Reisekosten 2021

Reisekosten / Grundfunktionen ShakeHands Reisekosten

Tipps zur effektiven Arbeit mit ShakeHands Reisekosten

ShakeHands Reisekosten hat eine Vielzahl von Hilfen, welche Ihnen helfen Informationen einfacher und schneller zu finden oder Eingabedialoge zu vereinfachen. Nutzen Sie diese Helferchen und Assistenten, damit Sie noch einfacher arbeiten können. 

Toolbar verwenden

In der Toolbar eines Firmenfensters finden Sie die wichtigsten Funktionen zur Auswahl und zum Bearbeiten der Daten. Zumeist sind die gleichen Funktionen auch über Menubefehle erreichbar.

Zurück, Vorwärts

ShakeHands Reisekosten speichert alle bereits aufgerufenen Bereiche in einer Historie. Mit diesen Buttons können Sie zwischen diesen Ansichten hin und her wechseln.

Aktion

Über das Aktionsmenu haben Sie Zugriff auf kontextabhängige Funktionen des sichtbaren Bereiches. Entspricht dem Kontextmenu bei Rechtsklick auf die aktuelle Listenanzeige.

Filter

Öffnen oder schliessen der Filterpalette. Die meisten Ansichten lassen sich über Filteroptionen einschränken, und diese werden über die Filterpalette bearbeitet. 

Filterset

Haben Sie eigene Filter angelegt, rufen Sie diese unter dem Icon Filterset später wieder auf.

Aktualisieren

Lädt die sichtbare Liste mit den aktuellen Filtereinstellungen neu.

Neu, Bearbeiten, Duplizieren, Löschen

Neu Anlegen bzw. Bearbeiten oder Duplizieren oder Löschen von markierten Datensätzen erfolgt über diese Toolbar-Funktionen. Ja nach Art der Liste und der Daten sind diese Funktionen aktiv oder inaktiv.

Drucken

Drucken von Listen oder Dokumenten aus dem aktuellen Bereich. Unter Umständen gibt es im Aktionsmenu weitere Druckfunktionen, z.B. für Listen. Der Button ist nur aktiv wenn Sie eine Liste im Fokus haben.

Menuleiste im Überblick

Die Menuleiste der Anwendung beinhaltet nur firmenübergreifende Funktionen, wie die Firmenverwaltung, Fensterfunktionen, BenutzerverwaltungDatensicherung und Datenbankfunktionen, Papierformate und DruckenFunktionen zur Bearbeitung von DatensätzenDarstellungsoptionen, Favoriten und Fenster und Hilfefunktionen. Zudem je nach Betriebssystem an unterschiedlichen Stellen die Einstellungen und Lizenzen, Updatefunktionen und das Schliessen des Programms.

Detailansicht

Die Detailansicht gibt Auskunft über einen markierten Datensatz in einer Listenansicht. 

So öffnen Sie die Detailansicht:

  1. Markieren Sie einen Datensatz in einer Listenansicht. 
  2. Klicken Sie in der Menuleiste auf Darstellung>Detailansicht einblenden. Die Detailansicht zu dem markierten Datensatz wird unter der Listenansicht angezeigt. 
  3. Klicken Sie rechts in der Detailansicht auf das Drop-down-Menu, um eine andere Datenkategorie auszuwählen. Je nach Listenansicht stehen verschiedene Kategorien zur Verfügung: 
  • Fahrer/Reisende 
  • Fahrzeuge 
  • Pauschalen 
  • Fahrten
  • Reisen

Infoleiste

Blenden Sie die Infoleiste ein, um die aktuellen Filtereinstellungen dauerhaft zu sehen. 

So blenden Sie die Infoleiste ein:

  1. Klicken Sie in der Menuleiste auf Darstellung>Infoleiste einblenden. Die Infoleiste wird am unteren Rand des Firmenfensters eingeblendet.

Mit Favoriten arbeiten

Mit der Einführung der Einfenstertechnik sind die Shortcuts der Menus zum Aufrufen der Bereiche weggefallen. Wir haben mit dem Werkzeug Favoriten eine Möglichkeit geschaffen wie Sie einfach eigene Shortcuts für jeden Arbeitsbereich erstellen können.

Favoriten

Sie können in ShakeHands Reisekosten bis zu 20 Favoriten anlegen, um schneller in häufig verwendete Programmbereiche zu gelangen. Wir haben mit dem Werkzeug Favoriten eine Möglichkeit geschaffen wie Sie einfach eigene Shortcut für jeden Arbeitsbereich erstellen können. 

