Reisekosten / Fahrten und Fahrtenbücher
Fahrtenbuch
Was ist ein Fahrtenbuch? Eine lückenlose Aufzeichnung der Fahrten eines Fahrzeugs an Hand des Kilometerstandes eines Fahrzeuges. Die einzelnen Journaleinträge umfassten die Aufzeichnung an Hand der Daten der gefahrenen Kilometer und der Gründe warum die Fahrt erfolgt ist. Zudem werden im Bereich Wagen Kosten die Kosten für den Unterhalt und den Betrieb der Fahrten journalisiert und hier können weitere Belege der Fahrt z.B. für das Tanken, für den Services abgelegt und eingesehen werden. Mit ShakeHands Reisekosten können Sie beliebig viele Fahrtenbücher führen. Ein Fahrtenbuch bezieht sich immer auf ein einziges Fahrzeug und stellt eine fortlaufende Aufzeichnung aller mit diesem Fahrzeug durchgeführten Fahrten dar. Mithilfe verschiedener Druckformulare können Sie ein Fahrtenbuch für interne Zwecke ausdrucken und/oder für die Abrechnung mit dem Unternehmen oder dem Steueramt einreichen.
Fahrtenliste im Überblick
Mit ShakeHands Reisekosten verwalten Sie Fahrtenbücher und organisieren die Belege der Reisekosten. Hier im Bereich Fahrtenbuch erhalten Sie ein Journal von Fahrten das Fahrtenbuch und im Bereich Wagen Kosten finden Sie die Übersicht der Aufwände vom Fahrzeug.
Das Fahrtenbuch protokolliert und zeichnet alle Fahrten lückenlos auf, damit genügt das Journal den steuerlichen Anforderungen auf eidgenössischer und kantonaler Ebene an ein Fahrtenbuch.
Fahrzeugauswahl
Links neben der Fahrtenliste und rechts vom Navigator befindet sich die Liste der Fahrzeuge. Hier wählen Sie ein Fahrzeug aus. Die Fahrtenliste wird dann gemäss der Auswahl gefiltert
Ein Fahrtenbuch bezieht sich immer auf ein einzelnes Fahrzeug, welches über die Fahrzeugliste ausgewählt werden kann.
Symbole in der Fahrtenverwaltung
Für die Kennzeichnung der Fahrtenzeilen existieren unterscheidliche Symbole. Die gleichen Symbole finden Sie in anderen Listen wieder. Die Arten sind:
- D Dienstliche Fahrt
- P Private Fahrt
- A Fahrt von/zur Arbeit
Die weiteren Spalten bedeuten:
- A Anhang
- G Gedruckt
- R Reise erstellen
R bedeutet diese Fahrt ist Teil einer Reise und wird in der Reisekostenabrechnung berücksichtigt.
Voraussetzung:
- Sie haben ein Fahrzeug erfasst.
So öffnen Sie die Fahrtenverwaltung:
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Fahrtenbuch>Fahrten. Die Ansicht Fahrten öffnet sich. Sie sehen alle Fahrzeug welche in dieser Firma angelegt worden sind. Markieren Sie im Filter die Option Historische anzeigen, um auch die Fahrzeuge anzuzeigen, die aktuell nicht mehr genutzt werden und deshalb als historisch markiert sind.
- Kicken Sie auf das Kennzeichen eines Fahrzeugs. Im rechten Teil des Fensters werden die Fahrten zu dem markierten Fahrzeug angezeigt. Die Arten der Fahrt sind wie folgt: A Fahrt von/zur Arbeit, D Dienstliche Fahrt, P Private Fahrt. Klammer Datensatz hat einen Anhang, Druckersymbol Datensatz hat den Status Gedruckt. Die Spalte R ist gekennzeichnet wenn die Fahrt einer Reise zugehört.
- Klicken Sie auf eine Fahrt Im unteren rechten Teil des Fensters wird die Detailansicht mit allen hinterlegten Informationen zu der markierten Fahrt angezeigt.
- Um alle Belege zu einer Fahrt anzuzeigen, klicken Sie in der Detailansicht auf das Drop-down-Menu Details und wählen Sie den Eintrag Belege.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Spaltenkopf und wählen Sie im Kontextmenu den Eintrag Spaltendarstellung anpassen..., um weitere Spalten einzublenden.
Wenn die Detailansicht nicht angezeigt wird, wählen Sie in Menu Darstellung>Detailansicht einblenden.
Markieren Sie im Filter die Option Historische anzeigen, um auch die Fahrzeuge anzuzeigen, die aktuell nicht mehr genutzt werden und deshalb als historisch markiert sind.
Sie können weitere Spalten einblenden. In der Spalte Reise-Nr wird angezeigt, mit welcher Reise eine Fahrt verknüpft ist.
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