Reisekosten / System einrichten und verwalten
Je nach Anwendungsfall unterscheiden sich die Installationsanweisungen. Führen Sie die entsprechenden Anweisungen in der angegebenen Reihenfolge durch.
Für ShakeHands Reisekosten sind verschiedene Installationsarten verfügbar. Wir unterscheiden die Installationsarten für Einzelbetrieb und Client-Server-Betrieb.
Diese beiden Bereiche zeigen wie Sie ShakeHands Reisekosten lokal für den Einzelplatzbetrieb installieren und einrichten.
Diese drei Bereiche zeigen Ihnen wie der cubeSQL Datenbankserver installiert und eingerichtet wird und wie Sie ShakeHands Reisekosten als Client-Server-App installieren und anschliessend die Datenbank freigeben.
Damit können mehrere Benutzer von verschiedenen Rechner aus parallel auf die Daten zugreifen.
Damit mehrere Benutzer gleichzeitig auf eine Serverdatenbank zugreifen können, benötigt jeder Benutzer eine eigene Lizenz für ShakeHands Reisekosten.
Sie können ShakeHands Reisekosten sowohl unter Apple OS X als auch unter Windows nutzen. Der von uns als Herstellerin ShakeHands Software Ltd gelieferte Lizenzschlüssel ist hybrid und unterstützt beide Betriebssysteme.
Apple OS X
Systemvoraussetzungen:
Ziehen Sie das Symbol ShakeHands Reisekosten in den Ordner Programme.
ShakeHands Reisekosten wird installiert.
Microsoft Windows
Systemvoraussetzungen:
Falls bereits eine ältere Programmversion installiert ist, müssen Sie diese zuerst deinstallieren. Die Datenbankdatei (.sdb) wird hierbei nicht gelöscht.
Je nach Installationsart müssen Sie nach der Installation eine der folgenden Konfigurationen durchführen: Eine Datenbank anlegen bei der Einzelplatzversion und beim Client-Server-Betrieb den Datenbankserver starten, den Datenbankserver konfigurieren und die Datenbank anlegen. Dann die Datenbank auf den Datenbankserver hochladen und ShakeHands Reisekosten nun mit der entfernten Datenbank verbinden.
Falls Sie ShakeHands Reisekosten im Client-Server-Betrieb nutzen möchten, müssen Sie die Datenbank anschliessend auf den Server hochladen.
Hier erklären wir den Bereich für den Einzelplatzbetrieb:
Beim ersten Start von ShakeHands Reisekosten müssen Sie zunächst eine neue Datenbank anlegen. Sie können später weitere neue Datenbanken anlegen.
Wenn Sie unter Microsoft Windows arbeiten und die Datenbank später im Netzwerk verfügbar sein soll, darf der Name der Datenbank keine Umlaute enthalten.
Die Arbeitsdatenbank darf nicht auf einem vorhandenen Dateiserver, einem NAS oder einer Cloud abgelegt werden, da die von ShakeHands Reisekosten verwendete Datenbank SQLite nicht für das Arbeiten auf Dateifreigaben geeignet ist und die Datenbank dabei beschädigt werden kann.
Ist die Datenbank definiert muss beim ersten Start eine Firma angelegt werden und alle dazugehörigen Daten erfasst werden. ShakeHands Reisekosten ist unbegrenzt mandantenfähig, das bedeutet, Sie können beliebig viele Firmen bzw. Mandanten in derselben Datenbank verwalten. Weiterhin können Sie beliebig viele Datenbanken anlegen und zwischen diesen wechseln. Sie können mehrere Firmen gleichzeitig öffnen.