  1. Wählen Sie aus der Liste Verfügbare Favoriten (links) einen Bereich aus und ziehen Sie dieses in den rechten leeren Bereich Aktive Favoriten
  2. Hier erhält der Bereich nun einen ShortCut. Diese werden von 1 bis 10 durchgezählt. Sie können die einzelnen Bereich mit Drag & Drop in der Liste anordnen.  Die Favoriten sind benutzerspezifisch in ShakeHands Reisekosten abgelegt. 
  3. Sichern Sie mit OK die neue Liste.

Die Bereiche stehen Ihnen nun via ShortCut oder via Menu Favoriten zur Auswahl. 

 

Möchten Sie die Liste ändern, wechseln Sie in Favoriten verwalten und löschen Sie den Eintrag oder ziehen Sie diesen aus dem Bereich rechts weg.

Wie lese ich meine Info-Palette

Die Infopalette mit den Stammdaten angezeigten Informationen lassen sich direkt im Firmenfenster unterhalb des Navigators einblenden:

 

 

Die Firmen-Mandanteninfo aktivieren Sie durch einen Klick auf das Symbol über das Summenzeichen erhalten Sie Summen- und Saldenanzeige. Markieren Sie z.B. drei Fahrten in der Fahrtenliste. Erhalten Sie automatische die Summen berechnet:

 

 

Erweiterte Tastatursteuerung für Eingabedialoge

Die Eingabedialoge von ShakeHands Reisekosten können fast alle über die Tastatur gesteuert werden. Der zeitaufwändige Griff zur Maus ist dadurch nur selten notwendig.

Um die Eingabeelemente per Tastatur ansteuern zu können, muss die erweiterte Tastatursteuerung systemweit aktiviert werden. Wählen Sie dazu in ihrem Apple OS X Systemeinstellungen>Tastatur>Kurzbefehle die Option Alle Steuerungen.

Oberflächenelement

Apple OS X

Tastenkombination

 

Funktion

 

Eingabedialog
(je nach Einstellung)

 

 

 

  • Tabulator
  • Eingabe
  • Plus (auf dem Ziffernblock)

Wechsel in das nächste Feld oder Steuerelement 

Die Feldweiterschaltung per Eingabetaste funktioniert nicht in mehrzeiligen Eingabefeldern, da sie dort einen Zeilenumbruch bewirkt.

 

 

Umschalt + Tabulator Wechsel in das vorherige Feld oder Steuerelement
Radiobutton Leertaste Auswahl der Option
Checkbox Leertaste Auswahl der Option

Drop-down-Menu

 

  • Leertaste 
  • Pfeil nach unten

Öffnen des Menus

 

  Pfeil nach oben/
Pfeil nach unten

Navigieren

 

 
  • Leertaste 
  • Eingabe

Bestätigung eines markierten Werts

 

  Anfangsbuchstaben des Eingabewerts + Eingabe Auswahl und Bestätigung eines vorhandenen Werts
Drop-down-Liste/Werteliste Pfeil nach unten Öffnen der Liste
  Pfeil nach oben/
Pfeil nach unten

Navigieren

 

  Eingabe Bestätigung eines markierten Werts
  Anfangsbuchstaben des Eingabewerts + Eingabe

Auswahl und Bestätigung eines vorhandenen Werts

 

Schaltfläche Leertaste Betätigen einer markierten Schaltfläche

Schaltfläche Standardeinstellungen

 

Enter (auf dem Ziffernblock) + Leertaste

Markieren und Betätigen der Schaltfläche

 

Eingabefeld mit Assistent

 

  • Anfangsbuchstaben des Eingabewerts 
  • Pfeil nach unten 
  • Alt + Leertaste

Öffnen des Assistenten

 

Assistent

Pfeiltasten

 

Navigieren im Assistenten, ohne dass der Cursor das Eingabefeld im Assistenten verlässt
  Eingabe Übernahme eines markierten Eintrags
  esc Schliessen des Assistenten ohne Wertübernahme

Assistent (bei entsprechender Einstellung)

 

Eingabe

 

Schliessen des Assistenten mit Wertübernahme und automatischer Feldweiterschaltung in das nächste Feld des jeweiligen Eingabedialogs
  Backspace oder DEL

Markierte Fahrt, Reise oder anderen Datensatz löschen.

Der Fokus muss auf der Liste und da auf einem markierten Datensatz sein.

  CMD+D

Markierte Fahrt, Reise oder anderen Datensatz duplizieren.

Der Fokus muss auf der Liste und da auf einem markierten Datensatz sein

  CTRL+F

Filter öffnen.

Der Fokus muss auf der Liste sein.

  SHIFT+ESC

Alle Listenfelder darstellen. 

