Kontor 2024

Kontor / Office - Tagesgeschäft bearbeiten, mailen, schreiben, archivieren, kontrollieren, suchen

Tagesabschluss

Damit Ihre  Buchhaltung den Grundsätzen ordnungsgemässer Buchführung entspricht, müssen alle relevanten Belegdaten in nicht veränderbarer Form journalisiert und gespeichert werden. Hier können Sie diese Aufgabe zentralisiert erledigen, statt einzeln in den Listen für eine Buchung oder einen Beleg, etc. 

Dies erfolgt in shakehands Kontor ab Release 14.2.1 durch die neue Funktion Festschreiben aller relevanten Datensätze der Belege in den Bereichen Einkauf und Verkauf, oder der Zahlungen und Rechnungen in den Offenen Posten und Buchungen in den Buchungsdialogen. 

Nach der Festschreibung sind die Datensätze im jeweiligen Programmbereich mit einem Schloss gekennzeichnet. Sie können nur noch storniert bzw. korrigiert werden. Ein gänzliches Löschen ist nicht mehr möglich. Des Weiteren wird das Datum der Festschreibung protokolliert und jede Buchung erhält eine eindeutige, fortlaufende Journalnummer.

Beim Festschreiben von Buchungen wird automatisch eine Journalnummer vergeben. Sie dient der eindeutigen Kennzeichnung und damit dem Nachweis gegenüber dem Steueramt. Sie wird fortlaufend in der Reihenfolge vergeben, in der die Datensätze festgeschrieben wurden.

So schreiben Sie Datensätze fest: 

  1. Klicken Sie im Navigator auf Office>Heute zu erledigen ab Release 19 Office>Tagesabschluss. 
  2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Tagesabschluss ab Release 19 ist die Liste direkt geöffnet. 
  3. Filtern Sie die Ansicht nach Bedarf. Der Zähler zeigt die Anzahl der Datensätze zur Festschreibung. In der Listenansicht werden alle Datensätze zur Festschreibung in den Standardspalten angezeigt. Bei kaskadierten Datensätzen, wird nur der oberste Datensatz angezeigt. Passen Sie ggf. die  Spaltendarstellung individuell an, die Spalten können auf- und absteigend sortiert werden und mit dem Filter wird die Liste nach Bedarf eingegrenzt  .
  4. Markieren Sie die gewünschten Datensätze.

  5. Klicken Sie auf Festschreiben ....

  6. Wechseln Sie in einen der betreffenden Programmbereiche in die Listenansicht, z. B. Einkauf & Verkauf>Verkaufsbelege, und aktualisieren Sie die Ansicht. Die Datensätze sind nun mit einem Schloss und der Spalte S als festgeschrieben markiert.

  7. Blenden Sie die Spalte F-Datum ein, um das Festschreib-Datum anzuzeigen. Aktivieren Sie diese via Spaltendarstellung anpassen.

  8. Besteht ein Datensatz aus mehreren  Buchungszeilen, wird jede Zeile einzeln festgeschrieben.
  9. Bei der Festschreibung erhält jede Buchungszeile eine eindeutige  Journalnummer, die  im Journal angezeigt wird. Um die Journalnummer anzuzeigen, klicken Sie auf Buchhaltung>Journal und zeigen ein Journalist an.

Mehrere Datensätze gleichzeitig markieren mit  gedrückter <cmd> bzw. - <Strg>Taste oder gedrückter Umschalttaste und Linksklick oder nutzen Sie <cmd> + <A> bzw <Strg> + <A> für alle angezeigten Datensätze.

Alternativ können Sie die Datensätze in dem Programmbereich, in dem sie erstellt wurden, über das jeweilige Kontextmenu festschreiben.

Per Default ist die Feststellungsfunktion in den Programmeinstellungen nicht aktiv. Wir empfehlen Ihnen diese Funktionen zu nutzen oder sich Gedanken zu machen wie Sie der Protokollpflicht der ordnungsgemässen Buchführung nachkommen.