


So legen Sie die Exportdefinition an:
  1. Klicken Sie im Navigator auf Import & Export>Export Textdateien.
  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu, um eine neue Exportdefinition anzulegen. 
  3. Geben Sie einen Namen für die Exportdefinition ein. 
  4. Wählen Sie unter Bereich den Eintrag Artikelinventur
  5. Klicken Sie auf Datei..., um einen standardmässigen Dateinamen und Speicherort für die Dateien festzulegen, die dann später mit dieser Exportdefinition exportiert werden. Wenn Sie hier nichts festlegen, müssen Sie Dateinamen und Speicherort dann bei jedem einzelnen Exportvorgang festlegen.
  6. Passen Sie ggf. die folgenden Einstellungen an: Trennzeichen für Felder, Trennzeichen für Datensätze, Text in Anführungszeichen, Zeichensatz für
  7. Aktivieren Sie ggf. die Checkbox Feldnamenim ersten Datensatz, um auch die Feldnamen zu exportieren. Dies kann beim Zuordnen der Datenfelder während des Imports hilfreich sein. 
  8. Legen Sie im Bereich Exportfelderfest, welche Datenfelder in welcher Reihenfolge exportiert werden sollen: 
    1. Markieren Sie in der Liste Kein Export ein oder mehrere Felder. 

    2. Ziehen Sie die Felder mit gedrückter Maustaste in die rechte Liste Export oder drücken Sie die Leertaste

    3. Verschieben Sie die Einträge ggf. mit gedrückter Maustaste an eine andere Position in der Liste, um die Reihenfolge der Ausgabe zu ändern.

  9. Speichern Sie mit OK.


So exportieren Sie die Bestandsliste:
  1. Klicken Sie im Navigator auf Stammdaten>Artikelinventur

  2. Öffnen Sie ggf. die Inventur per Doppelklick oder über die Toolbar mit Bearbeiten

  3. Wechseln Sie in den Bereich Import & Export

  4. Filtern Sie die Ansicht nach Bedarf. Es werden nur die in der Listenansicht angezeigten Datensätze exportiert.

  5. Wählen Sie die Exportdefinition aus.

  6. Klicken Sie auf Exportstarten.
    Falls in der Exportdefinition ein standardmässiger Dateiname mit Speicherort festgelegt wurde, werden diese automatisch für den Export verwendet. Andernfalls werden Sie aufgefordert, Dateinamen und Speicherort anzugeben.
  7. Der Exportvorgang wird durchgeführt.


Bestände erfassen und importieren

Nach der Zählung erfassen Sie die Artikelbestände in shakehands Kontor.


So erfassen Sie die Bestände:

  1. Öffnen Sie die Inventur per Doppelklick oder über die Toolbar mit Bearbeiten

  2. Wechseln Sie in den Bereich Bestände erfassen.

  3. Markieren Sie einen Artikel in der Liste und geben Sie den gezählten Wert als Istwert ein. Alternativ können Sie den Istwert über das Drop-down-Menu auf den Sollwert oder auf 0 setzen.
  4. Ändern Sie den Status auf Zählung OK

  5. Klicken Sie auf Übernehmen

  6. Wenn die Kontrolle abgeschlossen ist, setzen Sie den Statusauf Kontrolle OK

  7. Klicken Sie auf Übernehmen.


Die Inventur kann nur ausgewertet und abgeschlossen werden, wenn alle Inventurartikel den Status Kontrolle OK oder Ausschluss haben.


Die Bestandsaufnahme ist damit abgeschlossen.

Bestandsliste importieren: Wenn Sie die Artikelbestände auf einem anderen elektronischen Gerät erfasst haben, importieren Sie die Bestandsliste nun wieder in shakehands Kontor. Dafür legen Sie zunächst eine Importdefinition an. Anschliessend können Sie eine Textdatei im CSV-Format importieren.


So legen Sie die Importdefinition an:
  • Klicken Sie im Navigator auf Import & Export>Import Textdateien.
  • Klicken Sie in der Toolbar auf Neu, um eine neue Importdefinition anzulegen. 
  • Geben Sie einen Namen für die Exportdefinition ein. 
  • Wählen Sie unter Bereich den Eintrag Artikelinventur
  • Klicken Sie auf Datei..., um einen standardmässigen Dateinamen und Speicherort für die Dateien festzulegen, die dann später mit dieser Exportdefinition exportiert werden. Wenn Sie hier nichts festlegen, müssen Sie Dateinamen und Speicherort dann bei jedem einzelnen Exportvorgang festlegen.
  • Passen Sie ggf. die folgenden Einstellungen an: Trennzeichen für Felder, Trennzeichen für Datensätze, Text in Anführungszeichen, Zeichensatz für
  • Aktivieren Sie ggf. die Checkbox VorhandeneArtikelaktualisieren
  • Klicken Sie auf Felderzuordnen oder ordnen Sie die Datenfelder manuell per Rechtsklick auf den Spaltenkopf zu.
  • Speichern Sie mit OK.


So importieren Sie die Bestandsliste:
  1. Klicken Sie im Navigator auf Stammdaten>Artikelinventur

  2. Öffnen Sie ggf. die Inventur per Doppelklick oder über die Toolbar mit Bearbeiten

  3. Wechseln Sie in den Bereich Import & Export

  4. Wählen Sie die Importdefinition aus. 
  5. Klicken Sie auf Importstarten
  6. Wählen Sie die Textdatei aus und klicken Sie auf Öffnen.
    Die Liste wird in den Dialog geladen.
  7. Ändern Sie bei Bedarf Zähler, Schreiber oder Status
  8. Wählen Sie, ob die Bestandswerte aufsummiert oder neu gesetzt werden sollen. 
  9. Aktivieren Sie die Checkbox in allen Zeilen, die importiert werden sollen.
  10. Klicken Sie auf Importdaten übernehmen.
    Der Importvorgang wird durchgeführt und die Artikel erhalten den Status Zählung OK.


Um alle Zeilen zu selektieren oder zu deselektieren, klicken Sie mit gedrückter <ALT>-Taste auf eine Checkbox.


Auswerten und abschliessen

Die Auswertung zeigt die Inventurergebnisse nach Artikelgruppen geordnet. Es werden die Soll- und Ist-Werte für die Lagerbestände sowie für die Kapitalwerte auf Basis der Einkaufspreise und deren Differenz angezeigt.

Voraussetzung:

  • Sie haben allen Inventurartikeln den Status Kontrolle OK oder Ausschluss zugewiesen.


So schliessen Sie die Inventur ab:

  1. Öffnen Sie die Inventur per Doppelklick oder über die Toolbar mit Bearbeiten

  2. Wechseln Sie in den Bereich Auswertung

  3. Öffnen Sie Ebene 2.

  4. Klicken Sie in der Toolbar auf Drucken/Senden, um die Auswertung als PDF-Dokument oder auf Ihrem lokalen Drucker auszudrucken. 
  5. Klicken Sie auf Inventur abschliessen
  6. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit OK.

shakehands Kontor nimmt die notwendigen Lagerbuchungen vor. Sie können nun wieder lagerrelevante Vorgänge durchführen und alle Artikel bearbeiten.

Die Inventur ist damit abgeschlossen und kann nicht mehr bearbeitet werden. Sie können bei Bedarf jederzeit Notizen und Anhänge hinzufügen.