Wenn der Fokus auf der Liste ist, bewirkt die Tastenkombination, dass alle Feldspalten der Liste angezeigt werden. Optional klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Titelbereich der Liste und öffnen Sie das Kontextmenu Spaltendarstellung.

  # (ALT+3)

Bewirkt die reziproke Kurserfassung in Kursfeldern.

Der Fokus muss im Feld Kurs sein und ein Kurswert muss eingegeben sein (per Default oder von Hand). Erfassen Sie den Kurs CHF zu EUR im Kursfeld als 1.2200 und betätigen Sie die Tasten-kombination #, erhalten Sie den Kurs=1/Kurs also 0.81967213. In ShakeHands Reisekosten stehen Ihnen zudem auch die automatische Online-Kursabfrage zur Verfügung. Klicken Sie einfach die Doppel-Pfeilwerttasten bei einem Eingabefeld Kurs.

  CTRL+KLICK

Status Geschäftsjahre von Abgeschlossen auf Offen wandeln oder den Abschluss aufheben.

Der Fokus muss auf einem Geschäftsjahr im Bereich Eröffnung & Abschluss>Geschäftsjahre sein.

  ⬇+ PAGE+ ⇟- / ⬆+ PAGE+ ⇞

In Datumsfeldern taggenau vor oder rückwärts scrollen. 

Fokus muss in einem Datumsfeld sein. Mit der Combo (zwei Tasten) wird der Schritt wochengenau, rsp. mit der Combo (drei Tasten) monatsgenau.

  + /  -

Neuen Datensatz oder Belegposition anlegen oder löschen

Kann mit einem Klick über + in der Toolbar oder bei Eingabelisten über + Button angelegt werden. Sie können u.a. damit auch Anhänge direkt in der Liste damit hinzufügen.

  CMD + KLICK

Ein zweites Einheitsfenster öffnet sich automatisch.

Der Fokus muss im Navigator sein, rsp. der Klick bei gedrückter CMD-Taste muss im Bereich des Navigators liegen.

  CTRL + MAUSKLICK

Öffnet das Kontextmenu der markierten Liste.

Der Fokus muss auf einer Liste sein. Das Kontextmenu kennt unterschiedliche Funktionen je nach Liste.

  DRAG&DROP Die Funktionen kann z.B. für das exportieren von markierten Daten verwendet werden oder bei den Anhängen um neue Anhängen hinzufügen.

 

 

 

Oberflächenelement

Microsoft Windows

Tastenkombination

 

Funktion

 

Eingabedialog (je nach Einstellung)

 

 

  • Tabulator 
  • Eingabe 
  • Plus (auf dem Ziffernblock)

Wechsel in das nächste Feld oder Steuerelement 

Die Feldweiterschaltung per Eingabetaste funktioniert nicht in mehrzeiligen Eingabefeldern, da sie dort einen Zeilenumbruch bewirkt.

  Umschalt + Tabulator Wechsel in das vorherige Feld oder Steuerelement
Radiobutton Leertaste und dann Pfeiltasten Fokussieren und dann Auswahl der Option
Checkbox Leertaste Auswahl der Option
Drop-down-Menu Pfeiltasten Direktes Auswählen eines Werts
  Eingabe Bestätigung eines markierten Werts
  Anfangsbuchstaben des Eingabewerts + Eingabe

Auswahl und Bestätigung eines vorhandenen Werts

 

Drop-down-Liste/Werteliste Pfeil nach unten Öffnen der Liste und Navigation darin
 
  • Eingabe Anfangsbuchstaben des Eingabewerts 
  • Pfeil nach unten

Öffnen der Liste, Auswahl und Bestätigung eines vorhandenen Werts

Eingabefeld mit Assistent
  • Anfangsbuchstaben des Eingabewerts 
  • Pfeil nach unten

Öffnen des Assistenten

 

Assistent Pfeiltasten Navigieren im Assistenten, ohne dass der Cursor das Eingabefeld im Assistenten verlässt
  Eingabe Übernahme eines markierten Eintrags
  esc Schliessen des Assistenten ohne Wertübernahme
Assistent (bei entsprechder Einstellung)

Eingabe

 

Schliessen des Assistenten mit Wertübernahme und automatischer Feldweiterschaltung in das nächste Feld des jeweiligen Eingabedialogs
 

Backspace oder DEL

Markierte Fahrt, Reise oder anderen Datensatz löschen.

Der Fokus muss auf der Liste und da auf einem markierten Datensatz sein.

 

CTRL+D

Markierte Fahrt, Reise oder anderen Datensatz duplizieren.