Bereich Firma: Geben Sie auf der Registerkarte Anschrift und Kommunikation die Kontaktinformationen der Firma ein, wie z. B. Name und Anschrift, Telefon oder Email-Adresse ein. Das Feld Name ist ein Pflichtfeld, wenn mehrere Firmen vorhanden sind, muss der Firmenname ausserdem eindeutig sein. Name, Zusatz, Geschäftsführer, Strasse, Plz, Ort werden in den Standardausdrucken u.a. im Kopfteil oder auch Fussteil (in Belegen) angedruckt. Das Feld Land und Kanton dient der Steuerung der korrekten Pauschalen für Ihr Unternehmen. Wählen Sie Schweiz oder keine Angaben. Wählen Sie im Feld Kanton keine Angabe, werden nur die von der eidgenössischen Steuerkonferenz vereinheitlichten Daten als Vorlagen übernommen. Kantone die nicht aufgeführt sind, deren Pauschalen müssen Sie von Hand erfassen. Möchten Sie ein anderes Land und deren Pauschalen erfassen, melden Sie sich bitte beim ShakeHands Support. Die Felder Telefon, Telefax, Email, Webseite sind optionale Felde. Register-Gericht und (Handels-)Register-Nr. sind optionale Felder. Die Angaben im Bereich der Bankverbindung sind Konto, Bankleitzahl, IBAN, BIC und Bank(name).
Bereich Fahrtenbuch: Hier erfassen Sie das Erstes Berichtsjahr. Ab diesem Zeitpunkt können Sie Reisen und Fahrten erfassen. Dieses Datum kann nach der Erstellung der Firma nicht mehr angepasst werden.
Bereich Buchhaltung erfassen Sie die wichtigsten buchhalterischen Grundeinstellungen für die neue Firma. Es sind dies Standardwährung und die SteuerNr/UID. Diese Auswahl kann später nicht mehr geändert werden. Wenn Sie eine Währung benötigen, die im Menu noch nicht vorhanden ist, so geben Sie das ISO-Kürzel dieser Währung direkt ein. Nach dem Anlegen der Firma müssen Sie die neue Währung unter dem Menupunkt Verwalten>Währungen mit genau diesem ISO-Kürzel anlegen. Erfassen Sie hier die MwSt-Nr, wenn Sie MwSt- pflichtig sind im Feld SteuerNr/UID. Diese Angabe verwendet ShakeHands Reisekosten in diversen Auswertungen.
Wählen Sie eine Stammdatenvorlage aus. Um mit ShakeHands Reisekosten arbeiten zu können, benötigen Sie einen umfangreichen Satz an Stammdaten. Dazu zählen Druckformulare, Steuersätze, Pauschalbeträge sowie Definitionen für den Import/Export von Daten und vieles mehr. Sie können entweder die von ShakeHands Reisekosten mitgelieferte Standardvorlage für das jeweilige Land oder, falls vorhanden, die individuell angepassten Stammdaten aus einer vorhandenen Firma übernehmen. Für den gebräuchlichsten Kontenplan KMU stellt ShakeHands Reisekosten fertig konfigurierte Vorlagen betriebsbereit zur Verfügung Travel Bern Ltd.
Klicken Sie auf OK.
Nach Abschluss der Datenübernahme wird die Firma automatisch geöffnet und Sie können mit der Arbeit beginnen. Verwerfen Sie den Vorlagenimport müssen Sie alle Bereiche wo Stammdaten notwendig sind, diese vor Gebrauch selber anlegen oder den Import&Export die jeweiligen Listen einzeln einlesen.
Hinweis: Besonders wichtig ist die korrekte Einstellung des Landes, hierüber werden im Programm viele Funktionen landesspezifisch angepasst, u.a. MwSt-Steuersätze für Belege, etc.
Wenn Sie ShakeHands Reisekosten im Client-Server-Betrieb einsetzen, dann erfolgt das Verwalten der Daten nicht mehr auf der lokalen Festplatte des jeweiligen Arbeitsplatzes, sondern durch einen zentralen Datenbankserver. Die einzelnen Clients (Arbeitsplätze) senden an diesen Datenbankserver Ihre Abfragen oder Anweisungen zum Bearbeiten der Daten. Der Server führt diese Anweisungen aus und liefert dem Client das Ergebnis zurück. Auf diese Weise können mehrere Anwender mit dem gleichen aktuellen Datenbestand arbeiten. Entsprechende Schutzmechanismen des Servers sorgen dafür, dass Zugriffskonflikte unterbunden bzw. ohne Schaden für die Daten aufgelöst werden.
ShakeHands Reisekosten setzt als Datenbankserver den cubeSQL Server der Firma SCLabs llc ein. Dieser Datenbankserver basiert auf der OpenSource-Datenbank SQLite welche wir in der Einzelplatzversion als Datenbank einsetzen. Der cubeSQL Server bietet eine hohe Performance sowie Datensicherheit und Zuverlässigkeit. Der cubeSQL Server ist mit identischem Funktionsumfang für die Betriebssysteme Linux, Apple OS X und Microsoft Windows einsetzbar. Der Serverzugriff von ShakeHands Reisekosten funktioniert plattformunabhängig..
