Kontor Pro 2020

Kontor Pro / Automatische Anhänge

Automatische Anhänge

Vielfach müssen Angeboten oder Rechnungen weitere Belege und Dokumente mit angelegt werden

Sie finden in shakehands Kontor Pro die  Funkton automatische AnhängeHier legen Sie beliebige Belege ab, die dann bei der Ausgabe als digitaler Anhang per Vorgabe hinterlegt sind. 

Automatischer Anhang hinterlegen

Voraussetzungen

  • Sie haben einen Digitalen Beleg verfügbar

So hinterlegen Sie einen Beleg der automatisch bei der Ausgabe mit geliefert wird:

  1. Öffnen Sie im Navigator den Bereich Vorgaben>Automatische Anhänge.
  2. Klicken Sie auf Neu. shakehands Kontor öffnet den Bereich Neuer Anhang.
  3. Klicken Sie den Button Öffnen. shakehands Kontor öffnet den Finder/Explorer.
  4. Wählen Sie den digitalen Beleg z.B. Aktuelle AGB und bestätigen Sie mit Öffnen.
  5. Passen Sie den Namen im Feld Name an. 
  6. Fügen Sie eine Beschreibung bei, z.B. Edition März 2018
  7. Wählen Sie nun den Dokumenttyp, wo dieser Beleg automatisch bei der ausgäbe angehängt werden soll. Klicken Sie in Verkaufsbelege und wählen Sie die Option Rechnung.
  8. Sichern Sie mit OK.

Für weitere Belege führen Sie den Ablauf erneut aus. Legen Sie so allen Belegen, Briefen und Mahnungen, die notwendigen Belege ab. 


Mit Automatischem Anhang arbeiten

Sie können nun Belege in Einkauf und Verkauf, und für Mahnungen und Briefe verwenden. 

Voraussetzungen

  • Sie haben im Bereich Automatische Anhänge Belege abgelegt 
  • Sie haben einen Beleg erfasst und gespeichert.

So geben Sie einen Verkaufsbeleg mit Anhang aus. 

  1. Wählen Sie den Beleg, den Sie ausgeben möchten in der Verkaufsliste vom Bereich Einkauf & Verkauf>Verkaufsbelege.
  2. Klicken Sie auf Drucken/Senden.
  3. Wählen Sie die Ausgabe Email.... shakehands Kontor.
  4. Hier finden Sie nun alle Anhänge. Einerseits die Rechnung (PDF) und den oder die automatischen Anhänge in der Liste Anhang. Sie können hier die Liste bearbeiten. 
  5. Klicken Sie auf Senden oder Postausgang. Damit wird das Email verschickt oder in den Ausgang abgelegt zum späteren verschicken.