Reisekosten / Reisekosten und Reisen

Tagesangaben zur Reise erfassen

Im Bereich Tagesangaben geben Sie die Daten ein, die zur Berechnung der Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen bzw. der Sachbezugswerte notwendig sind. Der Dialog Tagesangaben ist nur für Angestellte und UnternehmerInnen mit Spesenreglement relevant. Alle anderen erfassen die Belege als Einzelbelege.

Die in ShakeHands Reisekosten verwendeten Pauschalen beziehen sich bei einer aktuellen Programmversion immer auf den derzeit aktuellen Satz. Wenn zwischen dem Erfassen einer Reise und der tatsächlichen Abrechnung die Programmversion aktualisiert wurde, vergewissern Sie sich, dass die verwendeten Pauschalbeträge zum Zeitpunkt der tatsächlichen Abrechnung der Reisekosten noch aktuell sind.

Voraussetzung: 

• In den Stammdaten sind Pauschalen hinterlegt. 

Wir starten wieder ab dem Fenster Reisekosten>Reisen und Neue Reise oder Reise bearbeiten.

So geben Sie die Tagesangaben ein:

In der Übersicht werden alle Reisetage entsprechend der Einstellung im Bereich Reisedaten angezeigt. Die Einstellungen im Bereich Tagesangaben gelten immer für alle markierten Tage. 

1. Wechseln Sie in den Bereich Tagesangaben. ShakeHands Reisekosten zeigt einige Optionsfelder und eine Liste.
2. Markieren Sie die erste Zeile oder einen oder mehrere Reisetage in der Liste.

3. Markieren Sie nun diejenige Einstellungen welche notwendig sind für Ihren Reisesachverhalt für den oder die markiertenn Tag oder Tage. Zum Beispiel. die Essen u. Verpflegungs-Pauschalen als Frühstück, Mittagessen und/oder Abendessen, für welche der Arbeitgeber bezahlt hat oder bezahlen wird. Diese werden in der Reisekostenabrechnung  aufgeführt aber nicht entschädigt.

4. Die Art der Abrechnung für die erhaltenen Mahlzeiten wird nun automatisch festgelegt. 

5. Markieren Sie den Sachbezugswert für unentgeltliche oder teilentgeltliche Verpflegung, die nach der steuerlichen Ordnung als Arbeitslohn festgesetzt werden und somit keine Entschädigungsfolgen direkter Art für die Reisekosten sind und oder die Kürzung der Verpflegungspauschale, wenn der Angestellte Anspruch auf die Verpflegungspauschale und eine Entschädigung hat, aus Gründen wo die Pauschale nicht angewendet wird.  

6. Zahlt der Arbeitgeber keine Verpflegungspauschale aus, aktivieren Sie die Checkbox Verpflegungspauschale nicht gewähren. Damit wird der Aufwand in der Reisekostenabrechnung ausbezahlt.

7. Zahlt der Arbeitgeber keine Übernachtungspauschale aus, aktivieren Sie die Checkbox Übernachtungspauschale nicht gewähren. Damit wird der Aufwand in der Reisekostenabrechnung ausbezahlt.

8. Optional wählen Sie Übernachtung privat, wenn der Arbeitgeber keine Pauschale auszahlt. Dies ist eine deklaratorischer Information als Hinweis in der Reisekostenabrechnung oder eine begründet, z.B. Geschenkaufwand. 

9. Optional bei Auslandsreisen wählen Sie das Verpflegungsland und oder das Übernachtungsland, falls diese Angaben von der Einstellung im Bereich Reisedaten der Reise abweichen.

Die Abwesenheitszeiten werden automatisch aus den Reisedaten berechnet und müssen im Normalfall nicht nachbearbeitet werden.

Bei Reisen vom Inland in das Ausland bestimmt sich die Auswahl des Landes nach dem Ort, den der Steuerpflichtige vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. Für eintägige Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland ist der letzte Tätigkeitsort im Ausland zu wählen.Für nicht erfasste Übersee- und Aussengebiete eines Landes ist das entsprechende Mutterland zu wählen.

Die Auswahlliste Länder enthält alle Länder, für die die Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung gesetzlich festgelegt sind. Ist Ihr Reiseland nicht aufgeführt, können Sie das Land im Programmbereich Pauschalen und da im Bereich Auslandpauschale anlegen. Selbstangelegte Pauschalen werden nicht durch Programmupdates aktualisiert und müssen vom Anwender eigenverantwortlich den gesetzlichen Vorschriften auf aktuellem Stand gehalten werden.

Mit der Shifttaste lassen sich auch mehrere Tage auf einmal bearbeiten. Es bedeuten F = Frühstück, M = Mittagessen und A = Abendessen. Diese Wahl wird nun in der Zeile in der Spalte Beköstigung angezeigt. Die jeweiligen Ansätze für die Pauschalen finden Sie in den Pauschalen definiert. Im Weiteren gibt Ihnen ShakeHands Reisekosten je nach Einstellungen in den Reisedaten das Land in den beiden Feldern Verpflegungsland und oder Übernachtungsland vor. Bei einer Inlandreise ist dies die Schweiz. Bei einer Auslandreise zeigt ShakeHands Reisekosten das entsprechende Land an.

 

Details zu weiteren Felder: 

Unter Bereich Essen u. Verpflegung erfassen Sie pro Eintrag in der Übersichtsliste unten, ob Sie Frühstück, Mittagessen und/oder Abendessen die Pauschalen verrechnen. ShakeHands Reisekosten stellt die Daten in der Liste pro Reisetag als Zeile in Tabellenform zur Verfügung. Die einzelnen Zeilen mit den Reisedaten stammen aus den Reisedaten der Reise. Sie gelangen mit der Tabulatortaste oder Maus zu den einzelnen Tagen. Der Kürzel FMA bedeutet dann Frühstück, Mittagessen, Abendessen. Die Ergänzung (KVP) zudem dass es eine Kürzung der VerpflegungsPauschale gibt. 

Sie finden nun in der Liste in den Spalten VP (Verpflegungspauschale nicht gewähren), ÜP (Übernachtungspauschale) oder ÜP Privat (Übernachtung bei Privat) je einen Marker, je nach Auswahl der drei Checkboxen. Ebenfalls sehen Sie die Angaben von Verpflegungs- und Übernachtungsland. Optional bei grenzüberschreitenden Reisen finden Sie weitere Datumsfelder wie Grenzübertritt Hin, Grenzübertritt Zurück.

ShakeHands Reisekosten stellt nur mögliche Auswahlwerte zur Verfügung. Gibt es keine Pauschalen, da die Reise weniger als einen halben Tag dauert, sind die Felder inaktiv. Dies wird über die Uhrzeit und Datum der Reise in den Reisedaten gesteuert.

Die Ansätze stammen aus den Pauschalen für Sachbezüge der Übernachtung und der Verpflegung, getrennt für Inland und Ausland. Die mitgelieferten Pauschalen basieren auf den Vorgabe der eidgenössische Steuerkonferenz. Sie haben die Möglichkeit die Pauschalen anzupassen.

Hat die Reise mehr als einen Eintrag, führen Sie die Auswahl für jeden Tag einzeln durch. Markieren Sie einfach die nächste Zeile und setzen Sie die notwendigen Parameter. 

Sie können die Optionen auch gleich für Mehrere Einträge gleichzeitig in der Liste anpassen. Markieren Sie vorher die entsprechenden Zeilen. Der Vorschlag aus den Reisedaten und den Pauschalen ist ein Systemvorschlag.