Der Datenbankserver muss nicht zwingend auf einem separaten Computer installiert werden. Er kann auch auf einem Computer betrieben werden, der selbst als Client darauf zugreift.
Die Funktionalität der Client-Server-Lösung ist für lokale Netzwerke konzipiert, der Zugriff über eine Internetverbindung ist zwar technisch möglich, wird aber nicht offiziell unterstützt.
Der aktuell von uns ausgelieferte und freigegebene Server ist cubeSQL 5.5 (März 2016). Wenn Sie bereits den REAL SQL Server 2007/2008 oder den REAL Server 2009 für ShakeHands Reisekosten im Einsatz hatten, so deinstallieren Sie diesen bitte vollständig vor der Installation der neuen Version. Beachten Sie eventuell aktuellere Hinweise auf unseren Downloadseiten.
Damit sich die Clients auch nach einem Neustart des Servers wieder mit der Datenbank verbinden können, muss der Server eine statische IP-Adresse vom Router zugewiesen bekommen. Von der Vergabe einer manuellen IP-Adresse auf Betriebssystemebene ist abzuraten, solange der Router die IP-Adressen via DHCP vergibt.
Aus Gründen der Datensicherheit sowie der Performance ist ein eigener Server vorzuziehen.
Möglich ist, dass die Herstellerin SCLabs llc aktuellere Server-Versionen anbietet, welche aber noch nicht mit dem letzten ShakeHands Reisekosten Release zusammenarbeitet. Verwenden Sie also immer nur die von ShakeHands Software Ltd freigegeben Server Version vom cubeSQL.
ShakeHands Reisekosten 2016 arbeitet nur noch mit dem cubeSQL-Server zusammen, die früher verwendeten REAL Server sind nicht mehr verwendbar.
Apple OS X
Voraussetzungen
Installation
Öffnen Sie cubeSQL Install.
Wählen Sie die Option Install with Startup Script.
Folgen Sie den Anweisungen bis zum Abschluss der Installation.
Bei der Installation des cubeSQL-Servers werden folgende Ordner bzw. Dateien angelegt:
oder
Microsoft Windows
Voraussetzungen
Eine bisherige Vorversion ist geschlossen und deinstalliert.
Installation
Bei der Installation des cubeSQL-Servers werden folgende Ordner bzw. Dateien angelegt:
Programme>evtl. weitere Ordner und Dateien)
Linux
Voraussetzungen
Installation
Details finden Sie im Readme zur Setupdatei im Installer-Package.
Der ShakeHands Host ist ein Service unserer Partnerfirmen.
Der cubeSQL-Server wird hier nicht lokal in einem LAN installiert, sondern in einem Rechenzentrum gehostet. Der Server läuft extern und ist hochverfügbar. Sie erhalten eigene Rechenleistung (kein Shared Host).
Der Client das Programm von ShakeHands Reisekosten wird lokal auf Ihren Arbeitsplatz installiert. Sie greifen via IP-Adresse und Login über das Internet auf den Server und die Datenbank im Rechenzentrum zu.
Verschiedene Services wie z.B. automatische Backups und redundante weitere Rechenzentren für Ihre Daten im Rechencenter bietet das Produkt ShakeHands Host mit den Managed Services an.
Der Vorteil dieser Installation ist, dass die Datenbank überall und jederzeit verfügbar ist, wo Sie einen Internet-Anschluss haben. Sie brauchen keine lokalen Datenabgleiche mehr vorzunehmen und geben das Backup in professionelle Hände.
Sie finden auf unserer Homepage unter ShakeHands Host weitere Details.
Bei der Client-Server Installation wird das Programm ShakeHands Reisekosten gleich installiert wie bei der Einzelplatzversion. Details finden Sie im Abschnitt oben.
Im Client-Server Betrieb müssen Sie einige Punkte für die Inbetriebnahme beachten. Die Schritte sind: Datenbankserver starten, Datenbankserver konfigurieren, eine lokale Datenbank anlegen, diese Datenbank auf den Datenbankserver hochladen und dann den ShakeHands Reisekosten-Client mit der entfernten Datenbank verbinden.