Der Fokus muss auf der Liste und da auf einem markierten Datensatz sein.

 

CTRL+F

Filter öffnen.

Der Fokus muss auf der Liste sein.

 

SHIFT+ESC

Alle Listenfelder darstellen. 

Wenn der Fokus auf der Liste ist, bewirkt die Tastenkombination, dass alle Feldspalten der Liste angezeigt werden. Optional klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Titelbereich der Liste und öffnen Sie das Kontextmenu Spaltendarstellung.

 

# (ALTGr+3)

Bewirkt die reziproke Kurserfassung in Kursfeldern.

Der Fokus muss im Feld Kurs sein und ein Kurswert muss eingegeben sein (per Default oder von Hand). Erfassen Sie den Kurs CHF zu EUR im Kursfeld als 1.2200 und betätigen Sie die Tasten-kombination #, erhalten Sie den Kurs=1/Kurs also 0.81967213. In ShakeHands Reisekosten stehen Ihnen zudem auch die automatische Online-Kursabfrage zur Verfügung. Klicken Sie einfach die Doppel-Pfeilwerttasten bei einem Eingabefeld Kurs.

 

CTRL+KLICK

Status Geschäftsjahre von Abgeschlossen auf Offen wandeln oder den Abschluss aufheben.

Der Fokus muss auf einem Geschäftsjahr im Bereich Eröffnung & Abschluss>Geschäftsjahre sein.

 

⬇+ PAGE+ ⇟- / ⬆+ PAGE+ ⇞

In Datumsfeldern taggenau vor oder rückwärts scrollen. 

Fokus muss in einem Datumsfeld sein. Mit der Combo (zwei Tasten) wird der Schritt wochengenau, rsp. mit der Combo (drei Tasten) monatsgenau.

 

+ /  -

Neuen Datensatz oder Belegposition anlegen oder löschen

Kann mit einem Klick über + in der Toolbar oder bei Eingabelisten über + Button angelegt werden. Sie können u.a. damit auch Anhänge direkt in der Liste damit hinzufügen.

 

CTRL + MAUSKLICK

Öffnet das Kontextmenu der markierten Liste.

Der Fokus muss auf einer Liste sein. Das Kontextmenu kennt unterschiedliche Funktionen je nach Liste.

 

DRAG&DROP

Die Funktionen kann z.B. für das exportieren von markierten Daten verwendet werden oder bei den Anhängen um neue Anhängen hinzufügen.

 

 

 

 

 

Eingabedialog

Sie können die Eingabedialoge an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen, indem Sie Eingabefelder aktiveren bzw. deaktivieren oder die Eingabewerte für den nächsten Datensatz erhalten. Die Anpassung erfolgt über das Kontextmenu des jeweiligen Felds. Eingabefelder mit einem eigenen Kontextmenü erkennen Sie an dem kleinen, nach unten zeigenden Pfeil neben der Feldbezeichnung.

So passen Sie die Eingabefelder an:

  1. Klicken Sie auf die Feldbezeichnung, um das Kontextmenu zu öffnen. 
  2. Klicken Sie auf eine der Optionen: 
  • Feld aktivieren/deaktivieren: Nicht für jeden Anwendungsfall werden alle Eingabefelder benötigt. Aus diesem Grund lassen sich die meisten Felder optional deaktivieren und damit aus der Tabulatorreihenfolge der Eingabe herausnehmen. So sind Sie bei der Eingabe schneller. 
  • Feld erhalten: Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Inhalt dieses Felds in den nächsten Beleg, der erstellt wird, übernommen. Bei der Verwendung einer Fahrt- oder Reisevorlage wird der Feldinhalt durch den Wert aus der Vorlage überschrieben, sofern dort ein Wert definiert ist.
  • In einigen Felder haben Sie weitere Funktionen, die Sie einstellen können: wie BelegNr, Alle erhalten, u.w....

Datum und Uhrzeit

Sie können das Datum verkürzt ohne Trennzeichen eingeben. Wichtig ist hierbei, dass der Monat immer zweistellig angegeben wird.

Beispiel:
Den 05.08. im aktuellen Jahr können Sie folgendermassen eingeben: 

  • 508 
  • 0508 
  • 5/08 
  • 5-08 
  • 5,08 

Alternativ können Sie das Datum in einigen Dialogen über den Kalender auswählen. 

Die Uhrzeit kann zur vollen Stunde verkürzt erfolgen und ohne Trennzeichen zwischen Stunden und Minuten.


