UniLohn / Einführung und erste Schritte mit UniLohn
Im Hauptmenü stehen die verschiedenen Unterfunktionen zur Auswahl.
Zum Verlassen des Programms wählen Sie den Menüpunkt Beenden oder verwenden die Tastenkombination C-Q (Apple macOS: Command (⌘)-Q oder Microsoft Windows: Control-Q).
Ablage
Mandant öffnen
Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem die Vorgabewerte für eine weitere Datei abgefragt werden (Ausführung MOMA - Mandantenversion).
Mandant wechseln
In der Mandantenversion kann ein weiterer Mandant bearbeitet werden (Ausführung MOMA - Mandantenversion).
Information
Angezeigt werden die aktuell geöffnete Datei, das zugehörige Datum, der Speicherpfad sowie die Anzahl der Mitarbeitenden und der Lohnarten.
Backup
Richten Sie hier das lokale Datenbackup ein.
Eingabe
Durch die Auswahl einer Funktion in diesem Bereich gelangen Sie zu einer Auswahlliste. Dort können Sie unter anderem Mitarbeitende oder Lohnlisten bearbeiten oder weitere Aktionen ausführen. Einige Bereiche öffnen direkt die zugehörigen Eingabemasken.
Personaldaten eröffnen
Hier werden Mitarbeiterdaten neu erfasst. Der Ablauf ist: Nacheinander erscheinen die Dialogfenster Stammdaten, Zusatzdaten und fixe Lohndaten mit allen für die Eröffnung eines Mitarbeiterstamms erforderlichen Feldern.
Stammdaten mutieren
In der Suchliste kann ein Mitarbeitender mit der Maus oder über den ersten Buchstaben des Geschlechtsnamens ausgewählt werden. Das entsprechende Dialogfenster wird anschliessend per Doppelklick oder mit der Returntaste geöffnet.
Zusatzdaten mutieren
Die Zusatzdaten enthalten Angaben zum Gutschriftskonto für pain.002-Zahlungen, zu den Konditionen, der Ausbildung, der Stellung im Betrieb, zu UVGZ- und KTG-Codes sowie Informationen für Mitarbeitende, die der Quellensteuer unterliegen.
Personaldaten löschen
Mitarbeitende mit eingetragenem Austrittsdatum aus den vergangenen Jahren können gelöscht werden.
Fixe Lohndaten
Hier lassen sich die fixen Lohndaten eines Mitarbeitenden erfassen, die über die Monate hinweg unverändert bestehen bleiben. z.B. Monatslohn
Eingabe in Listenform
Für alle Mitarbeitenden einer bestimmten Lohnart kann beispielsweise zu Jahresbeginn eine Lohnerhöhung um einen festgelegten Prozentsatz eingetragen werden.
Lohndaten variabel
In diesem Bereich können die variablen Lohndaten eines Mitarbeitenden erfasst werden. Diese gelten nur für den laufenden Monat und können beim Monatswechsel auf null gesetzt werden. z.B. Stundenlohn oder Basis Umsatz für eien Provision.
Texte einzeln zuordnen
Für die aktuelle Lohnperiode kann einem Mitarbeitenden ein zuvor erfasster Text zugewiesen oder ein bestehender Text geändert werden.
Texte gesamthaft zuordnen
Allen Mitarbeitern kann für die laufende Lohnperiode ein zuvor erfasster Text zugeordnet werden.
Lohnarten eröffnen und löschen
Erfassen Sie hier neue Lohnarten. Hier werden die betriebsspezifischen Lohnarten definiert. Es können maximal 500 Lohnarten erfasst werden. Neue Lohnarten müssen ab Nummer 100, rsp einer freuen Nummer beginnen, und können als maximale Lohnartennummer den Wert 99999 nicht überschreiten und können in beliebiger Reihenfolge eingegeben werden.
Nicht mehr benötigte Lohnarten können gelöscht werden.
Lohnarten mutieren
Hier lassen sich bestehende Lohnarten in der Liste bearbeiten, sofern sie in vergangenen Monaten noch nicht zum Einsatz gekommen sind.