Apple OS X
Microsoft Windows
Ihr Betriebssystem öffnet ähnlich der folgenden Abbildung ein Fenster:
Hier können Sie den Server starten und beenden sowie den aktuellen Status erfahren. Das Starten ist nur einmal notwendig, nach einem Rechner-Neustart wird auch der cubeSQL-Server wieder automatisch gestartet.
Hier erfahren Sie wie Sie den Server lizenzieren und die verschiedene notwendigsten Server-Einstellungen wie Pfade, Ports und Servername festlegen.
Voraussetzungen:
Geben Sie im Bereich Path die Pfade an, wo der cubeSQL-Server auf dem Server die Datenbanken (Databases) und Backups (Backups) speichern soll.
Im Bereich Preferences können Sie diverse Einstellungen vornehmen. Die wichtigsten sind: a. Erfassen Sie den Server Namen. Dies ist ein optionales Feld und dient der besseren Unterscheidung bei der Verwendung von mehreren Servern beim Login auf der Client-Seite. b. Erfassen Sie hier den Server Port. Der cubeSQL Server verwendet bei der Kommunikation mit seinen Clients standardmässig den Port 4430. Sollte dieser Port auf dem Serverrechner bereits anderweitig belegt sein, kann die Einstellung hier verändert werden. Die Änderung muss dann ebenfalls bei allen Clients erfolgen. c. Stellen Sie das Log Verbosity ein. Diese Option ermöglicht die Auswahl verschiedener Detailstufen für das Logging der Serveraktivitäten. Da die Performance des Servers bei sehr ausführlichem Logging geringer wird, sollte hier normalerweise die Option SQL ERRORS verwendet werden. (Es werden weitestgehend nur Fehler protokolliert). Für ein Debugging wechseln Sie das Protokoll.
Klicken Sie auf Save.
Wir empfehlen, die Anmeldedaten des Servers unverändert zu lassen und Rechte und Kennwörter ausschliesslich über die Benutzerverwaltung von ShakeHands Reisekosten zu vergeben. Sollten Sie dennoch ein anderes Kennwort für den Server vergeben, darf dieses kein @-Zeichen enthalten.
Das Eingeben einer Lizenz im Registrierungsdialog des cubeSQLAdmin-Tools ist Voraussetzung für den Betrieb von cubeSQL.
Eine Datenbank, welche vom Server im Netzwerk bereitgestellt werden soll, muss zunächst auf den Server hochgeladen werden. Der cubeSQL-Server kann beliebig viele Datenbanken gleichzeitig bereitstellen. Voraussetzung dafür ist ein eindeutiger Dateiname für jede Datenbank.
Voraussetzungen
So laden Sie eine lokale Datenbank auf den cubeSQL-Server hoch:
Klicken Sie auf die Registerkarte Verwalten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Datenbank auf Server hochladen....
Ein Dialog zur Auswahl der Datenbank wird geöffnet.
Wählen Sie die Datenbankdatei auf Ihrem Rechner aus. Die Datenbank wird nun hochgeladen und erscheint in der Liste Aktive Datenbanken auf dem Server.
Markieren Sie die Datenbank und klicken Sie auf OK, um die Datenbank zu öffnen.
Ab sofort können Sie alle weiteren ShakeHands Reisekosten-Clients in Ihrem lokalen Netzwerk mit der Datenbank verbinden und die Daten zentral bearbeiten.
Um mit dem ShakeHands Reisekosten-Client auf eine Datenbank in Ihrem lokalen Netzwerk zugreifen zu können, müssen Sie einmalig eine Verbindung zu ihr herstellen.
Voraussetzungen
So verbinden Sie einen Client mit einer Datenbank auf einem Datenbankserver:
Wenn die Verbindung zu einer entfernten Datenbank einmal erfolgreich hergestellt wurde, speichert ShakeHands Reisekosten die Zugriffsparameter und stellt sie beim nächsten Start wieder zur Verfügung. Sie brauchen dann im Dialog Datenbank öffnen nur noch die gewünschte Datenbank in der Registerkarte Server auswählen.
Wird die gewünschte Datenbank nicht in der Liste angezeigt, überprüfen Sie den Status der Serverdatenbank.