Kontor Pro 2020

Kontor Pro / Inventurfunktionen

Bestände erfassen und importieren

Nach der Zählung erfassen Sie die Artikelbestände in shakehands Kontor.


So erfassen Sie die Bestände:

  1. Öffnen Sie die Inventur per Doppelklick oder über die Toolbar mit Bearbeiten

  2. Wechseln Sie in den Bereich Bestände erfassen.

  3. Markieren Sie einen Artikel in der Liste und geben Sie den gezählten Wert als Istwert ein. Alternativ können Sie den Istwert über das Drop-down-Menu auf den Sollwert oder auf 0 setzen.
  4. Ändern Sie den Status auf Zählung OK

  5. Klicken Sie auf Übernehmen

  6. Wenn die Kontrolle abgeschlossen ist, setzen Sie den Status auf Kontrolle OK

  7. Klicken Sie auf Übernehmen.

Die Inventur kann nur ausgewertet und abgeschlossen werden, wenn alle Inventurartikel den Status Kontrolle OK oder Ausschluss haben.


Die Bestandsaufnahme ist damit abgeschlossen.

Bestandsliste importieren: Wenn Sie die Artikelbestände auf einem anderen elektronischen Gerät erfasst haben, importieren Sie die Bestandsliste nun wieder in shakehands Kontor. Dafür legen Sie zunächst eine Importdefinition an. Anschliessend können Sie eine Textdatei im CSV-Format importieren.


So legen Sie die Importdefinition an:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Import & Export>Import Textdateien.
  2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu, um eine neue Importdefinition anzulegen. 
  3. Geben Sie einen Namen für die Exportdefinition ein. 
  4. Wählen Sie unter Bereich den Eintrag Artikelinventur
  5. Klicken Sie auf Datei..., um einen standardmäßigen Dateinamen und Speicherort für die Dateien festzulegen, die dann später mit dieser Exportdefinition exportiert werden. Wenn Sie hier nichts festlegen, müssen Sie Dateinamen und Speicherort dann bei jedem einzelnen Exportvorgang festlegen.
  6. Passen Sie ggf. die folgenden Einstellungen an: Trennzeichen für Felder, Trennzeichen für Datensätze, Text in Anführungszeichen, Zeichensatz für
  7. Aktivieren Sie ggf. die Checkbox Vorhandene Artikel aktualisieren
  8. Klicken Sie auf Felder zuordnen oder ordnen Sie die Datenfelder manuell per Rechtsklick auf den Spaltenkopf zu.
  9. Speichern Sie mit OK.


So importieren Sie die Bestandsliste:

  1. Klicken Sie im Navigator auf Stammdaten>Artikelinventur. 

  2. Öffnen Sie ggf. die Inventur per Doppelklick oder über die Toolbar mit Bearbeiten

  3. Wechseln Sie in den Bereich Import & Export

  4. Wählen Sie die Importdefinition aus. 
  5. Klicken Sie auf Import starten
  6. Wählen Sie die Textdatei aus und klicken Sie auf Öffnen.
    Die Liste wird in den Dialog geladen.
  7. Ändern Sie bei Bedarf Zähler, Schreiber oder Status
  8. Wählen Sie, ob die Bestandswerte aufsummiert oder neu gesetzt werden sollen. 
  9. Aktivieren Sie die Checkbox in allen Zeilen, die importiert werden sollen.
  10. Klicken Sie auf Importdaten übernehmen.
    Der Importvorgang wird durchgeführt und die Artikel erhalten den Status Zählung OK.


Um alle Zeilen zu selektieren oder zu deselektieren, klicken Sie mit gedrückter <ALT>-Taste auf eine Checkbox.