Beispiel:

  • 12 für 12:00 Uhr 
  • 854 für 8:54 Uhr 

Die Eingabefelder Datum und Uhrzeit können mit folgenden Tasten verändert werden:

Taste

Datum

Uhrzeit

Pfeil nach oben 1 Tag vor 1 Minute vor
Pfeil nach unten 1 Tag zurück 1 Minute zurück
Bild auf 1 Woche vor 10 Min vor
Bild ab 1 Woche zurück 10 Minuten zurück
Pos 1 1 Monate vor 1 Stunde vor
Ende 1 Monat zurück 1 Stunde zurück

 

 

 

 

 

 

 

Betrag in Fremdwährung

Beträge können Sie in jeder beliebigen Währung eingeben. Damit nicht mehrere Felder in der Eingabemaske dauerhaft aktiv sind, haben Sie für Fremdwährungen jeweils nur ein Betragsfeld und eine Währung und ein Kursfeld für die Eingabe in Fremdwährung zur Verfügung. Folgende Tipps erleichtern Ihnen die Eingabe von Fremdwährungen: 

So zeigen Sie den Reziprokwert eines Kurses an:

  1. Wählen Sie im Feld Währung die Fremdwährung aus. Im Feld Kurs wird der im Bereich Vorgaben hinterlegte Wechselkurs angezeigt. 
  2. Bewegen Sie den Cursor in das Feld Kurs und drücken Sie die Taste <#>, um den aktuell angezeigten Kurs in seinen Reziprokwert umzurechnen. Beispiel: Aus EUR-CHF Kurs 1,13556 wird so der Kurs 0,73768073. Mit dieser Funktionalität lassen sich Kursangaben mit unterschiedlichen Bezugswährungen leichter verarbeiten.

So geben Sie den Betrag in der Fremdwährung ein:

Wenn Sie anstatt mit dem Umrechnungskurs zu arbeiten lieber mit dem Betrag arbeiten möchten, gehen Sie folgendermassen vor: 

  1. Geben Sie im Feld Betrag den Betrag in der Standardwährung ein. 
  2. Wählen Sie im Feld Währung die Fremdwährung aus. 
  3. Geben Sie im Feld Kurs den Betrag in der Fremdwährung ein. 
  4. Drücken Sie mit dem Cursor im Feld Kurs die Tastenkombination <ALT>+<3>. 
  5. Wechseln Sie in ein anderes Feld. Der Kurs und der Bruttobetrag werden automatisch berechnet und in den entsprechenden Feldern angezeigt.

Die aktuelle Version von ShakeHands Reisekosten unterstützt nur Fibu-Konten in der Stammwährung also CHF.  

Kurse sind in ShakeHands Reisekosten jeweils reziprok zu erfassen. Folgender Kurzbefehl hilft Ihnen den Kurs als 1/Kurs anzuzeigen (# oder ALT+3). Diese Darstellung hat den Vorteil, dass Sie nicht für jedes Konto oder Buchung zusätzlich die Rechenregel Kurs/Fremdwährung oder Kurs/Stammwährung oder Stammwährung/Fremdwährung oder Fremdwährung/ Stammwährung setzen müssen. 

Programmbereich wechseln

So wechseln Sie zwischen den zuletzt besuchten Programmbereichen:

  • Klicken Sie in der Toolbar auf Zurück respektiv Vorwärts
  • Oder klicken Sie in der Menüleiste auf Darstellung>Zurück/Vorwärts

So wechseln Sie zu verknüpften Datensätzen:

  • Klicken Sie in einer Auswertung doppelt auf den gewünschten Datensatz. Beispiel: Sie klicken in der Kostenstellenauswertung doppelt auf einen Beleg. Dann wechselt ShakeHands Reisekosten automatisch in den Programmbereich Reisekosten>Reisen und markiert die entsprechende Reise in der Listenansicht. Sie können die Reise jetzt per Doppelklick oder Leertaste öffnen.

Datensätze in Tabellenkalkulation kopieren

So kopieren Sie Datensätze aus ShakeHands Reisekosten in eine Tabellenkalkulation wie Apple Numbers oder Microsoft Excel :

  1. Öffnen Sie eine Listenansicht, z. B. Reisekosten>Reisen
  2. Filtern Sie die Ansicht nach Bedarf und/oder blenden Sie bestimmte Spalten ein oder aus. 
  3. Markieren Sie die gewünschten Datensätze.
  4. Klicken Sie in der Toolbar auf Bearbeiten>Kopieren
  5. Öffnen Sie das Tabellenkalkulationsprogramm. 
  6. Fügen Sie die Daten aus der Zwischenablage ein, z. B. mit der Tastenkombination <cmd> + <V> oder mit dem Menuleistenbefehl auf Bearbeiten>Kopieren.