Reisekosten / Reisekosten und Reisen
Vorschuss zur Reise erfassen
Für die Abrechnung der Reise müssen auch Vorleistungen in Form von Vorschüssen beachtet werden. Im Bereich Vorschuss werden alle zur Reise erhaltenen Vorschüsse und Restbeträge erfasst. Diese Beträge werden im Reisebericht mit dem Gesamtaufwand verrechnet und in der Reiseabrechnung dargestellt. Eine Erfassung ist optional.
So erfassen Sie einen Vorschuss:
- Wechseln Sie in den Bereich Vorschuss im Bereich Reisekosten>Reisen einer Reise die Sie bearbeiten.
- Erfassen Sie unter Erhaltener Vorschuss im Feld Betrag den Vorschuss den Sie vor der Reise erhalten haben.
- Aktivieren Sie die Felder Datum und Währung, um diese Daten einzugeben.
- Erfassen Sie unter Verbleibender Vorschuss im Feld Betrag den Vorschuss den Sie von der Reise zurückbringen. Der Vorschuss wird in der Übersicht Vorschuss angezeigt.
- Klicken Sie links unter der Liste Übersicht Vorschuss auf den + Plus-Button oder auf den - Minus-Button, um einen weiteren Vorschuss hinzuzufügen oder einen Vorschuss aus der Übersicht zu entfernen.
Die sich daraus ergebenden Summen werden unter der Übersicht angezeigt. Der Betrag in der Zeile Summe zu verrechnender Vorschuss wird entsprechend in der Reisekostenabrechnung in die Endsumme übertragen.
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Details weitere Felder:
Die Felder Datum, Währung, Kurs und Notiz sind optionale Felder und sind nur situativ zu erfassen.
Die Fremdwährung müssen Sie zunächst im Programmbereich Vorgaben anlegen.
Felder die deaktiviert sind, können Sie im Kontextmenu des Feldes für den Gebrauch aktivieren. Mit einem Rechtsklick auf die jeweilige Feldbeschreibung und Auswahl der Funktion Feld aktivieren wird die Freigabe für die Datenerfassung aktiviert. Mit einem erneuten Klick auf Feld deaktivieren schliessen Sie die Funktion wieder und das Feld ist inaktiv.
Handelt es sich um einen Vorschuss der nicht in der Stammdatenwährung CHF ausbezahlt wurde, aktivieren Sie das Feld Währung. Voraussetzung ist, dass Sie unter Vorgaben>Währungen die neue Währungen erfasst haben. Erfassen Sie nun hier Währung und Kurs für den Vorschuss.
Wenn Sie eine Fremdwährung (alle Währungen ausser der Standardwährung CHF) auswählen, so wird neben dem Währungsfeld das Feld Kurs aktiv. Der Vorgabe-Kurs ist der hinterlegte Kurs im Bereich Vorgaben>Währungen der Währung. Diesen Vorgabe-Kurs können Sie nun hier für jedem neuen Eintrag mit einem aktuellen Tages- oder Belegkurs übersteuern. Um den aktuellen Tageskurs abzufragen, verwenden Sie den Button automatischer Kurs (Button mit dem Doppelpfeil). Dieser ist aktiv wenn die im Fremdwährungspfleil die neue Währung eingetragen ist. Ist der Fokus im Kursfeld und Sie klicken in den Button automatischer Kurs verbindet ShakeHands Reisekosten sich Online auf die Kurstabelle der EZB. ShakeHands Kontor öffnet ein Fenster mit dem aktuellen Kurs. Bestätigen Sie nun den aktuellen Tageskurs mit Übernehmen. Der aktuelle Tageskurs wird nun ins Kursfeld eingesetzt. Dieser kann überschrieben werden, falls notwendig. Der Kurs wird reziprok ausgegeben.
Für Belege in ShakeHands Reisekosten müssen die Kursangaben immer reziprok (1/Kurs) erfasst werden, wenn diese Belege später in ShakeHands Kontor als Buchungen exportiert werden.
In der Liste Übersicht Vorschuss finden Sie nun alle erhaltenen und verbleibenden Vorschüsse angezeigt. Die einzelnen erfassten Vorschüsse erscheinen hier jeweils als einzelne Zeile mit Betrag Erhalten CHF, Betrag Zurück CHF und der Notiz. Die Vorschussliste bietet damit eine kompakte Übersicht über die jeweiligen Vorschüsse. Optionale Spalten sind in der Liste über die Titelzeilen zu öffnen (via verschieben des Spaltenanzeigers in der Titelspaltenzeile können diese angezeigt werden): Betrag Erhalten FW (Fremdwährung), FW Erhalten, Kurs FW Erhalten, Datum Zurück, Betrag Zurück FW, FW Zurück, Kurs FW Zurück und Notiz. Über die Buttons + Plus (Neu) oder - Minus (Löschen) wird eine Zeile der Liste Vorschüsse hinzugefügt bzw. gelöscht.
Unten an der Liste erhalten Sie nun die Totale der Vorschüsse: Als Summe erhaltener Vorschuss, Summe verbleibender Vorschuss und Summe zu verrechnender Vorschuss. Alle Beträge jeweils in der Stammdatenwährung CHF. Der Schlussbetrag wird wiederum in der Liste Reisebericht im Bereich Reisebericht als zu verrechnender Vorschuss ausgewiesen.