Lohnarten von 1-99 sind systemische Lohnarten, die Sie nicht bearbeiten sollten, mit Ausnahme, der Kontoerung für die Finanzbuchhaltung (Soll und Haben Konto). Werden diese Lohnarten abgeändert kann die Berechnung der Totale falsch werden!
Firmenstamm mutieren
Erfassen Sie in dieser Dialogbox die Firmenstammdaten und zugehörigen Systemparameter – darunter Firmenadresse, AHV-Prozentsatz, ALV-Limite usw. Diese Daten werden in der Regel als Stammdaten mit der Auslieferung der personalisierten Datenbank bereitgestellt. Dies gilt sowohl für Vollversionen als auch für Testversionen.
Firmenzusätze mutieren
In diesem Bereich können die BVG-Parameter sowie die AHV-Sätze für Mitarbeitende und Arbeitgeber erfassen. Ebenfalls legen Sie hier firmenweit gültige Daten und Vereinbarungen ab.
Ferientabelle mutieren
Auf dieser Maske können die Ferienanspruch-Tabelle, das AHV-pflichtige Alter und die Option, ob der Arbeitgeber die Prämie für die Unfallversicherung übernimmt, eingegeben werden.
Kindergeldansätze mutieren
Erfassen Sie die Ansätze für das Kindergeld. Der jeweilige Code wird anschliessend den Ansprichsberechtigten im Mitarbeiterstamm zugewiesen.
Zahlungsdaten pflegen
Hier pflegen Sie die Zahlungsdaten ein für das Zahlungsfile.
Versicherungen
In diesem Bereich werden alle Stammdaten der Sozialversicherer erfasst, darunter Ausgleichskasse, Unfallversicherer, zur Unfallversicherung Zusatz, Familienausgleichskasse, Krankentaggeldversicherung und Berufliche Vorsorge.
In der Tabelle der Kantone sind die Stammnummern und Entschädigungssätze hinterlegt, die für die Quellensteuerabrechnung benötigt werden.
QST-Abrechnung korrigieren
Die QST-Abrechnung für verflossene Monate kann nachträglich korrigiert werden.
Texte erfassen
Hier lassen sich Texte hinterlegen, die auf Lohnabrechnungen oder Lohnausweisen erscheinen sollen.
Teste mutieren
Hier mutieren Sie bereits erfasste Texte.
Kostenstellen erfassen
Arbeiten Sie mit Kostenstellen, erstellen Sie diese hier.
Kostenstellen mutieren
Bearbeiten Sie hier Kostenstellen.
Kostenstellenschlüssel bearbeiten
Die Kostenstellen können einem bestimmten Schlüssel zugeteilt werden.
Berufe erfassen
Wenn bei den einzelnen Mitarbeitern ein Beruf ausgewählt werden soll, können diese hier erfasst werden.
Funktionen erfassen
Wenn bei den einzelnen Mitarbeitern eine Funktion ausgewählt werden soll, können diese hier erfasst werden.
Kontakte erfassen
Wenn für spezielle Mitarbeiter eine eigene Kontaktperson auf dem Lohnausweis angegeben werden soll, können hier die Angaben erfasst werden (siehe Personalzusatzdaten).
MwSt Code erfassen
Für den Datenexport einer Lohnart ist es minunter hilfreich den Steuerschlüssel MwSt-Code zuzuweisen. Erfassen Sie den Satz hier z.B. VS3.8B für eine Hotelübernachtung.
Wenn Stamm- und Lohndaten aus einer anderen Lohnapplikation übernommen werden sollen, können die entsprechenden Daten aus einer Textdatei hier importiert werden.
Lohndaten können als Text-Datei in der Formeerfasst werden: AHV-Nummer, Lohnartennummer, Prozent oder Stundenzahl, Ansatz für Prozent oder Stunden sonstige Basis, fix oder variabel, Bezugslohnart.
Postleitzahlen: Die Postleitzahlen sind für einige Listen unerlässlich. Sie liefern die dazugehörenden Gemeindenummern. Die Datei mit den Postleitzahlen (PLZJJJJ.txt) wird zusammen mit der Applikation ausgeliefert.